Qu’est-ce que la relation avec la communauté et pourquoi est-ce important?
La relation avec la communauté consiste à établir des relations avec les parties prenantes de la communauté afin de favoriser un dialogue et un discours durables, de manière à ce que toutes les parties se sentent respectées, responsabilisées et informées. Vous n’êtes pas seulement responsable de la gestion de votre organisation, mais vous devez également établir des relations avec les personnes extérieures à celle-ci. Il peut être difficile d’atteindre ces groupes communautaires, mais c’est aussi essentiel. C’est également essentiel. Les ignorer n’est pas une option.
L’évolution des besoins de la communauté, associée à votre besoin d’être accepté par elle, rend les activités de relation avec la communauté importantes. Quel que soit votre secteur d’activité, vous êtes confronté à un ensemble de défis en constante évolution lorsque vous travaillez dans une nouvelle communauté. Certains de ces problèmes sont sous votre contrôle. Cependant, la plupart sont hors de votre contrôle. En effet, les parties prenantes externes ont un impact significatif sur les résultats de vos projets.
Depuis 20 ans, nous aidons les organisations à élaborer des stratégies de relation avec la communauté durables et fiables. Au cours de cette période, nous avons vu le monde devenir de plus en plus connecté et les relations de plus en plus complexes. Il existe des moyens d’identifier les groupes communautaires et de s’engager auprès d’eux qui conduiront à la réussite, et ce, pour toutes les parties concernées.
Voici une analyse approfondie des relations avec la communauté : en quoi cela consiste-t-il, pourquoi ils sont essentiels et comment créer des stratégies durables et répétitives qui aideront votre organisation à établir des liens plus significatifs avec les parties prenantes externes de vos projets.
Les sujets de cet article :
- Qu’est-ce que la relation avec la communauté?
- Quels sont les principes de la relation avec la communauté?
- Pourquoi la relation avec la communauté est-elle importante?
- Comment améliorer la relation avec la communauté?
- Quelles sont les meilleures pratiques en matière de relation avec la communauté?
- Quels sont les exemples de relation avec la communauté?
- Quels sont les avantages d’un logiciel de relation avec la communauté pour mon organisation?
- Des outils conçus pour simplifier vos activités de relation avec la communauté
Qu'est-ce que la relation avec la communauté?
Lorsque l’on passe en revue la littérature sur le sujet, il est difficile de trouver une définition de la relation avec la communauté. Cependant, il existe des éléments communs à la base de cette définition.
La relation avec la communauté consiste à faire en sorte que les communautés puissent faire entendre leur voix. Il s’agit de vos interactions stratégiques avec les groupes de parties prenantes concernés par votre projet – une prise de décision mutuelle pour résoudre des problèmes complexes.
Le terme communauté a des implications considérables. Il existe des communautés fondées sur une géographie, des intérêts ou des affiliations partagés. Par exemple, les communautés avec lesquelles vous traitez peuvent être tous les habitants d’une ville, un groupe environnemental ou un syndicat local.
Tout comme les communautés sont diverses, l’engagement peut prendre de nombreuses formes, qu’il s’agisse d’éducation, de consultations, de participation ou de communication. Ce qui relie toutes ces activités de relation avec la communauté, ce sont les interactions avec les parties prenantes de la manière dont elles en ont besoin – en les rencontrant là où elles se trouvent.
En élaborant une définition de la relation avec la communauté, nous créons une philosophie organisationnelle. Un modèle de relation avec la communauté fait passer la réflexion de l’entreprise de l’individu à des groupes définis. L’inclusion et la diversité sont des considérations vitales qui orientent votre cadre de relation avec la communauté.
Quels sont les principes de la relation avec la communauté?
Plusieurs principes guident la relation avec la communauté. L’objectif est d’établir des relations durables et mutuellement bénéfiques. Vous créez un esprit de collaboration qui sert les intérêts de toutes les personnes impliquées, tant à l’interne qu’à l’externe de l’entreprise. C’est pourquoi le principe fondamental de la relation avec la communauté est la collaboration.
La relation avec la communauté est plus efficace lorsqu’elle implique un effort de collaboration qui rassemble des membres de la communauté, des organisations et des groupes travaillant à un objectif commun. La collaboration favorise un sentiment d’appropriation et de responsabilité parmi les membres de la communauté, ainsi qu’un engagement commun à obtenir des résultats positifs.
La collaboration mène à un autre principe essentiel de la relation avec la communauté : l’autonomisation. L’autonomisation consiste à fournir aux membres de la communauté les outils, les connaissances et les ressources nécessaires pour participer à la prise de décision et à la résolution des problèmes. Il peut s’agir de fournir des formations ou des ressources éducatives et de créer des opportunités pour que les membres de la communauté assument des rôles de leadership et s’impliquent davantage.
L’inclusivité est un autre principe essentiel de la relation avec la communauté. L’inclusion consiste à s’assurer que tous les membres de la communauté ont une voix et la possibilité de participer au processus, y compris ceux qui sont traditionnellement marginalisés ou sous-représentés. L’inclusion peut impliquer d’atteindre les membres de la communauté dans différentes langues ou par différents canaux, et de fournir des aménagements ou un soutien aux personnes handicapées ou ayant d’autres besoins particuliers.
Le respect est un autre principe essentiel d’une stratégie de relation avec la communauté inclusive et responsabilisante. Le respect implique de reconnaître et d’honorer les valeurs, les croyances et les cultures de la communauté et de ses membres. Il peut s’agir de solliciter l’avis des membres de la communauté sur leurs pratiques ou coutumes culturelles et d’être attentif aux barrières culturelles potentielles ou aux préjugés susceptibles d’avoir un impact sur le processus d’engagement.
Pour établir une relation de confiance avec la communauté, celle-ci doit avoir le sentiment que vous êtes ouvert et franc dans la conduite de vos affaires. La transparence doit être un autre principe d’une relation avec la communauté efficace. La transparence consiste à fournir des informations claires et concises sur le projet ou l’initiative, y compris ses objectifs, son calendrier et ses impacts potentiels. Il peut s’agir de fournir des mises à jour régulières ou des rapports d’avancement et de faire preuve d’ouverture et d’honnêteté quant aux difficultés ou aux limites potentielles du processus.
Enfin, la flexibilité est un autre aspect important de la relation avec la communauté. La flexibilité consiste à s’adapter et à répondre à l’évolution des besoins et des priorités de la communauté. Il peut s’agir de modifier la relation avec la communauté ou le calendrier pour s’adapter à l’évolution des circonstances et d’être ouvert aux commentaires et aux suggestions des membres de la communauté sur les améliorations à apporter à la relation avec la communauté.
Pourquoi la relation avec la communauté est-elle importante?
Lorsque vous ne vous engagez pas auprès de la communauté, tout le monde est perdant. Les membres de la communauté, se sentant impuissants, se rallient contre vous. Votre organisation doit faire face à beaucoup plus de plaintes que si vous aviez adopté une approche proactive.
Un modèle de relation avec la communauté avant-gardiste établit d’emblée la confiance avec les communautés. Vos processus et votre stratégie de relation avec la communauté doivent tenir compte de ce qui est bénéfique pour toutes les parties concernées.
Lorsque vous suivez les principes de relation avec la communauté énoncés ci-dessus, vous amenez les parties prenantes à suivre un processus qui vise à les informer, les consulter, les impliquer et les responsabiliser. Vous les informez de ce qui se passe et recueillez leur avis dès le début, établissant ainsi une relation de confiance dès le départ.
L’établissement d’une relation de confiance est bénéfique pour vous et pour les communautés au sein desquelles se déroulent vos projets. Votre organisation bénéficie d’une relation avec la communauté engagée et responsabilisée parce qu’elle est plus susceptible de défendre votre projet et d’augmenter la probabilité d’atteindre vos objectifs. Les parties prenantes de la communauté se sentent écoutées, ce qui contribue à répondre à leurs besoins.
Enfin, une relation efficace avec la communauté est importante pour les organisations qui doivent se conformer aux exigences relatives aux permis et au financement des projets. En effet, au cours des dernières années, nous avons constaté une augmentation des obligations de rendre compte des relations avec les communautés touchées, les autochtones et de justice environnementale, ainsi que d’établir des lignes directrices claires pour les accords sur les avantages pour les communautés.
Comment améliorer la relation avec la communauté?
Les responsables de la relation avec la communauté et les parties prenantes doivent savoir où l’organisation se situe actuellement et où elle veut aller. Il s’agit de trouver un équilibre entre les besoins de la communauté et les objectifs généraux de l’entreprise.
Investir dans le bon ensemble de compétences
Les spécialistes des relations avec la communauté ont besoin de compétences spécifiques en matière d’engagement des parties prenantes pour renforcer leur stratégie d’engagement des communautés et les interactions qui en découlent. Notre expérience nous a permis de dégager les éléments communs suivants d’une stratégie durable d’engagement des communautés.
- Compassion et empathie : À son niveau le plus fondamental, une stratégie de relation avec la communauté prend en compte les besoins et les préoccupations d’autrui et trouve une solution qui convient à tous. Bien que les discussions en face à face fassent place aux échanges en ligne, ces compétences restent l’épine dorsale des bonnes stratégies d’engagement des parties prenantes et des communautés.
- Capacité à établir des priorités : Toutes les parties prenantes n’ont pas le même intérêt ou la même influence sur la réussite d’un projet. Il est nécessaire d’établir des priorités entre les parties prenantes afin de pouvoir diriger les efforts là où ils sont le plus importants.
- Volonté d’amélioration : Le changement est toujours inconfortable, même si l’on sait que l’on en sortira grandi. Les organisations qui acceptent le changement enregistrent des gains significatifs. Si la technologie ne peut remplacer la compassion et l’empathie, elle est un puissant catalyseur, car elle permet de faire beaucoup plus en moins de temps.
Mesurer et analyser les résultats de la relation avec la communauté
Nous avons souligné l’importance de rencontrer les membres de la communauté là où ils se trouvent et de défendre leurs besoins. C’est essentiel. Mais vous devez également vous rappeler comment votre stratégie de relation avec la communauté est liée à vos objectifs commerciaux. Vous devez mettre en œuvre des mesures pour gérer les impacts, maximiser les opportunités et gérer efficacement les risques.
Il est facile de dire aux praticiens des relations avec la communauté de sortir et de nouer des relations. Souvent, les défis sont plus internes, comme obtenir l’adhésion, l’engagement, le soutien, les ressources et l’alignement au sein de l’entreprise.
Apprenez-en plus!
La mise en œuvre d’un outil efficace de relation avec la communauté qui peut vous aider à planifier, suivre et mesurer toutes les activités de relation avec la communauté est également un avantage majeur. Si votre organisation cherche à améliorer ses relations avec la communauté, contactez-nous pour savoir comment Boréalis peut vous aider.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de relation avec la communauté?
Il existe de nombreuses approches différentes de relation avec la communauté et il n’y a pas de solution unique. Cependant, certaines bonnes pratiques peuvent aider à guider le processus et à garantir son efficacité. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que nous avons observées chez nos clients.
Commencez tôt
Avant tout, vous devez commencer tôt une stratégie de relation avec la communauté. Nous avons constaté à maintes reprises que les entreprises doivent commencer tôt en investissant dans les relations avec les communautés et en les gérant. Lorsque vous êtes sur le terrain, établissez une relation avec les communautés et gérez-la activement.
Mise en place d'une procédure de gestion des plaintes
La gestion des plaintes ne se limite pas à l’engagement efficace des parties prenantes pour résoudre rapidement les problèmes. Les équipes de nouvelle génération chargées de la relation avec les parties prenantes et les communautés soutiennent la prise de décision en temps réel en relayant les bonnes informations aux bonnes personnes au sein de l’organisation. Cette communication nécessite un cadre solide pour normaliser les processus d’engagement des parties prenantes. C’est un élément essentiel de votre modèle de relation avec la communauté.
Créer une stratégie de relation avec la communauté
ne stratégie de relation avec la communauté est un processus étape par étape décrivant la manière dont votre organisation communiquera avec les parties prenantes de votre communauté afin d’augmenter la probabilité de résultats positifs du projet. Il s’agit d’un document écrit qui identifie les principales parties prenantes et décrit l’approche que vous adopterez pour interagir et communiquer avec elles. Il permet à votre chef de projet de concevoir une méthode de relation avec la communauté pour gérer les attentes et fournir les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Voici les douze éléments essentiels pour élaborer votre stratégie de relation avec la communauté.
Il est également essentiel d’utiliser plusieurs méthodes d’engagement. Il peut s’agir de réunions publiques, d’enquêtes, de médias sociaux ou d’autres canaux permettant aux membres de la communauté de participer au processus de différentes manières. L’utilisation de plusieurs méthodes permet de s’assurer que tous les membres de la communauté ont la possibilité de participer, quels que soient leur emploi du temps, leur lieu de résidence ou d’autres facteurs.
L’établissement de relations avec les membres de la communauté, les organisations et les groupes est essentiel à l’efficacité de la relation avec la communauté. L’établissement de relations nécessite du temps, des efforts et un engagement continus, et implique d’écouter et de valoriser les perspectives et les contributions des membres de la communauté. L’établissement de relations peut favoriser la confiance et la compréhension et conduire à des résultats plus efficaces et durables.
Il est également essentiel de fournir des informations claires et concises sur le projet ou l’initiative. Il peut s’agir d’informations sur les objectifs, le calendrier, les impacts potentiels et d’autres aspects essentiels du processus. La fourniture d’informations peut contribuer à garantir que les membres de la communauté sont bien informés et peuvent prendre des décisions éclairées quant à leur participation au processus.
Une autre bonne pratique essentielle consiste à fournir un retour d’information aux membres de la communauté. Le retour d’information peut aider les membres de la communauté à comprendre l’impact de leur contribution sur la prise de décision et peut contribuer à instaurer la confiance et l’adhésion pour les efforts d’engagement futurs. L’évaluation de l’efficacité du processus d’engagement est essentielle à l’amélioration continue de votre relation avec les communautés avec lesquelles vous interagissez.
Quels sont les exemples de relation avec la communauté?
Il existe plusieurs façons de s’engager avec les communautés locales. L’engagement formel et les réunions, la consultation publique, les engagements informels et les négociations sont autant d’exemples d’activités d’engagement avec les communautés.
Les autorités nationales, régionales et locales organisent régulièrement des réunions d’engagement formel pour échanger des informations sur les projets et discuter des questions d’autorisation et de conformité réglementaire. Une autre activité de relation avec la communauté consiste en des relations formelles avec des groupes d’intérêt spécifiques, tels que les chefs de communautés, les agriculteurs ou les groupes commerciaux locaux.
Les auditions publiques sont un exemple courant de relation avec la communauté, qui fait désormais partie de la plupart des processus d’approbation des projets. Les auditions publiques rassemblent les parties prenantes. Elles permettent aux parties prenantes de partager leurs idées et à votre organisation de fournir les informations nécessaires à un large public. En général, le public est nombreux et la réunion est transparente et ouverte.
Des réunions informelles ont également lieu régulièrement au cours des activités du projet. Il peut s’agir d’une rencontre dans la rue, d’une visite à la ferme ou d’une réponse à une demande par courrier électronique.
Les sites web et les portails numériques où les gens peuvent enregistrer des questions et des commentaires sont un autre moyen de s’engager avec les communautés.
Étude de cas dans le domaine des transports (en anglais)
Quels sont les avantages d'un logiciel de relation avec la communauté pour mon organisation? ?
Les relations avec la communauté et l’engagement sont si complexes que les anciennes méthodes de travail ne fonctionneront pas efficacement. Les feuilles de calcul et les notes griffonnées sur papier ne suffiront pas à répondre aux besoins de votre organisation.
Il est essentiel de tirer parti de la puissance d’un logiciel de relation avec la communauté construit pour vos besoins exacts et affiné au fil des décennies pour fournir les fonctionnalités et les modules dont vous avez besoin pour un modèle de relation avec la communauté proactif. Voici quelques-uns des avantages dont bénéficient les organisations du monde entier grâce à notre logiciel de relation avec la communauté.
Utilisez la technologie à votre avantage.
Disposer d’un outil centralisé pour gérer l’engagement des parties prenantes signifie que les membres de l’équipe peuvent accéder aux données, les analyser et en rendre compte à partir d’un seul endroit. Cela permet aux équipes internationales d’être toujours sur la même longueur d’onde. Le fait de disposer en un seul endroit des informations relatives aux parties prenantes, aux exigences de l’industrie, aux efforts d’engagement, aux engagements envers la communauté et à la conformité réglementaire crée une mémoire institutionnelle puissante qui soutient une culture d’amélioration continue.
Analysez plus efficacement les parties prenantes et les communautés.
La cartographie des parties prenantes vous indique qui sont les parties prenantes concernées, quels sont leurs points de vue et leurs intérêts, comment elles se situent les unes par rapport aux autres et par rapport à votre organisation, et quel est le degré d’influence qu’elles exercent.
Engagez-vous de manière significative sur plusieurs plateformes.
L’utilisation des médias sociaux pour l’engagement des parties prenantes présente des avantages et des inconvénients. D’une part, vous pouvez obtenir rapidement de nombreuses informations et les parties prenantes peuvent facilement exprimer leurs préoccupations, leurs souhaits et leurs besoins. D’autre part, il est plus difficile de contrôler le message lorsqu’il est inondé de messages provenant d’individus sans lien les uns avec les autres et partageant des informations non pertinentes ou incorrectes. Il peut être difficile de s’engager de manière significative avec les personnes affectées par un projet en ligne. C’est possible si vous êtes pleinement conscient des limites de l’engagement en ligne.
Effectuez le suivi des réunions formelles et informelles.
Des outils conçus pour simplifier vos activités de relation avec la communauté
L’acceptation sociale devenant de plus en plus importante dans tous les secteurs et toutes les régions, les organisations prennent conscience du fait qu’une stratégie d’engagement des parties prenantes et de la relation avec la communauté est vitale et qu’elle doit être optimisée. C’est ce qu’ont compris les leaders de la nouvelle génération en matière d’engagement des parties prenantes et de relation avec la communauté. Depuis 20 ans, nous travaillons avec des spécialistes et des responsables des relations avec la communauté dans le cadre de projets allant de l’industrie extractive au secteur des énergies renouvelables, et notre logiciel de relation avec la communauté a évolué pour devenir le logiciel d’engagement des parties prenantes le plus avancé au monde. Sur la base des commentaires de nos clients, nous améliorons continuellement notre plateforme en développant des modules et des fonctionnalités spécifiques prêts à être configurés en fonction de vos besoins et qui répondent aux meilleures pratiques en matière de relation avec la communauté.
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