La plupart des organisations s’entendent pour dire que leurs activités commerciales de base (logistique, production, comptabilité, etc.) doivent employer une méthodologie structurée. Pourtant, lorsqu’il s’agit de processus touchant à la responsabilité sociale de l’entreprise, comme les relations communautaires, l’accès aux terres et les affaires gouvernementales, de nombreuses équipes se contentent encore d’improviser au fur et à mesure – ce qui peut leur faire manquer toutes sortes d’occasions.
Explorons en profondeur la méthodologie que recommandent les meilleures pratiques de gestion des parties prenantes, et voyons quels outils facilitent sa mise en œuvre.
Dans cet article (temps de lecture < 7 minutes) :
- Pourquoi employer une méthodologie de gestion des parties prenantes?
- Quelle est la meilleure méthodologie de gestion des parties prenantes?
- Améliorations concrètes que permet la méthodologie de gestion des parties prenantes
- Un outil logiciel qui s’appuie sur la méthodologie la plus efficace de gestion des parties prenantes
Pourquoi employer une méthodologie de gestion des parties prenantes ?
Il n’est pas rare que les équipes gèrent les informations sur leurs parties prenantes avec les moyens du bord, accumulant à gauche et à droite les courriels, les feuilles de calcul Excel, les tableaux blancs et les notes Post-it. Combien de données précieuses – voire sensibles – y a-t-il dans leurs boîtes de réception, dans leurs têtes ou dans des fichiers dans le nuage? Le plus souvent, ces équipes n’en ont aucune idée.
Gérer de la sorte de grandes quantités de données n’est pas qu’inefficace: on s’expose à ce que ces données soient égarées, perdues ou volées. De surcroît, il peut s’ensuivre toutes sortes d’oublis et de décisions mal éclairées. De tels scénarios sont d’autant plus hasardeux que des lois sur la confidentialité des données sont dorénavant en vigueur, et que ces lois sont vouées à devenir encore plus contraignantes.
Les organisations qui dirigent des projets uniques comportant un petit nombre de parties prenantes peuvent parfois réussir à maintenir la confidentialité des données et à garder l’information facilement accessible en utilisant une approche non structurée.
Mais dans le cas d’organisations qui mènent de front de multiples projets sur plusieurs sites, et dont les larges équipes gèrent des milliers de parties prenantes, une telle approche promet le chaos. Pour ces organisations, il devient alors extrêmement difficile de produire des rapports ponctuels et précis, et quasi impossible de mesurer adéquatement les résultats. À ce niveau de complexité opérationnelle, dans presque tous les cas, des outils spécialisés de gestion des parties prenantes s’imposent.
Quelle est la meilleure méthodologie de gestion des parties prenantes?
La gestion des parties prenantes est un processus circulaire, car les entreprises doivent continuellement gagner et maintenir la confiance et l’acceptation de leurs parties prenantes. Ce cycle comporte plusieurs étapes, qu’on peut regrouper en trois grandes phases:
Planifier
On ne saurait trop insister sur l’importance d’élaborer un plan rigoureux de gestion des parties prenantes. C’est toute la différence entre aborder cette tâche de façon éclairée et proactive, et être à la merci des événements, sans vraiment savoir à qui s’adresser, quand, comment, ou même pourquoi.
Voyez comment élaborer un plan efficace de gestion des parties prenantes, étape par étape.
Mobiliser
Seulement après avoir mis en place un plan bien structuré serez-vous prêt à ouvrir le dialogue avec les parties prenantes. Vous saurez alors quels membres de votre équipe doivent s’adresser à quelles parties prenantes, à quel sujet, de quelle manière, et à quelle fréquence. Vous aurez aussi sans doute une bonne idée des résultats que donneront vos activités de mobilisation.
Armés d’un tel plan, vous saurez:
- Quelle méthode privilégier pour interagir avec chacune des parties prenantes: porte à porte, courriel, consultation publique, message texte, portail de plaintes, etc.
- Quel est le moment propice pour approcher ces parties prenantes.
- Quel message adresser à chaque partie prenante ou groupe de parties prenantes.
- Quel outil utiliser pour suivre de près l’ensemble de vos démarches, sans oublier les commentaires ou les plaintes des parties prenantes, leur traitement et leur résolution, etc.
Mesurer
Il n’y a qu’une façon de s’assurer qu’une stratégie de mobilisation est sur la bonne voie et qu’elle respecte le calendrier et le budget: en mesurer les résultats. Or la plupart des équipes y arrivent mal – généralement parce qu’elles ne disposent pas des bons outils pour quantifier la gestion des parties prenantes.
Si la plupart font un excellent travail de gestion des parties prenantes, peu d’entre elles sont capables de le prouver. Cela est particulièrement vrai pour les équipes responsables des relations publiques et des affaires gouvernementales: pour ces équipes, une «bonne année» signifie qu’en gros, rien ne s’est passé.
Le fait de ne pas pouvoir quantifier l’efficacité de vos efforts peut entraîner toutes sortes de difficultés. En voici trois importantes:
- À défaut de recevoir régulièrement des rapports fiables et éclairants, le siège social de l’entreprise ne peut apprécier à sa juste valeur la contribution de ses équipes. En conséquence, les équipes ont du mal à obtenir le budget et les ressources dont elles ont besoin.
- Des rapports de piètre qualité ne permettent pas de prendre des décisions éclairées et stratégiques.
- Des rapports de piètre qualité, de plus, ne permettent pas de démontrer sa conformité aux exigences des parties prenantes externes – menaçant du même coup l’approbation du projet.
En négligeant de mesurer adéquatement la gestion des parties prenantes, on s’impose, à tout le moins, un supplément de travail et un stress inutiles. Et on est pratiquement assuré de se fermer des portes. De façon plus inquiétante encore, l’absence de rapports probants peut enfermer les organisations dans un cercle vicieux de résultats toujours moins satisfaisants.
Améliorations concrètes que permet la méthodologie de gestion des parties prenantes
Au sein d’une organisation, le terme « amélioration » ne veut pas dire la même chose pour toutes les équipes. Voici, concrètement, le type d’améliorations que recherchent quelques-unes de ces équipes.
Agents de terrain
Les agents de terrain adopteront volontiers toute méthodologie leur permettant de:
- Enregistrer facilement les informations sur les parties prenantes et réduire au minimum l’entrée de données manuelle (et le risque d’erreurs)
- Retrouver facilement les informations sur les parties prenantes afin de pouvoir répondre à leurs questions sur le champ et intelligemment, ce qui établit un climat de confiance (et évite aux agents d’être pris au dépourvu).
- Ne pas avoir à interrompre leurs activités lorsque leur supérieur(e) a besoin d’être mis au courant des développements.
- Toujours être au courant des activités de leurs collègues et éviter ainsi les doubles emplois et les oublis.
- Partager facilement les bonnes idées et les commentaires avec les autres membres de leur équipe, où qu’ils soient (et sans avoir à les déranger).
- Consulter l’historique des projets antérieurs pour éviter de reproduire les mêmes erreurs.
- Accéder aisément aux informations recueillies au sujet des parties prenantes par les autres membres de l’équipe.
- Ne pas s’inquiéter d’égarer ou de perdre des données sur les parties prenantes.
- Protéger les données confidentielles des parties prenantes.
Directrices et directeurs des relations communautaires, de l’accès aux terres, des affaires publiques, etc.
La plupart des responsables de ces départements donneraient tout pour avoir à leur disposition une méthodologie ou un outil leur donnant une vue panoramique sur:
- Les projets en cours (en temps réel), ainsi que les projets passés et ceux à venir.
- Les parties prenantes prioritaires d’un projet donné, ainsi que leur opinion, leur intérêt et leur degré d’influence.
- Les liens qui unissent les différentes parties prenantes.
- Les problèmes, les plaintes, les communications et les activités sur le terrain concernant les installations, les divers emplacements de l’entreprise, ou toutes autres données géographiques.
- Les tâches à l’agenda de chacun des membres de l’équipe.
- Les ressources à déployer, à quel moment et à quel endroit.
- Le déroulement des projets antérieurs, afin d’en tirer des leçons et de mieux prévoir les coûts, le calendrier et les résultats des nouveaux projets.
- De plus, ces responsables verraient comme un grand atout le fait de pouvoir produire rapidement des rapports sur mesure afin de répondre aux besoins précis des demandeurs.
Équipe de direction
Une équipe dirigeante n’est efficace que dans la mesure où elle dispose des informations nécessaires à la prise de décision. Pratiquement toutes les équipes de direction rêvent de pouvoir:
- Obtenir des rapports qui facilitent leurs décisions en temps utile.
- Obtenir dans ces rapports des informations complètes, fiables et à jour.
- Avoir confiance que toutes les informations sur les parties prenantes sont enregistrées avec diligence dans un système centralisé, créant ainsi une mémoire institutionnelle durable qui ne dépend pas d’un seul membre de l’équipe, d’un seul fichier ou d’un seul dispositif.
- Avoir confiance que la gestion des parties prenantes se fait de manière transparente et systématique, ce qui fait preuve de bonne gouvernance.
- Avoir confiance que la confidentialité des données des parties prenantes est dûment protégée, conformément aux lois sur la protection des données.
- Briser les vases clos et faire circuler les informations entre leurs départements, de manière à en décupler l’efficacité et atteindre les objectifs globaux de l’entreprise.
Équipe des TI
Lorsqu’une entreprise veut améliorer ses processus à l’aide d’une nouvelle méthodologie, c’est souvent à son équipe informatique qu’elle s’adresse en premier, en lui demandant un outil logiciel capable de mettre en œuvre cette méthodologie.
La plupart des équipes responsables des technologies de l’information sont déjà débordées et ne demanderaient pas mieux que de pouvoir:
- Répondre pleinement aux demandes des clients internes avec un minimum d’efforts et de délais.
- Éviter les projets complexes de développement ou de personnalisation de logiciels en interne – surtout lorsqu’il n’y a aucune garantie que ces logiciels puissent être mis en œuvre efficacement, et pas de feuille de route claire pour rentabiliser cet investissement sur le long terme.
- Sous-traiter les activités qui ne relèvent pas de la spécialité de l’entreprise, pour mieux se concentrer sur celles qui en bonifient la valeur.
- Recommander un logiciel spécialisé et éprouvé, capable de répondre d’entrée de jeu aux principaux besoins de l’entreprise, tout en pouvant être aisément configuré à des besoins encore plus spécifiques.
- Recommander un logiciel dont le soutien et les mises à jour sont au diapason des besoins changeants de l’organisation et des meilleures pratiques de l’industrie.
- Recommander un logiciel développé, soutenu et entretenu par une équipe de spécialistes qui se consacrent exclusivement à ce logiciel et offrent:
- L’implémentation du logiciel, la formation des utilisateurs et le soutien continu.
- La surveillance et la maintenance des infrastructures, des réseaux et des applications, 24h/24 et 7j/7.
- La conformité avec les politiques et les processus opérationnels.
- Le respect des exigences en matière de disponibilité, de sécurité et de confidentialité des données.
Et ce ne sont là les souhaits que de quelques-unes des équipes importantes d’une entreprise! C’est dire combien la liste de ces souhaits est longue lorsqu’on envisage toute initiative de gestion du changement.
Or un outil spécialisé comme le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis est capable de combler l’ensemble de ces souhaits, dès son installation.
Laissez-nous vous montrer comment notre logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis peut aider votre équipe à travailler plus efficacement.
Un logiciel qui soutient la meilleure méthodologie de gestion des parties prenantes
Le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis a été conçu pour permettre aux équipes de mettre plus facilement en pratique la méthodologie éprouvée PLANIFIER – MOBILISER – MESURER, et de le faire de façon harmonieuse. Plutôt que de bouleverser les méthodes de travail en place, le logiciel les bonifie et permet aux équipes de consacrer plus de temps à:
- Planifier leurs stratégies de mobilisation en ayant une meilleure compréhension du paysage des parties prenantes.
- Interagir avec les parties prenantes de façon éclairée et pertinente afin de gagner leur confiance et leur approbation.
- Suivre de près les efforts déployés et les résultats obtenus afin de pouvoir mieux s’adapter aux changements et d’obtenir plus rapidement la permission sociale d’opérer.
- Faire preuve d’une culture de conformité et de bonne gouvernance afin de se forger une réputation d’entreprise socialement responsable.
Une plateforme spécialisée comme Boréalis permet aux équipes d’épouser beaucoup plus facilement ces meilleures pratiques en matière de gestion des parties prenantes.
La meilleure façon voir combien le logiciel Boréalis peut améliorer la gestion de vos parties prenantes, c’est de le voir à l’œuvre. Laissez-nous vous en faire gratuitement une démonstration personnalisée – par la même occasion, nous pourrons discuter de vos défis et de vos objectifs précis.
