La gestion de données. Des mots bien simples, mais qui viennent avec un lot de complexités. Depuis mes premières années dans les domaines de la Responsabilité sociale d’entreprise et de l’acceptabilité sociale, j’ai trop souvent été témoin de clients qui se cassent la tête en essayant de donner un sens à leurs données. Et avec raison : les choses peuvent se compliquer assez rapidement. D’ailleurs, les données non structurées viennent avec leur lot de risques et de frais. Dans le passé, nous avons vu des clients qui utilisaient jusqu’à 10 bases de données indépendantes pour gérer l’information reliée à un seul projet. Bonne chance pour faire le suivi des activités ou pour répondre rapidement à une question sur ce projet…
On vous a chargé de bâtir la liste des fournisseurs qui offrent un système pour la gestion des données de vos parties prenantes, mais vous ne savez pas par où commencer? N’ayez crainte, ce n’est pas si compliqué. Enfin, ça ne devrait pas l’être! J’ai développé une approche à toute épreuve pour déterminer quelles solutions peuvent vous aider à gérer vos données d’acceptabilité sociale / responsabilité sociale d’entreprise. Et le mieux dans tout ça? Il n’y a que 4 facteurs principaux à prendre en considération. Assurez-vous d’obtenir une case cochée à côté de chacun des items de cette liste et vous choisirez assurément un système qui correspond à vos besoins.
1. Le système est aligné avec les besoins courants et à venir de votre projet (ou compagnie)
Ça semble assez simple, n’est-ce pas? Pourtant, les gens négligent souvent ce point. L’erreur la plus fréquente : ne penser qu’aux besoins actuels – soyons réalistes, plusieurs d’entre vous qui recherchent présentement une solution travaillez avec un échéancier serré et souhaitez probablement avoir trouvé la bonne solution des gestion des relations avec les parties prenantes pour hier. De plus, les besoins actuels sont en effet très importants. Mais si vous devez répéter ce même exercice dans un an ou deux, vous vous en voudrez autant, sinon plus, qu’à la solution choisie.
Une tendance qui semble populaire est de choisir un fournisseur qui développera un système paramétrable, qui sera bâti et conçu à partir de zéro en s’appuyant sur les besoins évalués. Ceci étant dit, cette approche vient avec une attrape : en plus des LONGS délais d’attente avant d’avoir accès au système (entre des mois ou même des années), celui-ci sera développé seulement à partir des besoins actuels ou planifiés. Malgré tout ce qu’on peut faire pour se préparer à la gestion de projet, des événements ou situations imprévus arriveront. Comment un système dont les paramètres ne répondent qu’à des besoins précis (plutôt que de reposer sur une expertise solide) pourra-t-il faciliter la gestion d’éléments non planifiés? Un autre enjeu important à prendre en considération avec les systèmes 100% personnalisés est leur évolution dans le temps. Si les besoins évoluent, il faudra retourner à la table de dessin avec le fournisseur et réinvestir d’importantes sommes pour personnaliser le système de nouveau afin de répondre aux nouveaux besoins. Ajoutons à cela l’échéancier exténuant.
Voici une idée à garder en tête : si vous recherchez un logiciel de gestion de l’information pour l’acceptabilité sociale, il est impossible que vous soyez la première personne qui rencontre un tel besoin. Bien que ce marché soit encore assez niche, celui-ci a connu une importante croissance au cours de la dernière décennie. De nos jours, ce ne sont plus que les sociétés minières ou pétrolières qui sont intéressées à faire le suivi de leurs activités – ce sont des organisations provenant d’industries variées, incluant les pipelines, le transport, l’agroforesteries, l’énergie renouvelable et même les services publics. Qu’est-ce qui motive ce désir soudain de produire des rapports sur les activités? La reddition de comptes et le phénomène d’entreprise citoyenne. Les gens exigent de l’information sur les activités des entreprises (privées et publiques). Ils veulent savoir qui s’affaire dans leur arrière-cour, ce qu’ils y font et comment ils s’y prennent. Donc avec toutes ces entreprises qui recherchent un outil pour faire le suivi de leurs activités, il existe déjà sur le marché un logiciel qui répond à vos besoins.
Au lieu de réinventer la roue avec un système personnalisé, optez plutôt pour une application de gestion des parties prenantes standard. Les avantages incluront :
- Un déploiement rapide
- Des technologies de pointe et évolutives
- Des options de configuration pour s’ajuster à votre projet
- Une intégration facile à vos processus d’affaire
- Disponible dans le cloud (pas d’investissement nécessaire en matériel informatique)
- Des années d’expertise pour appuyer le produit
- Des lignes directrices intégrant les meilleures pratiques RSE
- Des tableaux de bord prédéfinis pour les suivis et l’analyse
2. L’application d’engagement avec les parties prenantes peut être déployée en moins d’un mois
De toutes les ressources dont nous disposons sur la Terre, le temps est sans doute l’une des plus limitées. En affaires, le temps équivaut littéralement à de l’argent. À mesure que vous cherchez un système pour faire le suivi des engagements avec les parties prenantes de votre projet, voici quelque chose à se rappeler : les gens n’attendront pas qu’un système et des processus bien définis soient en place pour vous parler. Surtout si vos activités ont déjà un impact sur leur quotidien. C’est pourquoi l’option d’avoir un système déployé en moins d’un mois se trouve en deuxième position de ma liste. Chaque contact avec les communautés où vous avez des opérations est important – et en assurer le suivi l’est autant, même si vous êtes encore en train de planifier votre projet sur papier.
C’est d’ailleurs un autre point en faveur d’un système standard plutôt qu’un paramétrable. Comment? Puisque le temps est aussi important, la dernière chose souhaitable est que les équipes d’experts terrain perdent leur temps à déployer des systèmes dont le fonctionnement n’est pas garanti. Un changement d’approche s’impose : plutôt que d’avoir du personnel au service d’un système de gestion des données, on a un système qui travaille pour le personnel.
3. Le logiciel d’acceptabilité sociale est aligné avec les meilleures pratiques
Vous recherchez une application de gestion des parties prenantes pour, en fait, gérer de l’information. Mais pourquoi s’arrêter ici? Ce serait merveilleux de pouvoir faire d’une pierre deux coups, n’est-ce pas? En vous procurant un logiciel standard de gestion des parties prenantes, vous n’obtenez pas qu’un outil de gestion, vous bénéficiez aussi de processus qui aideront votre équipe à travailler en respectant les meilleures pratiques de RSE, comme : IFC, les Principes de l’Équateur, GRI, EITI, ISO26000, etc. L’expertise développée au cours de 10 années et qui est partie intégrante d’un un produit ne peut se concrétiser dans une application paramétrable qui est développée sur une période de plusieurs mois. Nous avons aussi vu des clients qui tentaient d’adapter les logiciels de gestion de la relation-client (CRM) pour gérer les relations complexes avec leurs parties prenantes. Aussi tentant que cet exercice peut sembler, précisément pour les équipes de TI qui préfèrent avoir le contrôle de toutes les applications d’affaires, cet exercice est voué à l’échec à chaque fois.
La beauté d’un système standard de gestion des parties prenantes, qui offre un niveau de flexibilité permettant la configuration, est la combinaison du meilleur de 2 mondes. D’abord, vous tirez avantage d’expertise, de bonnes pratiques et de processus que vous souhaitiez mettre en place, ou que vous ne connaissiez peut-être même pas. Ensuite, vous pouvez choisir lesquels prioriser pour répondre aux exigences de votre organisation.
4. Le niveau de dépendance au fournisseur logiciel
Les meilleurs systèmes ou applications sont toujours ceux qui sont faciles d’utilisation, avec une navigation agréable et qui nous laissent un grand niveau d’indépendance de tierces parties. L’exemple parfait : de toutes les applications sur votre téléphone intelligent, lesquelles utilisez-vous le plus? Celles qui vous simplifient la vie, ou bien celles qui vous font sentir que vous perdez votre temps? Je m’explique. Disons que vous devez choisir entre 2 applications pour la recherche de vols d’avion. Les deux vous permettent de rechercher des destinations internationales, classent les vols par prix / nombre d’escales, offrent des dates alternatives de voyage et permettent de sauvegarder l’historique de recherche. Mais si seulement l’une d’elles vous envoyait une notification lorsque vos vols atteignent leur meilleur prix? Ne serait-ce l’application de votre choix? Vous n’avez rien à faire sauf attendre une alerte de bas prix pour réserver votre vol, plutôt que d’avoir à ouvrir l’application et relancer votre recherche pour vérifier les frais à tous les jours.
Bien entendu, un logiciel d’acceptabilité sociale est beaucoup plus complexe qu’une application pour trouver des vols à rabais, mais vous serez beaucoup plus enclin à l’utiliser si celui vous offre un grand niveau de liberté. C’est d’ailleurs le coup de grâce pour les systèmes paramétrables : pour chaque petite modification que vous souhaiterez mettre en place, vous devrez contacter le fournisseur pour voir s’il est possible de la faire. Les systèmes standards, d’autre part, viennent avec un longue liste de paramètres éditables que vous pourrez changer directement des paramètres de l’application.
Enfin, vous êtes la clé du succès de votre application d’engagement des parties prenantes
Dans mon expérience chez Boréalis, nos clients les plus prospères ont toujours été ceux qui sont dévoués au succès de leur projet. Au bout du compte, même si vous avez le meilleur outil sur le marché, en tirer le meilleur parti commence avec vous. Et on ne parle pas de gaver le système d’autant d’information que possible! Vous êtes familiers avec le phénomène d’ordures à l’entrée, ordures à la sortie? La qualité des données est aussi très importante. Pour obtenir les résultats gratifiants qu’apportent les systèmes de gestion des données, il faut les utiliser, les intégrer à notre routine, se retrousser les manches et y mettre de l’effort. Si vous faites exactement cela, vous serez émerveillés des résultats obtenus – tout comme le sera votre équipe, incluant les gestionnaires au niveau corporatif!
