Aufbau langfristiger
Stakeholder-Beziehungen im Bahnsektor
Die herausforderung
CN ist ein Güterverkehrsunternehmen, das jährlich Waren im Wert von 250 Milliarden CAD transportiert. Es verfügt über ein Schienennetz von ungefähr 20.000 Streckenmeilen in Kanada und dem mittleren Westen der USA. Das Team für öffentliche Angelegenheiten und Regierungsbeziehungen von CN ist über mehrere Bürostandorte auf beiden Seiten der kanadisch-amerikanischen Grenze verteilt. Die Teammitglieder haben regelmäßig Kontakt zu Tausenden Beamten auf Orts-, Provinz-, Bundesstaaten- und Bundesebene: von Kleinstadtbürgermeistern bis hin zu hochrangigen Kongressabgeordneten und parlamentarischen Amtsträgern.
Keine blinden flecken mehr
Vor der Einführung der Stakeholder-Management-Software von Borealis im Jahr 2016 stand dem Team kein formales Tool oder System zur Verfügung, um all diese Beziehungen und die damit zusammenhängenden Kommunikationen nachzuverfolgen. Stattdessen wurde in viel Zeit Meetings darauf verwendet, alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.
Die lösung
Die Stakeholder-Management-Software von Borealis für öffentliche Angelegenheiten und Regierungsbeziehungen
Seit der Einführung der Software von Borealis können alle Mitglieder des Teams für öffentliche Angelegenheiten und Regierungsbeziehungen die Kontaktinformationen ihrer Stakeholder und den Verlauf des bisherigen Kontakts einsehen.
Mit diesem institutionellen On-Demand-Gedächtnis kann das Team die Gespräche mit Stakeholdern konsistenter und zielführender gestalten, was wiederum zu mehr Kontinuität und Vertrauen in der Beziehung führt.
„CN bemüht sich stets darum, den Tausenden Gemeinden, in denen wir tätig sind, ein guter Nachbar zu sein. Im Mittelpunkt dieser Bemühungen steht eine effektive Kommunikation mit unseren Stakeholdern auf Bundes-, Provinz-, Bundestaaten- und Ortsebene. In den letzten beiden Jahren ist die Software von Borealis für uns ein wichtiges Instrument für die Nachverfolgung und den Ausbau unserer vielfältigen Kommunikation gewesen. Von der Nachverfolgung persönlicher Treffen bis zur Organisation und Verwaltung allgemeiner Themen und der Entwicklung von Smart Communication mit großen, vielfältigen Zielgruppen – die Software von Borealis hat für CN als ein unverzichtbares und wertvolles Werkzeug herausgestellt.“
Aufbau langfristiger beziehungen
Schnell Zugang zu all diesen Kenntnissen und Einblicken zu haben, ist beim Stakeholder-Engagement ein wesentlicher Vorteil, denn hier geht es um den Aufbau langfristiger Beziehungen. Simon Pelletier, Berater für öffentliche Angelegenheiten bei CN, verwaltet die Datenbank der Software von Borealis und ist für die Qualitätssicherung zuständig. Er ergänzt, dass der einfache Zugang zu allen Informationen in der Lösung von Borealis dem Team hilft, alle Themen in ihrem Kontext zu sehen.
Verwalten einer großen stakeholder-datenbank
Die häufigen Wahlen in Kanada und den USA auf den verschiedenen Ebenen führen zu einem ständigen Wechsel der Stakeholder von CN. Dieser Umstand resultiert in zahlreichen Aktualisierungen der Stakeholder-Datenbank und in vielen Mitteilungen. Es ist durchaus nicht ungewöhnlich, dass das Team in einem Jahr auf mehr als 98.000 Mitteilungen kommt.
Simon berichtet, dass manuelle Eingaben und damit auch mögliche Fehler erheblich reduziert werden konnten, weil nun die Möglichkeit zu Batch-Aktualisierungen besteht. Auch die vor zwei Jahren eingeführte Smart-Comms-Funktion hat dazu beigetragen. Ein Stakeholder-Manager bei CN ist unter Umständen für bis zu 500 Stakeholder zuständig. Eine große Anzahl Mitteilungen gezielt und personalisiert zu versenden, ist für das Team kein Problem, denn mit Smart Comms geht das schnell und einfach.
Zuordnung von flächen
David und Simon sind sich einig, dass die GIS-Mapping-Funktion ein weiteres äußerst hilfreiches Tool der Borealis-Software darstellt. In den USA kann das Team nun beispielsweise alle Strecken und Einrichtungen von CN in jedem Wahlbezirk zuordnen. Auf der Grundlage dieser Zuordnungen kann das Team den Kongressabgeordneten genau zeigen, welche Infrastruktur von CN sich in ihrem Wahlbezirk befindet. Wenn das Team auf so konkreter Ebene kommunizieren und bei wichtigen Beamten mit Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit punkten kann, ist das von erheblichem Vorteil.
Aufzeigen des werts der teamleistung
Dank der Software von Borealis kann das Team für öffentliche Angelegenheiten und Regierungsbeziehungen Führungskräften und Kollegen von CN auf einfache Weise über die Einzelheiten ihrer Aktivitäten informieren. So können diese den Beitrag des Teams zur Erreichung der Unternehmensziele erkennen und schätzen.
Mit wenigen Klicks kann das Team seinen Einsatz bei konkreten Themen und die Wirksamkeit seiner Anstrengungen nachweisen. Es kann dazu Daten sammeln und Kennzahlen wöchentlich, vierteljährlich und jährlich berichten und so aufzeigen, dass es sich um die Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern gut kümmert.
Simon erstellt beispielsweise wöchentliche Berichte, die automatisch erzeugt und an das Team für öffentliche Angelegenheiten und Regierungsbeziehungen gesendet werden. So können die Teammitglieder die Entwicklung der Beziehungen zu ihren wichtigsten Stakeholdern auf einen Blick erfassen sowie laufende und komplexe Projekte proaktiver steuern.
Wenn sich das Team Klarheit über ein bestimmtes Thema verschaffen will, kann Simon mithilfe seiner eigenen wesentlich ausführlicheren Versionen dieser Berichte sofort Rede und Antwort stehen.
Jederzeit alles im blick
Dank zahlreicher Ansichten und Dashboards, die sich mit der Software von Borealis realisieren lassen, kann Simon nicht nur die Aktivitäten des Teams für öffentliche Angelegenheiten und Regierungsbeziehungen, sondern auch die des Medienteams und des Hotlineteams für Fragen aus der Öffentlichkeit analysieren.
Er kann die gesamte jährliche Kommunikation des laufenden Jahres und der vergangenen Jahre auf einen Blick anzeigen oder nach Kategorie oder Team geordnet auflisten. Er kann auch Kreis- und Liniendiagramme verwenden, um aktuelle Schwerpunkte und zeitliche Trends besser zu verstehen.
Proaktiver bedarfsorientierter support
Als einer, der sich beruflich mit dem Aufbau von Beziehungen befasst, kann David gut einschätzen, inwieweit die Lösung von Borealis sein Team unterstützt. Und er schätzt sie als herausragend ein. Denn aus seiner Sicht erfüllt die Software von Borealis die Anforderungen von CN sowohl proaktiv als auch reaktiv – ob es nun um Fragen zum besseren Verständnis geht, wie das Team funktioniert und arbeitet, oder um die Optimierung der Software, damit Bezirke besser zugeordnet und Daten in bestimmte US-amerikanische Listen eingetragen werden können.
