Les modèles de cartographie des parties prenantes sont très demandés ces jours-ci. C’est formidable de voir le nombre croissant d’organisations qui reconnaissent la valeur d’une gestion stratégique et proactive des parties prenantes !
Le domaine de la mobilisation des parties prenantes évolue, tout comme les outils et la technologie qui soutiennent ce travail. Les équipes qui donnent la priorité à la cartographie et à l’analyse des parties prenantes sont généralement celles qui ont des pratiques de gestion des données plus matures. Néanmoins, même celles dont l’expérience et les ressources sont limitées peuvent tirer profit de cet exercice.
Vous vous demandez peut-être pourquoi il est si important de cartographier vos parties prenantes. L’objectif de la cartographie des parties prenantes est de créer une représentation visuelle de la position de vos principales parties prenantes sur votre projet. Vous utiliserez la « carte » qui en résulte pour élaborer vos stratégies de mobilisation.
Même une simple matrice de cartographie des parties prenantes vous aidera à vous assurer que vous mobilisez les personnes que vous devez mobiliser, et non seulement celles qui veulent s’engager avec vous. Cela commence par la compréhension de l’importance et de l’influence relatives de vos principales parties prenantes. Cette connaissance vous aidera à concentrer vos efforts et à allouer vos ressources là où elles peuvent avoir le plus grand impact.
Si vous n’avez jamais réalisé un exercice de cartographie des parties prenantes, vous ne savez peut-être pas par où commencer. Voyons quand, pourquoi et comment cartographier les parties prenantes, et comment des outils adaptés peuvent fournir des informations encore plus détaillées.
Les outils avancés de cartographie des parties prenantes présentent une image claire de vos relations avec les parties prenantes pour informer vos stratégies de mobilisation.
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Cours intensif de cartographie des parties prenantes
Que vous soyez novice en matière de cartographie des parties prenantes ou que vous souhaitiez simplement améliorer vos techniques, cet article vous aidera à comprendre :
- Qu’est-ce que la cartographie des parties prenantes ?
- Pourquoi la cartographie des parties prenantes est-elle importante ?
- Comment créer une cartographie des parties prenantes
- À quelle fréquence vous devez cartographier les parties prenantes
- Comment la cartographie des parties prenantes peut aider à assurer des relations productives avec les parties prenantes.
- Comment un logiciel de mobilisation des parties prenantes peut-il simplifier la cartographie des parties prenantes
Qu'est-ce que la cartographie des parties prenantes ?
La cartographie des parties prenantes est un exercice qui vous permet de visualiser vos relations avec les parties prenantes. Elle permet d’identifier les personnes qui ont du pouvoir ou de l’influence sur votre projet, afin que vous puissiez efficacement les mobiliser. Une carte des parties prenantes est un instantané de l’évaluation de vos parties prenantes à un moment donné. En recadrant périodiquement vos parties prenantes, vous pouvez voir comment leurs positions évoluent au cours de la vie de votre projet.
Une carte des parties prenantes est souvent représentée par un graphique à deux axes, divisé en quatre quadrants. L’axe des x représente le niveau de pouvoir ou d’influence d’une partie prenante, tandis que l’axe des y indique son niveau d’intérêt pour votre projet. Chaque quadrant de la carte requiert une stratégie d’engagement différente. La position d’une partie prenante déterminera la façon dont vous la mobilisez, y compris l’intensité et la fréquence de la mobilisation.
Pourquoi la cartographie des parties prenantes est-elle importante ?
Identifier et évaluer les parties prenantes de votre projet est la première étape de l’élaboration d’un plan de participation efficace. Bien sûr, la cartographie des parties prenantes va au-delà de la simple illustration des relations entre les parties prenantes et votre projet ou organisation. Cet exercice permet également d’identifier plus facilement les parties prenantes clés et de les classer par ordre de priorité.
Si vous ne parvenez pas à identifier les individus ou les organisations qui peuvent influencer votre projet, vous risquez d’allouer des ressources précieuses aux mauvais endroits. Au mieux, cela peut augmenter les coûts du projet et créer des retards inutiles. Dans des cas plus extrêmes, cela peut entraîner des arrêts de travail et même nuire à l’image de votre entreprise.
Heureusement, la cartographie des parties prenantes fournit des informations qui vous aideront à créer des stratégies de mobilisation plus sophistiquées. En retour, une mobilisation efficace vous permet d’instaurer la confiance avec les parties prenantes et de mener votre projet à bon port.
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Comment créer une carte des parties prenantes
Il existe de nombreux modèles différents que vous pouvez utiliser pour cartographier les parties prenantes. La méthode que vous utilisez peut varier en fonction de la nature de votre projet, de votre calendrier et des ressources disponibles. Voici une approche simple, établie grâce à notre travail avec des clients au cours des 15 dernières années. Elle aidera à vous assurer que toutes les parties prenantes clés sont correctement identifiées et prises en compte.
Étape 1 : Identifier les parties prenantes
Tout d’abord, vous devez identifier toutes vos parties prenantes. Qui sont-elles ? Les parties prenantes comprennent tous les individus, entreprises ou institutions qui peuvent avoir un impact – ou être impactés par – votre projet, positivement ou négativement. Il peut s’agir d’organismes gouvernementaux, de communautés ou d’associations locales, de consommateurs, d’employés, de fournisseurs, de représentants élus, etc.
Lorsque vous créez votre liste, demandez-vous qui sera touché. Qui soutiendra le projet ? Qui s’y opposera ? Utilisez différentes stratégies pour identifier les parties prenantes, comme les remue-méninges, les groupes de discussion, les consultations, la recherche, les données historiques et les cahiers de doléances.
Étape 2 : Classer les parties prenantes
Ensuite, vous allez classer votre liste de parties prenantes en groupes. Comment, exactement ?
Commencez par définir de grands groupes ayant des intérêts et des besoins similaires. Ensuite, essayez de diviser ces groupes en sous-groupes plus petits en fonction de l’industrie, du contexte, de l’histoire, de l’emplacement et d’autres critères. Demandez-vous : quels individus ont des intérêts similaires ? Quels sont ceux qui ont des besoins similaires ? Qu’est-ce que ces personnes ont en commun ? Cela vous aidera à rationaliser votre message pour communiquer efficacement avec chaque groupe. Par exemple :
Les gouvernements et les autorités réglementaires
- Gouvernements
- Organismes de réglementation locaux et nationaux
- Représentants élus
- Comités consultatifs publics
- Services de police et d’urgence
Communautés affectées par le projet
- Populations proches de votre projet
- Demandeurs d’emploi
- Groupes vulnérables : femmes, aînés, etc.
- Groupes religieux
- Universités et autres établissements d’enseignement
Entreprises et organisations commerciales
- Fournisseurs
- Prestataires de services
- Partenaires
Parties prenantes internes
- Conseil(s) d’administration
- Administrateurs
- Employés
- Investisseurs
Ces idées peuvent vous aider à démarrer, mais n’oubliez pas qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. Veillez à définir les groupes qui sont pertinents pour votre projet, compte tenu de votre contexte, de votre histoire et de votre situation géographique.
Étape 3 : Analyser les parties prenantes
Afin de cartographier vos parties prenantes, vous devez d’abord les évaluer. Cela vous aidera à concentrer vos efforts sur ceux qui ont le plus de pouvoir et d’influence sur votre projet. Avant de commencer votre analyse, décidez des critères que vous utiliserez pour identifier les « principales parties prenantes » de votre organisation. Retirez de votre liste toute personne qui ne répond pas à ces critères.
Une analyse approfondie des parties prenantes vous aidera à évaluer les risques et les opportunités que ces différents groupes présentent pour votre projet. Cela vous aidera à déterminer pourquoi, comment et à quelle fréquence vous devez vous engager avec eux. Veillez à classer les niveaux d’intérêt et d’influence de chaque partie prenante, car vous aurez besoin de ces informations pour la cartographie des parties prenantes. Vous pouvez évaluer ces éléments de différentes manières, en fonction de vos besoins. Une option simple consiste à diviser chaque catégorie en deux niveaux : faible et élevé.
Prenons deux exemples.
- L’une de vos parties prenantes est une entreprise locale appelée Complete Tech. Elle a une faible influence sur votre projet, mais son niveau d’intérêt est élevé. (Ils espèrent que vous les engagerez comme sous-traitant).
- Une autre partie prenante de votre projet est l’EPA. Elle a un intérêt et une influence importants dans le projet puisque son mandat est la protection de l’environnement.
Exemple : Classement des principales parties prenantes en fonction de leur influence et de leur intérêt.
Note : N’oubliez pas que la qualité de cette analyse dépend des informations dont vous disposez. Dans une situation idéale, toute personne impliquée dans l’analyse aurait une connaissance approfondie de chaque partie prenante clé. Si cette connaissance est incomplète – ou pire, inexacte – l’analyse ne sera pas aussi efficace.
Étape 4 : Cartographier les parties prenantes
Maintenant que vous avez évalué les niveaux d’intérêt et d’influence de vos principales parties prenantes, reportez-les sur la grille. Dans notre exemple, Complete Tech se trouve dans le quadrant inférieur droit et l’EPA dans le quadrant supérieur droit.
Leur position dans la carte détermine la manière dont vous mobiliserez ces organisations. Complete Tech est une partie prenante à intérêt élevé et à faible influence, vous devrez donc la tenir informée du déroulement du projet. En revanche, l’EPA se classe en haut de la liste, tant pour l’intérêt que pour l’influence, et vous devrez donc la gérer de près !
À quelle fréquence devez-vous cartographier les parties prenantes ?
La cartographie des parties prenantes est un exercice continu. Vous voudrez effectuer votre première analyse au début de votre projet, car elle fournira des informations qui vous aideront à développer de manière proactive vos stratégies d’engagement. Mais il est tout aussi important de réévaluer régulièrement la cartographie des parties prenantes tout au long de votre projet.
Au fur et à mesure qu’un projet se déroule, les parties prenantes vont et viennent, et leur intérêt pour le projet peut changer. Une réévaluation régulière de la cartographie des parties prenantes vous permettra de voir comment leurs positions – et vos relations avec elles – évoluent au fur et à mesure que les choses avancent.
Que vous choisissiez de revoir votre cartographie des parties prenantes tous les six mois ou juste avant chaque nouvelle étape du projet, veillez à allouer les ressources nécessaires à ces évaluations importantes. Avec chaque nouvelle analyse, il est important de mettre à jour vos stratégies de mobilisation et vos messages en conséquence.
Les équipes qui donnent la priorité à la cartographie des parties prenantes dès le départ trouvent souvent leurs efforts de mobilisation plus productifs et plus efficaces. Cette efficacité accrue laisse plus de temps pour des réévaluations régulières. Cela conduit bien sûr à des gains d’efficacité supplémentaires et à de meilleurs résultats. C’est un cycle ascendant d’amélioration constante des connaissances et des résultats.
Maintenant que vous avez identifié les principaux groupes de parties prenantes et vos objectifs pour chacun d'eux, il est temps de créer vos stratégies de mobilisation. Téléchargez notre guide structuré par étapes pour créer un plan solide de mobilisation des parties prenantes.
Comment la cartographie des parties prenantes aide les entreprises à établir de meilleures relations
Lorsque les parties prenantes se sentent respectées et entendues, elles sont plus susceptibles de travailler avec votre organisation de manière productive et mutuellement bénéfique. La cartographie des parties prenantes vous aide à comprendre leurs préoccupations, leurs besoins et leurs motivations, afin que vous puissiez les mobiliser plus efficacement. L’établissement de relations de confiance avec vos parties prenantes place votre organisation dans une position beaucoup plus forte pour minimiser les conflits potentiels et atténuer tout impact environnemental, social et économique négatif.
Au minimum, l’intégration de la cartographie des parties prenantes dans votre processus permettra à votre équipe de passer d’une approche réactive à une gestion plus proactive des parties prenantes.
La fonction de cartographie des parties prenantes de Boréalis vous aide à évaluer les parties prenantes et à suivre l’évolution de leurs relations dans le temps. Apprenez-en plus sur notre logiciel de gestion des parties prenantes.