Recomendaciones para mejorar la relación con interesados
Entre la experiencia en los diferentes proyectos podemos mencionar los siguientes puntos a tener en cuenta para tener un dialogo abierto y de cooperación con los interesados:
Estrategia
1. La estrategia de comunicación debe tener una visión a largo plazo
2. Iniciar los diálogos lo antes posible
3. No iniciar la comunicación hasta que exista un problema
4. Utilice metas inteligentes en la estrategia de comunicación, que sean específicas, medibles, alcanzables, oportunas y orientadas a resultados
5. Comunicar dentro de la empresa, y a los subcontratistas la estrategia de comunicación
6. Conservar el control de la comunicación y participación de los subcontratistas con la comunidad y gestionar el riesgo
7. Consistencia en la comunicación y en el mensaje brindado, para evitar confusión, frustración, o ansiedad
8. Gestionar la comunicación con los interesados, como una función más de la empresa con objetivos claros, presupuesto y recursos asignados
9. Hacer un control de calidad de la relación con los diferentes interesados. Debe tenerse en cuenta que esta puede cambiar cualitativamente a lo largo del proyecto
Mensaje
10. Compartir información relevante y con contenido útil y significativo
11. Evitar bombardear a los Stakeholder con demasiada información, consultas, reuniones y encuestas
12. Establecer un dialogo y consulta que sea consistente con el proceso de decisión ya establecido de cada grupo social. Por ejemplo, para los grupos indígenas
13. Dar el mensaje de forma comprensible, fácil acceso y utilizando los canales adecuados de comunicación. Interactuar con los interesados en su lengua materna y en su respectiva comunidad, para asegurar la comprensión.
14. Explicar con qué representantes de la empresa se pueden contactar y cómo hacerlo
15. Respetar el contexto legal o mejores prácticas en relación a los derechos humanos. Ej: Declaración de las Naciones Unidas sobre los derechos de los pueblos indígenas
16. Ser transparentes y claros en cuanto a la información brindada
17. Explicar las incertidumbres que maneja la empresa y explicar los diferentes escenarios posibles y sus consecuencias
Interaccion
18. Involucrarse en las consultas realizadas por las instituciones gubernamentales
19. Participación de los interesados interesados en el seguimiento de los proyectos. Consulta a las comunidades y éstas pueden expresar su opinión acerca de las cuestiones que les interesan
20. Obtener retroalimentación de los interesados. Asegurar que la comunicación sea en dos sentidos
21. Tener en cuenta las observaciones y retroalimentación recibida por parte de los interesados
22. Informarles a los interesados a los cuales se ha consultado sobre lo que ha ocurrido, el por qué se han tomado diferentes decisiones relacionadas con su con sus observaciones y retroalimentación e informar sobre los siguientes pasos
Transparencia y rendicion de cuentas
23. Implementar un mecanismo eficiente y de fácil acceso de reclamos y quejas
24. Implementar un sistema de gestión eficiente de los compromisos
25. Tener tiempos de respuesta razonables
26. Efectuar negociaciones que satisfagan los intereses de todas las partes
27. La empresa siempre debe dar seguimiento a sus propuestas y cumplir sus promesas
28. Documentar las actividades de consulta y sus resultados. Informes con información cuantitativa son mucho más robustos. Una buena herramienta como BorealisIMS ayuda no solo al seguimiento, sino también al seguimiento y gestión
29. Divulgación de información y elaboración de informes para los interesados
Beneficios
El beneficio de tener una buena relación con los interesados establece las bases para crear una red de cooperación, desarrollar la confianza en los interesados generando un ambiente de seguridad y apoyo. Permite a la empresa ser proactiva y anticiparse gestionar las expectativas de los interesados y los posibles problemas. Genera las condiciones en ambos sentidos de abordar temas sensibles, disminuir o eliminar las frustraciones y crear una relación de confianza que permite a los interesados tener confianza en el mensaje de la empresa.
Es por ello que las empresas deben mantener una buena comunicación desde un inicio del proyecto con los estudios de perfectibilidad, lo mismo durante la planificación del proyecto, su aprobación por parte del gobierno (ex. EIA), construcción y operación del mismo, hasta el desmantelamiento y cierre. Por ello que su visión debe ser a largo plazo y además debe integrar las relación con los diferentes actores sociales con el en el ciclo del proyecto.
Una buena práctica es divulgar la información de forma transparente, lo cual puede hacerlo teniendo un registro de sus interesados y un sistema de gestión de la comunicación tanto formal e informal, así como de quejas, reclamos y compromisos. El sistema debe permitir generar reportes y al mismo tiempo dar un seguimiento oportuno a cada actividad. Para obtener más información, consulte nuestro módulo Gestión de los interesados.
Vea También:
Mejorar la interacción con los interesados (Parte 1)
