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Por el 21 de agosto de 2018 - Nuevas Funciones

Comencé esta serie de blogs el pasado mes de mayo destacando cómo nuestro súper equipo puede ayudarlo y qué servicios le ofrecemos para ello. Hoy, me gustaría hablar menos sobre las actividades de nuestro equipo y al contrario,  darle algunos consejos para aumentar su eficiencia en la gestión de datos. ¡Simples trucos que puede aplicar usted mismo! Lo mejor: son fáciles de poner en práctica, a partir de su aplicación Boréalis.

 

Estos consejos ofrecen métodos simples para usar la plataforma que acelerarán sus actividades o reducirán el tiempo dedicado a ingresar datos en la aplicación. Sin más preámbulos, le presento los archivos de importación de Excel. Esta opción ha existido durante mucho tiempo y merece su propio artículo porque ha demostrado su eficacia en muchas ocasiones, además de salvar la situación repetidas veces.

 

¿Cómo funciona la importación con Excel?

 

Para asegurarse de no olvidar nada al ingresar la información, ofrecemos múltiples plantillas de Excel que se descargan directamente desde la aplicación. Estas pueden ser usadas para cargar datos masivos en la aplicación. Solo tiene que descargar la plantilla, que encontrará en varias secciones, como Individuos, Comunicaciones, Organizaciones o Muestras. Cuando hay una plantilla disponible (que es el caso para la mayoría de los registros), siempre la encontrará en el mismo lugar.

 

Supongamos que necesita usar la importación de Excel ahora mismo. Navegue en la sección donde desea importar masivamente, haga clic en Herramientas en la esquina superior derecha de la pantalla y luego haga clic en Importar Excel. Desde aquí puede descargar la plantilla.

 

Excel import tool

 

Una pequeña advertencia: las plantillas varían según la sección dónde las descargue. ¿Por qué? Para que coincidan con los diversos formularios de la aplicación. Aunque algunos campos sean pertinentes para el registro de un individuo, pueden no ser útiles para el registro de una comunicación. ¿Es lógico?

 

Asistente de importación de datos

Una vez que se haya cargado la plantilla de Excel, todo lo que tiene que hacer es completar la información importante (no se deben completar todas las columnas, algunas son de carácter indicativo), grabar e importar desde el mismo lugar. ¡Ta-tan! Ahora tiene nuevos registros que se crearon automáticamente en la aplicación, sin tener que ingresarlos manualmente.

 

Excel template

 

Psst! Puede ocurrir un error durante su primer intento de importación. No se preocupe, nos pasa a todos nosotros, incluso a nosotros que lo hacemos regularmente. Si le sucede esta situación, no dude en contactarnos, ¡será un placer ayudarlo!

¿Cuándo es el mejor momento para usar la herramienta de importación de Excel?

 

Como hemos visto anteriormente, las plantillas de Excel son una gran fuente de ahorro de tiempo cuando se dispone de una gran cantidad de datos para importar. También le permiten ingresar los datos rápidamente, en un formato estándar, sin tener que conectarse a la aplicación Boréalis cada vez. Por ejemplo, si por alguna razón su red de Internet tiene problemas  (o si es completamente inexistente durante un cierto período de tiempo), siempre puede agregar la información a la plantilla y luego importarla.

 

Un ejemplo de uso común es agregar las reuniones /eventos /llamadas que una persona recibe durante una semana en la plantilla, y luego importarlos como comunicaciones, todo al mismo tiempo.

 

Consejo para ahorrar tiempo: cuando se encuentre con una nueva organización o grupo de partes interesadas clave, anote sus nombres, información de contacto y cargos en la plantilla de Excel, y luego súbalos a Boréalis en una sola acción. ¡Boom! Acaba de crear docenas de registros en pocos segundos.

 

Lo mismo se aplica a las muestras de programas de monitoreo ambiental: tales programas generan rápidamente grandes cantidades de información. Envíe la plantilla de Excel a su equipo de campo: en lugar de guardar los datos recopilados en un archivo aleatorio, podrán guardar la información en un formato Boréalis estándar. Cuando llegue el momento de importar todo, se hará en un santiamén. ¡Además de ahorrarle mucho tiempo!

 

La ventaja: mejorará su eficiencia

 

Esta forma de trabajar con sus datos le permite ahorrar tiempo dividiendo tareas (recolección de datos, importación de datos y análisis de datos) y uniformizando su trabajo con un formato estándar para todo su equipo. Incluso es posible registrar todas sus actividades semanales, y luego tener a otra persona a cargo de la importación.

 

En nuestra área, todos saben cómo usar Excel. Por lo menos un poco. Esto facilita la integración de plantillas Excel en la rutina diaria de su equipo, sin necesidad de seguir una capacitación.

 

Si su equipo está desactualizado y se está quedando sin tiempo para importar los datos, no dude en enviarnos un correo electrónico. Quién sabe, tal vez lo hagamos por usted si lo pide amablemente 😉

 

¿Tiene preguntas sobre la herramienta de importación de Excel? Escríbanos a helpdesk@boreal-is.com o visite nuestro centro de ayuda en línea, ¡será un placer ayudarle!

Sobre Laura Portelance Jouvert
Laura is a Business Analyst who specializes in the continuous improvement of processes. She holds a Master’s in Geomatics, where she was able to develop technical and analysis skills through many years’ work. Laura’s experience in data modeling and system management equips her with the ability to understand our clients’ needs and to transform them into functional requirements for technical teams. On the weekends, she likes to be busy with Spanish and singing classes and knitting for the winter.

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