Gestion de la conformité

Engagements

Chaque engagement pris par l'entreprise est enregistré et classé en fonction de son intensité, sa durée de validité, et le type de question qu'il représente. Ces engagements portent sur des questions sociales ou environnementales et sont établis sur une base à la fois réglementaire et volontaire. Les engagements peuvent être regroupés dans les plans de gestion pour aider à s'assurer que les exigences sont mises en application et suivies.

Suivi

• Mesures de vérification
  Les engagements à respecter sont ensuite traduits en actions mesurables et vérifiables. Chaque engagement peut être traduit en plusieurs actions, ou une action peut représenter plusieurs engagements.
• Listes de contrôle de vérification
  Étant donné l'ampleur de nombreux projets dans les secteurs minier, pétrolier et gazier, il est nécessaire pour les promoteurs d’être préparés de manière stratégique pour les inspections internes et externes. Cette partie du module de la gestion de la conformité regroupe les actions de vérification en plusieurs types de modèles qui facilitent le processus de vérification. Les modèles sont créés et gérés selon les zones géographiques, les thèmes sociaux et environnementaux, ou selon certains critères sélectionnés par la compagnie.
• Vérification et évaluations
  Les vérifications sont effectuées afin de vérifier les cas de respect ou de de non-respect de la conformité, aussi bien pour les paramètres sociaux ou environnementaux. Cette partie du module peut également être utilisée pour évaluer la performance des sous-traitants et sa conformité aux modalités et conditions du contrat.
• Registre des non-conformités et des observations
  Les observations faites au cours de la phase de vérification peuvent potentiellement se transformer en cas de non-conformité. Le registre de non-conformité contient chaque cas de non-respect classé en fonction de la gravité de la situation.

Les observations peuvent également porter sur des actions positives et peuvent être utilisées pour diffuser les meilleures pratiques.

Audits et évaluation

Les audits sont utilisés en particulier pour déterminer le niveau de conformité de l'entreprise face aux normes et procédures définies par l’intermédiaire de preuves tangibles. Cela peut inclure de la documentation, des dossiers, des entrevues et vérifications sur le terrain. Les évaluations, quant à elles, ne sont généralement pas aussi détaillées que les audits et sont une méthode d'évaluation de la performance et de la réussite. Les deux activités peuvent être réalisées soit en interne ou en externe sur une base ponctuelle. Le processus permet l'identification des non-conformités et les domaines à améliorer. L'enregistrement des résultats dans le système agit comme une base pour la mise en œuvre ultérieure d'un plan d'actions correctives. Le suivi de toutes les activités d’audits (par exemple : les réunions) ainsi que les rapports d'audit est également offert.

Gestion d'incidents

Les incidents reliés aux aspects sociaux et environnementaux dans les industries de pétrole & gaz et minières sont communs. Ceux-ci peuvent être des incidents mineurs ou majeurs tels que les arrêts de travail ou les déversements d'eaux usées petit qui doivent néanmoins être enregistrés pour des raisons de conformité et signalés aux organismes des réglementations gouvernementales. La gestion des incidents est le processus par lequel ces incidents sont formellement identifiés, traités, surveillées et suivis afin d'assurer une constante amélioration et une continuité opérationnelle.

Chaque incident qui est produit est inscrit et classé selon le type et la gravité, par la suite un résumé complet et une description de l'incident sont enregistrés avec les mesures correctives afin de corriger la situation immédiatement, comme il est expliqué dans la section suivante.

Actions correctives / Actions recommandées

Pour chaque non-conformité révélée durant le processus de vérification ou d'audit et d'évaluation, des mesures correctives sont créés et un mécanisme de suivi est mis en place jusqu'à la résolution.

Les actions correctives peuvent se traduire par une ou plusieurs tâches pratiques pouvant être assignées à la personne appropriée à travers le module de gestion des tâches. Un processus de suivi peut être mis en œuvre grâce à des alertes et des rappels envoyés par courriel.

Rapports
Une variété de rapports reliés au module de gestion de la conformité sont disponibles selon les informations nécessaires:

• Rapports informatifs.
• Rapports sur le rendement (selon les critères prédéterminés par la compagnie elle-même ou par des exigences externes).