Extraire des données précieuses
pendant l'exploration du projet
Description du projet
Le projet de minerai de fer Nimba de SMFG vise à développer de manière responsable un gisement éloigné dans la chaîne de montagnes Nimba. Le projet est situé dans le sud-est de la Guinée, dans une zone qui a été classée au patrimoine mondial naturel en 1981 en raison de sa biodiversité exceptionnelle et d’importance mondiale. L’objectif de SMFG est de créer un projet minier durable qui s’intègrera au tissu social et économique de la région en minimisant son impact sur l’environnement.
SMFG s’engage à assurer la protection à long terme des montagnes ainsi que de leurs espèces et écosystèmes uniques. Cela nécessitera une transformation de l’économie locale pour soutenir les efforts de conservation et préserver l’intégrité de la région. SMFG travaille avec la communauté locale, les partenaires environnementaux et le gouvernement guinéen pour s’assurer que le projet est un succès et qu’il établit un standard élevé reconnu internationalement.
Les principaux défis du développement de cette région sont les suivants :
Milieu éloigné
Accessible par avion (toutes les 2 à 3 semaines)
Topographie
Pentes extrêmes (plus de 1 200 m)
Biodiversité
Extraordinaire diversité d’espèces et d’écosystèmes
Climat
Fluctuations climatiques dramatiques : pluies et brouillards intenses, chaleur et sécheresse, tempêtes de vent
Contexte social
Épidémies locales d’Ebola, extrême pauvreté dans la région, instabilité politique, corruption.
À ce jour, la phase d’exploration du projet représente plus d’une décennie de recherches, d’études et de négociations dans toute la région.
Mettre en place les meilleures façons de faire
Pepe Kolie travaillait chez SMFG depuis 2012 comme traducteur et administrateur, lorsqu’il a été promu au poste de Surintendant du Département des Relations Communautaires et Extérieures en 2017. Lorsqu’il est arrivé dans ce nouveau rôle, il a profité de l’occasion pour examiner les outils et les méthodes en place dans son équipe afin de voir comment améliorer les processus et gérer les données plus efficacement. Son directeur lui a recommandé un système qu’il avait déjà utilisé pour des projets similaires : le logiciel Boréalis. Pepe a convenu qu’il semblait parfait pour leurs besoins.
Défis en matière de gestion des données
- Toutes les informations du projet (notamment les coordonnées des parties prenantes, les plaintes, les notes de réunion, les rapports de conformité, les études d’impact, etc.) étaient stockées dans des dossiers spécifiques au projet sur un serveur partagé. Les données n’étaient pas structurées ou intégrées, ce qui rendait difficile la localisation des informations en temps voulu.
- Les membres de l’équipe oubliaient parfois de copier les informations de leurs appareils vers l’emplacement partagé.
- L’endroit où sauvegarder certains documents n’était pas toujours clair, de sorte que les informations étaient parfois mal placées ou mal classées.
- Sans un bon système de gestion des données, il était facile de perdre la trace de fichiers, de documents et d’autres informations.
Malgré tous les efforts de l’équipe, il était difficile de rester organisé et la production de rapports était laborieuse. L’équipe a compris qu’il devait y avoir une meilleure solution.
Objectifs
- Mettre en place un système de gestion de l’information pour structurer et centraliser les données des parties prenantes.
- Faciliter la création de rapports.
- Créer une mémoire institutionnelle qui serait accessible à toutes les étapes du projet.
Quand on a découvert Boréalis, c’est comme si on était en train de dormir et on s’est réveillé.
Solution
Le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis avec des modules complémentaires : Gestion des plaintes, Investissement social, Gestion de la conformité, et Suivi et évaluation
SMFG utilise la plateforme Boréalis pour :
la gestion des relations avec les parties prenantes, la conformité réglementaire, la surveillance environnementale, la gestion des plaintes, les investissements sociaux, la création de rapports, la sauvegarde d’une mémoire institutionnelle.
Extraire des informations importantes pendant la phase d’exploration du projet
Alors que la plupart des projets miniers ne mettent pas en place un système de gestion des parties prenantes comme Boréalis avant d’atteindre la phase de faisabilité, l’engagement de SMFG envers un développement transparent et responsable, a conduit l’entreprise à implanter le système pendant la phase d’exploration du projet.
Soutenir une entreprise responsable
Bien qu’il y ait généralement moins de données à gérer pendant l’exploration, le développement d’un site peut prendre des décennies et les équipes doivent rester en contact avec la communauté locale tout au long du processus. Sans les bons outils, les informations sur ces premières interactions peuvent être facilement perdues.
En plus d’enregistrer soigneusement les communications, les plaintes et suivre la conformité réglementaire, SMFG a mené un certain nombre d’études d’impact social. Ces études, réalisées sur plusieurs années, établissent soigneusement les normes de la région avant le début de l’exploitation minière et serviront de base de comparaison au fur et à mesure de l’avancement du projet. Ces données historiques permettent à SMFG de démontrer quelles étaient les conditions avant le début du développement du site afin de surveiller les effets du projet sur la communauté locale, la biodiversité et l’environnement.
Structurer la mémoire institutionnelle
Une mémoire institutionnelle bien documentée est un investissement stratégique important. Cet historique des relations que l’entreprise établit avec les parties prenantes est incroyablement précieux pour SMFG. Boréalis permet aux utilisateurs de voir le fil complet des communications avec chacune de leurs parties prenantes, y compris la façon dont les communications ont été effectuées (lettre, face à face, téléphone, etc.). Toutes les informations pertinentes sur leurs interactions avec une partie prenante précise peuvent être consultées rapidement ce qui les aide à intervenir plus efficacement.
Maîtriser la gestion des données
En introduisant le système maintenant, l’équipe a le temps de maîtriser la nouvelle plateforme de gestion des parties prenantes avant d’avoir beaucoup de données à gérer. De plus, avec Boréalis, il est beaucoup plus simple de mettre les nouveaux employés à niveau. Lorsque quelqu’un s’absente du bureau, ses données restent accessibles au reste de l’équipe. Ils constatent également qu’ils sont en mesure de mobiliser de manière plus cohérente, car tous les membres de l’équipe ont accès à un historique complet des interactions avec les parties prenantes.
En apprenant à utiliser le nouveau système, l’équipe a également pris des mesures pour affiner ses méthodes. Les utilisateurs oubliaient encore parfois de saisir leurs communications dans le système, ce qui créait des lacunes dans les données relatives aux parties prenantes.
Pour remédier à ce problème, Pepe a créé une notification qui rappelle aux utilisateurs de sauvegarder leurs communications dans Boréalis chaque après-midi. Cette simple étape permet de s’assurer que les informations importantes ne sont jamais oubliées sur l’appareil personnel de quelqu’un.
Les widgets et les tableaux de bord permettent à l’équipe de surveiller les tendances et de suivre leurs progrès en un coup d’œil – en fait, leurs rapports ont été essentiellement automatisés. Ils peuvent voir comment les choses évoluent dans le temps, comme le nombre de communications et de griefs reçus cette semaine par rapport à la semaine précédente. Les utilisateurs peuvent voir instantanément le nombre de plaintes reçues à tout moment et leur provenance. Un rapport hebdomadaire est automatiquement généré chaque vendredi.
Boréalis a beaucoup changé de façon positive notre manière de travailler et de gérer nos informations et nos interactions avec nos parties prenantes. Elle nous aide même à faire l’évaluation de la gestion de nos relations avec les communautés que nous gérons.
Obtenir une vue d’ensemble
Boréalis donne à l’équipe une image plus précise de ses acteurs. Si une personne a deux rôles différents, l’équipe peut relier ces rôles au même individu dans Boréalis, ce qui permet de voir facilement tous les rôles qu’une même personne joue. L’équipe peut ainsi évaluer plus précisément la position de chaque partie prenante et adapter son approche en conséquence. Boréalis leur permet de voir comment tout est lié, ce qui les aide à gérer plus efficacement leurs relations.
Une partie prenante peut porter 2 ou 3 chapeaux et en plus, être liée à une ou des parties prenantes, mais [sans Boréalis] cette information n’est pas toujours évidente au premier coup d’œil.
Comprendre l’influence
Certaines parties prenantes peuvent avoir une influence sur d’autres dans la communauté parce qu’elles occupent une position d’autorité. Boréalis aide l’équipe à comprendre les relations entre leurs parties prenantes, à déterminer quelles personnes sont en position d’influencer les autres, et à identifier la position de ces personnes clés vis-à-vis du projet. Cela aide SMFG à agir de manière plus proactive pour améliorer les résultats et établir de meilleures relations.
Lorsqu’on a compris qu’on avait accès à toutes ses informations et tous ses liens qui nous permettaient d’être encore plus minutieux dans notre travail, et qu’elles étaient accessibles en quelques clics seulement, alors Boréalis est devenu un passage obligé pour tout le monde.
Préparer la prochaine phase
Alors que la phase de faisabilité approche, l’équipe de Pepe a commencé à préparer les prochaines étapes. Le flot de donné ne fera assurément qu’augmenter, mais comme l’équipe s’est déjà familiarisée avec Boréalis, cela ne sera pas un obstacle et ne compliquera pas leur travail en leur demandant d’apprendre à utiliser le système en même temps.
Le niveau de contrôle dont nous disposons actuellement avec Boréalis nous permettra, même si le volume de travail se multiplie à mesure que nous entrons dans la phase de construction, de maintenir facilement nos activités puisque nous sommes déjà à l’aise avec le système.
Maintenant que toutes les données du projet sont centralisées de manière logique et ordonnée, il est beaucoup plus facile d’intégrer de nouveaux membres à l’équipe des relations communautaires ou de transférer le projet à une autre équipe.
Principaux résultats depuis l'implantation de Boréalis
Les données sont maintenant centralisées, structurées, accessibles et à jour. Il n’y a plus de confusion quant à l’endroit où sauvegarder l’information.
L’organisation est prête à répondre rapidement à toute demande de renseignements ou à tout problème qui se présente.
Les équipes ont une meilleure compréhension de l’influence des parties prenantes et de leur rôle.
Il est désormais beaucoup plus simple de mettre les nouvelles personnes au courant.
La conformité est bien documentée et facile à démontrer, ce qui entraîne moins de stress.
Un soutien client qui permet d’aller plus loin
L’implantation d’un nouveau logiciel demande un engagement considérable, mais Pepe souligne que Boréalis les a accompagnés à chaque étape du processus. Leur conseiller Succès Client leur a été incroyablement utile, et l’équipe est très satisfaite du système.
En plus du fait que chaque jour quand on travaille dans Boréalis, on découvre nous-mêmes des astuces et de bonnes façons de faire, nous avons un coach... Chaque fois que nous rencontrons Innocent pour les mises à niveau on découvre de nouvelles façons d’utiliser le logiciel.
Pepe reconnaît qu’il est facile d’acheter un système, mais qu’une équipe peut ne jamais être en mesure de l’utiliser à son plein potentiel si le soutien adéquat n’est pas présent. Disposer du bon outil associé à un excellent soutien peut aboutir à de petits miracles.
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