Recommandations pour les projets extractifs
Les interactions avec les parties prenantes devraient être établies de manière exhaustive et inclusive tout au long de la vie d’un projet. La conformité aux lois et aux exigences fixées par les gouvernements (par exemple, l’approbation de l’Étude d’Impact Environnemental (EIES) ou par l’emprunteur ne devrait pas être la seule motivation derrière celles-ci. Une vision à court terme se transforme en une série de réunions sans valeur lorsqu’il s’agit d’établir une relation constructive avec les communautés.
Cet article, divisé en deux parties, discutera de certaines pratiques qui se sont avérées fructueuses dans divers projets des industries extractives (minière et pétrolière et gazière) en ce qui concerne le maintien d’une relation efficace avec les parties prenantes. Avant de mettre en œuvre les recommandations proposées, leur applicabilité à chaque contexte spécifique devrait être analysée.
Identification des parties prenantes
L’identification des parties prenantes devient plus délicate dans les cas où il existe des communautés autochtones ou des groupes vulnérables qui peuvent ne pas être représentés, et lorsqu’il y a des problèmes de genre dans des contextes spécifiques.
Les gouvernements sont des acteurs primordiaux, et les associations déjà formées et en fonctionnement peuvent être des alliées dans la mise en œuvre des projets ou dans la validation de la responsabilité de l’entreprise envers la communauté. Il s’agit d’un élément important qui ne devrait pas être négligé. Un outil utile pour identifier les groupes d’intérêt potentiels est la liste proposée par l’ICMM dans le document Community Development Toolkit.
Analyse des parties prenantes
Tous les individus qui forment un groupe ou une organisation n’auront pas la même position ou opinion sur le projet ou sur différents sujets qui y sont liés (par exemple, projets supplémentaires, relocalisation, emploi local, etc.). Le type de communication qui aura lieu doit être sélectionné une fois identifié.
Avec les différents types de parties prenantes connus et identifiés, il est possible d’établir des critères pour évaluer différentes alternatives visant à améliorer la relation entre l’entreprise et les diverses parties prenantes.
Bases fondamentales
Des règles de base doivent être suivies pour toute interaction avec les parties prenantes, telles que l’attention, le respect, la responsabilité, l’impartialité et la transparence. Ce sont des questions clés sur lesquelles les deux partenaires doivent travailler continuellement pour les maintenir.
Attention : à la sécurité, à la santé et au bien-être des employés, des entrepreneurs, des partenaires et des communautés d’accueil.
Respect : envers les personnes et l’environnement, en veillant à la sensibilité aux problématiques et à la capacité de répondre aux valeurs de la société hôte, c’est-à-dire la communauté d’accueil.
Responsabilité : faire ce que l’on dit que l’on fera. Respecter et honorer les engagements.
Impartialité : comme base de la distribution des avantages et des opportunités aux employés, aux communautés d’accueil et aux gouvernements.
Transparence : interagir de manière ouverte et inclusive, pour aborder conjointement les défis et opportunités auxquels nous sommes confrontés.
Recommandations pour améliorer les interactions avec les parties prenantes
À partir de l’expérience acquise dans divers projets, les points suivants peuvent être pris en compte afin d’établir un dialogue ouvert et une coopération avec les parties prenantes
Stratégie
1. Stratégie de communication avec une vision à long terme
2. Initier le dialogue dès que possible
3. Ne pas initier la communication uniquement en cas de problème
4. Utiliser des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, orientés vers les résultats et temporellement définis) dans la stratégie de communication
5. Communiquer au sein de l’entreprise et informer les sous-traitants de la stratégie de communication
6. Garder le contrôle sur la communication et l’implication des sous-traitants de la communauté et gérer les risques
7. Rester cohérent dans la communication et dans le message transmis pour éviter toute confusion, frustration ou anxiété
8. Gérer les interactions avec les parties prenantes comme une fonction supplémentaire de l’entreprise, avec des objectifs clairs, des ressources allouées et un budget défini
9. Effectuer un contrôle qualité de la relation avec les différentes parties prenantes. Il est à noter que cela peut évoluer qualitativement au cours du projet.
Message
10. Partager des informations pertinentes avec un contenu utile et significatif
11. Éviter de bombarder les parties prenantes avec trop d’informations, de consultations, de réunions et d’enquêtes
12. Établir un dialogue et une consultation conformes au processus décisionnel établi pour chaque groupe social. Par exemple, pour les groupes autochtones
13. Transmettre le message de manière compréhensible et facilement accessible, en utilisant des canaux de communication appropriés. Interagir avec les parties prenantes dans leur langue maternelle et au sein de leur communauté respective pour garantir la compréhension.
14. Expliquer comment les représentants de l’entreprise peuvent être contactés et comment le faire
15. Respecter le contexte légal et les meilleures pratiques en matière de droits de l’homme. Par exemple : Respecter le contexte légal et les meilleures pratiques en matière de droits de l’homme. Par exemple : la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones.
16. Être transparent et clair concernant les informations fournies
17. Expliquer les incertitudes auxquelles l’entreprise est confrontée et décrire les différents scénarios possibles ainsi que leurs conséquences.
Interaction avec les parties prenantes
18. Participer aux consultations organisées par les institutions gouvernementales
19. Assurer la participation des parties prenantes intéressées par la surveillance des projets. Organiser des consultations communautaires où elles peuvent exprimer leurs opinions sur les questions qui les concernent.
20. Obtenir des retours d’information des parties prenantes. S’assurer que la communication est bidirectionnelle et leur offrir la possibilité de soulever des préoccupations de manière anonyme.
21. Prendre en compte les commentaires et les retours d’information reçus des parties prenantes
22. Informer les parties prenantes consultées de ce qui s’est passé, expliquer les raisons des différentes décisions prises par rapport à leurs commentaires et retours d’information, et rendre compte des prochaines étapes.
Transparence et responsabilité
23. Mettre en place un mécanisme efficace et facilement accessible pour les réclamations et les plaintes.
24. Mettre en place un système de gestion efficace des engagements
25. Avoir des délais de réponse raisonnables
26. Mener des négociations qui répondent aux intérêts de toutes les parties
27. L’entreprise devrait toujours donner suite à ses propositions et respecter ses promesses
28. Documenter les activités de consultation et les résultats. Les rapports contenant des informations quantitatives sont beaucoup plus robustes. Un bon outil tel que le logiciel de gestion des parties prenantes de Boréalis aide non seulement à surveiller, mais aussi à gérer.
29. Communiquer des informations et préparer des rapports pour les parties prenantes.
