L’identification et l’évaluation des parties prenantes des projets s’avère une étape clé pour préparer un plan d’engagement avec les parties prenantes robuste. Et avec raison : l’incapacité d’identifier qui pèse vraiment dans la balance et qui pèse moins peut causer d’importantes pertes de temps et d’argent. D’ailleurs, une telle faille rime aussi avec des périodes d’arrêt de travail et des dommages importants à l’image de votre organisation. Heureusement, grâce à notre travail de pair avec les clients, nous avons établi une approche de 4 étapes pour assurer l’identification des parties prenantes clés, en plus de conduire une évaluation rigoureuse de ceux-ci grâce à une cartographie des parties prenantes minutieuse (qui est maintenant automatisée en partie dans Boréalis!).

Mettons d’abord la table avant de plonger dans le vif du sujet. Établissons une définition claire d’en quoi et d’en qui consistent les parties prenantes. Selon l’IFC :

« Les parties prenantes sont des personnes ou des groupes qui sont directement ou indirectement affectés par un projet ainsi que ceux ayant des intérêts dans un projet et/ou la capacité d’influencer sur ses résultats, que ce soit positivement ou négativement. Les parties prenantes peuvent comprendre les communautés ou les individus localement affectés ainsi que leurs représentants officiels et non officiels, les autorités gouvernementales locales ou nationales, les politiciens, les responsables religieux, des groupes et organisations de la société civile avec leurs intérêts spéciaux, le monde de l’enseignement ou d’autres entreprises. »[1]

Maintenant que la définition est claire pour tous, comment une organisation peut-elle identifier et évaluer ses parties prenantes afin d’améliorer ses communications avec celles-ci au fil du temps, tout en gardant ses objectifs à long-terme en tête?

Une approche simple en 4 étapes pour identifier et évaluer vos parties prenantes

Cartographie des parties prenantes et stratégie de communication

1. Déterminer les groupes de parties prenantes (méthodologie)

Comment catégorisez-vous vos parties prenantes? Imaginez la façon la plus pertinente de regrouper celles-ci afin d’uniformiser le message communiqué auprès de chaque groupe. Essayez de définir des groupes plus larges, qui incluent les parties prenantes similaires, comme par exemple :

Les autorités gouvernementales et les autorités de réglementation

Gouvernements

Autorités à l’échelle locale et nationale

Élus représentants

Comités de consultation publique

Police et services d’urgence

Communautés affectées par le projet

Populations qui habitent près de vos projets

Chercheurs d’emploi

Groupes vulnérables : femmes, aînés, etc.

Groupes religieux

Universités et autres instituts liés à l’éducation

Entreprises et organisations commerciales

Fournisseurs

Fournisseurs de services

 

Ces suggestions ne sont que des idées pour vous donner des pistes, vous devriez définir des groupes qui sont pertinents pour votre projet, selon le contexte, l’historique, le lieu, l’étendue, etc.

 

télécharger processus gestion parties prenantes

2. Évaluer chaque groupe à l’aide de la cartographie des parties prenantes

Une fois que vos groupes ont été clairement définis, le moment est venu de plonger dans l’évaluation des parties prenantes formant chacun des groupes. Pour ce faire, la cartographie des parties prenantes s’avère la meilleure méthode : bien qu’elle fût autrefois (et qu’elle demeure encore trop souvent) un processus manuel, de plus en plus d’organisations font la transition vers une méthode d’analyse des données qui est plus précise et moins influencée par l’opinion des parties prenantes internes.

Une carte des parties prenantes typique ressemble à ceci :

Cartographie des parties prenantes

Maintenant, imaginez ça, mais sur un mur couvert de Post-Its!

Cartographie des parties prenantes sur Post-It

Bien que cette méthode offre une représentation visuelle intéressante de l’exercice de cartographie des parties prenantes, elle compte de nombreuses lacunes :

  1. Les résultats sont en grande partie influencés par les gens présents lors de l’exercice
    Rassembler tous les membres d’une équipe de relations avec la communauté dans la même pièce pour compléter l’exercice de cartographie des parties prenantes représente tout un défi. De plus, il s’agit d’une tâche laborieuse. Si, dans l’opinion des gens présents, un certain membre de la communauté n’est pas pris en compte (mais qui, selon les observations d’un agent qui est absent lors de l’exercice, a une grande influence sur des parties prenantes de grande importance) et qu’il est exclu des décisions stratégiques, bien ceci peut avoir un impact négatif et grave sur le projet au fil du temps. Imaginez tout ce qui peut échapper aux équipes qui comptent des douzaines d’agents terrain en contact avec leurs parties prenantes à tous les jours!
  2. La carte est figée
    Celle-ci n’affiche pas, ni ne fait le suivi de l’évolution des parties prenantes. Bien entendu, il est possible de déplacer une note Post-It ou un point sur un tableau pour mettre à jour la position d’une partie prenantes sur la carte, mais une fois que vous aurez déplacer l’item 2 à 3 fois pour 15 parties prenantes, il sera difficile de vous rappeler où ceux-ci se trouvaient le mois dernier. Libre à vous de jouer l’avocat du diable en me disant qu’il est possible de prendre les cartes en photo : oui, c’est en effet une option. Mais je suis convaincue que vous vous rappellerez de cet article lors que le moment de déchiffrer les noms sur la photo de votre mur de Post-Its viendra.
  3. On ne peut pas y accéder partout et en tout temps
    Tandis que nous parlons de la photo des Post-Its, j’espère que vous l’avez sauvegardée sur votre iPad, votre ordinateur portable, votre téléphone intelligent ainsi que vos autres appareils. Une autre option est de gribouiller la carte des parties prenantes sur une serviette de table et de la trainer avec vous où que vous ailliez. Mais qu’arrivera-t-il la journée où vous devez éternuer et ne trouvez rien d’autre que cette serviette? Vous voyez bien que je plaisante, mais plus sérieusement, la possibilité de transporter et de partager votre carte des parties prenantes avec les membres de votre équipe qui se trouvent à distance, comme par exemple ailleurs que sur le site du projet, sera sans doute bien pratique. De plus, comment partagez-vous les données importantes avec les gestionnaires?

Il ne faut pas vous y méprendre, si telle est votre façon de procéder pour votre cartographie des parties prenantes en ce moment, vous avez déjà une bonne longueur d’avance sur ceux qui laissent la chance mener leur plan de communication, sans identification adéquate des personnes influentes. Mais comme nous avons atteint la maturité de l’Internet des objets, et que l’intelligence artificielle occupe une place de plus en plus importante dans le monde des affaires, ne devrait-on pas mettre ceux-ci à profit? La réponse est bien sûr! Les systèmes automatisés peuvent permettre aux équipes de passer d’évaluations biaisées à des données sur les parties prenantes reposant sur des faits, des engagements qui ont eu lieu et une analyse mathématique du tout. Afin que le travail soit bien fait, nous avons noté que plusieurs axes doivent être pris en compte pour la cartographie des parties prenantes. Il n’est pas nécessaire d’utiliser tous les axes à chaque fois, seuls ceux qui sont pertinents dans le contexte de votre analyse. Nous comptons jusqu’à 8 axes :

Les 8 axes de la cartographie des parties prenantes

  • Importance : le potentiel d’une partie prenante à affecter le projet et d’autres facteurs connexes (comme les parties prenantes de grande importance)
  • Pouvoir : l’habileté d’une partie prenante à affecter un projet de façon indépendante et unilatérale
  • Urgence : quel est le niveau d’urgence des sujets (enjeux, plaintes, engagements, etc.) liés à cette partie prenante?
  • Légitimité : la perception d’une partie prenante par les autres (pas celle de l’entreprise ou de l’organisation qui dirige le projet); si elles perçoivent cette partie prenante légitime, elles peuvent soutenir ou adhérer à ses causes
  • Exigence : ce que cette partie prenante nécessite du projet (emploi, information, attention, etc.) ou de sa relation avec les autres (reconnaissance sociale)
  • Proximité : la distance physique d’une partie prenante vis-à-vis d’un projet, également à travers ses relations avec des parties prenantes qui sont à proximité du projet
  • Influence : l’effet d’une partie prenante sur la façon de penser ou d’agir des autres, ou sur l’évolution de la situation
  • Intérêt : le niveau d’implication d’une partie prenante envers le projet, ou avec des parties prenantes de grande importance

Voici un exemple de cartographie des parties prenantes dans Boréalis :

Cartographie des parties prenantes avec Boréalis

3. Définir une stratégie pour chaque groupe, selon votre évaluation

Maintenant que la cartographie des parties prenantes est complétée, la partie la plus ardue du travail est derrière nous! Que reste-il à faire? Définir une stratégie pour chaque groupe, par niveau d’influence. Pour certains groupes, votre stratégie de communication peut être d’écouter mais sans communiquer, du moins pour le moment venu. Pour les autres, vous pourriez avoir un plan de communications détaillé sur une base mensuelle, hebdomadaire, voir même quotidienne si vous êtes dans une phase de votre projet durant laquelle les enjeux ou interactions s’avèrent plus sensibles.

Une bonne stratégie de communication pour s’assurer d’entrer en contact avec les divers groupes devrait inclure :

QUOILes sujets qui doivent être adressés, avec le sentiment
(négatif, neutre, positif)
POURQUOIPourquoi adresse-t-on ce sujet avec ce groupe?
(prévention, réaction, annonce générale)
QUIGroupes de parties prenantesDans votre équipe, qui est responsable de communiquer avec eux?

(Président, Agent des relations communautaires, Affaires publiques, etc.)

COMMENTComment le message sera-t-il livré?

(consultation publique, lettre or campagne courriel, etc.)

Comment les parties prenantes peuvent-elles répondre/réagir?

(sur un formulaire papier ou web form, via centre d’appels, etc.)

QUANDÉtablir un échéancier clair des communications

(quotidien, hebdomadaire, bimensuel, etc.)

4. Mesurer l’efficacité de la stratégie de communication

Faire la rétrospective de votre stratégie de communication en soulevant certaines des questions suivantes :

  • Avez-vous respecté votre échéancier?
  • Les communications ont-elles toutes eu lieu?
  • Quelle était la réponse des divers groupes de parties prenantes?
  • Avez-vous respecté et assuré le suivi de vos engagements?
  • Certains éléments ont-ils changé au sein des groupes de parties prenantes? (par exemple, les parties prenantes de grandes importance ont-elles changé?)

Autrement dit, il faut réviser et mesurer vos activités afin d’entamer le processus à nouveau. Et puis de nouveau 3 mois plus tard. Ou peut-être 6 mois plus tard. La chose importante à garder en tête est que la gestion des parties prenantes est un processus continu, une boucle qui ne se termine pas, contrairement à l’entonnoir des ventes qui se termine lorsqu’on clôt un marché. Mesurer votre performance permettra ensuite de réviser vos communications avec vos parties prenantes, l’évaluation de chaque groupe, les opportunités qu’elles ont pour entrer en contact avec votre organisation ou votre projet, etc.

Voilà, c’est tout! Une fois que ces 4 étapes simples ont été mises en place, vous pourrez réaliser votre plan d’engagement, tout en vous assurant d’aborder les sujets pertinents auprès des bons groupes de parties prenantes. D’une part, j’espère que cet article vous offre une bonne compréhension de l’identification des parties prenantes, d’autre part je souhaite qu’il vous permet aussi de comprendre comment une analyse soignée de celles-ci permettra d’alimenter le dialogue grâce à une meilleure connaissance de la situation de votre projet!

Vous avez besoin d’aide avec votre engagement des parties prenantes et pour bâtir une relation de confiance et à long-terme avec les divers acteurs qui peuvent avoir un impact sur votre organisation? N’hésitez pas à nous contacter!

[1] Dialogue avec les parties prenantes : Le manuel des bonnes pratiques pour les entreprises réalisant des affaires sur les marchés en développement, IFC, page 20.

À propos de Sarah Busque
Sarah est une spécialiste en communications, marketing et relations publiques avec un intérêt marqué pour les problématiques sociales et environnementales, et la RSE. Depuis plus de cinq ans, elle collabore avec diverses organisations pour produire du matériel intelligible qui offre une approche simplifiée à des concepts complexes. Elle croit que le marketing peut être utilisé pour davantage que son but traditionnel de vente : celui-ci peut aider à la dissémination d’information importante pour améliorer le monde. Sarah est une globetrotteur enthousiaste qui passe ses journées de congé dehors, soit en planche à neige, en randonnée, ou en plongée.

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