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Affaires publiques et relations gouvernementales : Les meilleures pratiques en matière de relation avec les parties prenantes

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La gestion des relations gouvernementales et des affaires publiques est une tâche fascinante et stimulante. Il suffit de demander à n’importe quel spécialiste d’affaires publiques. Mais ceux-ci vous diront aussi combien il peut être satisfaisant de savoir que leurs efforts font une réelle différence dans leur organisation ou leur secteur d’activité.

Cela dit, développer des relations de confiance à long terme avec des membres du gouvernement et d’autres acteurs ayant de l’influence sur le politique peut également prendre beaucoup de temps et s’avérer difficile, surtout dans un paysage politique en constante évolution.

Voici quatre bonnes pratiques éprouvées pour améliorer les relations gouvernementales et les affaires publiques qui faciliteront également vos efforts d’engagement au quotidien.

Meilleure pratique en matière d’affaires publiques #1 : Cartographier et suivre l’évolution des acteurs gouvernementaux

Les équipes chargées des affaires publiques et des relations gouvernementales rencontrent de nombreux représentants du gouvernement et autres responsables politiques. Se souvenir de tout ce qui concerne chacun — car ces personnes vont et viennent, changent de titre et parfois de position sur certaines questions — peut être difficile sans les bons outils. Il peut être encore plus difficile de comprendre l’influence que ces acteurs peuvent avoir sur les objectifs stratégiques de votre organisation.

Il est tout aussi important de savoir comment tous ces acteurs clés sont liés, car cela vous permet de savoir qui pèse dans la balance et qui n’y pèse pas. Ne pas comprendre ces relations interconnectées peut entraîner une perte de temps et de ressources.

La cartographie des parties prenantes est donc une première étape cruciale pour établir des relations constructives. (Pour plus d’informations sur la manière dont les outils de cartographie des parties prenantes peuvent améliorer votre gestion des parties prenantes, lisez cet article >.)

La transformation numérique signifie que la plupart des entreprises ont depuis longtemps abandonné l’ancienne approche « stylo papier ». Au départ, cette transition s’est faite en grande partie par le biais de courriels et de feuilles de calcul Excel. Mais ces outils présentent des lacunes assez débilitantes pour la gestion des relations avec les parties prenantes. Aujourd’hui, la plupart des entreprises qui adoptent une approche systématique pour façonner l’opinion publique et les politiques gouvernementales s’appuient sur des logiciels conçus pour gérer les affaires publiques et les relations gouvernementales.

Utiliser le système Boréalis pour gérer les affaires publiques et les relations gouvernementales permet de centraliser, de gérer et de suivre facilement vos piles croissantes d’informations sur les parties prenantes et les activités de plaidoyers connexes sans changer votre façon de travailler. En gardant les données toujours disponibles pour tous les membres de l’équipe ayant des droits d’accès adéquats, Boréalis minimise les oublis et les lacunes d’information pour soutenir vos processus de travail. Ses puissants outils pour créer des rapports vous permettent également de partager des données pertinentes avec la direction et de démontrer la valeur de vos efforts.

CN continuously strives to be a good neighbor to the thousands of communities we operate in and through. At the heart of that effort is effective communication with our federal, state, and local stakeholders. For the last two years, Borealis has been a critical tool in tracking and amplifying our varied communications. From tracking one-on-one engagements to organizing and managing broad issues and developing smart communications to large and diverse, yet targeted groups, CN has found Borealis to be an essential tool.

David Woodruff - Assistant Vice-President U.S. Public and Government Affairs, CN

Meilleure pratique en matière d’affaires gouvernementales #2 : Garantir la qualité de vos données

Si la connaissance et la compréhension de vos principales parties prenantes sont essentielles pour établir efficacement des relations gouvernementales constructives, alors être connu pour apporter constamment des informations actualisées et fiables est le secret de leur maintien.

Si vous assistez fréquemment à des événements et rencontrez de nouveaux acteurs d’influence, vous êtes probablement en train de saisir en permanence des informations importantes pour soutenir vos stratégies d’engagement. Travailler avec des données incomplètes est certainement frustrant, mais partager des informations inexactes avec les principales parties prenantes est carrément risqué pour votre réputation.

Obtenir l’acceptation des parties prenantes dans le secteur ferroviaire

Le CN, une compagnie ferroviaire canadienne, s’efforce d’être un bon voisin pour les parties prenantes des milliers de collectivités où elle transite. Voyez comment Boréalis contribue à son objectif d’établir et maintenir des relations saines et à long terme avec les collectivités et les gouvernements. 

Avec Boréalis, vous ne courrez plus le risque de faire des erreurs de saisies manuelles. Il vous suffit d’utiliser l’application mobile pour prendre une photo de la carte de visite d’une personne afin de créer un nouvel acteur dans le système. Ce n’est là qu’une des nombreuses fonctionnalités de Boréalis qui minimisent le travail manuel pour améliorer la productivité et réduire les erreurs.

Que faire si cette partie prenante existe déjà dans Boréalis, mais que certaines informations de contact clé ont récemment changé, comme le titre de la personne ? Boréalis permet d’identifier facilement le doublon, ce qui vous permettra de garder vos données propres et à jour, tout en conservant un historique des changements au fil du temps. C’est un grand avantage pour les organisations où souvent les membres de l’équipe vont et viennent.

Meilleure pratique en matière d’affaires gouvernementales #3 : Protéger les informations sensibles

Une mauvaise sécurité des données peut ruiner une réputation. Étant donné que certaines des informations que vous traitez sont très sensibles, une grande partie de votre rôle consiste à protéger les informations confidentielles. Avec la solution logicielle Boréalis, vous pouvez limiter l’accès aux informations sur les parties prenantes selon le principe du besoin de savoir et établir une séparation des données entre les équipes, les unités commerciales, les entrepreneurs et les partenaires.

Il faut plus qu’un simple tableur pour gérer correctement les données relatives aux parties prenantes.

Découvrez pourquoi les meilleures pratiques préconisent la mise en œuvre d’un système de gestion de l’information spécialisé comme le logiciel Boréalis.

Meilleure pratique en matière d’affaires gouvernementales #4 : Améliorer la communication avec les parties prenantes

Faisons le point. Hier avaient lieu les élections et de nouveaux maires ont été élus dans toutes les villes de votre province. Vous souhaitez contacter tous les nouveaux représentants simultanément par courrier électronique ou par lettre pour les féliciter. S’il est important de personnaliser vos communications, vous voulez également réduire au minimum le travail manuel. Idéalement, vous voudriez également commencer à suivre toutes les communications avec ces nouveaux acteurs. Imaginez si vous pouviez accéder à toutes les communications avec une personne donnée en un seul clic ?

Les équipes chargées des affaires publiques et gouvernementales sont constamment en mouvement et doivent être en mesure de s’engager de manière significative avec les principaux acteurs, à tout moment et en tout lieu. L’application mobile de Boréalis vous permet d’accéder facilement au dossier d’un acteur, de saisir de nouvelles informations et de communiquer avec lui de diverses manières : SMS, courriel, médias sociaux… tout ce qui fonctionne le mieux pour cet individu. Tout ce que vous faites sera automatiquement saisi dans le système Boréalis, ce qui permettra à tous les autres membres de l’équipe ayant des droits d’accès de rester informés.

Le logiciel Boréalis : adapté à l’objectif et configurable

Vous avez besoin d’un outil hautement configurable qui vous aidera à cibler les bons intervenants gouvernementaux, à réduire le travail manuel et à permettre aux membres de l’équipe d’accéder aux données à tout moment et en tout lieu, tout en assurant leur sécurité ?

Demandez une démonstration dès aujourd’hui et découvrez comment Boréalis peut vous aider à impliquer les parties prenantes, à obtenir leur acceptation de votre projet et à élaborer les réglementations et les politiques qui comptent le plus pour votre organisation !

À propos du logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis

Boréalis est une solution logicielle d’engagement des parties prenantes en ligne utilisé par des organisations du monde entier pour améliorer tous les aspects de leur gouvernance environnementale et sociale : Affaires publiques et relations gouvernementales, Gestion des terres et des infrastructures, Acceptabilité sociale et Performance sociale et environnementale.

Commencez dès aujourd'hui avec la solution logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis!