Lorsque nous parlons d’engagement des parties prenantes avec nos clients, le but ultime demeure toujours le même : vous souhaitez tous bâtir des relations prospères et constructives avec vos parties prenantes. N’est-ce pas? Vous aimeriez savoir ce que les communautés et individus d’intérêt pensent, ce dont ils parlent, leur opinion favorable ou défavorable envers vos projets, tout en développant avec eux un dialogue ouvert à 2 sens vis-à-vis de vos activités et plans. C’est d’ailleurs exactement pour cette raison que vous utilisez l’application de gestion des parties prenantes de Boréalis, pour assurer le suivi et analyser une panoplie d’activités et d’interactions.

 

On peut tous se remémorer avoir organisé une activité (que ce soit dans nos vies personnelles ou dans le cadre du travail) qui, d’une façon inexplicable et peu importe si on l’avait bien planifiée, ne s’est pas déroulée selon les plans. Je suis convaincue que vous avez un projet spécifique en tête en ce moment. La raison pourquoi on s’en rappelle est simplement parce que les échecs ont tendance à nous faire plus mal, ils laissent une marque plus grande dans notre mémoire. De plus, lorsqu’on parle d’engagement des parties prenantes plus spécifiquement, les échecs peuvent aussi faire mal du côté des parties prenantes, comme par exemple lorsque votre message n’a pas été rendu de façon efficace.

 

Planifier et informer vos parties prenantes des événements, initiatives et activités n’a jamais été aussi simple qu’à l’aide des campagnes dans Boréalis. Avec cet article, je vous démontrerai comment utiliser cette partie du logiciel de façon efficace, pour vous permettre d’assurer le succès de votre prochaine activité (et de votre équipe).

 

Pourquoi bâtir une campagne?

 

Lorsqu’on parle de façon plus technique, les campagnes ont été développées pour regrouper une série de communications (reliées à des individus et des organisations), qui se rapportent à une initiative spécifique de communication avec les parties prenantes. L’information peut facilement être organisée pour l’initiative, incluant les parties prenantes visées, les communications planifiées et les suivis qui doivent être gérés. Il est même possible d’y ajouter des opportunités et étapes importantes!

 

Les campagnes ravivent vos communications et autres données dans Boréalis : elles permettent la planification à l’avance, le lancement des activités, l’analyse des résultats, puis de répéter le tout.

 

Première étape : Quels sont les objectifs et le but de votre initiative?

 

Afin d’assurer que votre initiative ait les effets escomptés, vos attentes envers celle-ci doivent être plutôt claires pour vous. Prenez le temps de revoir vos objectifs :

 

  • Quel est le résultat escompté?
  • Quelle est l’histoire que nous souhaitons raconter?
  • Quel est le message qui devrait ressortir?

 

Deuxième étape : Qui sont vos parties prenantes stratégiques?

 

Afin d’assurer que votre activité atteigne l’auditoire désiré, il faut évaluer avec quelles parties prenantes vous souhaitez être en contact et quel est le rôle de chaque membre de votre équipe :

 

  • Quels membres de votre équipe devraient être impliqués et quel est le rôle de chacun?
  • Quels individus/organisations devraient faire partie de cette initiative?
  • Quelles parties prenantes peuvent avoir une influence sur le résultat?

Parties prenantes et membres de l'équipe

Troisième étape : Quels sont les obstacles possibles?

 

Nous avons déjà établi que vous ne voulez pas que votre activité soit un échec. Donc, lors de la planification, une bonne pratique est d’identifier ce qui pourrait éventuellement être à risque et en ce faisant, vous pourrez identifier ce dont vous avez besoin pour assurer que cette campagne soit un succès.

 

Assurez-vous d’entrer en contact avec les parties prenantes au moment opportun. Vous avez peut-être besoin d’un agenda, ou qu’une présentation soit préparée? Aurez-vous besoin d’un communiqué de presse? Qui sera en charge d’assurer que le bon contenu est présenté aux parties prenantes? À quel moment une présentation en particulier devrait-elle avoir lieu?

 

Quatrième étape : Lancement des activités d’engagement

 

Il est possible de créer et d’assigner des tâches à vous-même et à votre équipe directement dans l’application Boréalis. Pour faire le suivi de la troisième étape, une fois que ce que vous devez faire est établi, la prochaine étape consiste à créer les différentes tâches dans l’application. Ceci vous permettra de suivre le déroulement des activités, de voir si vous êtes en retard ou si tout se passe selon les plans.

Tâches dans les campagnes

Une fonctionnalité clé qui vous fera économiser énormément de temps : chaque campagne a sa propre adresse courriel (ou ce que l’on appelle communément l’outil de traitement de courriel dans le jargon Boréalis). Et pourquoi un courriel pour chaque campagne? Parce qu’il devient très facile d’enregistrer toutes les communications (qu’elles soient internes ou externes) reliées à l’activité d’engagement.

 

Comment ça fonctionne? Simplement ajouter cette adresse courriel dans le champ Cci des courriels que vous rédigez qui sont en lien avec votre initiative d’engagement. Le logiciel Boréalis liera automatiquement toutes les parties prenantes et les communications à votre campagne. Vous serez en mesure de rapidement identifier s’il y a eu des communications avec  les bonnes parties prenantes, si un enjeu a besoin d’être pris en charge, etc.

 

Cinquième étape : L’analyse des résultats

 

Votre initiative, activité, campagne de communication est terminée. Il est maintenant temps de voir comment les choses se sont déroulées, ce qui doit être amélioré et ce qui a été un succès. Toute l’information se trouve dans une seule fiche. En un coup d’œil, vous pourrez voir :

 

  • La liste des tâches complétés et le travail qui a été accompli pour chacune
  • La liste des communications et les commentaires reçus
  • Les problèmes qui sont survenus durant chaque étape, comme lors de la planification
  • Tous les engagements à venir que vous avez pris auprès de vos parties prenantes

 

Vous pouvez ensuite comparer tout ceci avec les objectifs que vous aviez identifiés lors de la première étape, puis vous questionner : Est-ce que nous avons accompli ce que l’on souhaitait avec cette initiative? Celle-ci a-t-elle eu les résultats escomptés?

 

En utilisant les campagnes dans Boréalis, vous vous permettez de vous améliorer, de devenir plus organisés, plus à l’affût des activités de votre équipe, et devenez familier avec les réactions des parties prenantes. Préparez-vous à amorcer votre prochaine campagne, puisque cette première n’était qu’une pratique! Si vous avez besoin de plus d’information ou d’un coup de pouce sur l’utilisation des campagnes, voici un article intéressant dans notre centre d’aide en ligne. Vous pouvez aussi nous joindre via helpdesk@borealis.com

À propos de Laura Portelance Jouvert
Laura est une analyste d’affaires spécialisée dans l'amélioration continue des processus. Elle détient une maîtrise en géomatique, où elle a pu développer des compétences techniques et d'analyse grâce à de nombreuses années de travail. L'expérience de Laura en modélisation de données et en gestion de systèmes lui permet de comprendre les besoins de ses clients et de les transformer en exigences fonctionnelles pour les équipes techniques. Le week-end, elle aime s’occuper en apprenant l'espagnol et le chant ou en préparant son tricot pour l'hiver.

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