Les équipes structurées communiquent régulièrement avec les parties prenantes, mais les équipes efficaces communiquent avec les parties prenantes de manière proactive. Elles en tirent également des enseignements pour améliorer continuellement leurs stratégies et atteindre plus rapidement à l’acceptation sociale.
Pourquoi est-il important de communiquer avec les parties prenantes ?
Selon le type de projet sur lequel vous travaillez, vous devrez peut-être communiquer avec les parties prenantes pour vous conformer aux réglementations ou aux normes internationales. Au-delà de cela, établir un dialogue avec les parties prenantes peut apporter une valeur opérationnelle et stratégique. Cela peut vous aider à :
- gérer les attentes des parties prenantes afin d’atténuer les risques sociaux (par exemple, la frustration, les réactions négatives);
- établir et maintenir une licence sociale d’exploitation (SLO)
- comprendre les besoins et les préoccupations de vos parties prenantes et y répondre;
- trouver un équilibre entre les intérêts des parties prenantes et ceux de l’entreprise;
- faire preuve de transparence pour montrer que vous agissez de bonne foi; répondre à des exigences telles que la norme du consentement libre, préalable et éclairé (CLPE).
Déterminer vos stratégies de mobilisation
Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, vous voudrez effectuer une analyse des acteurs et les cartographier. Cela vous aidera à créer des stratégies de mobilisation efficaces. Les parties prenantes peuvent être classées de plusieurs façons :
- Par groupe (communauté, organisation, club, etc.)
- Par niveau d’intérêt pour le projet
- Par niveau d’influence
- Par attentes et/ou exigences
Découvrez comment la cartographie des parties prenantes peut vous aider à définir la bonne stratégie de communication.
Certaines personnes devront être tenues informées en permanence, tandis que d’autres pourront être informés aux besoin. Avant de commencer à communiquer avec les parties prenantes, la cartographie peut vous aider à déterminer les stratégies qui seront efficaces pour chaque groupe et à chaque étape du projet.
Pour gérer efficacement les communications avec les parties prenantes, vous devez suivre, extraire et créer des rapports.
Au cours de la vie d’un projet ou d’une entreprise, la communication avec les parties prenantes génère une énorme quantité de données. Avec le temps, il peut devenir de plus en plus difficile de :
- gérer tous les canaux de communication avec les parties prenantes;
- documenter les interactions pour créer une mémoire d’entreprise;
- produire des rapports (si nécessaire) pour la conformité ou les vérifications internes.
Vous vous demandez comment vous pouvez facilement donner du sens à vos interactions avec les parties prenantes ou rapidement créer des rapports soignés pour toutes les données relatives aux parties prenantes ?
Suivre les communications avec les parties prenantes
Une fois que vous aurez commencé à communiquer avec les parties prenantes, vous aurez besoin d’un moyen efficace d’assurer le suivi de ces communications. La documentation des interactions dans un endroit unique et central vous aidera à garder le contrôle de cette quantité grandissante de communications avec les parties prenantes.
Si vous travaillez encore avec des outils comme les courriels, les feuilles de calcul et SharePoint, pour rassembler et analyser vos données, vous savez à quel point cette approche peut être lourde et inefficace. Cela est particulièrement vrai si vous travaillez avec un grand nombre de parties prenantes ou si vous devez répondre à des exigences spécifiques en matière de rapports (par exemple, celles d’un prêteur).
Avantages et inconvénients des différentes méthodes de communication: communication avec les parties prenantes et suivi des activités de mobilisation
| MÉTHODES | AVANTAGES | INCONVÉNIENTS |
|---|---|---|
| Lettre |
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| Appel téléphonique |
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| Messages texte (SMS, Messenger, WhatsApp) |
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| Courriel |
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| Médias sociaux |
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| Rencontre en personne |
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Extraire les tendances qui se cachent dans vos communications avec les parties prenantes
Considérez le scénario suivant : Une partie prenante clé demande soudainement à vous rencontrer en face à face. Vous voulez avoir une idée de ce qui vous attend – et de ce que vous allez dire – avant de franchir la porte. Pour vous préparer à cette rencontre, vous devez rapidement passer en revue toutes les communications précédentes avec cette personne (y compris celles auxquelles vous n’avez pas participé) et évaluer tout changement dans son sentiment ou son influence.
Le temps que cela prendra dépend de la façon dont votre organisation gère les communications avec les parties prenantes.
Avantages et inconvénients des différentes méthodes de communication: extraire l’informations et créer des rapports sur les activités.
| MÉTHODES | AVANTGES | INCONVÉNIENTS |
|---|---|---|
| Papier |
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| Feuilles de calcules |
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| Approche mixte (utilisation de plusieurs outils comme les feuilles de calcules, Outlook, papier, cellulaires, dossiers partagés, etc.) |
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| CRM modifé (Plateforme de gestion des relations avec les clients) |
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| Logiciel de gestion des interactions avec les parties prenantes |
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Suivez et gérez plus efficacement vos communications avec les parties prenantes à l'aide d'outils adaptés.
En tant que professionnel des relations avec les parties prenantes, vous savez que la simple gestion de ces interactions peut déjà représenter un véritable casse-tête. En outre, vous devez vous assurer que vous comprenez la relation de votre organisation avec les différents groupes de parties prenantes afin d’interagir avec eux en conséquence. Et enfin, vous devez savoir comment ces relations ont évolué au fil du temps afin d’éviter les faux pas qui pourraient mettre en péril une relation. On a parfois l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures dans une journée ! Alors comment donner un sens à toutes ces données et être sûr d’extraire des informations significatives de vos communications ?
Les outils modernes et adaptés sont spécialement conçus pour minimiser le travail manuel. Cette efficacité accrue vous permet de vous concentrer sur l’engagement des personnes au lieu de passer votre temps à trier des feuilles de calcul. De meilleurs outils peuvent aider votre organisation à s’engager de manière plus proactive, à entretenir de meilleures relations avec les parties prenantes et à vous mettre sur la voie rapide de l’acceptation sociale.
Voici un aperçu rapide de la manière dont un logiciel de gestion des parties prenantes adapté peut vous faire gagner un temps précieux et vous aider à travailler plus efficacement :
Tableau de bord pour suivre vos communications en temps réel
Temps de production : 3 minutes
Temps de production : 3 minutes
Tableau de bord pour mieux comprendre les tendances de vos communications
Temps de production : 3 minutes
Si vous en avez assez de faire face à des angles morts qui mettent vos relations avec les parties prenantes à risque, contactez-nous dès aujourd’hui ! Notre équipe aide des organisations de différentes industries à travers le monde à améliorer leurs résultats en matière de gestion des parties prenantes. Une fois que vous aurez découvert les puissantes fonctionnalités de notre logiciel convivial, vous ne voudrez plus jamais utiliser une feuille de calcul pour suivre les communications avec les parties prenantes !
