custom_avatar
Par le 28 Octobre 2013 - Blogue RSE

Les entreprises des secteurs des mines, du gaz et du pétrole doivent s’engager avec les parties prenantes au projet afin de gagner la confiance et l’appui des communautés concernées, et maintenir leur permis social pour opérer. Quelle que soit l’ampleur du projet, l’interaction entre les compagnies et les parties prenantes doit être claire et transparente. Faire un suivi exhaustif de l’ensemble des consultations publiques formelles et de toutes les discussions informelles est cependant très complexe en raison de l’énorme quantité de données qui doivent être amassées et gérées.

Quel est donc l’importance de bien faire ce suivi? Parce que faire le suivi des relations avec les parties prenantes est comparable à prendre le pouls d’une personne. En le mesurant, vous pouvez évaluer son état de santé. Et la seule manière de prendre le pouls d’une organisation ou d’une communauté est de faire le suivi des interactions avec la compagnie ou le projet; et pour y parvenir il faut amasser toute l’information permettant d’assurer une communication efficace et transparente.

La meilleure façon pour les entreprises de faire le suivi d’une situation et de réagir adéquatement, en fonction de son évolution, est d’utiliser des informations précises et à jour. Mais encore faut-il savoir les utiliser correctement, et pour s’en assurer le meilleur outil est un système de gestion de l’information (SGI) permettant aux gestionnaires d’avoir une vue d’ensemble des actions en cours sur le terrain et de vérifier si les opérations sont conformes aux processus d’affaires.

Il y a de nombreux avantages à utiliser un SGI : il permet de faire un suivi détaillé, auditer les processus, assurer la traçabilité des documents archivés, améliorer les processus d’affaires, centraliser l’archivage des documents relatifs aux activités d’engagement des parties prenantes, optimiser l’accès à l’information-clé sur un projet, et faciliter les prises de décisions basées sur des données fiables et à jour. Néanmoins, les compagnies désirant utiliser un SGI sont confrontées à un défi de taille en ce qui concerne notamment le processus de standardisation, la collecte systématique d’information et la vérification de la fiabilité des données. L’implantation d’un SGI n’est donc pas une mince tâche; c’est un processus continu qui nécessite des efforts constants et soutenus. Car les relations entre les parties prenantes et la compagnie évoluent au même rythme que le projet. Le SGI permet d’améliorer le processus tout au long de cette évolution et d’enregistrer l’information requise.

Au cours des sept dernières années j’ai eu l’occasion de travailler sur divers projets, notamment en Amérique du Sud, en Amérique centrale, au Mexique et, plus récemment, en Afrique. Grâce à ces projets, j’ai acquis de l’expérience en gestion de données et dans l’implantation de systèmes pour faire le suivi des activités d’engagement avec les parties prenantes, dans divers environnements et en conformité avec les meilleures pratiques en vigueur à l’IFC, à la Banque mondiale et avec les principes de l’Équateur. En tant que gestionnaire de projet, mes nombreux contacts avec des clients et leurs parties prenantes m’ont permis d’acquérir une connaissance approfondie et une bonne compréhension des interactions entre ces deux groupes, ainsi que des informations que les entreprises doivent fournir gérer les risques et démontrer qu’elles sont transparentes. Dans ce White Paper, je présente une étude de cas sur la gestion de données et l’implantation d’un SGI destiné à gérer les engagements avec les parties prenantes dans un projet en Afrique. Puis, je décris les défis propres à ce processus d’implantation. J’espère ainsi venir en aide aux organisations qui travaillent à des projets semblables, qui sont confrontées à des enjeux de même nature et qui désirent mieux comprendre le processus d’amélioration continue qui doit être mis en place pour les systèmes d’engagement des parties prenantes.

Katia Madrid est gestionnaire de projet à Boréalis.

Téléchargez le White Paper en cliquant ici.

Du même auteur:
Autres articles par Katia

Discussion