Que'st ce que information claire et transparente signifie ?
Afin de créer une bonne relation de confiance, de respect mutuel et d’entraide, il est nécessaire d’amorcer la communication et d’établir un engagement entre les parties dès les premières étapes, soit dès l’étude de pré-faisabilité ou la prospection, en montrant aux acteurs sociaux que leur opinion et leur intérêt sont prioritaires et importants pour l’entreprise. Cet article divisé en deux entrées couvre le contact avec les communautés, la clarté, la transparence, les avantages d’avoir de bonnes communications et des outils facilitant une communication claire et transparente de l’information.
Dans plusieurs cas, les entreprises cherchent à retarder le dialogue parce qu’elles ne veulent pas créer d’attentes chez les communautés ou parce qu’elles ont peur de générer de l’incertitude si elles n’ont pas toutes les réponses. Pourtant, en général, la présence de diverses activités et de travailleurs dans un milieu suffit pour créer des attentes. De plus, il est préférable d’établir un dialogue clair en expliquant qu’il y a plusieurs incertitudes, et ce, non seulement pour les acteurs sociaux, mais aussi pour l’entreprise. Cette situation peut constituer une occasion de créer de l’empathie et des relations d’entraide, de déterminer les impacts négatifs possibles et de proposer ensemble des idées et des solutions en ce qui a trait à la conception du projet.
Premier contact et langage technique
Dans d’autres cas, les entreprises transmettent un message incompréhensible aux communautés, soit parce qu’elles utilisent des termes trop techniques, soit parce qu’elles ne communiquent pas dans la langue maternelle des communautés, ou encore parce qu’elles n’emploient pas les méthodes didactiques adéquates. Dans les projets extractifs, le premier contact n’est pas en général établi par le personnel des relations communautaires, mais plutôt par l’équipe de techniciens ou d’ingénieurs; ceux-ci communiquent avec les communautés en employant des concepts techniques qui peuvent porter à confusion ou ne pas être assez explicites pour dissiper les doutes chez les acteurs sociaux qui tiennent pour acquis un certain degré de « risque », puisqu’une information floue peut sous-entendre certaines conséquences négatives.
Voilà pourquoi les entreprises se doivent de transmettre un message clair et de faire preuve de transparence en ce qui a trait à l’information qu’elles présentent, même si cela implique de dire qu’il existe des incertitudes pour l’entreprise et de changer la forme ou les outils de communication à employer.
La clarté et la transparence ne s’appliquent pas seulement aux entreprises envers les acteurs sociaux; il doit en être de même de la part de toutes les parties concernées. Par exemple, un cadre juridique clair établi par un gouvernement aide à définir les droits et les obligations de toutes les parties, ce qui réduit les attentes et la possibilité de conflits en plus de contribuer au succès du projet.
Qu'est-ce que la clarté?
Pour faire preuve de clarté, il faut codifier le message dans un langage facile à comprendre et adapté au groupe d’acteurs sociaux à qui l’on souhaite transmettre le message. L’objectif est de s’assurer que l’information fournie permet aux acteurs de comprendre les activités et leurs effets dans l’avenir ainsi que de se faire une opinion fondée sur des données concrètes.
La clarté est un élément crucial de l’entente; il faut donc émettre soigneusement un message simple et facile à comprendre, mais aussi évaluer les façons dont il peut être interprété.
Les communautés doivent assister aux réunions en connaissant les sujets abordés, et, pour cela, l’entreprise est responsable non seulement de transmettre l’information de façon convenable, mais aussi de façon à ce qu’elle soit compréhensible par la communauté.
La transparence
Être transparent signifie transmettre l’information de façon continue et dès que possible. Il faut maintenir les communautés et tous les acteurs informés des perspectives ou des plans futurs des entreprises.
L’objectif de la transparence est de créer un climat de confiance, d’empathie, de sécurité et de franchise entre l’entreprise et les acteurs sociaux de façon à ce qu’ils soient informés et qu’ils connaissent dès le départ les conséquences directes et indirectes possibles, leurs droits et leurs obligations.
Un dialogue franc est nécessaire, plus particulièrement sur les sujets délicats pour la communauté, qui peuvent être l’accès à l’eau, la possibilité de contamination et les différentes options d’atténuation, les occasions d’emploi et tout ce qui génère de l’incertitude et des attentes.
Il est important de mentionner que le dialogue doit constituer un processus de communication à double sens, c’est-à-dire qu’il ne doit pas se limiter à informer les communautés. Il faut aussi les écouter, discuter avec elles des différents sujets qui les touchent et prendre leurs commentaires en considération.
Les avantages
Un aspect très important et délicat de la transparence est la façon dont les communautés perçoivent l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il est important de dialoguer ouvertement et de façon soutenue, même lorsque l’entreprise n’a pas encore adopté une position claire.
La clarté est favorable aux différents acteurs, car elle offre un moyen de travailler avec les diverses parties prenantes en employant un même langage. Pour sa part, la transparence aide à créer une culture de reddition de compte. Elle est particulièrement bénéfique aux pays et aux gouvernements, en démontrant un engagement national envers la transparence, en améliorant la gouvernance et l’obligation publique de rendre des comptes et en promouvant un climat favorable aux investissements. C’est un outil pour prévenir ou réduire la corruption, pour encourager le respect des engagements et pour consolider les structures gouvernementales responsables aux entreprises et aux investisseurs, en démontrant un engagement envers la transparence, tant pour les acteurs sociaux que pour l’État, en montrant les actions qu’a prises l’entreprise et sur quels principes elle se base et en améliorant la crédibilité des entreprises à l’échelle locale et internationale à la société parce qu’elle dispose d’un instrument pour s’informer et pour rétablir la confiance tant envers les entreprises qu’envers l’État, devenant ainsi un auditeur social.
Les outils pour favoriser la transparence
Les entreprises doivent implanter continuellement des mesures pour améliorer leur transparence, la clarté de leurs messages dirigés aux diverses parties prenantes et leur reddition de compte afin de favoriser une entente sur le projet et d’inspirer confiance.
Un système de gestion de l’information tel que Borealis est un outil utile et éprouvé qui permet de transmettre de l’information fiable et concrète aux divers acteurs sociaux en temps réel grâce à la compilation de données provenant de plusieurs sources, comme des engagements envers la communauté et l’État, des plaintes et des demandes de la part de la communauté. Avec cette information, il est possible de faire un suivi de chaque action et de produire des rapports fiables en temps réel, qui peuvent être envoyés aux diverses parties prenantes de façon adéquate, tant sur le plan des détails et des données que sur celui de la présentation de l’information afin qu’elle soit compréhensible par tous les acteurs.
À l’échelle internationale, communiquer de façon transparente est considéré comme une bonne pratique, et c’est pour cette raison que des normes internationales telles que le GRI et l’ITIE sont implantées. Un bon exemple de rapport sur la durabilité qui respecte la norme du GRI est le rapport de Borealis.
