La mobilisation des parties prenantes est l’une des pierres angulaires du développement de grands projets d’infrastructures tels que ceux que nous voyons dans les industries minière, pétrolière et gazière. La SFI définit les parties prenantes comme « les personnes ou les groupes qui sont directement ou indirectement affectés par un projet, ainsi que ceux qui peuvent avoir des intérêts dans un projet et/ou la capacité d’influencer son résultat, positivement ou négativement ». La mobilisation des parties prenantes est défini comme un « processus large, inclusif et continu entre une entreprise et les personnes potentiellement affectées, qui englobe une gamme d’activités et d’approches et s’étend sur toute la durée de vie d’un projet ».
La SFI a préparé un guide en 2007 qui aide les entreprises à préparer et à mettre en œuvre des plans de mobilisation des parties prenantes lorsqu’elles font des affaires sur les marchés émergents et définit les concepts entourant la mobilisation des parties prenantes.
Les entreprises s’efforcent de développer des relations durables et respectueuses avec les communautés environnantes et les gouvernements locaux ou nationaux, car ils sont des partenaires clés dans la réussite du projet. Ce type de relation ne peut être atteint sans un plan de mobilisation proactif des parties prenantes bien exécuté. La planification est essentielle mais sans exécution, elle ne s’avère pas très utile et sans un enregistrement approprié de cette exécution, de nombreux engagements, mises à jour et historique du projet seront perdus. Toutes ces informations sont précieuses pour l’entreprise.
La plupart des projets s’engagent auprès des communautés locales à différents niveaux :
- Engagement formel et réunions
- Consultation publique
- Engagement informel
- Négociations
Les réunions d’engagement formel se tiennent avec des représentants du gouvernement aux niveaux national, régional et local et doivent être organisées à intervalles réguliers pour échanger des informations sur le projet et discuter des questions de permis et de conformité réglementaire. Des réunions formelles doivent également être organisées avec des groupes d’intérêt spécifiques tels que les chefs de communauté, les agriculteurs ou les groupes commerciaux locaux, ainsi qu’avec des groupes cibles tels que les femmes, les anciens et les groupes de jeunes.
Des réunions informelles ont également lieu régulièrement pendant les activités du projet. Les représentants des relations communautaires rencontrent quotidiennement les membres de la communauté pour diverses raisons. Ils les saluent dans la rue, visitent leurs fermes et répondent aux demandes dans les bureaux du projet. Les questions discutées sont souvent rapportées aux responsables hiérarchiques verbalement, par e-mail ou dans des rapports quotidiens ou hebdomadaires. Grâce à ces moyens, l’information est souvent accessible à un public limité et l’histoire finit par se perdre.
Les résultats de toutes ces activités comprennent les procès-verbaux des réunions, les registres des problèmes, les points d’action, les rapports quotidiens, qui contiennent tous des informations précieuses sur le projet, telles que les accords, les mises à jour et les engagements, mais aussi toute l’histoire et la trame du projet. Ces documents sont souvent distribués après les événements, mais se perdent ensuite dans le tourbillon des activités et la surcharge de documents. Ils se trouvent sur des ordinateurs personnels, des ordinateurs portables, des lecteurs partagés et peuvent rapidement devenir difficiles à trouver et à organiser.
La technologie de l’information apporte une réponse à ce problème et de nombreux projets se tournent maintenant vers des systèmes de gestion de l’information, des systèmes de gestion des documents, des applications de base de données ou simplement des lecteurs de réseau partagés pour gérer ces documents et conserver ces informations dans un endroit central afin qu’elles deviennent des connaissances d’entreprise.
Cette approche centralisée offre de nombreux avantages, notamment la possibilité de démontrer les activités de mobilisation lors des audits de projet (IFC ou autres), un partage accru de l’information, une moindre dépendance à l’égard de membres spécifiques de l’équipe, mais surtout une meilleure compréhension des problèmes du projet, ce qui permet de passer d’une approche réactive à une approche proactive.
Dans les prochains articles, nous couvrirons de nombreux sujets liés à l’engagement des parties prenantes, tels que la compréhension des raisons d’un engagement approprié, la planification de l’engagement, les types d’activités d’engagement, le suivi et l’évaluation de l’exécution du plan d’engagement.
