J’ai amorcé cette série de blogues en mai dernier en mettant d’abord en valeur comment notre super équipe peut vous assister et quels services nous offrons pour ce faire. Aujourd’hui, j’aimerais parler un peu moins des activités de notre équipe et plutôt vous donner des astuces pour augmenter votre efficacité en gestion de données. Des trucs simples que vous pourrez appliquer vous-même! Le plus beau : ils sont faciles à mettre en pratique, depuis votre application Boréalis.

 

Ces trucs offrent des méthodes simples d’utilisation de la plateforme qui permettront d’accélérer vos activités, ou de réduire le temps passé à saisir des données dans l’application. Sans plus attendre, je vous présente les fichiers Excel d’importation! Cette option existe depuis un bon moment déjà, et elle mérite son propre article puisqu’elle a prouvé son efficacité à de nombreuses occasions, en plus de sauver la mise à plusieurs répétition.

 

Comment fonctionne l’importation avec Excel?

 

Afin d’assurer que vous n’oubliez rien lors de la saisie d’information, nous offrons multiples modèles Excel qui se téléchargent directement de l’application. Ceux-ci peuvent être utilisés pour téléverser des données en masse dans l’application. Vous n’avez qu’à télécharger le modèle, que vous trouverez dans diverses sections, comme les Individus, les Communications, les Organisations ou les Échantillons. Lorsqu’un modèle est disponible (ce qui est le cas pour la majorité des registres), vous le trouverez toujours au même endroit.

 

Disons que vous devez utiliser le modèle d’import Excel à l’instant. Accédez à la section où vous souhaitez faire votre import de masse, cliquez sur Outils dans le coin supérieur droit de l’écran et ensuite cliquez sur Importer Excel. C’est d’ici que vous pourrez télécharger le modèle.

 

Importation Excel depuis l'application

 

 

Une petite mise en garde : les modèles varient selon la section où vous les téléchargez. Pourquoi? Afin de concorder avec les divers formulaires dans l’application. Bien que certains champs soient pertinents pour la fiche d’un individu, ceux-ci peuvent être d’aucune utilité pour la fiche d’une communication. C’est logique?

 

Téléchargement du modèle d'importation Excel

 

Une fois le modèle Excel téléchargé, il ne reste qu’à remplir l’information importante (ce ne sont pas toutes les colonnes qui doivent être remplies, certaines sont à titre indicatif seulement), sauvegarder, puis importer le tout à partir du même endroit. Ta-dam! Vous comptez maintenant de nouveaux enregistrements qui ont été créés automatiquement dans l’application, sans avoir à saisir chacun manuellement.

 

Modèle Excel

 

Psst! Il est possible qu’une erreur se produise lors de votre premier essai d’importation. Ne vous en faites pas, cela nous arrive tous, même à nous qui le faisons régulièrement. Si cette situation vous arrive, n’hésitez pas à entrer en contact avec nous, il nous fera plaisir de vous assister!

 

Quel est le meilleur moment pour utiliser l’outil d’importation Excel?

 

Comme nous avons vu précédemment, les modèles Excel sont d’excellentes sources d’économie de temps lorsque vous avez beaucoup de données à importer. Ils permettent aussi de saisir la donnée rapidement, dans un format standard, sans avoir à vous connecter à l’application Boréalis à chaque fois. Par exemple, si pour une raison quelconque votre réseau internet fait des siennes (ou s’il est carrément non-existant durant une certaine période), vous pouvez toujours ajouter l’information dans le modèle, pour ensuite l’importer.

 

Un cas d’utilisation commun est d’ajouter les rencontre/événements/appels qu’une personne reçoit au cours d’une semaine dans le modèle, pour ensuite les importer en tant que communications tous en même temps.

 

Astuce pour sauver du temps : lorsque vous rencontrez une nouvelle organisation ou un groupe de parties prenantes clés, prenez en note leurs noms, information de contact et postes dans le modèle Excel, puis ensuite, téléversez-les dans Boréalis en une seule action. Boum! Vous venez tout juste de créer des douzaines d’enregistrements en quelques secondes.

 

La même chose s’applique pour les échantillons des programmes de surveillance environnementale : de tels programmes génèrent rapidement de grandes quantités d’information. Envoyez le modèle Excel à votre équipe sur le terrain : au lieu de sauvegarder les données recueillies dans un fichier aléatoire, ils pourront enregistrer l’information dans un format standard Boréalis. Lorsque le moment viendra d’importer le tout, ça se fera en un tour de main. En plus de vous faire sauver beaucoup de temps!

 

L’avantage : vous améliorerez votre efficacité

 

Cette méthode de travail avec vos données vous permet de sauver du temps en divisant les tâches (collecte des données, importation des données et analyse des données) et en uniformisant votre travail grâce à un format standard pour toute votre équipe. Il est même possible d’enregistrer toutes vos activités hebdomadaires, puis d’avoir une autre personne en charge de l’importation.

 

Dans notre domaine, tout le monde sait comment utiliser Excel. Du moins un petit peu. Ce qui rend l’intégration des modèles Excel à la routine quotidienne de votre équipe facile, sans avoir à leur faire suivre de la formation.

 

Si vous êtes dépassés et présentement à court de temps pour importer vos données, n’hésitez pas à nous envoyer un courriel. Qui sait, peut-être que nous le ferons pour vous si vous le demandez gentiment 😉

 

Avez-vous des questions sur l’outil d’importation Excel? Écrivez-nous à helpdesk@boreal-is.com ou visitez notre centre d’aide en ligne, il nous fera plaisir de vous aider!

À propos de Laura Portelance Jouvert
Laura est une analyste d’affaires spécialisée dans l'amélioration continue des processus. Elle détient une maîtrise en géomatique, où elle a pu développer des compétences techniques et d'analyse grâce à de nombreuses années de travail. L'expérience de Laura en modélisation de données et en gestion de systèmes lui permet de comprendre les besoins de ses clients et de les transformer en exigences fonctionnelles pour les équipes techniques. Le week-end, elle aime s’occuper en apprenant l'espagnol et le chant ou en préparant son tricot pour l'hiver.

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