La conformité aux réglementations. Des mots qui peuvent faire frissonner les gestionnaires de projets les plus expérimentés. Alors que la gestion de la conformité est vraiment nécessaire (dans la plupart des cas), elle ne devrait pas ralentir vos opérations ou avoir d’effets négatifs sur elles.
Expliqué sommairement, viser la conformité implique de vouloir faire les choses de la bonne manière, selon les lois, les politiques ou les réglementations. La plupart du temps, l’exigence de conformité provient d’autorités locales comme les gouvernements. Parfois, c’est un choix de l’organisation en elle-même, afin de mettre en avant ses valeurs, comme dans le cas de la certification B Corp, des standards ISO, des permis obligatoires ou de la norme AA1000 pour l’engagement des parties prenantes.
Même si plusieurs voient la conformité comme un fléau nécessaire, c’est avant tout une garantie pour les régulateurs et les gouvernements que les organisations externes respectent les coutumes et réglementations locales. De plus, c’est un morceau important pour les projets qui ont du mal à maintenir leur permis social d’exploitation. Si vous êtes conformes aux lois et aux demandes de l’État, vous devez forcément faire quelque chose de bien!
Dans cet article, vous pouvez voir que même si la gestion de la conformité peut sembler ardue, si vous êtes bien préparé, suivez des processus éprouvés et utilisez les bons outils technologiques, vous devriez être en mesure d’apprivoiser cette bête!
Qu’est-ce qu’un bon processus de conformité devrait toujours inclure?
Commençons par prendre un peu de distance. À Boréalis, nous aimons garder le processus de conformité le plus simple possible tout en l’appliquant avec rigueur pour s’assurer que rien ne tombe entre les mailles du filet. Si nous réduisons ça au plus simple possible, il y a 3 principales étapes pour gérer la conformité :
Maintenant, allons plus en détails pour chaque étape.
Planification
À l’étape de la planification, vous définissez les zones que vous voulez ou devez suivre, les documents, les conditions etc… Vous devez répondre à 5 questions pour vous assurer que vous n’oubliez rien et rappelez-vous, la planification est l’étape la plus importante :
| OŪ | Où sont les zones géographiques concernées par le besoin de conformité? |
| QUOI | Quelles sont les conditions que le projet doit respecter? |
| Par rapport à quoi vous mesurez votre conformité? Ajoutez des documents pertinents. | |
| Quand est-ce que les conditions s’appliquent? À la construction? Aux opérations? Aux deux? | |
| Quels sont les impacts d’une non-conformité? | |
| COMMENT | Comment mesurez-vous votre conformité? |
| Comment allez-vous inspecter vos activités (programmes d’inspection) dans le but d’assurer la conformité? | |
| QUAND | À quelle fréquence vos programmes d’inspection doivent-ils être menés? |
| Est-ce que c’est une affaire ponctuelle avant une activité? Est-ce récurrent? Par exemple, hebdomadaire, mensuel, annuel | |
| Est-ce que quelqu’un doit répondre par oui ou non ou est-ce c’est possible d’extraire des données (comme des analyses d’échantillons d’eau) pour déterminer automatiquement la conformité? | |
| QUI | Qui est responsable de chaque inspection? |
Observation
Maintenant que vous savez tout ce que vous avez besoin de suivre, c’est le temps de tout surveiller! Recevez des notifications pour les inspections à venir qui sont sous votre responsabilité. Menez des inspections, notez vos observations, les éléments non-conformes et mettez en place les mesures correctives décidées lors de la phase de planification.
Audit
C’est ici que tout le travail devient payant, si vous avez été consistent dans vos actions. Les audits peuvent être internes ou externes, selon l’autorité à laquelle vous êtes responsable pour chaque domaine de conformité. Si toutes les mesures correctives ont été mises en place dès que des enjeux étaient constatés lors de la phase d’observation, votre audit devrait être un succès. Puis, vous êtes de retour à l’étape de la planification : la conformité est un processus en continu qui évolue en même temps que votre projet. De plus, les réglementations peuvent être mises à jour ou de nouvelles peuvent concerner vos opérations.
Lorsque la gestion de la conformité devient plus complexe : gérer plusieurs zones géographiques
Alors que plusieurs organisations gèrent la conformité que pour un seul site, comme par exemple un site minier, d’autres doivent un niveau de plus de complexité. Dans le cadre de cet exemple, nous pourrions parler d’une entreprise de transport qui a des trains ou d’un pipeline (peu importe ce qu’il aide à déplacer, qu’il s’agisse de pétrole ou même de déchets). Tout projet de construction linéaire fonctionnerait aussi.
Ce genre de projet linéaire couvre des zones géographiques très grandes, ce qui veut dire qu’il faut traiter avec plusieurs gouvernements et législateurs. Imaginez que votre pipeline doit respecter près de 200 documents de conformité, chacun comptant plus de 2000 conditions qui peuvent concernent plus de 250 zones géographiques.
De plus, votre ligne de projet peut traverser différentes parties du terrain où différentes conditions s’appliquent, comme les câbles du réseau de voies navigables, les lignes de transmission, le pipeline d’une autre compagnie, les chemins de fer, les routes, etc. Et, comme si ce n’était pas déjà assez compliqué, il est probable que vous ne travaillez pas partout en même temps. Où devrez-vous travailler par la suite et quels paramètres s’appliqueront? Même si certains paramètres ne s’appliquent qu’à une zone minuscule (comme 100 x 100 mètres), la non-conformité pourrait entrainer la fin du projet…
N’oubliez pas que certains documents de conformité ne sont nécessaires que pour certaines zones géographiques; vous devez donc être capable de géoréférencer vos données, y compris les programmes d’inspection, les violations, les actions correctives, les preuves, les départements responsables, etc.
Technologie et SIG à la rescousse
Heureusement, nous vivons maintenant dans un monde technologique et cela peut épargner de nombreux maux de têtes pour ceux qui doivent suivre de près la conformité. Alors la question est : quelles sont les 10 fonctionnalités que devrait avoir un logiciel de gestion de la conformité?
L’outil idéal devrait :
- S’appuyer sur un processus simple, y compris les flux de travail
- Autoriser les importations et les exportations de données.
- Inclure un outil pour la création de rapports flexible, avec des options d’export (Excel, PDF).
- Intégrer la cartographie SIG.
- Être convivial, s’appuyer sur les dernières technologies et garantir la sécurité.
- Être accessible de n’importe où pour tous les membres de l’équipe ( et non sauvegardé sur un seul disque dur lors des inspections sur le terrain).
- Avoir une option de notifications et d’alertes lorsque les conditions ne sont pas respectées, lorsque les inspections sont programmées, prévues ou en retard.
- Être prêt à déployer: vous ne devriez pas perdre de temps à personnaliser une boîte vide!
- Permettre la planification, la coordination et la sécurisation du travail des consultants qui pourraient être impliqués dans les inspections
- Inclure un outil de recherche de mots clés pertinents qui offre une meilleure compréhension de l’étendue des conditions relatives à des sujets particuliers
Êtes-vous à la recherche d’un outil qui facilitera la gestion de la conformité? Eh bien, Boréalis pourrait être l’outil que vous cherchez! Nous aidons nos clients à atteindre leurs objectifs de performance socio-environnementale depuis 20 ans. Contactez-nous dès aujourd’hui pour apprendre comment nous pouvons faire la même chose pour vous!
