À une époque dominée par les progrès numériques, les préoccupations fondamentales en matière de protection de la vie privée et des données ont incité les gouvernements à établir des lois protégeant les renseignements personnels. La Loi 25 est la réponse proactive du Québec à cet impératif. Cette loi inaugure une nouvelle ère de protection des données et de conformité.
Ce guide vise à fournir aux entreprises et aux parties prenantes un portrait complet des implications profondes de la Loi 25, tout en soulignant la façon dont le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis peut faciliter la conformité de façon harmonieuse.
Comprendre la Loi 25 du Québec
Le 12 juin 2020, le parcours législatif de la Loi 25, anciennement connue sous le nom de « projet de loi 64, Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels » a été amorcé au Québec. Ce cadre juridique novateur visait à moderniser les lois sur la protection des renseignements personnels dans les secteurs privé et public de la province; un projet législatif révolutionnaire qui a redéfini les normes en matière de confidentialité des données. Après avoir été adopté par l’Assemblée nationale le 21 septembre 2021, le projet de loi 64 a été officiellement nommé Loi 25.
La Loi 25 instaure des exigences strictes en matière de protection de la vie privée pour les entreprises au Québec, notamment une transparence accrue, des mesures solides de protection des données et des mécanismes de consentement rigoureux. Le non-respect de ces exigences est passible d’amendes importantes, accompagnées d’un pouvoir réglementaire accru pour la Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec. Voici les éléments essentiels de cette loi:
Divulgation du traitement des données biométriques:
Les entités sont tenues d’informer la CAI de toute activité de traitement de données biométriques au moins 60 jours avant de procéder.
Désignation d'une personne responsable:
Les organisations doivent désigner une personne responsable chargée de superviser la protection des renseignements personnels. Toute personne peut se voir attribuer le rôle de responsable de la protection de la vie privée, bien que dans les cas où personne n’a été officiellement désigné, cette tâche incombe automatiquement à l’employé le plus haut placé (c’est-à-dire le PDG). Si un responsable de la protection de la vie privée autre que le PDG est nommé, les entreprises doivent obligatoirement publier le nom, la fonction et les coordonnées de cette personne sur leur site web, afin d’en garantir l’accessibilité pour toute communication.
Déclaration obligatoire des incidents:
- prendre les mesures appropriées pour minimiser les dommages potentiels aux personnes impliquées et pour éviter que des incidents similaires ne se reproduisent;
- informer la CAI et les parties concernées (en utilisant le formulaire prévu à cet effet);
- tenir un registre des violations de la confidentialité et des failles de sécurité, et en fournir une copie à la CAI à sa demande;
- respecter la réglementation mise à jour concernant la divulgation de données personnelles sans le consentement explicite de la personne concernée, en particulier dans le cadre de recherches, d’analyses, de calculs statistiques ou de transactions commerciales;
- procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, en particulier à des fins de recherche, d’analyse et de calculs statistiques; et
- avant de procéder à toute vérification ou confirmation d’identité à l’aide de caractéristiques ou de mesures biométriques, en informer la CAI en remplissant le formulaire prévu à cet effet.
Les étapes et les exigences de la mise en œuvre
La Loi 25 étend son influence au-delà des frontières provinciales, affectant les entreprises du Québec, mais également celles de tout le Canada qui interagissent avec les résidents du Québec. Mis en œuvre en trois phases, le cœur de ce déploiement en plusieurs étapes aura lieu le 23 septembre 2023. Chacune de ces trois phases comporte de nouvelles exigences et responsabilités :
- D’ici le 22 septembre 2022: Désignation d’une personne responsable de la protection de la vie privée, déclaration obligatoire des violations, divulgation des données biométriques.
- D’ici le 22 septembre 2023: Politique de protection de la vie privée, évaluations obligatoires des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), systèmes relatifs à la transparence et au consentement, anonymisation, droit à l’effacement.
- D’ici le 22 septembre 2024: Droit à la portabilité.
Les vastes conséquences des modifications apportées par la Loi 25 aux modalités de protection de la vie privée
En cette ère définie par des progrès technologiques rapides, la Loi 25 ne se contente pas de s’adapter aux technologies émergentes; elle les adopte. De l’intelligence artificielle à la prédominance de l’Internet des objets, la loi opte pour une position avant-gardiste, garantissant que le cadre de protection de la vie privée du Québec reste flexible et évolutif dans ce paysage numérique dynamique.
L’applicabilité de la Loi 25
La Loi 25 ratisse large. Elle s’applique aux entreprises de toutes tailles et de tous lieux qui collectent, détiennent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels. En outre, les entreprises situées au-delà des frontières du Québec sont concernées si elles font affaire avec des clients qui utilisent leurs produits ou leurs services dans la province. Cette portée mondiale fait ressortir les implications profondes de la loi.
La définition des « renseignements personnels » en vertu de la Loi 25
La Loi 25 définit les « renseignements personnels » de manière large, englobant les données liées à une personne physique permettant de l’identifier. Cette définition va au-delà des identificateurs tels que les noms et les adresses pour englober les certificats numériques et les identifiants en ligne. Il est important de noter que les données ne doivent pas nécessairement être identifiables par elles-mêmes; leur combinaison avec d’autres données à des fins d’identification tombe également sous le coup de la loi.
La gestion des flux transfrontaliers de données, du cycle de vie des données et de la mise en application de la législation
Dans la Loi 25, les flux transfrontaliers de données occupent une place centrale, obligeant les entreprises à veiller à ce que la protection des données dépasse les frontières provinciales. Il est impératif que les personnes soient informées de la destination ou des destinations de leurs données. Les entreprises qui transfèrent des données personnelles au-delà des frontières du Québec doivent s’assurer que le niveau de sécurité standard est maintenu. Se contenter d’exporter des données personnelles vers une juridiction dont la réglementation en matière de protection de la vie privée est moins stricte n’est pas une approche acceptable : il est essentiel de révéler comment les données seront utilisées.
En outre, une fois que la fonction a été remplie et l’objectif atteint, la loi impose la destruction ou l’anonymisation des données. La plupart des organisations n’ont pas de mécanisme pour nettoyer les données de cette manière, ce qui permet à celles-ci de persister indéfiniment. Cette pratique doit maintenant être corrigée. L’application de la Loi 25 incombe à la CAI, ce qui démontre l’urgence de la mise en conformité et l’évolution du cadre de la gestion du cycle de vie des données.
Importance et implications
La Loi 25 redéfinit la dynamique du pouvoir en donnant aux individus un contrôle sans précédent sur leurs données personnelles. Une série de droits, dont l’accès, la rectification et la possibilité de révoquer le consentement, sont conférés aux individus. Pour les entreprises, ce changement de paradigme nécessite de réajuster leurs pratiques de gestion des données afin de s’aligner sur les normes élevées de la loi. La Loi 25 met en lumière la valeur de la collecte et de l’utilisation transparentes des données comme fondement de la confiance entre les entreprises et les parties prenantes, plutôt que de restreindre l’utilisation des données.
L’importance de la Loi 25 dépasse changements législatifs superficiels : elle nécessite un virage fondamental dans la manière dont les entreprises gèrent et protègent les renseignements personnels. Les principales dispositions de cette loi ont des répercussions considérables sur le plan de l’exploitation:
Exigences accrues en matière de protection de la vie privée:
La Loi 25 comprend des évaluations obligatoires des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), des évaluations des communications transfrontalières pour garantir une protection suffisante, une exigence de consentement explicite et détaillé, et l’établissement de nouveaux droits individuels, y compris la portabilité des données. L’importance de l’obtention d’un consentement éclairé a considérablement augmenté.
La demande d’autorisation est désormais l’approche principale. Les entreprises sont tenues de s’assurer que les individus comprennent parfaitement les modalités d’utilisation, de collecte et de divulgation de leurs données personnelles. Le consentement explicite est requis pour certaines utilisations ou divulgations de renseignements personnels sensibles.
Pour que le consentement ait une valeur juridique en vertu de la Loi 25, il doit respecter les critères suivants:
- il doit être donné librement et de manière appropriée;
- il doit être demandé pour chaque objectif spécifique;
- il doit être accordé à des fins précises;
- il doit être présenté dans un langage clair et facilement compréhensible;
- il doit être sollicité séparément de toute autre information; et
- il doit être obtenu expressément et de manière proactive pour les données personnelles sensibles, à l’exclusion de l’utilisation de cases à cocher présélectionnées qui transmettent automatiquement les renseignements.
De plus, les personnes doivent être informées des éléments suivants : de leur droit de retirer et de révoquer leur consentement (s’applique aux organisations privées), également connu sous le nom de « désindexation »; de l’identité des tiers à l’intérieur et à l’extérieur du Québec avec lesquels leurs données personnelles peuvent être partagées; des catégories de personnes au sein de l’entreprise qui peuvent accéder à leurs données personnelles; de la durée de conservation de leurs données; des coordonnées de la personne responsable, telle que le responsable de la protection de la vie privée; du caractère obligatoire ou volontaire de la demande de consentement (exclusivement pour le secteur public); des conséquences du refus de répondre ou du retrait du consentement (exclusivement pour le secteur public).
La législation confère aux individus des droits accrus en ce qui concerne leurs renseignements personnels. Les individus ont plus de pouvoir sur les données permettant de les identifier. Ils auront le droit à l’effacement, à la portabilité des données et à la limitation de la prise de décision automatisée.
Les entreprises qui utilisent des algorithmes et des technologies pour identifier les personnes ou établir leur profil seront tenues de divulguer leur engagement dans de telles activités, et de fournir des instructions sur l’activation ou la désactivation de leur technologie de profilage. Cela permettra aux personnes qui souhaitent éviter le profilage de se soustraire aux expériences personnalisées. Cela inclut notamment la surveillance sur le lieu de travail, ce qui nécessite de communiquer clairement aux employés les mesures de surveillance.
Notification des violations de données:
Sanctions financières:
La Loi 25 introduit de nouvelles sanctions financières en cas de non-respect des réglementations en matière de protection de la vie privée. Les entreprises privées qui ne se conforment pas à la loi s’exposent à des amendes allant de 15 000 $ CA à 25 000 000 $ CA, ou équivalant à 4 % de leur chiffre d’affaires global de l’année fiscale précédente, le montant le plus élevé étant retenu. Les propriétaires d’entreprises individuelles sont également soumis à des pénalités pouvant aller jusqu’à 100 000 $ CA. En outre, les consommateurs bénéficient d’une action privée leur permettant de réclamer des dommages-intérêts d’origine législative en cas d’atteinte à la vie privée. La vitesse à laquelle ces sanctions seront appliquées demeure incertaine. Toutefois, si l’on établit un parallèle avec d’autres lois canadiennes telles que la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), il est évident que les contrevenants seront effectivement sanctionnés, en particulier dans les cas d’envoi de messages.
La préparation des entreprises québécoises à la mise en conformité avec la Loi 25
Afin d’évaluer l’état de préparation et la sensibilisation des entreprises aux changements apportés par la Loi 25, PwC Canada, en collaboration avec l’Association canadienne des compagnies d’assurances de personnes et la Fédération des chambres de commerce du Québec, a mené une enquête exhaustive en mai 2021. Ce sondage s’adressait à environ 75 décideurs chevronnés responsables de la protection de la vie privée et des données dans divers secteurs et dans des entreprises de tailles variées au Québec.
Résultats de l'enquête et éléments clés :
- Une anticipation limitée de la conformité intégrale: Seulement 35 % des entreprises prévoient d’être pleinement conformes.
- Des défis pour les PME: de nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises, ne disposent pas de programmes solides de protection de la vie privée et ont du mal à saisir toute l’étendue des conséquences de la Loi 25.
- Une réattribution des ressources: Les entreprises prévoient devoir doubler la taille de leurs équipes chargées de la protection de la vie privée pour répondre à l’évolution des exigences.
- Des répercussions sur les transferts de données: Les obligations liées au transfert de données au-delà des frontières du Québec devraient entraîner les conséquences les plus importantes.
L’enquête menée par PwC Canada souligne le manque de préparation des entreprises en ce qui concerne la Loi 25. Malgré la volonté de s’y conformer, seulement 35 % des entreprises sont pleinement préparées. Cette statistique souligne la nécessité d’une connaissance approfondie de la loi et d’une adaptation stratégique.
Les stratégies de préparation
Alors que les grandes entreprises mettent en place de manière proactive des programmes préparatoires, de nombreuses petites et moyennes entreprises sont aux prises avec les implications financières de la mise en conformité dans un contexte économique déjà difficile. Sur la base des enseignements tirés du Règlement général sur la protection des données (RGPD), la priorité donnée aux clients – plutôt qu’à la simple conformité – par la découverte, la gouvernance, la protection et la minimisation des données peut améliorer l’expérience de ceux-ci, favoriser la confiance et libérer le potentiel des données en matière d’innovation et de croissance. Toutefois, cette approche nécessite un état d’esprit stratégique, le soutien de la direction et des ressources spécialement attribuées à cette fin.
La conformité simplifiée : tirer parti du logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis
La conformité à la Loi 25 impose aux entreprises de revoir et de mettre à jour leurs politiques de protection de la vie privée, d’effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, de mesurer tous les flux de données personnelles et d’instaurer des procédures de sécurité appropriées.
Alors que les organisations naviguent dans le paysage complexe de la conformité relative à la protection de la vie privée, le logiciel Boréalis apparaît comme une solution incontournable. La plateforme répond parfaitement aux exigences de la Loi 25, aidant les organisations à rationaliser les pratiques de protection des données tout en améliorant l’engagement des parties prenantes grâce à des observations fondées sur des données. Boréalis aide les organisations à gérer efficacement:
- Les données des parties prenantes: Boréalis agit comme un répertoire sécurisé et centralisé pour les données des parties prenantes, permettant même aux organisations de restreindre l’accès à l’information selon le principe d’accès sélectif grâce à sa fonction Ségrégation de données d’équipe. Des renseignements peuvent également être transmis de manière anonyme par le biais du portail de rétroaction en ligne. Cela s’aligne parfaitement sur les mandats de protection des données renforcés de la Loi 25.
- Le suivi des consentements: Le logiciel uniformise la documentation des consentements, garantissant un respect méticuleux des critères rigoureux de la Loi 25 sur ce plan.
- Les rapports d’incidents: Boréalis simplifie le processus de signalement rapide des violations de données, pierre angulaire du solide cadre de divulgation obligatoire de la Loi 25.
- Les flux de travaux personnalisés: Boréalis facilite les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée grâce à des processus personnalisés, favorisant la responsabilisation à tous les niveaux de l’organisation.
- La vérification et la production de rapports: Les fonctions de vérification avancées de Boréalis permettent aux organisations de fournir une vue d’ensemble de leur engagement lors des vérifications réglementaires.
Observation à propos de la Loi 25
La Loi 25 reflète la nature évolutive de la protection de la vie privée et de la sécurité des données. L’engagement du gouvernement à affiner la loi au fil du temps souligne son intention de demeurer pertinent face aux avancées technologiques. Cette capacité d’adaptation pourrait inspirer d’autres provinces et nations à suivre cet exemple.
Conclusion
La Loi 25 constitue plus qu’un simple cadre juridique ; elle sert de catalyseur dynamique propulsant la transformation au sein des réglementations relatives à la protection de la vie privée. Alors que les entreprises s’adaptent à ces nouvelles responsabilités, le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis se positionne comme un élément essentiel de la conformité, éclairant la voie vers une adhésion sans faille à cette législation révolutionnaire.
Les entreprises se trouvent à la croisée des chemins, obligées non seulement d’adopter ces changements, mais aussi de renforcer la protection des données, d’encourager la confiance et de prospérer dans une ère où la vie privée occupe le devant de la scène. Les capacités évolutives du logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis permettent aux organisations de se conformer à la loi en leur offrant un outil robuste pour naviguer dans le labyrinthe complexe de la Loi 25.
Dans le cadre de la Loi 25, il devient évident que les connaissances et la collaboration sont les clés de l’autonomisation. Cette loi représente un changement radical dans la façon dont les données personnelles sont traitées, soulignant l’importance majeure de la préservation du droit à la vie privée, tant pour les individus que pour les entreprises. Avec l’évolution du secteur de la réglementation en matière de protection de la vie privée, la Loi 25 marque un tournant transformateur, propulsant les entreprises québécoises dans une ère où la protection des données et la conformité ouvrent la voie à l’avenir.
AVERTISSEMENT : Les renseignements fournis dans le présent article sont donnés à titre d’information générale seulement et ne constituent pas un avis juridique. Les organisations devraient consulter des juristes qualifiés pour s’assurer qu’elles se conforment aux lois et règlements en vigueur.
