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Por el 15 de noviembre de 2018 - Nuevas Funciones

Cuando hablamos con nuestros clientes sobre la participación de las partes interesadas, el objetivo final es siempre el mismo: todos quieren establecer relaciones exitosas y constructivas con sus grupos de interés. ¿No es así? A usted le gustaría saber qué piensan las comunidades e individuos claves, de qué hablan, las opiniones favorables o desfavorables sobre sus proyectos, mientras desarrolla un diálogo bidireccional con ellos sobre sus actividades y planes. Esta es exactamente la razón por la que usted utiliza la aplicación de gestión de partes interesadas de Boréalis, para rastrear y analizar una variedad de actividades e interacciones.

 

Todos podemos recordar haber organizado una actividad (ya sea en nuestra vida personal o en el trabajo) que, de manera inexplicable y sin importar si estaba bien planificada, no se llevó a cabo de acuerdo con lo planificado. Estoy convencida de que le viene a la mente algún proyecto. La razón por la que lo recordamos es simplemente porque las fallas tienden a hacernos daño, dejan una marca más grande en nuestra memoria. Además, cuando hablamos más específicamente de la participación de las partes interesadas, las fallas también pueden perjudicar a los grupos de interés, como cuando su mensaje no ha llegado de manera efectiva.

 

Planificar e informar a sus partes interesadas de eventos, iniciativas y actividades nunca ha sido tan fácil como ahora con las campañas de Boréalis. Con este artículo, le mostraré cómo usar esta parte del software de manera efectiva para que pueda garantizar el éxito de su próxima actividad (y de su equipo).

 

¿Por qué preparar una campaña?

 

En términos más técnicos, las campañas fueron desarrolladas para reunir una serie de comunicaciones (relacionadas con individuos y organizaciones) que se relacionan con una iniciativa específica de comunicación con las partes interesadas. La información puede organizarse fácilmente para la iniciativa, incluyendo los grupos de interés identificados, las comunicaciones planificadas y los seguimientos que deben hacerse. ¡Incluso es posible añadir oportunidades y etapas importantes!

 

Las campañas reactivan sus comunicaciones y otros datos en Boréalis: permiten planificar por adelantado, iniciar actividades, analizar resultados y luego repetir todo.

 

Primera etapa: ¿Cuáles son los objetivos y la meta de su iniciativa?

Con el fin de garantizar que su iniciativa tenga los efectos esperados, sus expectativas hacia ella deben ser muy claras para usted. Tómese el tiempo de revisar sus objetivos:

  • ¿Cuál es el resultado esperado?
  • ¿Cuál es la historia que deseamos contar?
  • ¿Cuál es el mensaje que debería resultar?

 

Segunda etapa: ¿Quiénes son sus grupos de interés estratégicos?

Para garantizar que su actividad alcance el auditorio deseado, hay que evaluar con qué partes interesadas desea usted establecer contacto y cuál es el rol de cada miembro de su equipo:

  • ¿Qué miembros de su equipo deberían estar involucrados y cuál es el rol de cada uno?
  • ¿Qué individuos/organizaciones deberían formar parte de esta iniciativa?
  • ¿Qué partes interesadas pueden tener influencia sobre el resultado?

Grupos de interés y personal

 

Tercera etapa: ¿Cuáles son los probables obstáculos?

Ya hemos establecido que usted no desea que su actividad sea un fracaso. Entonces, durante la planificación, una buena práctica es identificar lo que podría eventualmente estar en riesgo y haciendo esto, usted podrá identificar lo que necesita para garantizar que la campaña sea un éxito.

 

Asegúrese de entrar en contacto con las partes interesadas en el momento oportuno. ¿Necesita tal vez una agenda o que su presentación sea preparada? ¿Tendrá necesidad de un comunicado de prensa? ¿Quién será el responsable de presentar el contenido correcto a los grupos de interés? ¿En qué momento debería realizarse una presentación en particular?

 

Cuarta etapa: Lanzamiento de las actividades de compromiso

Es posible crear y atribuir las tareas a usted mismo y a su equipo directamente en la aplicación Boréalis. Para hacer el seguimiento de la tercera etapa, luego de haber establecido lo que debe hacerse, la próxima etapa consiste en crear las diferentes tareas en la aplicación. Esto le permitirá de seguir el progreso de las actividades, de ver si está atrasado o si todo ocurre según sus planes.

Tareas en Boréalis

 

Una funcionalidad clave que le hará ahorrar muchísimo tiempo: cada campaña posee su proprio correo electrónico (o lo que llamamos comúnmente la herramienta de tratamiento de correo en la jerga Boréalis).  ¿Y por qué emplear un correo electrónico para cada campaña? Porque así es muy fácil registrar todas las comunicaciones (ya sean internas o externas) relacionadas con la actividad de compromiso.

 

¿Cómo funciona? Simplemente agregue este correo electrónico en el campo Cco (con copia oculta) en los correos que usted redacta y que están relacionados con su iniciativa de compromiso. El software Boréalis relacionará automáticamente todas las partes interesadas y las comunicaciones con su campaña. Usted será capaz de identificar rápidamente si hay comunicaciones con las buenas partes interesadas, si es necesario tomar a cargo algún aspecto, etc.

 

Quinta etapa: El análisis de resultados

Su iniciativa, actividad, campaña de comunicación fue finalizada. Ahora es tiempo de ver cómo se llevaron a cabo las cosas, lo que debe ser mejorado y lo que fue un éxito. Toda la información se encuentra en una sola ficha. En una sola mirada, usted podrá ver:

  • La lista de tareas terminadas y el trabajo cumplido por cada una de ellas
  • La lista de comunicaciones y los comentarios recibidos
  • Los problemas que aparecieron en cada etapa, como en la planificación
  • Todos los compromisos venideros que usted tomó con las grupos de interés

 

Luego usted puede comparar todo esto con los objetivos que había identificado en la primera etapa, y así cuestionarse: ¿Hemos cumplido lo que deseábamos con esta iniciativa? ¿Tuvo los resultados esperados?

 

Al utilizar las campañas de Boréalis, usted se permite mejorar, volverse más organizado, estar al tanto de las actividades de su equipo, y volverse más familiar con las reacciones de las partes interesadas. Prepárese a iniciar su próxima campaña, ¡porque esta primera solamente era una práctica! Si necesita más información o una pequeña ayuda sobre el uso de las campañas, he aquí un artículo interesante en nuestro centro de ayuda en línea. ¡También nos puede contactar a través de helpdesk@borealis.com!

Sobre Laura Portelance Jouvert
Laura is a Business Analyst who specializes in the continuous improvement of processes. She holds a Master’s in Geomatics, where she was able to develop technical and analysis skills through many years’ work. Laura’s experience in data modeling and system management equips her with the ability to understand our clients’ needs and to transform them into functional requirements for technical teams. On the weekends, she likes to be busy with Spanish and singing classes and knitting for the winter.

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