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Par le 14 mars 2013 - Blogue RSE

Recommandations pour améliorer la relation avec les parties prenantes

Par expérience avec divers projets, nous pouvons mentionner les points suivants à prendre en considération afin de maintenir un dialogue d’ouverture et de coopération avec les parties prenantes.

Stratégie

1. La communication doit être envisagée à long terme.

2. Engager les dialogues dès que possible.

3. Ne pas lancer la communication avant qu’un problème ne survienne.

4. Se servir d’objectifs réfléchis dans la stratégie de communication qui soient spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et orientés vers les résultats.

5. Faire connaître la stratégie de communication à l’intérieur même de l’entreprise et aux sous-traitants.

6. Garder le contrôle de la communication et de la participation des sous-traitants avec la communauté et gérer les risques.

7. Faire preuve de cohérence dans les communications et dans le message transmis afin d’éviter toute confusion, frustration ou anxiété.

8. Gérer la communication avec les parties prenantes comme une autre fonction de l’entreprise, avec des objectifs clairs ainsi qu’un budget et des ressources assignées.

9. Faire un contrôle de la qualité sur la relation avec les diverses parties prenantes. Il faut prendre en compte que la qualité de la relation peut changer au cours du projet.

Message

10. Partager l’information nécessaire qui offre un contenu utile et significatif.

11. Éviter de bombarder les parties prenantes avec trop de renseignements, de consultations, de réunions et de sondages.

12. Établir un dialogue et une consultation qui sont cohérents avec le processus de prise de décision déjà établi pour chaque groupe social, par exemple, pour les groupes autochtones.

13. Communiquer le message de façon compréhensible et le rendre facile d’accès, en utilisant les moyens de communication adéquats. Interagir avec les parties prenantes dans leur langue maternelle et dans leur communauté respective afin de s’assurer qu’elles comprennent.

14. Expliquer avec quels représentants de l’entreprise ils peuvent entrer en contact et de quelle façon.

15. Respecter le contexte juridique et les meilleures pratiques en lien avec les droits de la personne (par exemple, la déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones).

16. Faire preuve de transparence et de clarté quant à l’information transmise.

17. Expliquer les incertitudes que gère l’entreprise, les différents scénarios possibles ainsi que leurs conséquences.

Interaction

18. Participer aux consultations réalisées par les institutions gouvernementales.

19. Faire participer les parties prenantes qui souhaitent suivre les projets : consulter les communautés afin qu’elles puissent exprimer leur opinion sur les questions qui les intéressent.

20. Obtenir la rétroaction des parties prenantes. S’assurer que la communication est un dialogue.

21. Tenir compte des observations et de la rétroaction reçues de la part des parties prenantes.

22. Informer les parties prenantes consultées de ce qui se passe, des raisons des prises de décision en lien avec leurs observations et leur rétroaction et des prochaines étapes.

Transparence et obligation de rendre compte

23. Implanter un mécanisme efficient et facilement accessible de réclamations et de plaintes.

24. Implanter un système de gestion efficient des engagements.

25. Répondre dans des délais raisonnables.

26. Négocier de façon à satisfaire toutes les parties.

27. L’entreprise doit toujours faire un suivi de ses propositions et tenir ses promesses.

28. Documenter les consultations et leurs résultats. Les rapports contenant de l’information quantitative sont beaucoup plus solides. Un bon outil tel que BoréalisIMSMC n’aide pas seulement au suivi, mais aussi à la gestion.

29. Divulguer l’information et produire des rapports pour les parties prenantes.

Avantages

Entretenir une bonne relation avec les parties prenantes permet de jeter les bases d’un réseau de coopération et d’un lien de confiance avec celles-ci, ce qui crée une ambiance de sécurité et d’entraide. L’entreprise peut ainsi être proactive et prévoir la gestion des attentes des parties prenantes et les problèmes possibles. Cela crée pour les deux parties des conditions propices pour aborder les sujets délicats, pour réduire ou éliminer les frustrations et pour établir une relation de confiance permettant aux parties prenantes de croire le message de l’entreprise.

C’est pourquoi les entreprises doivent maintenir une bonne communication dès le début du projet, à compter des études de préfaisabilité, pendant la planification du projet et son approbation par le gouvernement (p. ex., étude d’impact sur l’environnement), au cours de la construction et des activités, jusqu’au démantèlement et à la fermeture du projet. Il faut donc adopter une vision à long terme qui doit en plus intégrer les relations avec les divers acteurs sociaux dans le cycle du projet.

Une bonne pratique consiste à divulguer l’information de manière transparente, ce qui peut se faire en tenant un registre des parties prenantes et un système de gestion de la communication (tant officielle que non officielle), ainsi qu’un registre des plaintes, des réclamations et des engagements. Le système doit permettre de produire des rapports tout en faisant un suivi adéquat de chaque activité. Pour en savoir plus, consultez notre module de Gestion des parties prenantes

À lire aussi :
Parties prenantes : Comment améliorer l’interaction (partie 1)

Discussion