La plupart des organisations qui doivent obtenir un permis social d’exploitation pour assurer la réussite d’un projet sont passées depuis longtemps des feuilles de calcul Excel aux logiciels de gestion des parties prenantes. Mais toutes les plateformes ne sont pas égales. Certaines vous obligent à prendre le chemin fastidieux de la migration pour accéder à la dernière version du logiciel – un chemin qui peut mettre en danger vos données durement acquises. (Cet article aborde certains des risques inhérents à la migration des logiciels).
Voici ce que vous devez savoir si votre fournisseur de logiciels commence à parler de migration.
Votre logiciel Web pour les parties prenantes est-il vraiment SaaS ?
Les plates-formes SaaS offrent un certain nombre d’avantages, à commencer par des améliorations, des corrections et des nouvelles versions continues qui ont lieu sans effort ni perturbation de la part du client. Vous travaillez toujours avec la version la plus récente et la plus fonctionnelle du logiciel.
Toutefois, ces avantages ne sont valables que si vous travaillez avec une véritable plateforme SaaS. Si un fournisseur de logiciels commence à parler de la nécessité de migrer vers la version la plus récente du logiciel, alors vous ne bénéficiez pas de tous les avantages d’un SaaS.
En un mot, vous savez que vous travaillez avec une plateforme SaaS lorsque :
- Les dernières fonctionnalités sont améliorées en permanence.
- Vous pouvez appartenir à une communauté d’utilisateurs pour partager des expériences et apprendre les meilleures pratiques.
- Elle offre une tarification prévisible qui facilite la planification budgétaire.
- Son environnement est hautement configurable et vous pouvez facilement l’adapter à l’évolution de vos besoins.
- Il est soutenu par une équipe de renseignement du service clientèle accessible.
5 avantages clés du logiciel SaaS pour les parties prenantes
1. Pas de migration
L’un des principaux avantages d’une véritable plate-forme SaaS est qu’elle est conçue pour s’adapter à l’évolution des besoins de l’utilisateur au fil du temps, qu’il s’agisse de l’ajout de nouveaux membres de l’équipe, de nouveaux projets, de nouveaux flux de travail, etc. Vous n’aurez jamais besoin de migrer vers une nouvelle plateforme, car celle-ci grandit et évolue en permanence avec vous.
Gardez à l’esprit que la migration vers une nouvelle plateforme est un processus qui prend du temps et qui peut entraîner le risque de perdre des données et des fonctions personnalisées, voire des fonctionnalités fortement liées à vos processus métier. Cela signifie également que vous migrez vers un système immature qui contient encore des bogues qu’il faudra résoudre. Peu d’entreprises peuvent s’offrir le luxe d’endurer de telles pertes de temps et perturbations.
2. Améliorations continues
Avec une plateforme SaaS, tout le monde utilise le même système standard. Cela signifie que les commentaires des utilisateurs peuvent être recueillis et contribuer à l’amélioration globale du système. Ce retour peut inclure des idées de nouvelles fonctionnalités, de nouvelles méthodes pour résoudre des tâches spécifiques ou particulièrement difficiles, de meilleures façons de gérer les flux de travail, des suggestions pour améliorer l’interface/expérience utilisateur, etc. Ce retour d’information rapide et continu se traduit directement par des améliorations rapides et continues du système.
Travailler avec une véritable plateforme SaaS signifie également que vous pouvez appartenir à une communauté d’utilisateurs dans laquelle vous pouvez partager les meilleures pratiques sur vos expériences d’utilisateur et apprendre des autres. Il en résulte un système toujours à la pointe des tendances émergentes, ce qui permet de travailler plus efficacement et de garantir de meilleurs résultats.
3. Système configurable
Une plateforme d’engagement des parties prenantes basée sur le modèle SaaS met généralement l’accent sur la configuration plutôt que sur la personnalisation (puisqu’elle a été conçue dès le départ en tenant compte de la gestion des parties prenantes). En tant qu’utilisateur, cela signifie que le système répondra à vos besoins de base dès le premier jour. Pour répondre à des besoins plus spécifiques ou évolutifs, vous pouvez facilement configurer le système sans devoir faire appel à votre fournisseur. Par exemple, avec les plateformes SaaS d’engagement des parties prenantes les plus puissantes, vous pouvez facilement améliorer vos tableaux de bord en intégrant de nouveaux indicateurs clés de performance, ajouter/supprimer des champs dans les formulaires et activer une nouvelle notification en quelques clics.
4. Prix prévisibles
La licence d’une véritable solution SaaS comprend généralement non seulement l’accès au logiciel proprement dit, mais aussi à tous les services associés : assistance technique et clientèle, infrastructure et maintenance du serveur, améliorations continues du logiciel, correction des bogues, etc. Il existe différents modèles de tarification sur le marché, assurez-vous donc de bien comprendre leur fonctionnement. Avec certaines solutions, vous pouvez recevoir une facture surprise quelques mois plus tard pour des services supplémentaires ou pour avoir dépassé un certain nombre d’utilisateurs, d’enregistrements ou de projets. Au-delà d’être simplement ennuyeux, ces coûts non planifiés pourraient inciter les employés ou les entrepreneurs à adopter des stratégies visant à modifier leur comportement d’utilisation du système et à cesser de suivre certaines interactions avec les parties prenantes afin de garder les coûts sous contrôle – une stratégie qui pourrait compromettre la réussite de la livraison du projet. Après tout, pour traiter les problèmes émergents de manière opportune et proactive, vous devez avoir une vue claire et en temps réel de toutes les interactions qui ont lieu. Examinez le modèle de tarification et assurez-vous qu’il vous permet de prévoir facilement votre budget.
5. Mise en œuvre rapide
En termes de temps de mise en œuvre, une plateforme SaaS est généralement opérationnelle très rapidement, sans perte de temps pour des tâches non stratégiques. Si la mise en œuvre draine des ressources en termes de personnel et de temps, c’est que la plateforme n’a pas été conçue pour répondre à vos besoins et qu’elle nécessite une personnalisation. Un long délai de mise en œuvre signifie également des coûts internes plus élevés. Ce scénario est souvent observé dans les organisations qui s’engagent dans le parcours complexe de la personnalisation de leur propre logiciel ou qui tentent de créer un module d’engagement des parties prenantes dans un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou de sécurité, de santé, d’environnement et de communauté (SHEC), qui ne sont pas conçus pour gérer l’engagement des parties prenantes. Ces deux approches nécessitent une personnalisation poussée avant de pouvoir en tirer de réels avantages. Les logiciels ou modules qui en résultent ne sont pas non plus évolutifs.
Ces dernières années, l’obtention d’un permis social d’exploitation est devenue une priorité essentielle pour les entreprises. Il n’est donc pas surprenant que les logiciels d’implication des parties prenantes soient devenus remarquablement sophistiqués et puissants. L’un des principaux moteurs de cette évolution rapide des fonctionnalités est le fait que les principales plates-formes de gestion des parties prenantes sont spécifiquement conçues à cet effet et peuvent offrir des avantages commerciaux mesurables.
Comment pouvons-nous vous aider ?
Le logiciel d’engagement des parties prenantes Borealis est un véritable système de gestion de l’information basé sur le modèle SaaS. Il est utilisé par les leaders de l’industrie dans le monde entier pour gérer avec succès les efforts des parties prenantes et de l’accès au territoire, pour démontrer la conformité et pour obtenir le permis social d’exploitation – le tout à partir d’une plateforme centralisée et hautement configurable. Contactez notre équipe pour programmer une démonstration gratuite et personnalisée.
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