Besoin d’obtenir l’adhésion des parties prenantes pour votre projet ? Découvrez pourquoi il est si important de cartographier les parties prenantes. Nous avons préparé ce cours accéléré sur le quand, le pourquoi et le comment de la cartographie des parties prenantes. Nous examinons également les outils de cartographie des parties prenantes adaptés à l’usage que les équipes peuvent utiliser pour mieux naviguer dans leur paysage de parties prenantes en constante évolution.
La cartographie des parties prenantes - Qu'est-ce que c'est?
La cartographie des parties prenantes est un exercice inestimable pour toute équipe de gestion des parties prenantes. Cette meilleure pratique en matière d’engagement des parties prenantes vous permet de visualiser l’évolution de vos relations avec les parties prenantes afin de comprendre qui détient le pouvoir ou l’influence sur votre projet. Cette analyse vous permet d’identifier et de gérer avec les parties prenantes de manière plus efficace.
Qu'est-ce qu'une carte des parties prenantes?
Une carte des parties prenantes est une représentation instantanée de votre paysage de parties prenantes à un moment donné. Elle est souvent présentée sous forme de graphique avec deux axes divisés en quatre quadrants :
- L’axe des x représente le niveau de pouvoir ou d’influence d’une partie prenante sur votre projet.
- L’axe des y indique le niveau d’intérêt de cette partie prenante pour votre projet.
Chaque quadrant sur la carte nécessite une stratégie d’engagement différente. La position d’une partie prenante sur la carte déterminera comment vous interagissez avec elle, y compris l’intensité et la fréquence de l’engagement.
En analysant périodiquement vos parties prenantes, vous pouvez observer comment leurs positions évoluent au fil de la vie de votre projet. Cela vous permet d’ajuster vos stratégies d’engagement des parties prenantes en conséquence.
Qu'est-ce qu'un modèle de cartographie des parties prenantes?
Un modèle de cartographie des parties prenantes est un outil pratique que vous pouvez utiliser pour cartographier rapidement les parties prenantes afin d’avoir une idée approximative de leur niveau d’influence et d’intérêt. Vous pouvez effectuer une recherche sur Google pour trouver des modèles de cartographie des parties prenantes gratuits à télécharger.
Pourquoi la cartographie des parties prenantes est-elle importante?
La cartographie des parties prenantes offre des perspectives essentielles pour élaborer des stratégies d’engagement des parties prenantes efficaces. À son tour, un engagement efficace vous aide à établir la confiance avec les parties prenantes et à mener votre projet avec succès jusqu’à son terme.
La cartographie des parties prenantes soutient le succès du projet de plusieurs manières :
- En identifiant tous les individus, groupes ou organisations pertinents qui pourraient avoir un impact sur votre projet ou être impactés par celui-ci, vous pouvez vous assurer qu’aucun groupe important n’est négligé.
- Mettre en évidence les relations, l’influence et les intérêts entre différentes parties prenantes vous permet de mieux comprendre leur dynamique et leurs interactions.
- En classant les parties prenantes en fonction de leur influence et de leur intérêt, vous pouvez hiérarchiser vos efforts d’engagement pour vous concentrer sur ceux qui ont l’impact le plus significatif ou ceux qui sont le plus affectés par le projet.
- La compréhension des positions et des intérêts des parties prenantes facilite l’élaboration de stratégies de communication personnalisées pour que le bon message parvienne au bon destinataire.
- En identifiant tôt les domaines potentiels de préoccupation, de résistance ou d’opposition, vous pouvez anticiper et résoudre les défis potentiels, avant qu’ils ne se transforment en risques pour le projet.
- En comprenant quelles parties prenantes sont les plus critiques, vous pouvez allouer vos ressources – temps, argent et effort – de manière plus efficace.
- En impliquant les bonnes parties prenantes au bon moment, vous pouvez accroître le soutien pour votre projet et ouvrir la voie à une mise en œuvre plus fluide.
- Une carte des parties prenantes claire établit des canaux pour une rétroaction en continue, vous permettant de répondre rapidement aux préoccupations émergentes ou aux conditions changeantes.
Obtenez une image cristalline de vos relations avec les parties prenantes pour éclairer vos stratégies d'engagement.
Quel est le but de la cartographie des parties prenantes?
La cartographie des parties prenantes est un processus stratégique utilisé pour identifier et analyser les individus, groupes ou entités qui ont un intérêt dans un projet ou une initiative commerciale. Son objectif est de comprendre les perspectives, l’influence et l’impact potentiel des parties prenantes sur le succès du projet.
En catégorisant et en priorisant les parties prenantes, les organisations peuvent adapter leurs stratégies de communication et d’engagement pour s’assurer que les besoins et les préoccupations des parties prenantes sont adéquatement pris en compte.
En résumé, la cartographie des parties prenantes est la pierre angulaire qui vous aidera à optimiser l’engagement grâce à des perspectives stratégiques.
Quels sont les risques de ne pas cartographier les parties prenantes?
Si vous échouez à identifier et à cartographier les individus ou organisations qui peuvent influencer votre projet, vous pourriez allouer des ressources précieuses aux mauvais endroits. Dans le meilleur des cas, cela peut augmenter les coûts du projet et entraîner des retards inutiles. Dans les cas extrêmes, cela peut conduire à des arrêts de travail et même nuire à l’image de votre entreprise. Cela peut rendre l’obtention de permis pour les futurs projets d’autant plus difficile.
11 techniques de cartographie des parties prenantes et quand les utiliser
Il existe diverses techniques que vous pouvez utiliser pour cartographier et analyser les parties prenantes. Le choix de la technique de cartographie des parties prenantes à utiliser dépend souvent du contexte spécifique, des besoins et des objectifs du projet ou de l’initiative.
Voici une brève description de chaque technique de cartographie des parties prenantes, ainsi qu’un guide général sur quand chaque technique pourrait être la plus appropriée :
1. Grille pouvoir-intérêt
Il s’agit d’un outil couramment utilisé où les parties prenantes sont placées sur une matrice en fonction de leur pouvoir (influence) et de leur intérêt (niveau de préoccupation) concernant un projet ou une décision.
Quand utiliser la grille pouvoir-intérêt
Dans des projets simples où vous devez rapidement hiérarchiser les parties prenantes en fonction de leur pouvoir et de leur intérêt. Par exemple, une ONG travaillant sur la préservation de la biodiversité pourrait utiliser une carte des parties prenantes pouvoir-intérêt pour identifier et prioriser des parties prenantes telles que les agences gouvernementales, les militants environnementaux influents, les grands donateurs, les scientifiques et les communautés locales afin de s’engager efficacement et de collaborer sur des initiatives de conservation.
2. Matrice influence-intérêt
Similaire à la grille pouvoir-intérêt, mais se concentre spécifiquement sur l’influence directe des parties prenantes sur le projet et leur intérêt ou préoccupation concernant son résultat.
Quand utiliser une matrice influence-intérêt
Lorsque vous souhaitez vous concentrer spécifiquement sur l’influence directe des parties prenantes. Un bon exemple récent est une campagne de vaccination menée par un organisme gouvernemental. Dans ce contexte, un organisme gouvernemental responsable de la mise en œuvre d’une campagne de vaccination, telle qu’une campagne de vaccination massive, pourrait utiliser une carte des parties prenantes influence-intérêt. Ils identifieraient et évalueraient des parties prenantes telles que les professionnels de la santé, les leaders communautaires, les entreprises pharmaceutiques et les décideurs politiques. Cette cartographie les aiderait à évaluer le niveau d’influence et de pouvoir exercé par chaque partie prenante pour promouvoir ou entraver le succès de la campagne de vaccination, permettant un engagement ciblé et une prise de décision stratégique.
3. Matrice pouvoir-dynamisme
Les parties prenantes sont cartographiées en fonction de leur pouvoir et du dynamisme (ou de l’activité) qu’elles affichent. Cela permet de prioriser les parties prenantes qui sont non seulement influentes, mais aussi très actives ou vocales.
Quand utiliser la matrice pouvoir-dynamisme
Elle est utile pour les projets dans des environnements dynamiques, où l’activité et la réactivité des parties prenantes peuvent changer rapidement et affecter de manière significative les résultats. Une situation de fusion, par exemple, en est un exemple. Pensez à une multinationale traversant une fusion majeure. Elle pourrait bénéficier de l’utilisation d’une matrice pouvoir-dynamisme pour les parties prenantes. Dans ce scénario, l’organisation identifierait et analyserait des parties prenantes telles que les actionnaires, la direction exécutive, les syndicats de salariés, les organismes de réglementation et les concurrents du marché. Ce type de cartographie pourrait aider à mettre au jour la dynamique du pouvoir et le niveau de changement au sein de chaque groupe de parties prenantes. Cela permettrait certainement à l’entreprise d’adapter efficacement ses stratégies et ses communications en période de changement organisationnel significatif et d’incertitude.
4. Modèle de saillance
Cette technique prend en compte trois attributs : le pouvoir (la capacité d’influencer le projet), la légitimité (l’adéquation de leur participation) et l’urgence (à quel point leurs revendications sont pressantes). Ces trois attributs sont combinés dans un diagramme de Venn pour classer les parties prenantes.
Quand utiliser le modèle de saillance
Dans les projets complexes où une compréhension approfondie des parties prenantes est nécessaire. Surtout lorsque vous devez considérer simultanément l’urgence, la légitimité et le pouvoir. Un bon exemple serait le lancement d’un nouveau programme académique par une université. Les responsables de ce nouveau programme pourraient utiliser une matrice du modèle de saillance pour identifier et prioriser les membres du corps professoral, les étudiants potentiels, les organismes d’accréditation, les anciens élèves et les partenaires industriels locaux. Étant donné que le lancement d’un nouveau programme est généralement lié à un certain délai, le modèle de saillance est l’outil de cartographie approprié pour aider l’université à déterminer quelles parties prenantes ont les niveaux de saillance les plus élevés en fonction d’attributs tels que le pouvoir, la légitimité et l’urgence. Ces informations guideraient l’université dans l’adaptation de ses stratégies de communication et d’engagement pour répondre efficacement aux besoins et aux attentes de ces parties prenantes influentes lors du lancement du programme et de son développement continu.
5. Diagramme d'influence des parties prenantes
Cette technique est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de gérer des environnements complexes de parties prenantes. Elle représente visuellement les parties prenantes et les relations entre elles, montrant qui influence qui.
Quand utiliser un diagramme d'influence des parties prenantes
Dans les projets où comprendre les relations et les flux d’influence entre les parties prenantes est crucial, par exemple, lorsqu’on travaille dans des environnements politiquement sensibles.
6. Analyse de réseau centrée sur les parties prenantes
Il s’agit d’une méthode avancée de cartographie des parties prenantes qui utilise les concepts de la théorie des réseaux pour comprendre les relations et le flux d’informations ou d’influence parmi un groupe de parties prenantes.
Quand utiliser une analyse de réseau centrée sur les parties prenantes
Dans les projets à grande échelle ou dans les organisations ayant des structures internes complexes, où la compréhension des subtilités du réseau de parties prenantes peut conduire à de meilleures stratégies de communication et de projet.
Imaginez une entreprise technologique lançant un nouveau produit sur un marché hautement concurrentiel. Dans ce scénario, l’entreprise utiliserait l’analyse de réseau centrée sur les parties prenantes pour identifier et évaluer un large éventail de parties prenantes, y compris les clients, les fournisseurs, les distributeurs, les influenceurs de l’industrie, les organismes de réglementation et les concurrents.
L’utilisation de ce type de matrice de cartographie des parties prenantes pourrait aider l’entreprise à comprendre le réseau complexe de relations au sein de son industrie et lui permettre de :
- Identifier les acteurs clés ayant le plus grand impact sur les tendances du marché et les décisions.
- Déterminer des partenaires potentiels pour des collaborations.
- Identifier les lacunes dans leur réseau qui doivent être comblées pour renforcer leur position sur le marché.
- Anticiper les changements de marché et les tendances émergentes en surveillant le flux d’informations et d’influence au sein du réseau.
En réalisant une analyse de réseau centrée sur les parties prenantes, l’entreprise technologique peut développer une approche plus complète et stratégique pour le lancement du produit et la pénétration du marché, en s’assurant qu’elle interagit efficacement avec son réseau de parties prenantes pour garantir le succès.
7. Réseau de valeur des parties prenantes
Cette technique implique de cartographier les échanges de valeur entre les parties prenantes. Elle aide à identifier les dépendances entre elles et la façon dont la valeur (qui peut être tangible ou intangible) circule entre différents groupes.
Quand utiliser un réseau de valeur des parties prenantes
Pour les projets ou initiatives où comprendre la circulation de la valeur tangible et intangible (comme l’information, les ressources ou l’influence) entre les parties prenantes est essentiel. Dans le contexte d’un projet de parc éolien à grande échelle dans une zone rurale, par exemple. Dans ce scénario, l’entreprise d’énergie renouvelable pourrait utiliser l’analyse du réseau de valeur des parties prenantes pour comprendre l’échange de valeur et les interdépendances entre ces parties prenantes dans le contexte du projet de parc éolien.
Ils pourraient découvrir que :
- Les résidents apprécient les opportunités d’emploi et les investissements sociaux dans la communauté résultant du projet, mais sont préoccupés par l’impact environnemental et la valeur de leurs propriétés.
- Les groupes environnementaux critiquent l’impact du projet sur les écosystèmes locaux, mais apprécient le potentiel du projet pour réduire les émissions de carbone.
- Les compagnies d’électricité sont satisfaites de l’annonce d’une nouvelle source d’énergie renouvelable, mais ont également des exigences spécifiques concernant la production d’énergie du projet.
- Les agences de régulation sont positives. Elles valorisent la conformité aux réglementations environnementales et les avantages économiques pour la région.
L’analyse du Réseau de Valeur des Parties Prenantes consisterait à cartographier ces parties prenantes, leurs valeurs, leurs intérêts et leurs dépendances. Cela aiderait l’entreprise d’énergie renouvelable à identifier les domaines d’alignement et les conflits potentiels entre les parties prenantes.
8. Analyse culturelle des parties prenantes
Cette technique est utile pour comprendre les dynamiques culturelles des parties prenantes, notamment lorsqu’il s’agit de projets qui couvrent différentes régions ou divers pays.
Quand utiliser une analyse culturelle des parties prenantes
Pour les projets multinationaux ou interculturels où les dynamiques culturelles peuvent influencer considérablement les perceptions et les actions des parties prenantes. Prenons par exemple l’expansion d’un détaillant mondial de vêtements.
Imaginons une marque de prêt-à-porter présente aux États-Unis qui souhaite ouvrir de nouveaux magasins dans plusieurs pays d’Europe, dont la France, l’Allemagne et l’Italie. Cette expansion implique de travailler avec diverses parties prenantes. L’organisation a utilisé l’analyse culturelle des parties prenantes et a pu découvrir des informations qui aideront l’équipe à prendre des décisions plus stratégiques.
Chaque pays a ses préférences de mode uniques, ses tendances de style et ses influences culturelles sur le choix des vêtements. L’analyse culturelle locale des acheteurs devrait aider le détaillant à adapter son offre de produits aux sensibilités de la mode locale tout en préservant son identité de marque.
La collaboration avec des partenaires de vente au détail locaux ou des franchisés peut nécessiter une compréhension de leurs valeurs culturelles, de leurs pratiques commerciales et de leurs styles de négociation. L’analyse culturelle peut favoriser des partenariats productifs et garantir la cohérence dans la présentation de la marque.
Différents pays ont des réglementations variées concernant l’étiquetage des vêtements, les tailles et les politiques d’importation/exportation. L’analyse culturelle peut aider à avoir une vision globale de la manière dont et pourquoi certaines réglementations sont appliquées, garantissant ainsi que les vêtements sont conformes aux normes et préférences locales.
Identifier et collaborer avec des influenceurs ou des blogueurs de mode locaux qui sont en phase avec les valeurs de la marque et résonnent avec la culture locale peut être une stratégie marketing puissante.
Et enfin, observer et cartographier les stratégies et tactiques culturelles des concurrents locaux et mondiaux est essentiel pour le positionnement sur le marché et pour rester en avance dans l’industrie du prêt-à-porter.
En réalisant une Analyse Culturelle des Parties Prenantes, la marque de prêt-à-porter obtiendra des informations sur les facteurs culturels influençant les comportements et les préférences des parties prenantes dans chaque marché cible. Ce type d’exercice de cartographie sera essentiel pour orienter la sélection des produits, les négociations de partenariat, les campagnes marketing et les efforts de conformité, facilitant une expansion réussie dans de nouvelles régions tout en respectant et en embrassant les cultures et les tendances vestimentaires locales.
9. Cartographie des parties prenantes basée sur les problématiques
Cette technique regroupe les parties prenantes en fonction de problématiques ou de préoccupations particulières. C’est une méthode utile lorsqu’un projet comporte plusieurs domaines controversés et que différentes parties prenantes sont alignées sur différentes problématiques.
Quand utiliser une cartographie des parties prenantes basée sur les problématiques
| Groupes de parties prenantes |
Problématiques les plus préoccupantes
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|---|---|---|
| Organismes environnementaux à but non lucratif |
Organisations dédiées à la promotion de la durabilité environnementale et à la défense de réglementations plus strictes.
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Associations industrielles
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Représentant les secteurs pouvant être impactés par la réglementation, tels que l’énergie, la fabrication et les transports.
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| Agences gouvernementales | Responsables de la rédaction et de l’application des réglementations. |
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| Communautés locales | Résidents et leaders communautaires dans les zones directement affectées par les opérations industrielles. |
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| Experts scientifiques | Chercheurs et scientifiques spécialisés dans les changements climatiques et les impacts environnementaux. |
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| Analystes économiques | Experts capables d’évaluer les implications économiques du changement de politique. |
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Déterminer les problématiques qui préoccupent chaque groupe est impossible sans quelques engagements préalables. C’est là qu’utiliser un système centralisé tel qu’un SRM (Système de Gestion des Relations avec les Parties Prenantes) où chaque engagement, discussion ou réunion peut être catégorisé avec une catégorie de sujet ou une problématique peut faire une énorme différence pour identifier quelles problématiques ont plus de prévalence pour un groupe, même lorsque les activités d’engagement ont lieu à travers différentes équipes.
10. Profil des parties prenantes
Bien que cela ne soit pas une technique de « cartographie » au sens visuel, la création de profils, également appelés personas, pour chaque partie prenante ou groupe de parties prenantes peut être extrêmement précieuse. Chaque profil contiendra des détails tels que leurs centres d’intérêt, leurs besoins, leur niveau d’influence, leurs préférences en matière de communication et leurs interactions passées avec le projet ou l’organisation.
Quand utiliser le profilage des parties prenantes
Lorsqu’une compréhension détaillée de chaque partie prenante ou groupe est nécessaire, souvent dans le cadre de projets à long terme ou de scénarios de gestion continue des parties prenantes. C’est utile lors de la personnalisation des stratégies de communication et d’engagement pour chaque partie prenante ou groupe.
11. Cartographie des parties prenantes par distribution géographique
Cette technique cartographie l’emplacement géographique des parties prenantes pour comprendre comment les individus sont répartis géographiquement et concentrés par rapport à un projet basé sur la terre.
Quand utiliser la cartographie de la distribution géographique des parties prenantes
Dans les projets qui impliquent la localisation, la construction, l’entretien ou la désactivation d’actifs qui peuvent être situés directement sur ou à proximité des terres des parties prenantes. Un bon exemple se trouve dans les activités de maintenance des pipelines.
Avant les activités de maintenance, les équipes doivent contacter diverses parties prenantes pour des raisons telles que la négociation d’accords de servitude, la documentation des conditions d’accès aux terres, l’information des occupants sur les travaux, l’assurance de la conformité légale, l’obtention de permis, la coordination avec les fournisseurs, l’enregistrement des préoccupations, et bien plus encore.
Découvrez comment un outil de gestion des parties prenantes avec des capacités de cartographie SIG peut renforcer les stratégies de gestion des parties prenantes.
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Forces et faiblesses de chaque technique de cartographie des parties prenantes
Chaque technique de cartographie des parties prenantes a ses avantages et ses inconvénients. C’est pourquoi les projets de grande envergure et à hauts enjeux ont tendance à utiliser une combinaison de techniques.
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|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Grille pouvoir-intérêt |
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| 2. | Matrice influence-intérêt |
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| 3. | Matrice pouvoir-dynamisme |
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| 4. | Modèle de pertinence |
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| 5. | Diagramme d’influence des parties prenantes |
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| 6. | Analyse du réseau centrée sur les parties prenantes |
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| 7. | Réseau de valeur des parties prenantes |
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| 8. | Analyse de la culture des parties prenantes |
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| 9. | Cartographie des parties prenantes par problème |
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| 10. | Profil des parties prenantes |
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Comment choisir la bonne technique de cartographie des parties prenantes
Le choix de la meilleure technique de cartographie des parties prenantes dépend souvent de trois éléments :
- La nature et la complexité du projet.
- La familiarité de l’organisation avec ses parties prenantes.
- Les objectifs spécifiques de l’exercice de cartographie.
Par exemple, un petit projet local peut avoir seulement besoin d’une grille d’intérêt et de pouvoir simple, tandis qu’une grande initiative internationale pourrait bénéficier d’une combinaison de plusieurs techniques de cartographie. De nombreux projets d’infrastructure à grande échelle s’étendant sur plusieurs années, comme ceux que l’on trouve dans les secteurs de l’exploitation minière, de l’énergie et des transports, utilisent souvent des logiciels de gestion des parties prenantes qui comprennent des capacités étendues de cartographie des parties prenantes.
Quelle que soit la technique choisie, l’objectif ultime est de mieux comprendre et gérer les parties prenantes afin d’assurer le succès du projet ou de l’initiative.
Comment créer une carte des parties prenantes
Voici une approche simple que l’équipe de Borealis a établie grâce à notre travail avec des clients au cours des 15 dernières années, basée sur la méthodologie éprouvée d’engagement des parties prenantes en trois étapes : planifier, engager, mesurer. En suivant cette approche de cartographie des parties prenantes, vous pouvez vous assurer que toutes les parties prenantes clés sont correctement identifiées et prises en compte.
Alors, quelles sont les étapes pour construire une carte des parties prenantes ?
Étape 1: Identifier et catégoriser les parties prenantes
Tout d’abord, identifiez toutes vos parties prenantes. Qui sont-elles ? Les parties prenantes incluent toute personne, entreprise ou institution qui peut être impactée – ou impacter – votre projet, positivement ou négativement.
Il peut s’agir d’organismes gouvernementaux, de communautés locales ou d’associations, de consommateurs, d’employés, de fournisseurs, d’élus et bien d’autres. En créant votre liste, demandez-vous : qui sera affecté ? Qui soutiendra le projet ? Qui s’y opposera ?
Utilisez différentes stratégies pour identifier les parties prenantes, telles que le remue-méninges, les groupes de discussion, les consultations, la recherche, les données historiques et les journaux de plaintes.
Lorsque vous créez votre liste, demandez-vous qui sera touché. Qui soutiendra le projet ? Qui s’y opposera ? Utilisez différentes stratégies pour identifier les parties prenantes, comme les remue-méninges, les groupes de discussion, les consultations, la recherche, les données historiques et les cahiers de doléances.
Étape 2 : Classer les parties prenantes
Ensuite, vous allez classer votre liste de parties prenantes en groupes. Comment, exactement ?
Commencez par définir de grands groupes ayant des intérêts et des besoins similaires. Ensuite, essayez de diviser ces groupes en sous-groupes plus petits en fonction de l’industrie, du contexte, de l’histoire, de l’emplacement et d’autres critères. Demandez-vous : quels individus ont des intérêts similaires ? Quels sont ceux qui ont des besoins similaires ? Qu’est-ce que ces personnes ont en commun ?
Cela vous aidera à rationaliser votre message pour communiquer efficacement avec chaque groupe. Par exemple :
Gouvernement et autorités réglementaires
- Gouvernements
- Organismes de réglementation locaux et nationaux
- Représentants élus
- Comités consultatifs publics
- Services de police et d’urgence
Communautés affectées par le projet
- Populations proches de votre projet
- Demandeurs d’emploi
- Groupes vulnérables : femmes, aînés, etc.
- Groupes religieux
- Universités et autres établissements d’enseignement
Entreprises et organisations commerciales
- Fournisseurs
- Prestataires de services
- Partenaires
Parties prenantes internes
- Conseil(s) d’administration
- Administrateurs
- Employés
- Investisseurs
Ce ne sont que quelques idées pour vous guider ; assurez-vous de définir des groupes pertinents pour votre projet en fonction de votre contexte, de votre histoire, de votre emplacement, de votre envergure, etc.
Étape 3 : Analyser les parties prenantes
Pour cartographier vos parties prenantes, vous devrez d’abord les évaluer. Cela vous aidera à concentrer vos efforts sur celles ayant le plus de pouvoir et d’influence sur votre projet.
Avant de commencer votre analyse, décidez des critères que vous utiliserez pour identifier les « principales parties prenantes » pour votre organisation. Éliminez de votre liste toutes les personnes qui ne répondent pas à ces critères.
Une analyse approfondie des parties prenantes vous aidera à évaluer les risques et les opportunités que présentent ces différents groupes pour votre projet. Cela vous aidera à déterminer pourquoi, comment et à quelle fréquence vous devez interagir avec eux. Assurez-vous de classer le niveau d’intérêt et d’influence de chaque partie prenante, car vous aurez besoin de ces informations pour la cartographie des parties prenantes.
Vous pouvez évaluer ces éléments de différentes manières, en fonction de vos besoins. Une option simple est de diviser chaque catégorie en deux niveaux : faible et élevé.
Prenons deux exemples pour un projet proposé d’énergie solaire.
- L’une de vos parties prenantes est une entreprise locale nommée Complete Tech. Elle a peu d’influence sur votre projet, mais son niveau d’intérêt est élevé. (Ils espèrent que vous les embaucherez en tant que sous-traitant.)
- Une autre partie prenante pour votre projet est l’EPA. Ils ont un intérêt et une influence significatifs dans le projet, car leur mandat est la protection de l’environnement.
Exemple: Classement des principales parties prenantes selon l’influence et l’intérêt.
Note: Gardez à l’esprit que la qualité de cette analyse dépend des informations dont vous disposez. Dans une situation idéale, toute personne impliquée dans l’analyse aurait une compréhension approfondie de chaque principale partie prenante. Lorsque cette connaissance est incomplète – ou pire, inexacte – l’analyse ne sera pas aussi efficace.
Étape 4 : Cartographier les parties prenantes
Maintenant que vous avez évalué les niveaux d’intérêt et d’influence de vos principales parties prenantes, placez-les sur la grille. Dans notre exemple, Complete Tech se retrouve dans le quadrant en bas à droite et l’EPA est en haut à droite.
Exemple: Placement des parties prenantes sur la matrice d’influence/intérêt
Leur position sur la carte détermine la manière dont vous interagirez avec ces organisations. Complete Tech est une partie prenante ayant une grande influence/un faible intérêt, donc vous voudrez les tenir informés au fur et à mesure que le projet se déroule. En revanche, l’EPA obtient des scores élevés à la fois en termes d’intérêt et d’influence, vous devrez donc les gérer de près.
Comment le logiciel d'engagement des parties prenantes peut simplifier la cartographie des parties prenantes
La modernisation des processus commerciaux avec des outils adaptés peut considérablement améliorer les relations, la productivité et les résultats. Cela s’applique également à la gestion des parties prenantes. Le logiciel d’engagement des parties prenantes de Borealis aide les équipes à extraire des informations précieuses des données des parties prenantes pour créer des stratégies d’engagement des parties prenantes plus dynamiques et exploitables.
- Les outils de cartographie des parties prenantes dans Borealis font partie d’une plateforme unique et entièrement intégrée qui vous aide à gérer toutes les activités d’engagement des parties prenantes en un seul endroit.
- Construisez facilement autant de cartes des parties prenantes que nécessaire, par projet, par communauté ou par sujet.
- Archivez les évaluations précédentes pour surveiller les changements d’intérêt et d’influence des parties prenantes au fil du temps.
- Utilisez des tableaux de bord personnalisés pour surveiller les tendances en temps réel afin de répondre rapidement et de manière proactive.
- Évaluez les parties prenantes sur 8 axes : position, impact, importance, influence, portée, légitimité, priorité et intérêt.
- Cliquez sur n’importe quelle carte, graphique ou liste pour approfondir vos données et obtenir des informations supplémentaires.
- Préparez une campagne de messagerie ciblant les parties prenantes très influentes en quelques clics seulement.
- Utilisez des rapports intégrés de contrôle de la qualité pour gérer la qualité des données et repérer les problèmes potentiels, comme les lacunes dans vos données qui peuvent entraîner des rapports incorrects ou incomplets, avant qu’ils ne causent des problèmes.
- Coordonnez vos efforts entre les équipes pour instaurer la confiance avec les parties prenantes et augmenter leur volonté de s’engager.
Vous souhaitez en savoir plus sur la cartographie des parties prenantes avec le logiciel Borealis?
À quelle fréquence faut-il cartographier les parties prenantes?
La cartographie des parties prenantes est un exercice continu. Vous voudrez effectuer votre première analyse dès le début de votre projet, car elle fournira des informations pour vous aider à développer de manière proactive vos stratégies d’engagement. Il est tout aussi important de réévaluer régulièrement la cartographie des parties prenantes tout au long de la vie de votre projet.
Au fur et à mesure que le projet se déroule, les parties prenantes entrent et sortent, et leur intérêt pour le projet peut changer. Remettre en carte les parties prenantes régulièrement vous montrera comment leurs positions, ainsi que vos relations avec elles, évoluent au fil du temps.
Que vous choisissiez de revoir votre cartographie des parties prenantes tous les six mois ou juste avant chaque nouvelle étape du projet, assurez-vous d’allouer les ressources nécessaires à ces évaluations importantes. À chaque nouvelle analyse, il est important de mettre à jour vos stratégies d’engagement et vos messages en conséquence.
Vous voudrez également disposer d’analyses puissantes pour savoir si vos stratégies d’engagement portent leurs fruits.
Les équipes qui accordent la priorité à la cartographie des parties prenantes dès le début constatent souvent que leurs efforts d’engagement des parties prenantes sont plus productifs et efficaces. Cette plus grande efficacité laisse plus de temps pour les réévaluations régulières. Cela conduit bien sûr à des gains d’efficacité supplémentaires et à de meilleurs résultats. C’est un cycle ascendant d’amélioration constante des connaissances et des résultats.
Maintenant que vous avez identifié les principaux groupes de parties prenantes et vos objectifs pour chacun d’entre eux, il est temps de créer vos stratégies d’engagement.
Exemple de cartographie des parties prenantes
Voici un exercice simplifié de cartographie des parties prenantes pour un projet de parc éolien en mer.
Comment la cartographie des parties prenantes contribue-t-elle à renforcer de meilleures relations avec les parties prenantes?
Lorsque les parties prenantes se sentent respectées et écoutées, elles sont plus enclines à travailler avec votre organisation de manière productive et mutuellement bénéfique. La cartographie des parties prenantes vous aide à comprendre leurs préoccupations, leurs besoins et leurs motivations, afin que vous puissiez vous engager de manière plus efficace.
Établir des relations de confiance avec vos parties prenantes place votre organisation dans une position beaucoup plus forte pour minimiser les conflits potentiels et atténuer tout impact environnemental, social et économique négatif.
Au minimum, intégrer la cartographie des parties prenantes dans votre processus permettra à votre équipe de passer d’une approche réactive à une gestion des parties prenantes plus proactive.
Quels outils pouvez-vous utiliser pour créer une cartographie des parties prenantes?
La création d’une cartographie des parties prenantes peut se faire à l’aide de divers outils. Le choix de l’outil dépend souvent de la complexité du projet, du nombre de parties prenantes et du niveau de collaboration requis entre les membres de l’équipe.
Outils traditionnels
Ces outils sont parfaits pour apprendre les bases de la cartographie des parties prenantes et sont souvent utilisés dans des exercices en classe.
Les outils traditionnels comprennent généralement:
- Papier et crayon: Pour les premières idées et les croquis initiaux.
- Tableaux blancs: Idéaux pour les sessions de collaboration avec les membres de l’équipe.
- Post-it: Utiles pour catégoriser et déplacer les parties prenantes pendant une session.
Logiciels généraux
Il s’agit souvent de logiciels commerciaux couramment utilisés par de petites équipes disposant de budgets limités. Ces logiciels ne sont pas spécifiquement conçus pour cartographier les parties prenantes, mais ils sont assez flexibles pour créer des cartes de base des parties prenantes.
Les logiciels généraux comprennent généralement :
- Microsoft Excel ou Google Sheets : Peuvent être utilisés pour créer des grilles et catégoriser les parties prenantes.
- Microsoft PowerPoint ou Google Slides : Utiles pour créer des diagrammes visuels, surtout lorsqu’ils sont présentés à une équipe.
- Outils de cartographie mentale : Des logiciels comme MindMeister ou XMind peuvent être utiles pour créer des représentations visuelles des relations entre les parties prenantes.
SIG (Systèmes d'Information Géographique)
Ces systèmes sont extrêmement utiles dans les projets terrestres ou autres où l’emplacement géographique des parties prenantes est important.
Les systèmes SIG comprennent généralement :
- Des logiciels comme ArcGIS ou QGIS: Peuvent être utilisés pour créer des cartes géographiques des parties prenantes.
- Certains logiciels de gestion des parties prenantes, comme Borealis, incluent également des outils de cartographie SIG pour vous permettre de voir d’un coup d’œil quelles parties prenantes sont impactées et doivent être engagées dans une zone tampon donnée.
Logiciels graphiques
Des programmes tels qu’Adobe Illustrator ou Canva peuvent être utilisés pour concevoir des cartes de parties prenantes plus élaborées, prêtes à être présentées.
Quels sont les inconvénients de cartographier les parties prenantes dans un tableur?
Certaines équipes continuent de cartographier manuellement les parties prenantes, que ce soit en couvrant un mur de notes adhésives ou en utilisant des feuilles de calcul. Aucune de ces techniques n’est considérée comme une meilleure pratique dans la cartographie des parties prenantes pour plusieurs raisons.
Mauvaise version et contrôle de qualité
Il est probable que vous souhaitiez cartographier périodiquement les parties prenantes tout au long de votre projet. Il est également possible que plusieurs personnes finissent par contribuer à ces cartes. Si les feuilles de calcul sont stockées sur des ordinateurs individuels, il peut y avoir plusieurs versions en circulation, sans contrôle sur la manière dont elles sont partagées et modifiées. Cela signifie qu’il n’y a pas de point de vérité unique sur lequel baser vos stratégies d’engagement des parties prenantes.
Mauvais contrôle de la confidentialité des données
Certaines techniques de cartographie des parties prenantes peuvent impliquer de travailler avec une quantité importante d’informations personnelles sur les parties prenantes. Que les feuilles de calcul soient stockées sur des ordinateurs individuels ou sur une solution infonuagique, elles ont des mécanismes limités pour maintenir la sécurité et la confidentialité de ces informations personnelles. Même les feuilles de calcul protégées par mot de passe peuvent ne pas être suffisantes pour répondre aux exigences des lois sur la confidentialité telles que le RGPD.
Mauvaise accessibilité des données
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des parties prenantes adapté à l'usage?
Un logiciel de gestion des parties prenantes spécialisé :
- Centralise et structure toutes les données dans un seul endroit sécurisé. Les informations sont complètes, à jour et instantanément accessibles, de n’importe où, depuis n’importe quel appareil.
- Crée une mémoire institutionnelle durable des données historiques afin que vous puissiez capitaliser sur les leçons apprises.
- Facilite la génération de rapports professionnels sur demande, ou les planifie pour les envoyer aux bonnes personnes par courriel à la fréquence de votre choix.
- Dispose d’une base de données centralisée qui sert de point de vérité unique. Les équipes ont une image complète du projet et des données sur les parties prenantes en permanence, ce qui leur permet de travailler de manière plus efficace, de prendre des décisions plus éclairées et de gérer les relations avec les parties prenantes de manière plus proactive pour obtenir de meilleurs résultats.
La fonction de cartographie des parties prenantes dans le logiciel Borealis vous aide à évaluer les parties prenantes et à suivre l’évolution des relations avec les parties prenantes au fil du temps. Pour en savoir plus sur notre logiciel d’engagement des parties prenantes.
