Comment communiquer efficacement avec vos parties prenantes, suivre ce flot de données et en extraire du sens

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Les équipes structurées communiquent régulièrement avec les parties prenantes, mais les équipes efficaces communiquent avec les parties prenantes de manière proactive. Elles en tirent également des enseignements pour améliorer continuellement leurs stratégies et atteindre plus rapidement à l’acceptation sociale.

Pourquoi est-il important de communiquer avec les parties prenantes ?

Selon le type de projet sur lequel vous travaillez, vous devrez peut-être communiquer avec les parties prenantes pour vous conformer aux réglementations ou aux normes internationales. Au-delà de cela, établir un dialogue avec les parties prenantes peut apporter une valeur opérationnelle et stratégique. Cela peut vous aider à :

  • gérer les attentes des parties prenantes afin d’atténuer les risques sociaux (par exemple, la frustration, les réactions négatives);
  • établir et maintenir une licence sociale d’exploitation (SLO)
  • comprendre les besoins et les préoccupations de vos parties prenantes et y répondre;
  • trouver un équilibre entre les intérêts des parties prenantes et ceux de l’entreprise;
  • faire preuve de transparence pour montrer que vous agissez de bonne foi; répondre à des exigences telles que la norme du consentement libre, préalable et éclairé (CLPE).

Déterminer vos stratégies de mobilisation

Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, vous voudrez effectuer une analyse des acteurs et les cartographier. Cela vous aidera à créer des stratégies de mobilisation efficaces. Les parties prenantes peuvent être classées de plusieurs façons :

  • Par groupe (communauté, organisation, club, etc.)
  • Par niveau d’intérêt pour le projet
  • Par niveau d’influence
  • Par attentes et/ou exigences

Découvrez comment la cartographie des parties prenantes peut vous aider à définir la bonne stratégie de communication.

Certaines personnes devront être tenues informées en permanence, tandis que d’autres pourront être informés aux besoin. Avant de commencer à communiquer avec les parties prenantes, la cartographie peut vous aider à déterminer les stratégies qui seront efficaces pour chaque groupe et à chaque étape du projet.

Pour gérer efficacement les communications avec les parties prenantes, vous devez suivre, extraire et créer des rapports.

Au cours de la vie d’un projet ou d’une entreprise, la communication avec les parties prenantes génère une énorme quantité de données. Avec le temps, il peut devenir de plus en plus difficile de :

  • gérer tous les canaux de communication avec les parties prenantes;
  • documenter les interactions pour créer une mémoire d’entreprise;
  • produire des rapports (si nécessaire) pour la conformité ou les vérifications internes.

Vous vous demandez comment vous pouvez facilement donner du sens à vos interactions avec les parties prenantes ou rapidement créer des rapports soignés pour toutes les données relatives aux parties prenantes ?

Suivre les communications avec les parties prenantes

Une fois que vous aurez commencé à communiquer avec les parties prenantes, vous aurez besoin d’un moyen efficace d’assurer le suivi de ces communications. La documentation des interactions dans un endroit unique et central vous aidera à garder le contrôle de cette quantité grandissante de communications avec les parties prenantes.  

Si vous travaillez encore avec des outils comme les courriels, les feuilles de calcul et SharePoint, pour rassembler et analyser vos données, vous savez à quel point cette approche peut être lourde et inefficace. Cela est particulièrement vrai si vous travaillez avec un grand nombre de parties prenantes ou si vous devez répondre à des exigences spécifiques en matière de rapports (par exemple, celles d’un prêteur).  

Avantages et inconvénients des différentes méthodes de communication: communication avec les parties prenantes et suivi des activités de mobilisation

MÉTHODES AVANTAGES INCONVÉNIENTS
Lettre
  • Même contenu peut être envoyé à plusieurs parties prenantes à la fois.
  • Bon pour la communication formelle ou le partage de beaucoup d'informations.
  • Vous permet d'atteindre les parties prenantes qui n'ont pas accès au téléphone ou au courrier électronique (par exemple, les personnes vivant dans des endroits éloignés)
  • Préféré par certains groupes de parties prenantes, comme les personnes âgées.
  • Difficulté de suivi (si la lettre est arrivée, qui l'a ouverte, etc.).
  • Coûts supplémentaires liés au matériel (papier, enveloppes, imprimante, encre) et à l'affranchissement.
  • Temps de transit lent.
  • Rend difficile un dialogue bidirectionnel dans un délai raisonnable.
Appel téléphonique
  • Un moyen rapide et facile d'établir un dialogue opportun et bidirectionnel
  • Approche Personnelle
  • Assurance que la partie prenante a reçu et compris votre message.
  • Il est de plus en plus difficile de joindre les gens au téléphone.
  • Les conversations sont généralement annotées dans des notes personnelles, de sorte que les détails partagés avec d'autres (par exemple, via une feuille de calcul) ont tendance à être désordonnés et incomplets.
  • Cela prend du temps ; chaque agent ne peut effectuer qu'un seul appel à la fois.
Messages texte (SMS, Messenger, WhatsApp)
  • Rapide et facile ; peut être envoyé à plusieurs parties prenantes à la fois.
  • On peut en confirmer la réception
  • Ne convient que pour les messages brefs .
  • Peut être ignoré ou considéré comme un spam.
  • Can be difficult to manage replies if many stakeholders respond at once
  • Il peut être difficile de gérer les réponses si de nombreuses parties prenantes répondent en même temps.
  • Des informations importantes peuvent être perdues si les membres de l'équipe oublient de copier les communications de leur appareil vers l'emplacement partagé.
Courriel
  • Rapide et facile ; peut-être envoyé à plusieurs parties prenantes à la fois.
  • Possible d’en confirmer la réception
  • Peut inclure des liens vers des informations ou des ressources supplémentaire
  • Peut être ignoré ou considéré comme un spam
  • Il peut être difficile de savoir qui d'autre dans l'organisation a communiqué avec une partie prenante, puisque chacun a sa propre boîte de réception.
  • Des informations importantes peuvent être perdues si les membres de l'équipe oublient de copier les communications de leur courrier électronique vers l'emplacement partagé.
Médias sociaux
  • Twitter
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Rapide et facile à partager
  • Facile à suivre (sauf si les communications deviennent virales)
  • Peut être utilisé pour les messages formels et informels
  • Peut inclure des liens vers des informations ou des ressources supplémentaires
  • Peut être partagé avec plusieurs parties prenantes à la fois
  • Peut être partagé par les parties prenantes ou devenir viral
  • Il peut être difficile de contrôler le dialogue si un message est largement partagé ou devient viral.
  • Impersonnel
  • Peut être trollé
  • Peut manquer le public ciblé
Rencontre en personne
  • Hautement personnel
  • Dialogue bidirectionnel en temps réel
  • Vous pouvez confirmer que votre message est compris
  • Vous pouvez lire le langage corporel
  • Vous pouvez voir la dynamique entre les parties prenantes lors des réunions de groupe
  • Les détails sont généralement consignés dans des notes personnelles, de sorte que les informations partagées avec d'autres (par exemple, via une feuille de calcul) ont tendance à être désordonnées et/ou incomplètes.
  • Potentiellement coûteux en temps et en argent : déplacements, disponibilité, horaires, etc.
  • Dans les réunions de groupe, il y a un risque de perdre le contrôle du dialogue.

Extraire les tendances qui se cachent dans vos communications avec les parties prenantes

Considérez le scénario suivant : Une partie prenante clé demande soudainement à vous rencontrer en face à face. Vous voulez avoir une idée de ce qui vous attend – et de ce que vous allez dire – avant de franchir la porte. Pour vous préparer à cette rencontre, vous devez rapidement passer en revue toutes les communications précédentes avec cette personne (y compris celles auxquelles vous n’avez pas participé) et évaluer tout changement dans son sentiment ou son influence.

Le temps que cela prendra dépend de la façon dont votre organisation gère les communications avec les parties prenantes.

Avantages et inconvénients des différentes méthodes de communication: extraire l’informations et créer des rapports sur les activités.

MÉTHODES AVANTGES INCONVÉNIENTS
Papier
  • Peu coûteux
  • Aucune formation particulière n'est requise
  • Les données ne sont pas facilement accessibles ; elles doivent être cherchées.
  • Les données sont plus difficiles à sécuriser ; les documents confidentiels doivent être physiquement mis à l’abris.
  • Il est plus difficile de travailler avec elles (le texte ne peut pas être copié ou exporté, il doit être retapé).
  • Les documents peuvent être égarés ou perdus au fil du temps ; les collègues peuvent être absents du travail, etc.
  • Pas de source unique de vérité.
  • Il faut beaucoup de temps et de travail pour: :
    • localiser et rassembler toutes les communications
    • rassembler et normaliser les données;
    • analyser les données et en extraire le sens (changements de sentiment des parties prenantes, etc.); )
    • créer des rapports.
Feuilles de calcules
  • Aucun coût supplémentaire
  • Convivialité (peu ou pas de formation requise)
  • Les rapports sont automatisés, dans une certaine mesure
  • Beaucoup de flexibilité dans la façon dont vous structurez vos données.
  • Fonctions d'analyse et de rapport limitées
  • Difficile d'en extraire le sens (évolution du sentiment des parties prenantes, etc.)
  • Une telle flexibilité requiert des compétences particulières en matière de structure de données pour la rendre efficace.
  • Le contrôle des versions peut être problématique (perte de données centralisées ou de source unique de vérité).
  • Il peut être nécessaire de rassembler et de normaliser les données si plusieurs fichiers Excel sont utilisés.
  • Le risque de perte de données est élevé
  • Non conçu pour rendre compte des communications avec les parties prenantes
  • Les rapports manquent souvent de rigueur professionnelle
  • Nécessite une solide connaissance de la fonction d'établissement de rapportss
Approche mixte (utilisation de plusieurs outils comme les feuilles de calcules, Outlook, papier, cellulaires, dossiers partagés, etc.)
  • Familier (c'est le statu quo pour de nombreuses équipes)
  • Aucun changement de comportement requis
  • Flexible ; permet à chaque membre de l'équipe de faire les choses "à sa façon".
  • Extrêmement difficile à faire évoluer.
  • Pas de source unique de vérité.
  • Il est extrêmement long de chercher, rassembler et normaliser les informations pour l'analyse et la production de rapports. g
  • Les rapports doivent être établis manuellement.
  • Risque élevé de négligence.
CRM modifé (Plateforme de gestion des relations avec les clients)
  • Le système peut déjà être utilisé dans l'organisation pour gérer les relations avec les clients.
  • Source unique de vérité ; données centralisées accessibles à partir de n'importe quel endroit ou appareil connecté.
  • Permet de donner une certaine signification aux communications facilement.
  • Le reporting est automatisé et professionnel.
  • Coûteux s'il n'est pas déjà utilisé
  • Non conçu pour la gestion, l'analyse et le compte rendu des activités de mobilisation des parties prenantes.
  • Coûteux et long pour configurer les champs et les fonctionnalités afin qu'ils soient utiles pour l'analyse et le reporting des activités.
  • Ne reflète pas les meilleures pratiques en matière de gestion des relations avec les parties prenantes.
  • N'est pas facile à utiliser et ne convient pas au personnel non initié à la technologie.
  • Il est difficile de gérer les positions multiples d'une partie prenante.
Logiciel de gestion des interactions avec les parties prenantes
  • Les données sont instantanément accessibles à partir de n'importe quel endroit ou appareil connecté (aucun suivi, rassemblement ou normalisation requis).
  • Les analyses et les rapports sont entièrement automatisés, ce qui permet d'en extraire facilement le sens.
  • Les données peuvent être analysées de différentes manières en fonction de vos besoins. Data can be analyzed in any number of ways based on your needs
  • Des rapports professionnels et significatifs peuvent être créés en quelques clics, pour tout type de données (toutes les fonctionnalités et tous les champs requis).
  • Des modèles de rapports intégrés peuvent être utilisés et configurés selon les besoins, ou les utilisateurs peuvent créer leurs propres modèles.
  • Les rapports peuvent être automatiquement programmés, générés et envoyés à un nombre illimité de parties prenantes, à n'importe quelle fréquence.
  • Reflète les meilleures pratiques en matière de gestion des relations avec les parties prenantes.
  • Une vaste communauté mondiale de praticiens apporte des améliorations au fil du temps.
  • Offre une sécurité des données accrus de la protection des données personnelles.
  • En fonction du choix du logiciel, peut être coûteux si l'équipe de est très petite (1 à 2 personnes) ou si ses activités de mobilisation ne concernent qu’un petit nombre de parties prenantes.
  • Nécessite une formation des utilisateurs

Suivez et gérez plus efficacement vos communications avec les parties prenantes à l'aide d'outils adaptés.

En tant que professionnel des relations avec les parties prenantes, vous savez que la simple gestion de ces interactions peut déjà représenter un véritable casse-tête. En outre, vous devez vous assurer que vous comprenez la relation de votre organisation avec les différents groupes de parties prenantes afin d’interagir avec eux en conséquence. Et enfin, vous devez savoir comment ces relations ont évolué au fil du temps afin d’éviter les faux pas qui pourraient mettre en péril une relation. On a parfois l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures dans une journée ! Alors comment donner un sens à toutes ces données et être sûr d’extraire des informations significatives de vos communications ?

Les outils modernes et adaptés sont spécialement conçus pour minimiser le travail manuel. Cette efficacité accrue vous permet de vous concentrer sur l’engagement des personnes au lieu de passer votre temps à trier des feuilles de calcul. De meilleurs outils peuvent aider votre organisation à s’engager de manière plus proactive, à entretenir de meilleures relations avec les parties prenantes et à vous mettre sur la voie rapide de l’acceptation sociale.

Voici un aperçu rapide de la manière dont un logiciel de gestion des parties prenantes adapté peut vous faire gagner un temps précieux et vous aider à travailler plus efficacement :

Tableau de bord pour suivre vos communications en temps réel

all-engagement

Temps de production : 3 minutes

Temps de production : 3 minutes

Tableau de bord pour mieux comprendre les tendances de vos communications

general-atmosphere

Temps de production : 3 minutes

Si vous en avez assez de faire face à des angles morts qui mettent vos relations avec les parties prenantes à risque, contactez-nous dès aujourd’hui ! Notre équipe aide des organisations de différentes industries à travers le monde à améliorer leurs résultats en matière de gestion des parties prenantes. Une fois que vous aurez découvert les puissantes fonctionnalités de notre logiciel convivial, vous ne voudrez plus jamais utiliser une feuille de calcul pour suivre les communications avec les parties prenantes !

Commencez dès aujourd'hui avec la solution logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis!