Gestion des parties prenantes
Comment engager les parties prenantes et renforcer votre stratégie
Le module d’engagement des parties prenantes de Boréalis vous donne les outils pour construire des plans d’engagement des parties prenantes plus efficaces, améliorer les relations avec les parties prenantes et aligner les processus sur les meilleures pratiques de l’industrie.
Concentrez-vous sur la gestion des parties prenantes. Laissez Boréalis gérer vos données.
Le module de mobilisation des parties prenantes centralise toutes les données relatives aux parties prenantes et les garde à portée de main pour simplifier les tâches quotidiennes.
Sachez toujours qui sont vos parties prenantes et où elles se situent
- Créez un registre central de toutes les personnes, organisations et ménages qui sont parties prenantes de votre projet.
- Unifiez toutes les informations relatives à vos parties prenantes sur une seule plateforme en important rapidement et facilement leurs informations à partir de vos autres bases de données.
- Cartographiez-les avec leurs affiliations pour mieux comprendre leur influence et leurs préoccupations.
- Utilisez les fonctions de reporting pratiques pour donner à la direction une image en temps réel de l’évolution constante des relations avec les parties prenantes.
Élaborez des plans d’engagement des parties prenantes sur la base de données fiables
- Obtenez une vue en temps réel de l’avancement de vos activités d’engagement des parties prenantes au fur et à mesure que le projet se déroule, et ajustez rapidement votre trajectoire si nécessaire.
- Élaborez des plans d’engagement distincts pour les personnes et les groupes de parties prenantes clés.
- Reliez vos plans aux actifs et aux objectifs du projet.
- Planifiez les tâches de gestion des parties prenantes à venir, déléguez des membres de l’équipe et envoyez des rappels automatiques au personnel pour éviter les oublis.
- Surveillez la charge de travail et suivez les progrès de l’équipe afin d’ajuster rapidement le cap si nécessaire.
Enregistrez et suivez tous les engagements et toutes les communications
- Enregistrez facilement toutes les interactions avec les parties prenantes, que ce soit en personne, par téléphone/SMS, par courriel ou même sur les médias sociaux. Conservez vos notes sur vos discussions en un seul endroit pour pouvoir y accéder facilement.
- Reliez-les au plan de gestion de l’engagement des parties prenantes approprié pour une mémoire institutionnelle durable.
- Accédez à ces documents à tout moment pour assurer un suivi opportun et approprié.
Une plateforme unique et intégrée permet à l’ensemble de votre équipe de gestion des parties prenantes d’être sur la même longueur d’onde, tandis que des tableaux de bord personnalisables permettent à chaque membre de l’équipe d’accéder aux données qui lui sont essentielles.
Le réseau de parties prenantes en interaction dans un grand projet peut rapidement devenir écrasant. Vos équipes doivent être en mesure de travailler avec succès avec toutes les personnes intéressées par votre projet : les agences gouvernementales, les organismes de réglementation, les ONG, les entreprises locales, les syndicats, la communauté, les médias, les chefs autochtones, les organisations militantes, les groupes d’intérêts spéciaux et les parties prenantes internes, pour n’en citer que quelques-unes.
L’analyse du paysage des parties prenantes n’est que le début de l’établissement de relations fructueuses avec les parties prenantes. Vos équipes devront identifier et surveiller leurs intérêts et leurs opinions sur les différents aspects de votre projet, assurer le suivi des communications, planifier les communications futures et gérer tout cela dans un environnement en évolution rapide.
Qu'est-ce que l'engagement des parties prenantes?
Qu’il s’agisse du développement d’un nouveau pipeline, de la construction d’une autoroute ou d’un nouveau site de décharge, votre projet aura un impact sur de nombreuses personnes et organisations. Qu’il s’agisse de résidents locaux, de groupes autochtones et environnementaux ou de politiciens à tous les niveaux du gouvernement, chaque partie prenante a des préoccupations et des commentaires à faire entendre et à prendre en compte. L’engagement avec ces groupes, appelé engagement des parties prenantes, est un processus à long terme et à multiples facettes qui peut être difficile à gérer et à suivre, car les participants, les circonstances et les questions sont fluides et en constante évolution.
Boréalis a été reconnu comme le logiciel d’engagement des parties prenantes le plus avancé du marché et abrite la plus grande communauté de pratique en matière de construction et de maintien des relations avec les parties prenantes. Grâce à ses analyses intégrées, ses applications mobiles et son interface conviviale, tous les acteurs de votre projet peuvent travailler avec les informations les plus récentes et les plus complètes sur les parties prenantes.
En maîtrisant vos relations avec les parties prenantes, vous pourrez anticiper les problèmes émergents et générer des solutions qui répondront aux besoins de toutes les personnes impliquées.
Des fonctionnalités qui simplifient vos activités d'engagement des parties prenantes
Enregistrez tous les courriels et les coordonnées des parties prenantes dans Boréalis directement à partir de votre environnement de messagerie en quelques clics, que vous utilisiez Outlook ou Gmail.
Envoyez rapidement des courriels personnalisés à plusieurs parties prenantes en fonction de critères sélectionnés et gardez une trace de ces communications.
Saisissez, visualisez et gérez les données des parties prenantes, créez des tâches et recherchez des communications depuis n’importe quel endroit sur votre appareil mobile.
Connexions avec d’autres applications
Connectez facilement vos autres applications professionnelles à l’application Boréalis pour améliorer vos flux de travail et vous assurer que rien n’est oublié.
Améliorez votre connaissance des meilleures pratiques en matière d'engagement des parties prenantes
Avec plus de 15 ans d’expérience dans l’industrie, Boréalis a construit une communauté de pratique très appréciée dans le domaine de l’engagement des parties prenantes. Apprenez-en plus sur les meilleures pratiques en matière d’engagement des parties prenantes et sur la façon dont nos outils peuvent vous aider à mettre vos plans en action.
Guide étape par étape pour l’élaboration d’un plan d’engagement des parties prenantes solide
Si la réussite de votre projet dépend de l’acceptation des parties prenantes, anticipez les difficultés potentielles en élaborant un plan de gestion des relations avec les parties prenantes. Votre plan initial est la base à partir de laquelle vous lancerez vos activités d’engagement. Pour en savoir plus, consultez notre guide informatif.
Entretenir des relations constructives avec les parties prenantes
Les réseaux de parties prenantes et les relations que vous entretenez avec elles ne sont pas statiques. Une bonne stratégie d’engagement est suffisamment souple pour s’adapter aux changements, accessible pour faciliter les contributions et suffisamment proactive pour anticiper les éventuelles pierres d’achoppement. Découvrez comment nos outils permettent à tous les membres de l’équipe de maintenir et d’optimiser votre plan de gestion des parties prenantes, même à partir de notre application mobile.
Améliorations pouvant être obtenues grâce à la méthodologie d’engagement des parties prenantes
Un plan d’engagement des parties prenantes, même modeste, comporte des milliers de points de données qui doivent être organisés et suivis, et des dizaines de personnes qui interagissent avec de multiples parties prenantes. Une méthodologie composée de feuilles de calcul et de dossiers de courrier électronique fait perdre du temps et pose des problèmes de confidentialité. Découvrez la meilleure méthodologie pour l’engagement des parties prenantes et comment le logiciel Boréalis peut vous aider à la mettre en pratique.
Contactez-nous
Voyez comment nous pouvons configurer Boréalis en fonction de vos besoins pour améliorer la gestion de vos données sur les parties prenantes dès aujourd’hui.
Gérez tous les aspects environnementaux, sociaux et gouvernance à partir d’une seule plateforme. Ajoutez simplement d’autres modules selon vos besoins.
Logiciel d'engagement des parties prenantes FAQ
Un engagement significatif est motivé par le désir d’écouter les personnes qui seront affectées par ton projet et de comprendre leurs points de vue et leurs préoccupations. Pour établir des relations de confiance et mutuellement bénéfiques, il est important d’aller à la rencontre des Parties prenantes tôt et souvent, et de leur montrer que tu respectes leurs souhaits en intégrant ces rétroactions dans tes plans. La mobilisation des parties prenantes est un processus continu, et plusieurs canaux de communication peuvent t’aider à créer et à maintenir un dialogue actif. Il peut s’agir de réunions publiques, de bulletins d’information, de médias sociaux, de portails en ligne et de lignes d’assistance téléphonique dédiées. Cependant, il est crucial de garder une trace de ces nombreuses interactions! Pour les projets de moyenne ou grande envergure, les logiciels de mobilisation des parties prenantes jouent un rôle essentiel, car ils aident les équipes à résumer efficacement les rétroactions et à coordonner les activités de mobilisation. Au-delà, le logiciel de mobilisation des parties prenantes permet aux équipes de suivre, de centraliser et d’analyser les données du projet, ce qui peut grandement améliorer l’efficacité et la collaboration autour de la gestion des parties prenantes.
En mobilisant les parties prenantes, vous vous assurez que leurs besoins et leurs préoccupations sont pris en compte dès le début. Cela peut aider à identifier les problèmes et les défis potentiels dès le début du processus et vous permet de travailler ensemble pour trouver des solutions innovantes. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes facilite le processus en tenant tout le monde informé des rétroactions reçues et de la façon dont tu réponds aux préoccupations. La mobilisation des parties prenantes améliore ton image publique en rendant les opérations plus transparentes. Tu peux utiliser les données de ton logiciel de mobilisation des parties prenantes pour informer les organismes de réglementation et les investisseurs des efforts que tu fais pour inclure toutes tes parties prenantes dans ton processus de prise de décision.
La mobilisation des parties prenantes est fondamentale pour la performance sociale. Il permet aux organisations d’identifier et d’atténuer les impacts et les risques sociaux, ce qui contribue à établir des relations de confiance et une réputation positive. Grâce à l’engagement, les organisations ont accès à diverses perspectives qui améliorent la prise de décision, favorisent l’innovation et découvrent de nouvelles opportunités. De plus, la mobilisation des parties prenantes est souvent une exigence réglementaire. Dans les projets de grande envergure, la mise en œuvre d’un logiciel de mobilisation des parties prenantes approprié peut devenir une nécessité commerciale pour la conformité réglementaire et la gestion des risques. Les plateformes de mobilisation des parties prenantes peuvent également aider une organisation à aligner ses activités sur les attentes et les besoins des parties concernées, ce qui la rend vitale pour les organisations qui veulent rester compétitives dans un paysage socialement et écologiquement conscient.
Un plan de mobilisation des parties prenantes est un guide qui décrit une approche stratégique pour communiquer avec les différents groupes de personnes qui seront affectées par un projet. Il aide une organisation à gérer les attentes, les décisions, les risques et les problèmes en veillant à ce que les besoins et les préoccupations de leurs parties prenantes soient pris en compte. Le plan doit s’appuyer sur une analyse approfondie des parties prenantes ; un processus qui consiste à identifier les principales parties prenantes d’un projet, ainsi que leurs niveaux d’intérêt et d’influence. À partir de là, les équipes déterminent les meilleurs moyens de s’engager auprès de ces personnes, la fréquence des communications et le contenu de ces communications ou activités de mobilisation. Un logiciel de mobilisation des parties prenantes efficace aide une organisation à rendre opérationnel le plan de mobilisation, en permettant aux utilisateurs de programmer les communications et les activités, de créer des tâches et de suivre facilement les commentaires et les interactions. Les logiciels de mobilisation des parties prenantes les plus avancés comprennent des tableaux de bord intégrés pour aider les équipes à suivre les progrès en temps réel.
Tout d’abord, identifie tes parties prenantes et leur niveau d’intérêt ou d’engagement envers le projet (inconscient, résistant, neutre, favorable, leader), ainsi que leur niveau d’influence (très faible, faible, neutre, élevé, très élevé). Utilise ton logiciel de mobilisation des parties prenantes pour créer une matrice ou un modèle qui t’aidera à planifier ta stratégie de mobilisation, qui devrait inclure la fréquence et les types d’activités de mobilisation. Aucun groupe de parties prenantes ne doit être ignoré, mais certains seront plus réceptifs à un engagement actif, tandis que d’autres sont plus à l’aise pour rechercher des informations par eux-mêmes.
Pour mobiliser efficacement les parties prenantes, vous devez vous concentrer sur leurs préoccupations et leurs intérêts et utiliser un langage et un ton appropriés. Un logiciel de mobilisation des parties prenantes peut aider à s’assurer qu’aucune erreur n’est commise à cet égard, car tous les membres de l’équipe ont accès au profil de chaque partie prenante. Le logiciel peut également t’aider à t’assurer que ton message est cohérent et ciblé.
L’écoute active est également une composante essentielle de la mobilisation des parties prenantes. Il s’agit de reconnaître leurs préoccupations, de vérifier que tu les comprends, de les remercier pour leurs rétroactions, d’intégrer ces rétroactions dans ta prise de décision lorsque c’est possible, et d’offrir ta justification lorsque ce n’est pas faisable. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes est un outil stratégique pour les organisations qui souhaitent engager leurs parties prenantes de manière efficace, car il leur permet de minimiser la lassitude des parties prenantes et de toujours savoir où elles en sont. Utilise pleinement le logiciel de mobilisation des parties prenantes pour programmer les communications et autres activités de mobilisation et pour enregistrer les résultats de la mobilisation.
Examine régulièrement ta liste de parties prenantes, leur niveau d’engagement et d’intérêt, ainsi que le degré d’influence qu’elles exercent, afin de t’assurer que tu t’engages auprès des bonnes personnes, des bons groupes et des bonnes organisations de manière optimale. Mets à jour ces enregistrements dans ton logiciel de mobilisation des parties prenantes pour refléter tout changement, afin que personne dans ton organisation ne soit laissé dans l’ignorance. Tu devrais également t’assurer que tu as mis en place des portails de rétroaction accessibles, et utiliser cette rétroaction pour améliorer tes interactions avec les parties prenantes.
Il existe de nombreuses façons de mesurer la mobilisation des parties prenantes. La méthode que tu choisis doit être basée sur tes objectifs pour l’activité d’engagement. Pour mesurer l’efficacité des communications et de la sensibilisation, Vous pouvez utiliser le trafic du site Web, l’engagement sur les médias sociaux et le taux d’ouverture des courriels. Pour la perception de ton projet par les parties prenantes, les sondages et les entretiens sont optimaux. Si la résolution de problèmes ou de préoccupations spécifiques soulevés par les Parties prenantes est un objectif, tu peux mesurer le temps nécessaire pour aborder et résoudre ces problèmes et suivre le taux de réussite de la résolution des problèmes. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes joue un rôle essentiel dans la collecte, la synthèse et l’analyse de ces données tout en tenant l’ensemble de ton équipe au courant.
Même les petits projets peuvent rapidement générer de nombreuses données sur la mobilisation des parties prenantes. Pour utiliser ces données efficacement, les utilisateurs doivent avoir accès à des informations exactes, complètes et à jour. De nombreuses équipes tentent initialement de gérer les données des parties prenantes à l’aide d’outils traditionnels, comme des feuilles de calcul, mais si les feuilles de calcul sont parfaites pour stocker des données, elles ne disposent pas des contrôles nécessaires pour garantir la qualité, la confidentialité et la sécurité des données. C’est pourquoi les équipes expérimentées utilisent des logiciels de gestion des parties prenantes, qui les aident à se conformer aux réglementations sur la confidentialité des données, à préserver la réputation de l’entreprise et à améliorer leurs processus de mobilisation des parties prenantes afin d’obtenir de meilleurs résultats.
Des outils adaptés permettent de gagner du temps et de simplifier la charge de travail. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes sert de référentiel central pour les documents, les communications et les engagements, afin qu’une organisation soit prête à répondre rapidement à toute demande ou problème qui se présente. Il aide les utilisateurs à identifier et à cartographier les parties prenantes, à suivre et à analyser les communications (et autres activités de mobilisation), et à recueillir les rétroactions et autres commentaires en un seul endroit. Certaines plateformes comprennent une intégration SIG, afin que les équipes puissent visualiser les préoccupations et les problèmes des parties prenantes par rapport aux activités de l’entreprise et à des actifs spécifiques. Les logiciels de mobilisation des parties prenantes simplifient également le processus de génération de rapports pour les parties prenantes et les organismes de réglementation. Une bonne solution logicielle améliore la visibilité et la collaboration au sein d’une organisation, minimise les oublis et veille à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.