5 façons d’améliorer votre utilisation de Boréalis en 2019

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2018 est presque terminée et à ce temps de l’année, il est fréquent de passer en revue ce que nous aurions pu faire différemment au cours des 12 dernier mois, ou quelles résolutions nous souhaitons faire dans la nouvelle année pour devenir de meilleures versions de nous-mêmes. Je ne veux pas sembler trop philosophe, mais le nouvel an semble toujours être un moment de réflexion, d’améliorations et d’objectifs personnels. Pour donner suite à mon récent article sur les campagnes, je continue à vous partager des trucs pour améliorer votre utilisation de notre application et vous permettre de sauver du temps, ce qui vous donnera plus de temps pour manger des cannes de bonbon et boire du lait de poule. Mais plus sérieusement, je souhaite que vous soyez heureux de vos accomplissements et qu’on fasse de la place pour de nouveaux objectifs!

 

Nous souhaitons tous commencer l’année du bon pied, en confiance et motivés. Aujourd’hui, je partage donc 5 trucs pour stimuler votre confiance et donner une petite étincelle de plus à votre travail. Bien que ces tâches soient simples et relativement rapides à exécuter, elles vous donneront un coup de pouce pour l’utilisation de Boréalis et transformeront votre façon de travailler avec notre logiciel d’engagement des parties prenantes.

 

#1 : Identifier un groupe clé de parties prenantes

 

Vous parlez sans doute à beaucoup de parties prenantes à tous les jours, mais lorsque vous y pensez, serait-il possible que vous en oubliez certains? Ciblez les parties prenantes qui ont un intérêt pour un sujet en particulier et entrez en contact avec celles-ci. Vous pourriez en apprendre davantage sur les communautés ou même sur des enjeux dont vous n’étiez même pas conscients. Gardez aussi à l’esprit qu’ils peuvent devenir d’importants promoteurs de votre projet.

Quel est l'opinion de vos parties prenantes

À l’aide d’une liste de communications ou de participants dans une campagne, identifiez les communautés ou autres parties prenantes qui n’ont pas eu la chance d’exprimer leur opinion. Puis, aidez-les à faire résonner leur voix.

 

#2 : Préparer votre liste de tâches pour l’an prochain

 

Nous sommes tous excités à l’idée de passer du temps en famille et de ne pas penser au travail pendant un moment. Cependant, revenir au travail après les fêtes peut être difficile. Si vous voulez vous faire un cadeau qui vous permettra de reprendre vos activités rapidement au début de la nouvelle année, préparez une liste de tâches juste avant de partir en vacances.

 

Dans Boréalis, il est possible de créer des tâches et de les assigner soit à vous-même ou aux membres de votre équipe. Il est aussi possible de les prioriser, donc quand vous reviendrez du congé vous saurez exactement par où commencer. Si vous souhaiter que rien ne soit oublié, utilisez notre gestionnaire de tâches pour noter tout ce que vous souhaitez accomplir. Vous savez, toutes ces choses que vous devriez faire, mais pour lesquelles vous ne trouvez jamais de temps. Vous aurez au moins la liste complète et pourrez les compléter une à la fois lorsque vous avez un moment libre. Quel est l’avantage d’utiliser les tâches dans Boréalis? Votre liste de tâches est toujours accessible en un seul clic et apparaît dans votre tableau de bord personnalisé dans la page d’accueil : vous ne perdez donc jamais de vue ce qui s’en vient.

 

#3 : Lier vos calendriers Boréalis à Outlook, Gmail ou Apple

 

Restez informés des rencontres d’équipe et autres événements avec vos parties prenantes en temps réel : intégrez les calendriers Boréalis au calendrier de votre boite de messagerie courriel. Il est même possible de les utiliser comme calendriers partagés entre les équipes. Le calendrier est très utile lorsqu’on souhaite suivre de près une initiative en particulier, comme par exemple une infolettre, une campagne spécifique ou un projet plus sensible au temps.

 

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devrez d’abord créer le calendrier dans Boréalis, puis envoyer le lien à vos collègues. Celui-ci se synchronisera avec leurs boites de messagerie. Pour plus d’information sur l’outil de calendrier, accédez à cet article helpdesk.

 

#4 Planifiez l’envoi de rapports automatisés

 

Dans le même ordre d’idées que les trucs #2 et #3, il est possible de planifier des rapports automatiques, que l’application enverra selon vos paramètres prédéterminés, par exemple à chaque mois, semaine, etc. Laissez Boréalis penser aux données pour vous et utilisez les rapports automatisés pour vous assurer de répondre aux exigences de planification, incluant : les parties prenantes avec lesquelles vous devez entrer en contact, les listes de tâches à venir et dépassées, ainsi que les calendriers des événements à venir. Il est même possible de planifier l’envoi de rapports pour d’autres utilisateurs : assurez-vous que votre équipe soit sur la même longueur d’onde avec de l’information à jour.

Sujets importants selon suivisLes envois automatiques permettent aussi de réviser le nombre de communications ou plaintes reçues en une semaine. Ou d’identifier les enjeux sensibles au sein des communautés où vos opérations ont lieu. La limite des possibilités va aussi loin que votre imagination!

 

N’hésitez pas à nous joindre si vous aimeriez de l’aide pour créer un rapport sur mesure ou pour planifier des rapports automatiques pour votre équipe.

 

#5 : Identifiez les superstars parmi vos utilisateurs

 

Mettez les forces de vos utilisateurs à l’avantage de votre équipe. Identifiez un ou deux individus qui utilisent l’application Boréalis quotidiennement ou qui l’utilisent depuis longtemps. Ces utilisateurs sont des ressources précieuses pour toute votre équipe : ils ont peut-être d’excellents trucs et astuces propres à eux que les autres utilisateurs ne connaissent pas, et qui seraient très utiles pour eux.

 

Cette personne peut aider à former les autres utilisateurs en partageant son savoir sur le logiciel. Ceci permettra de sauver du temps et de réduire les frais de formation au sein de votre organisation. De plus, le développement des compétences sera simplifié pour les nouveaux membres de l’équipe, en plus d’aligner tous les membres de votre équipe sur les mêmes bonnes pratiques et processus. Je recommanderais même d’investir dans cette personne, qu’elle devienne votre superstar Boréalis! Et pourquoi ne pas planifier une séance de formation personnalisée pour elle avec notre équipe : nous avons aussi beaucoup de trucs et il nous fera plaisir de vous les partager.

 

C’est tout! Nous sommes arrivés à la fin de mes recommandations pour vous avant que le départ pour aller manger des tourtières et de la dinde en famille. Ou peut-être mangerez-vous plutôt des huitres et du foie gras si vous êtes en Europe 😉 Bien que je crois que ces conseils offrent un bon point de départ, je vous encourage aussi à développer votre propre liste si vous avez des idées. Vous n’avez qu’à penser à une chose simple que vous souhaitez faire différemment avec Boréalis dans la nouvelle année. Et si vous avez besoin d’aide, nous sommes toujours ravis de vous aider! Nous aimerions aussi connaître vos trucs, si vous voulez bien nous les partager, ou même vous aider à sortir les idées de votre tête pour les mettre en pratique.

Commencez dès aujourd'hui avec Boréalis pour votre logiciel d'engagement des parties prenantes!