ANWENDUNGSBEISPIEL
Sicherstellung der Stakeholder-Akzeptanz im Bahnsektor
DIE HERAUSFORDERUNG
Auf neuen Erkenntnissen aufbauen
Das Team für Regierungs- und Community-Beziehungen eines nationalen Bahnbetreibers ist damit betraut, die zahllosen Stakeholder zu verwalten, die Einfluss auf die Tausenden von Kilometern Gleisstrecke des Unternehmens haben – oder von diesen beeinflusst werden. Zu den Stakeholdern gehören unter anderem Grundstückseigentümer, Gemeinden, Umweltgruppen und Akteure verschiedener Regierungsebenen.
Da Bahnprojekte über einen langen Zeitraum geplant, gebaut und gewartet werden, muss das Team fortlaufend Engagement-Pläne für eine Vielzahl an Problemen und Stakeholder-Gruppen entwickeln. Die Leiterin der Abteilung für Regierungs- und Community-Beziehungen brauchte eine Möglichkeit, die Auswirkungen der verschiedenen Kommunikationsstrategien zu überwachen, die von den Teams vor Ort entwickelt wurden.
Außerdem wollte sie das Berichtswesen verbessern, um dem Head Office einen besseren Überblick über die Stakeholder-Probleme und -Ergebnisse zu verschaffen. Dadurch könnte das obere Management den Nutzen, den das Team für Regierungs- und Community-Beziehungen dem Unternehmen bringt, besser schätzen.
DIE LÖSUNG
Die Stakeholder-Management-Software von Borealis
Mit der Stakeholder-Management-Software von Borealis hat das Team für Regierungs- und Community-Beziehungen seine Stakeholder-Engagement-Methodik deutlich verbessert. Das Team kann nun sämtliche Stakeholder-Beziehungen von einem einzigen Ort aus verwalten – alle Stakeholder-Engagement-Pläne, -Aufzeichnungen, -Kommunikationen, -Ergebnisse und vieles mehr.
Auf diese Informationen können alle Zugangsberechtigten jederzeit zugreifen – egal ob sie im Büro oder vor Ort sind. Anpassbare Dashboards sorgen für eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen und geben einen Gesamtüberblick über die Situation in Echtzeit. Aussagekräftige Berichte können mit wenigen Klicks erstellt werden.
Mehrere interne Teams verwenden nun Borealis, um alle Aspekte der Stakeholder-Beziehungen – zum Beispiel öffentliche Angelegenheiten, Flächenzugang und -verwaltung, Beschwerdemanagement, Einhaltung von Vorschriften – global zu verwalten.Die Module, Tools und Dashboards in Borealis sind so konfiguriert, dass sie den spezifischen Bedürfnissen jedes Teams Rechnung tragen.
Probleme und Stakeholder kartieren − für bessere Einblicke und einfachere Projektgenehmigungen
Wenn die Leiterin der Abteilung für Regierungs- und Community-Beziehungen plötzlich gebeten wird, ein ministerielles Briefing zu erstellen, in dem alle bisher durchgeführten Aktivitäten aufgeführt sind, kann sie nun in wenigen Minuten einen ausgefeilten und vollständigen Bericht in Borealis abrufen.
Das Team nutzt Borealis auch, um Grundvermögen, Probleme und Stakeholder zu kartieren. Das Team kann nun leicht erkennen, welche Probleme die kritischsten Auswirkungen haben und wie der Aktionsplan aussieht, um sie anzugehen: Wer ist verantwortlich, welche Schritte wurden bereits unternommen, welche Ergebnisse gibt es bisher, etc.? Maßgeschneiderte Tracking-Elemente wie Orientierungspunkte, Meilensteine etc. können ebenfalls abgebildet werden, um Probleme genau zu lokalisieren.
Außerdem zeigt die Kartierung dem Team bereits vor Beginn von Schienenarbeiten, welche spezifischen Stakeholder betroffen sein werden; das Team ist dadurch in der Lage, mit den entsprechenden Personen kommunizieren, um das Problem proaktiv anzugehen. So kann das Team beispielsweise Anwohner und Geschäftsinhaber darüber informieren, dass in ihrem Gebiet an bestimmten Tagen Bauarbeiten stattfinden werden und dass mit etwas Lärm zu rechnen ist, aber auch, dass die Bauarbeiter angehalten wurden, nicht vor 7 Uhr morgens zu beginnen.
Das Team kann wählen, ob die Kommunikation mit den betroffenen Stakeholdern per SMS, Post oder E-Mail erfolgen soll – je nach bevorzugter Kommunikationsmethode. Unabhängig von dieser wird jede Kommunikation automatisch in Borealis aufgezeichnet, genauso wie alle Beschwerden und Follow-up-Engagement-Aktivitäten – beispielsweise die Mitteilungen, die Auftragnehmer darauf hinweisen, die Arbeitszeiten einzuhalten Wenn ein Teammitglied in Elternzeit geht, kann seine Ersatzperson einfach in Borealis nachsehen, welche Probleme für bestimmte Projekte oder Schienenabschnitte bestehen, was bisher erledigt wurde und was noch zu tun ist. Neue Teammitglieder können direkt mitarbeiten; sie können sich sofort einen Überblick über die Stakeholder-Landschaft verschaffen und dann die Arbeit plangemäß fortsetzen. Ein vorheriges Durchforsten zahlloser E-Mails und Intranet-Dateien ist nicht mehr notwendig.
Brisante Themen angehen, bevor sie zu rechtlichen Problemen werden
Im Bereich der Regierungsbeziehungen hilft Borealis dem Team auch dabei, Probleme auf lokaler Ebene zu halten, wo sie leichter zu handhaben sind. Das Team kann einen Engagement-Plan erstellen, um den Brandmeister über mögliche Sicherheitsrisiken während der Bauarbeiten zu informieren. Dank dieser vorausschauenden Handlung verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Brandmeister seine Bedenken an den Bürgermeister weitergibt – der sie dann möglicherweise an die Landesebene weiterleitet, wo das Problem aus politischer oder wirtschaftlicher Sicht betrachtet wird. Am Ende könnte die Beschwerde so auf Bundesebene landen und damit könnten am Ende Geldstrafen oder gerichtlich auferlegte Korrekturmaßnahmen ins Haus stehen.
Sicht auf lokale Ebene und Gesamtsituation gleichermaßen
Ein Gesamtüberblick über die Stakeholder-bezogene Probleme ist besonders bei überregionalen Projekten hilfreich, die je nach Region möglicherweise unterschiedlichen Problemen, Regeln und Vorschriften ausgesetzt sind.
Ein Beispiel: Unkontrolliertes Wachstum von Pflanzen kann die Stabilität von Bahnstrecken gefährden. Die Stakeholder in einer Region sind möglicherweise gegen den Einsatz von Pestiziden; die Stakeholder in einer anderen Region dagegen befürchten Entgleisungen und ziehen den Einsatz von Pestiziden der Bezahlung von Arbeitern für eine manuelle Beseitigung vor. Dieselbe Bahnlinie, dasselbe Problem, aber unterschiedliche Meinungen der Stakeholder – nicht nur unter den Anwohnern, sondern auch unter den gewählten Vertretern. Das Team verfolgt all dies in Borealis und nutzt die Erkenntnisse für zukünftige Engagement-Pläne.
Mit nur wenigen Klicks kann die Leiterin für Regierungs- und Community-Beziehungen nun einen übersichtlichen Bericht erstellen, der dem Head Office aufzeigt, welche Beschwerden für einen bestimmten Streckenabschnitt, ein bestimmtes geografisches Gebiet oder das gesamte Land vorliegen; bei welchen Beschwerden das Team in den letzten zwölf Monaten deeskalieren konnte, und welche weiteren Probleme identifiziert wurden, auf die das Unternehmen möglicherweise reagieren sollte, um seine Marke zu stärken.
Dieser Einblick der VPs in die lokale Ebene hilft dem Unternehmen auch dabei, Projekte durchzusetzen. Borealis ermöglicht es sowohl den Teams vor Ort als auch den Teams auf operativer Ebene, die unzähligen vorhandenen Informationen in einem kurzen einseitigen Bericht zusammenzufassen, der nur die wichtigsten Informationen für die VPs enthält.
