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Por el 28 de Octubre de 2013 - RSE blog

A fin de ganarse la confianza y el apoyo de las comunidades para obtener y mantener la licencia social para operar, las empresas en los sectores de minería, petróleo y gas deben interactuar y comprometerse con las partes interesadas del proyecto. Ya sea que el alcance de un proyecto sea amplio o pequeño, la interacción directa entre las empresas y sus grupos de interés clave – individuos, organizaciones, proveedores y comunidades – ha de ser clara y transparente. Monitorear todas las interacciones con las partes interesadas, desde consultas públicas formales a discusiones informales, es muy complejo debido a la increíble cantidad y diversidad datos que deben ser recolectados y administrados. Uno puede preguntarse: ¿Por qué debe monitorearse estas interacciones? La respuesta es muy simple. Las relaciones con los grupos de interés son como el pulso de una persona “, tomándolo usted puede saber qué tan sano se encuentra. Y la única manera de tomar el pulso de las comunidades, organizaciones y cualquier otro interesado  es mediante el monitoreo de su interacción, ya sea con una empresa o un proyecto, de ahí la importancia de recolectar periódicamente información relevante, registrando cualquier interacción con los grupos interesados para garantizar una comunicación transparente y eficiente.

Utilizar información precisa es el mejor enfoque posible para que las empresas puedan monitorear la situación y reaccionar de acuerdo a cómo se desarrollan los acontecimientos. Pero incluso si se recogen todos los datos de “importantes”, sólo será útil si se utilizan apropiadamente. La mejor herramienta para manejar grandes cantidades de datos complejos es por medio de un Sistema de Gestión de la Información (IMS por sus siglas en inglés), que proporciona a los tomadores de decisiones acceso a las acciones que se están produciendo en el campo a fin de determinar si las operaciones se encuentran alineadas con los procesos de negocio.

Los beneficios clave de un IMS son: un mejor seguimiento de las actividades, procesos auditables, registros trazables, mejora de los procesos de negocio, almacenamiento centralizado de las actividades de participación con interesados, optimización del acceso a la información clave del proyecto y toma de decisiones informada sobre la base de datos actualizados y fiables. A pesar que un IMS tiene muchos beneficios, las empresas extractivas aún enfrentan retos, como la estandarización de procesos, la recopilación sistemática de información, el asegurarse de disponer de datos precisos y confiables, sólo para nombrar unos pocos. La implementación de un IMS no es una tarea sencilla, sino que es un proceso continuo que debe llevarse a cabo con esfuerzos enérgicos y constantes. A medida que el proyecto evoluciona, también lo hace la empresa y sus grupos de interés, por lo tanto la participación entre ellos y la adaptación del IMS siempre son cambiantes, además de ser procesos de mejora continua.

Durante los últimos siete años, he estado trabajando en diversos proyectos, sobre todo en América del Sur y Central, México y más recientemente en África. A través de estos proyectos, he ganado experiencia en la gestión de datos y en la implementación de sistemas para supervisar las actividades de participación de los interesados en diferentes entornos, basada en las mejores prácticas descritas por el IFC, el Banco Mundial y los Principios de Ecuador. Como un director de proyecto, el contacto de primera mano con nuestros clientes y sus grupos de interés ha contribuido enormemente al conocimiento y comprensión de las complejas interacciones entre ambas partes y conocer la información que las empresas requieren: desde aquella necesaria para demostrar su transparencia hasta la utilizada para la gestión de riesgos. En este White Paper, se presenta un estudio de caso sobre la gestión de la información y la implementación y mantenimiento de un IMS para gestionar la interacción con las partes interesadas de un proyecto en África, en el cual se presentan los desafíos que se enfrentaron durante todo el proceso. Al compartir esta experiencia, espero poder ayudar a otras personas que trabajan en el mismo tipo de proyectos a hacer frente a problemas similares y entender mejor el proceso de mejora continua para mantener la información actualizada. Y exponer lo que se requiere para mantener e implementar eficientemente un sistema de participación de las partes interesadas.

Katia Madrid es Gerente de Proyectos en Boréalis

Acceder al White Paper – Clic aquí.

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