Si vous le demandez aux gens qui doivent faire la gestion des données, ils vous le diront rapidement : leur défi principal est de s’assurer que leurs données soient exactes et précises. Pourquoi est-ce que ça représente un aussi grand défi pour eux? Parce qu’en plus de représenter beaucoup de travail de nettoyage, des données inexactes riment aussi avec de pauvres résultats d’analyse. Autrement dit, tout le travail acharné ne sera pas rentable s’il n’est pas fait de la bonne façon dès le début.

 

Bien que ceci représente un défi de taille dans le quotidien de nos clients, lorsqu’équipés des bons outils et processus, il devient beaucoup plus facile pour eux de trouver le sens de toute cette information. Voici quelques trucs que notre équipe utilise (et que vous devriez sans doute aussi appliquer) afin d’assurer qu’il n’y ait pas de confusion avec nos données.

 

Commençons par le début : mauvaises données à l’entrée, résultats erronés à la sortie

Lorsqu’on collabore en tant qu’équipe, que ce soit un petit groupe de 3 personnes ou plus de 200 commis pour la saisie des données, l’information peut être saisie de façon bien différente par chaque individu. Ajoutons à ceci les différents canaux pour l’importation d’information, comme la saisie manuelle des données dans l’application ou avec les importations avec Excel et nous avons le scénario parfait pour les incohérences de données. Mais pas de panique! Ce n’a pas à être ainsi.

 

La clé du succès est relativement simple : il faut s’assurer que les données qui entrent dans l’application Boréalis soient précises et exactes dès le départ, et du coup, vous serez assurés que les résultats d’analyse seront de bonne qualité. Lorsqu’on saisit des données qui n’ont pas été validées, l’application ne peut pas les corriger par magie pour vous. Du moins pas encore 😉 Les outils de gestion des données ont un potentiel énorme, mais il ne faut pas s’attendre à ce qu’ils nous amènent sur la lune si nous n’y avons pas insérer les bonnes coordonnées.

 

Uniformiser les efforts de votre équipe de saisie de données

Le mois dernier, j’ai partagé de supers trucs et astuces pour sauver du temps avec l’outil d’importation Excel. Bien que ce soit la façon la plus rapide de téléverser d’importantes quantités d’information dans Boréalis, il est important de s’assurer que les données soient exactes avant d’en faire l’importation.

 

Vous aimeriez rendre l’utilisation des modèles Excel encore plus facile pour votre équipe? C’est simple : il ne faut que retirer toutes les colonnes d’information non nécessaire. Pour ce faire, vous pouvez masquer ou supprimer toutes les colonnes non désirées, tout en s’assurant que les champs obligatoires sont toujours présents. Astuce secrète : notre équipe utilise des labels de couleur pour chaque colonne. De cette façon, un seul coup d’œil au document nous permet de savoir si l’information d’une colonne en particulier est obligatoire, bonne à avoir ou pas nécessaire.

Note importante : bien que les importations avec Excel soient la meilleure façon de téléverser de nouvelles fiches dans l’application, cette méthode ne fonctionne pas pour les fiches existantes. Si une fiche existe déjà, vous ne pourrez pas de modifier son contenu à partir d’une importation et la meilleure façon d’en éditer le contenu demeure directement dans la fiche en soi.

 

Traiter beaucoup de données peut être une tâche fastidieuse si on souhaite assurer un niveau de qualité supérieure. La validation de chaque fiche peut prendre beaucoup de temps, même lorsqu’on utilise les modèles Excel. Mais saviez-vous que Boréalis offre un outil pratique pour la gestion de la qualité directement dans l’application, une fois les données importées?

 

Boréalis Analytics à la rescousse

Nous savons tous que Boréalis Analytics est un outil merveilleux pour la création de rapports pour vos programmes d’engagement des parties prenantes, de surveillance environnementale, d’affaires publiques, d’accès au territoire et d’investissement communautaire. Mais vous devriez aussi savoir que c’est une technologie intéressante pour aider votre équipe à maximiser ses efforts. Entres autres, Boréalis Analytics peut vous aider à :

 

  • Faire le suivi de la performance des utilisateurs – Pourquoi ne pas ajouter un peu de compétition amicale au sein de l’équipe pour assurer que la qualité des données soit uniforme? Faites de petits concours internes pour les membres de l’équipe avec le meilleur bilan.

Top 5 utilisateurs avec meilleures statistiques

  • Nettoyer vos données – Utilisez les widgets pour comparer les diverses entrées dans l’application. Cette comparaison permet de mettre en place des standards de qualité pour vos données.

Fiches avec ou sans catégorisation

  • Préparer des rapports sur mesure – Établissez quelles données vous souhaitez suivre et sur quoi votre équipe devrait se concentrer.
  • Retirer rapidement les doublons pour les individus et les organisations avec les filtres rapides – Bien qu’il soit possible de gérer ceci depuis les listes, amenez la gestion de la qualité au prochain niveau en utilisant Analytics pour vérifier les enregistrements par groupe.

Doublons potentiels

Comme vous pouvez le constater, il existe multiples façons d’utiliser Boréalis Analytics pour assurer que vos efforts facilitent le maintien d’une base de données uniforme, cohérente et à jour. J’espère que cet article vous a offert de bons trucs pour guider votre équipe. Si vous avez besoin d’aide pour la gestion de la qualité des données, vous savez que nous sommes toujours ravis de pouvoir vous aider!

À propos de Laura Portelance Jouvert
Laura est une analyste d’affaires spécialisée dans l'amélioration continue des processus. Elle détient une maîtrise en géomatique, où elle a pu développer des compétences techniques et d'analyse grâce à de nombreuses années de travail. L'expérience de Laura en modélisation de données et en gestion de systèmes lui permet de comprendre les besoins de ses clients et de les transformer en exigences fonctionnelles pour les équipes techniques. Le week-end, elle aime s’occuper en apprenant l'espagnol et le chant ou en préparant son tricot pour l'hiver.

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