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Por el 9 de octubre de 2018 - Nuevas Funciones

Si usted les pregunta a las personas que se ocupan de la gestión de datos, ellas le dirán rápidamente que su principal desafío es asegurarse de que sus datos sean exactos y precisos. ¿Por qué es un gran desafío para ellas? Debido a que además de representar una gran cantidad de trabajos de limpieza, los datos inexactos también riman con malos resultados analíticos. En otras palabras, todo el duro trabajo no será rentable si no se realiza correctamente desde el principio.

 

Si bien este es un gran desafío en la vida diaria de nuestros clientes, cuando están equipados con las herramientas y los procesos adecuados, les resulta mucho más fácil encontrar el significado de toda esta información. Estos son algunos consejos que utiliza nuestro equipo (y que probablemente también debería aplicar usted) para asegurarse de que no haya confusión con nuestros datos.

 

Empecemos por el inicio: datos erróneos en la entrada, resultados erróneos en la salida

Cuando se trabaja en equipo, ya sea un pequeño grupo de 3 personas o más de 200 empleados para la entrada de datos, cada individuo puede manejar la información de una manera muy diferente. Agregue a ello los diferentes canales para importar la información, como el ingreso manual de datos en la aplicación o las importaciones con Excel y tenemos el escenario perfecto para las inconsistencias de datos. ¡Pero no se asuste! No tiene que ser así.

 

La clave del éxito es relativamente simple: debe asegurarse de que los datos que ingresan a la aplicación Boréalis sean precisos desde el principio, y tendrá la seguridad de que los resultados serán de buena calidad. Al ingresar datos que no han sido validados, la aplicación no puede corregirlos mágicamente por usted. Al menos no todavía;) Las herramientas de gestión de datos tienen un gran potencial, pero no hay que esperar que nos lleven a la Luna si no insertamos las coordenadas correctas.

 

Estandarizar los esfuerzos de su equipo de entrada de datos

El mes pasado, compartí excelentes consejos y trucos para ahorrar tiempo con la herramienta de importación de Excel. Si bien esta es la forma más rápida de cargar grandes cantidades de información en Boréalis, es importante asegurarse de que los datos sean exactos antes de importarlos.

 

¿Le gustaría que las plantillas de Excel sean aún más fáciles para su equipo? Es simple: simplemente elimine todas las columnas de información innecesaria. Para ello, puede ocultar o eliminar todas las columnas no deseadas, asegurándose de que los campos requeridos estén siempre presentes. Un tip secreto: nuestro equipo utiliza etiquetas de color para cada columna. De esta manera, una mirada al documento nos permite saber si la información de una columna en particular es obligatoria, si es bueno conservarla o no.

 

Nota importante: aunque las importaciones con Excel sean la mejor manera de cargar nuevos formularios en la aplicación, este método no funciona para los formularios existentes. Si ya existe un formulario, no podrá modificar su contenido desde una importación y la mejor manera de editar el contenido sigue siendo el hacerlo directamente en el formulario.

 

El procesamiento de una gran cantidad de datos puede ser una tarea tediosa si desea garantizar un mayor nivel de calidad. La validación de cada formulario puede llevar mucho tiempo, incluso cuando se usan plantillas de Excel. Pero, ¿sabía que Boréalis ofrece una herramienta útil para la gestión de la calidad directamente en la aplicación, una vez que se importan los datos?

 

Boréalis Analytics al rescate

Todos sabemos que Boréalis Analytics es una herramienta maravillosa para la creación de informes para sus programas de compromiso con los grupos de interés, el monitoreo ambiental, los asuntos públicos, el acceso a la tierra y los programas de inversión comunitaria. Pero usted debería saber que también es una tecnología interesante para ayudar a su equipo a maximizar sus esfuerzos. Entre otros, Boréalis Analytics puede ayudarlo a:

  • Hacer el seguimiento del rendimiento del usuario – ¿por qué no agregar un poco de competencia amistosa en el equipo para garantizar que la calidad de los datos sea uniforme? Organice pequeños concursos internos para alentar a los miembros del equipo con mejor desempeño.

Top 5 usuarios con mejores estadísticas

  • Limpie sus datos – use los widgets para comparar las distintas entradas en la aplicación. Esta comparación hace posible establecer estándares de calidad para sus datos.

Entradas con o sin categorización

  • Prepare informes personalizados – establezca qué datos desea rastrear y en qué debería concentrarse su equipo.
  • Elimine rápidamente duplicados para individuos y organizaciones con filtros rápidos – aunque es posible administrar este aspecto desde las listas, lleve la gestión de la calidad al siguiente nivel utilizando Analytics para verificar registros de grupos.

Duplicados potencialesComo puede ver, hay muchas formas de utilizar Boréalis Analytics para garantizar que sus esfuerzos faciliten el mantenimiento de una base de datos uniforme, coherente y actualizada. Espero que este artículo le haya dado algunos buenos consejos para guiar a su equipo. Si necesita ayuda para administrar la calidad de los datos, ¡sepa que siempre estaremos encantados de ayudarlo!

Sobre Laura Portelance Jouvert
Laura is a Business Analyst who specializes in the continuous improvement of processes. She holds a Master’s in Geomatics, where she was able to develop technical and analysis skills through many years’ work. Laura’s experience in data modeling and system management equips her with the ability to understand our clients’ needs and to transform them into functional requirements for technical teams. On the weekends, she likes to be busy with Spanish and singing classes and knitting for the winter.

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