L’établissement de bonnes relations avec les parties prenantes est essentiel pour une mobilisation efficace. Bien sûr, avoir une « bonne relation » ne signifie pas que toutes vos parties prenantes seront toujours satisfaites. En fin de compte, les relations positives avec les parties prenantes sont basées sur la confiance. Une bonne communication est essentielle, il est donc important de créer des canaux de communication ouverts et transparents où les gens se sentent respectés et écoutés. Examinons certaines choses que vous pouvez faire pour établir de meilleures relations avec les parties prenantes.
Les pratiques qui favorisent des relations positives avec les parties prenantes
Commencez à vous engager tôt
Si la mobilisation n’est pas toujours considérée comme une priorité lors des premières étapes du projet (par exemple, la phase d’exploration d’un projet minier), c’est une occasion manquée! Obtenir l’adhésion de vos parties prenantes dès le début présente des avantages considérables :
- Mobiliser les communautés concernées dès le début du processus vous permet de contrôler le récit. Assurez-vous que les gens entendent parler du projet par vous, et non par des spéculations sur les médias sociaux. Informer vos parties prenantes de ce qui se prépare est un excellent moyen de faire preuve de transparence et d’instaurer la confiance.
- Faites savoir à vos parties prenantes comment leur contribution affectera le projet. Les gens sont généralement plus disposés à s’engager lorsqu’ils pensent que leur participation exercera une influence sur le résultat. En impliquant activement vos parties prenantes dans les décisions du projet, vous montrez que vous voulez faire ce qui est bon pour elles, ce qui vous aidera à gagner leur confiance, leur soutien et leur approbation.
- Une mobilisation précoce peut également vous aider à identifier les risques et les opportunités et à mettre en place des solutions pour résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent. En fait, répondre aux préoccupations des parties prenantes avant que le projet ne batte son plein peut vous aider à éviter les retards, les dépassements de coûts et même les arrêts de travail.
Effectuer une analyse approfondie des parties prenantes
Avant de commencer à vous engager, vous devez identifier vos parties prenantes et effectuer une analyse approfondie de celles-ci. Au cours de cet exercice, essayez de comprendre sincèrement les motivations de vos parties prenantes et la manière dont elles seront affectées par le projet. Déterminez qui doit savoir quoi, et quand. Cela vous aidera à définir une stratégie de mobilisation appropriée pour chaque groupe au lieu d’adopter une approche unique. Une analyse minutieuse peut vous aider à reconnaître ce qui est important pour vos parties prenantes, à identifier les points de désaccord et à travailler ensemble pour trouver des compromis acceptables.
Maintenant que vous avez identifié et analysé vos parties prenantes, vous êtes prêt à déterminer vos stratégies de communication. Téléchargez notre guide séquentiel pour créer un plan solide de mobilisation des parties prenantes.
Soyez aussi accessible que possible
La mise à disposition d’informations et de ressources dans différents formats (audio et/ou vidéo en plus du texte, en personne ou en ligne, et dans différentes langues) permettra à un plus grand nombre de personnes de participer. Cela permettra également de s’assurer que votre message est entendu et compris par un public plus large.
De même, il est judicieux de mettre en place plusieurs canaux permettant aux gens de vous contacter pour vous poser des questions ou vous faire part de leurs commentaires. Selon le type de projet et les parties prenantes, les préférences des gens peuvent varier. Envisagez un certain nombre d’options, comme un centre d’appels, un bureau temporaire où les gens peuvent se rendre en personne, une adresse électronique qui peut être largement diffusée, un portail en ligne pour déposer des griefs, des rencontres individuelles avec des dirigeants importants et du porte-à-porte. Soyez créatifs ! Par exemple, dans le cadre de sa stratégie de relations avec la communauté, Drummond LTD a mis en place ce portail en ligne, qui donne aux utilisateurs la possibilité de donner leur avis de manière anonyme.
Communiquez clairement et honnêtement
Si vous ne savez pas comment établir de bonnes relations avec les parties prenantes, pensez à la façon dont vous aimeriez être traité si les rôles étaient inversés. Lorsque vous communiquez avec les parties prenantes, soyez toujours honnête et direct. Ne prenez pas d’engagements que vous n’êtes pas sûr de pouvoir tenir ! Il est important d’être réaliste, même si cela signifie dire « non » parfois. Même si une partie prenante peut être déçue, elle respectera votre honnêteté. En indiquant clairement quelles décisions ont déjà été prises et ce qui est encore incertain, vous pourrez mieux gérer les attentes. Partagez les informations dès qu’elles sont disponibles et continuez à communiquer avec les parties prenantes au fur et à mesure du déroulement du projet.
Montrez aux parties prenantes que vous êtes à l'écoute
En fin de compte, les parties prenantes vous rendent service en vous faisant part de leurs commentaires, alors essayez de faire en sorte qu’il leur soit facile de communiquer avec vous. Déterminez la méthode de contact préférée de vos parties prenantes et utilisez cette méthode autant que possible.
Écoutez sans jugement leurs commentaires et essayez vraiment de comprendre leur point de vue. Soyez respectueux et patient, surtout en cas de désaccord. N’oubliez pas qu’il n’est pas nécessaire d’être d’accord sur tout pour établir des relations positives avec les parties prenantes. Si vous dites à quelqu’un que vous ferez un suivi, assurez-vous de le faire. Prenez des notes et, à la fin de chaque session, répétez-lui les points clés pour vous assurer que vous avez bien compris. Ne craignez pas de demander des précisions si nécessaire. Restez curieux, concentrez-vous sur les points sur lesquels vous êtes d’accord et travaillez ensemble pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques.
Enfin, n’oubliez pas de remercier vos interlocuteurs pour leur temps et leur contribution. Les gens sont généralement plus disposés à participer lorsqu’il est clair que leurs efforts sont reconnus et appréciés!
Construire et maintenir des relations positives avec les parties prenantes est un travail difficile, mais Repsol excelle dans ce domaine!
Son équipe s’engage à répondre aux préoccupations des parties prenantes d’une manière aussi positive et efficace que possible. Découvrez comment l’adoption d’outils adaptés a permis à Repsol de gagner la confiance de ses parties prenantes et de se démarquer de ses concurrents.
Comment une bonne gestion des données aide les équipes à établir des relations positives avec les parties prenantes
Les professionnels de la mobilisation des parties prenantes travaillent fort pour établir des relations productives et mutuellement bénéfiques, mais sans les bons outils, il peut être difficile de gérer le flux ininterrompu de données du projet. Malheureusement, si vous n’êtes pas en mesure d’extraire des informations de ces données, une grande partie de leur valeur stratégique est perdue. Heureusement, la professionnalisation du secteur a conduit au développement de systèmes de GRPP spécialisés, qui sont conçus pour gérer efficacement la mobilisation des parties prenantes, sur la base des meilleures pratiques du secteur. Voyons comment ces outils adaptés peuvent aider les organisations à établir de meilleures relations avec les parties prenantes.
Les données centralisées vous aident à avoir une vue d'ensemble
- Les données centralisées et structurées offrent une vue d’ensemble des problèmes pour aider les équipes à identifier et à évaluer les risques dès qu’ils se présentent.
- Les données sont toujours accessibles et à jour. Des tableaux de bord personnalisés vous permettent de suivre les tendances en temps réel.
- Des outils d’analyse permettent aux utilisateurs de trouver des informations en quelques clics, de sorte que les équipes peuvent répondre rapidement aux préoccupations des parties prenantes et aux questions difficiles sur place.
- Un historique complet et bien documenté de l’entreprise permet aux équipes de tirer parti des leçons apprises et de savoir ce qui est important pour les gens avant de s’engager avec eux.
- Les engagements sont soigneusement documentés afin de garantir un suivi en temps voulu et de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Les fonctionnalités de Borealis qui aident les équipes à maintenir une relation constructive avec les parties prenantes
Plans de participation – Au cours de votre projet, vous devrez mobiliser différentes parties prenantes, à des fins différentes et à des moments différents. Les plans de participation de Boréalis génèrent automatiquement des tâches et des activités réalisables aux intervalles désignés. Il suffit de les assigner à votre équipe et vous pouvez être sûr que vous vous engagez de manière appropriée avec chaque groupe de parties prenantes en fonction de leurs besoins et préoccupations spécifiques.
Application mobile – L’application mobile Boréalis offre un moyen pratique et efficace d’entrer et de gérer les données des parties prenantes, de télécharger des photos ou des documents, et plus encore, afin que vous puissiez répondre rapidement et de manière proactive – même lorsque vous êtes sur la route. Consultez les données les plus récentes sur les parties prenantes avant les réunions pour connaître leur position sur votre projet et faciliter des discussions fructueuses. Documentez les interactions pendant que l’information est fraîche dans votre mémoire, et entrez les détails dans le système en utilisant la saisie vocale. C’est un excellent moyen d’inspirer confiance à la personne en face de vous et de lui montrer que vous prenez ses préoccupations au sérieux.
Complément Outlook – Notre complément Outlook permet aux utilisateurs d’enregistrer et de classer les communications et de mettre à jour les informations sur les parties prenantes dans Boréalis sans jamais quitter Outlook, ce qui permet à chacun de gagner un temps précieux. C’est un moyen facile de s’assurer que vos dossiers sont à jour, de sorte que vous ayez toujours une image complète de la situation lorsque vous rencontrez les parties prenantes.
Messagerie SMS – Communiquer avec les parties prenantes en utilisant leur méthode préférée est la clé d’un engagement réussi, mais garder la trace de ces communications est essentiel. Le complément de messagerie SMS vous permet d’envoyer des messages à des individus ou même à une liste complète de parties prenantes, et de documenter automatiquement chaque communication dans Boréalis ainsi que leurs réponses.
Gestion des plaintes – Facilitez le partage des commentaires des parties prenantes et le suivi des demandes ou des problèmes soulevés. Le portail Boréalis de gestion des griefs et de rétroaction offre un moyen pratique de simplifier le processus. Il permet aux parties prenantes de communiquer leurs problèmes (même de manière anonyme, si elles préfèrent le faire) et de recevoir des réponses sans compromettre leur identité. Tous les canaux alimentent un système centralisé pour garantir une gestion efficace et approfondie des griefs. Montrer aux parties prenantes que vous êtes prêt à répondre à leurs préoccupations permet d’instaurer la confiance, d’améliorer la satisfaction des parties prenantes et de maintenir la licence sociale d’exploitation.
Outil Analytics– Les outils pour réaliser des rapports de Boréalis facilitent le suivi, la mesure et la compréhension des résultats de vos activités de mobilisation, afin que vous puissiez être sûr que l’acceptation sociale est sur la bonne voie. Surveillez attentivement les indicateurs clés de performance et les tendances pour repérer les changements en temps réel et mobiliser plus efficacement les parties prenantes. Générez des rapports en quelques clics pour répondre rapidement aux questions ou aux demandes et mieux hiérarchiser les activités quotidiennes.
Sécurité des données – Entre les risques posés par les mauvais acteurs et l’introduction de nouvelles lois strictes sur la confidentialité des données, il est plus important que jamais pour les équipes de prendre au sérieux la confidentialité et l’intégrité des données des parties prenantes. Boréalis aide les équipes à sécuriser ces informations importantes pour protéger votre organisation et la vie privée de vos parties prenantes, tout en simplifiant la conformité au GRPP et aux autres réglementations sur les données personnelles.
Quelles organisations devraient utiliser un système de gestion des relations avec les parties prenantes ?
Un système de GRPP est une bonne solution pour les organisations qui :
- Ont de nombreuses parties prenantes ou un personnel important pour gérer les activités de mobilisation.
- Veulent créer une mémoire d’entreprise structurée pour apporter des informations aux opérations.
- Bénéficient d’outils de visualisation qui leur permettent de voir l’emplacement géographique des parties prenantes sur une carte (particulièrement utile lors du lancement d’un nouveau projet ou du développement d’actifs importants et distribués).
- Souhaitent faire des rapports sur la responsabilité sociale et d’entreprise, de l’engagement communautaire, de l’impact social, des rapports de durabilité, de la gouvernance environnementale et sociale, etc.
- Doivent se conformer aux réglementations et exigences liées aux relations avec les parties prenantes.
Contactez-nous
Si vous vous engagez à établir des relations positives avec les parties prenantes, un système de GRPP peut changer la donne. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment Boréalis peut vous aider à faire passer la mobilisation des parties prenantes au niveau supérieur!
