Lorsqu’il s’agit de gérer efficacement un projet sur site ou à distance, un aspect essentiel est un plan de communication efficace. Bien que la planification soit intimidante, elle peut faire la différence entre la réussite et l’échec de votre projet. Elle est particulièrement importante lorsque votre projet a un impact sur de nombreuses parties prenantes, qui peuvent avoir des sentiments positifs ou négatifs à l’égard de votre projet.
C’est ce qui rend la planification de l’engagement des parties prenantes si essentielle. Un plan d’implication des parties prenantes prend en compte chaque individu, organisation, entreprise, famille, institution gouvernementale, groupe indigène, parcelle de terre, arbre, culture, animal, qui sera affecté par la portée de votre projet. Cela peut sembler beaucoup de parties prenantes, mais certains projets impliquent ce niveau de détail.
Bien que les communautés soient différentes partout, il y a une chose qui est commune à toutes : si vous les tenez volontairement à l’écart du processus de décision, si vous refusez de les informer des plans et si vous laissez la désinformation se répandre, ce n’est qu’une question de temps avant que vous ne perdiez l’acceptation sociale. L’amélioration des pratiques en matière de relations avec la communauté permet de s’assurer que les parties prenantes perçoivent votre projet de manière positive.
La planification de l’engagement des parties prenantes ne garantira pas votre permis social d’exploitation, mais elle vous donnera une avance considérable. Bien sûr, vous ne pouvez pas tout planifier. Une catastrophe naturelle peut survenir, ou le financement peut être interrompu. Il y a beaucoup de choses qui échappent à votre contrôle. Heureusement, la gestion des crises et des événements non planifiés sera beaucoup plus facile si vous disposez d’un bon plan d’engagement des parties prenantes.
Qu'est-ce qu'un plan d'engagement des parties prenantes ?
Un plan d’engagement des parties prenantes est une question de communication stratégique. Il s’agit d’un processus étape par étape décrivant comment votre organisation va communiquer avec les parties prenantes afin d’augmenter la probabilité de résultats positifs du projet.
Il s’agit d’un document écrit qui identifie les principales parties prenantes et décrit votre approche pour interagir et communiquer avec elles. Il permet à votre chef de projet de concevoir une méthode pour gérer les attentes et fournir les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment.
Un plan d’engagement des parties prenantes est étroitement lié à l’analyse des parties prenantes. Ils ont tous deux pour but de vous aider à décider quels types de communication et de messages seront les plus efficaces. Cela peut vous aider à minimiser les perceptions négatives, à amplifier les impacts positifs et à résoudre les conflits avant qu’ils ne s’aggravent.
Comment préparer un plan d'engagement des parties prenantes (SEP) ?
Les parties prenantes ont le pouvoir d’influencer votre projet, c’est pourquoi une stratégie de communication proactive vous aidera à obtenir des résultats positifs. L’achèvement de votre plan d’engagement des parties prenantes avant le lancement du projet est la meilleure pratique. Ce plan permet de structurer, de clarifier et d’actualiser vos communications et votre engagement. Votre plan initial vous aidera à démarrer, mais il s’agit d’un point de départ. Au fur et à mesure de l’évolution du projet, vous devrez fréquemment mettre à jour votre plan.
Bien entendu, aucun projet ne se ressemble. Chaque projet a plusieurs plans d’engagement ouverts en même temps. Chacun d’entre eux portera sur différents groupes de parties prenantes et différents aspects du projet. Vous devrez constamment évaluer les stratégies de communication pour consulter divers groupes afin d’obtenir et de conserver leur soutien pour augmenter les chances de réussite du projet.
Notre expérience a prouvé qu’un bon plan d’engagement des parties prenantes doit comporter 12 sections.
1. Les zones d'influence
Cette première section fournit une compréhension géospatiale des zones impactées par le projet. Elle détermine également le niveau d’engagement en fonction de chaque zone. Par exemple, disons que votre projet comporte quatre zones, que vous trouverez sur la carte suivante :
Zone 1 : Significative
Cette zone est la plus proche du site du projet et aura un impact fréquent, potentiellement quotidien, sur les parties prenantes.
Zone 2 : Modérée
Les parties prenantes de la zone 2 sont souvent concernées par le projet. Les impacts ne sont pas aussi significatifs que dans la zone 1, mais ils sont tout de même importants.
Zone 3 : Mineure
Les interactions de la partie prenante avec le projet sont limitées ou restreintes à une phase spécifique du projet.
Zone 4 : Négligeable
Des interactions pourraient se produire de manière fortuite ou occasionnelle avec les parties prenantes dans cette zone, et les impacts sont soit très limités, soit inexistants. Voici comment on pourrait cartographier les zones :
C’est une bonne idée de préparer la première version de la carte avant de mettre en œuvre le plan d’engagement. N’oubliez pas que vous réajusterez les zones au fur et à mesure que le projet évoluera au cours de sa durée de vie.
2. Règlements et exigences
La plupart des projets de développement doivent respecter de nombreuses réglementations et exigences. Les organisations doivent s’assurer du respect et de la conformité tout au long du projet. Un plan d’engagement des parties prenantes est un excellent moyen de recueillir ces informations. Voici une liste d’exigences et de réglementations que vous devez respecter, si elles s’appliquent à votre projet :
INTERNE
- Code de conduite des affaires et d’éthique
- Politique anti-corruption
- Politique de confidentialité
- Politique de gestion des risques
EXTERNE
- Réglementations locales, régionales et nationales
- Normes internationales
- Banque mondiale (IFC)
- Consentement libre, préalable et éclairé (FPIC)
- Global Reporting
- Initiative (GRI)
- Conseil international des mines et métaux (ICMM)
- Initiative pour la transparence dans les industries extractives (ITIE)
Dans certains contextes, les outils d’engagement en ligne vous aident à mieux cartographier le paysage actuel des parties prenantes. Cela vous permet d’exploiter les données pour élaborer une stratégie d’engagement plus solide et être au courant de ce qui se passe. Au fur et à mesure des conversations au sein de la communauté, vous voudrez comprendre comment les gens perçoivent votre projet.
Cependant, un engagement efficace ne se limite pas à identifier les parties prenantes et à leur permettre d’exprimer leurs préoccupations ; il nécessite également de prendre les mesures appropriées. Et ces actions doivent toujours être conformes aux objectifs de l’organisation tout en respectant les préoccupations des principales parties prenantes.
Tôt ou tard, vous devrez répondre aux préoccupations soulevées en ligne. Vous souhaiterez peut-être interagir personnellement avec les parties prenantes essentielles. Vous devrez également organiser toutes les interactions, les problèmes, les nouvelles questions et les contacts des parties prenantes sur une plateforme centrale.
En outre, vous ne voulez pas vous exposer à ce que des personnes sillonnent votre plateforme d’engagement en ligne et sèment la confusion sur votre projet. Il est important d’envisager de nommer une personne chargée de modérer les informations que les gens partagent en ligne pour éviter ce risque.
3. Méthodologie
Le choix d’une méthodologie efficace est essentiel, car elle constitue le fondement de votre plan. Cette étape est celle où vous détaillez les critères d’identification et de catégorisation des parties prenantes pour votre stratégie d’engagement. Chaque organisation a sa propre matrice interne pour catégoriser les parties prenantes. Chez Borealis, nous aimons les diviser en quatre grands groupes. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de chaque groupe :
Autorités gouvernementales
- Autorités locales
- Ministères
- Organismes publics consultatifs
Groupes de défense des intérêts
- Société civile et agences de développement
- Groupes environnementaux
- Organisations non gouvernementales (ONG)
- Autorités religieuses
Communautés affectées
- Habitants des zones touchées par le projet
- Représentants des personnes affectées
- Demandeurs d’emploi
Organisations commerciales
- Entreprises locales
- Fournisseurs locaux (services et produits)
- Associations
- Syndicats
L’identification des parties prenantes ne s’arrête pas là. Une analyse plus poussée est essentielle pour que votre plan soit aussi complet que possible. Entre autres, il est important d’identifier les personnes vulnérables.
Un autre aspect essentiel de la méthodologie est la catégorisation des problèmes. Toutes les parties prenantes ne seront pas affectées par les mêmes impacts, et les classer en fonction de l’enjeu simplifiera la gestion de ces différents enjeux. De plus, vous pourrez facilement identifier les problèmes qui requièrent l’attention de votre équipe. Les catégories peuvent inclure le social, la santé et la sécurité, l’environnement, l’économie et la sécurité. Ces catégories peuvent également être divisées en sous-catégories afin de fournir un niveau supplémentaire de clarification. Par exemple, la section environnementale pourrait avoir pour sous-catégories « qualité de l’air » et « gestion des déchets ».
Apprenez à mettre en œuvre un système d'engagement des parties prenantes
4. Les parties prenantes du projet
Cette section de votre plan d’implication des parties prenantes est une liste exhaustive de tous les groupes et sous-groupes que vous avez définis dans votre méthodologie. Vous y inclurez des détails tels que les autorités traditionnelles et coutumières, les villages, etc. Pour les listes plus longues, comme celle des personnes affectées par le projet (PAP), vous pouvez les ajouter dans une annexe – car elles seront assez longues.
Identifier et catégoriser vos parties prenantes est une chose, mais les comprendre en est une autre. La cartographie des parties prenantes vous aide à comprendre chaque partie prenante en fonction de paramètres tels que la capacité d’influence/de pouvoir, la capacité de réseau et le niveau d’intérêt.
Parfois, les parties prenantes très intéressées ont peu ou pas d’influence sur leurs pairs. Bien sûr, vous devrez quand même vous engager auprès d’elles, mais vous voudrez passer beaucoup plus de temps à vous engager auprès des parties prenantes qui ont beaucoup d’influence et qui sont intéressées par votre projet.
Dans certains cas, vous voudrez entrer en contact avec les parties prenantes ayant une grande capacité de pouvoir. Votre cartographie initiale des parties prenantes changera et évoluera à mesure que vous en apprendrez davantage et que la situation changera.
Voici un exemple de carte des parties prenantes :
5. Activités d'engagement des parties prenantes
La « section des activités » de votre plan d’engagement des parties prenantes définit vos stratégies de communication pour chaque groupe que vous avez identifié lors de votre analyse des parties prenantes. En d’autres termes, cette section constitue votre stratégie de communication.
Les activités incluses dans cette section de votre plan sont les suivantes :
- la définition de votre public
- l’identification des outils de communication, tels que
- les réunions publiques
- les campagnes de courrier électronique
- groupes de discussion
- visites en personne
- conférences
- courrier traditionnel
- déterminer la fréquence de vos interactions et communications prévues
la description des outils que vous utiliserez pour mettre en œuvre - efficacement votre stratégie.
Il est essentiel de garder à l’esprit le cycle de vie du projet lorsque vous planifiez les communications, car certaines étapes nécessitent plus d’engagement que d’autres. Par exemple, pendant la phase de construction, vous devrez peut-être organiser des groupes de discussion mensuels avec des parties prenantes des villages A et B.
Un logiciel d’implication des parties prenantes doté d’une fonction de plan de participation peut être d’une aide précieuse. Il permet aux équipes de coordonner, de hiérarchiser et de rendre compte facilement des activités, de démontrer la conformité aux exigences réglementaires, de visualiser les actifs, les points chauds et les problèmes émergents, et de générer une mémoire institutionnelle pour renforcer les efforts d’implication futurs. Le logiciel vous permet d’utiliser ces précieuses informations, non seulement pour un projet spécifique, mais aussi pour obtenir une vue à long terme de votre engagement stratégique auprès des parties prenantes.
En centralisant toutes ces données soigneusement collectées sur une plateforme unique, ces informations précieuses seront toujours à portée de main – et affichées de manière significative. Et comme nous le savons tous, avoir accès à la bonne information au bon moment est la clé d’une bonne prise de décision.
6. Matrice du plan d'engagement des parties prenantes
Préparez-vous à la section la plus importante de votre plan ! Maintenant que nous avons identifié qui sont vos parties prenantes et comment vous allez les atteindre, cette section de votre plan d’engagement des parties prenantes couvrira la manière de mettre en œuvre votre stratégie.
Pour comprendre cet exemple de matrice de plan d’implication des parties prenantes, veuillez vous référer à la carte des parties prenantes dans la section méthodologie, ci-dessus. Une fois encore, cette matrice doit séparer chaque groupe de parties prenantes (autorités, communautés affectées, etc.). Nous avons ajouté une partie prenante pour chaque quadrant dans le tableau suivant :
7. Calendrier
Cette section donne un aperçu de votre stratégie de communication au fil du temps, pour chaque phase du projet. Il n’est pas nécessaire d’entrer dans les détails. Nous recommandons une périodicité mensuelle.
8. Ressources et responsabilités
Lorsque vous commencez à coordonner les activités, veillez à définir clairement les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Qui est responsable de quoi ? Qui dirigera ? Quelle est la hiérarchie pour l’escalade des griefs ?
Il est bon de créer une description de poste détaillée pour chaque poste, y compris les noms des personnes qui sont en charge. Vous pouvez même ajouter un organigramme pour donner un aperçu visuel des rôles. Si votre projet implique des contractants ou des consultants externes, en plus des employés réguliers, assurez-vous d’indiquer la nature de leur rôle ainsi que leur poste.
9. Gestion des plaintes
Selon le manuel de la SFI, Stakeholder Engagement : A Good Practice Handbook for Companies Doing Business in Emerging Markets, les entreprises doivent non seulement disposer d’une procédure de règlement des griefs, mais aussi la mettre par écrit et la rendre publique, y répondre de manière transparente et opportune, conserver de bons dossiers et en rendre compte.
Les parties prenantes doivent pouvoir demander et recevoir une définition claire de ce qui constitue un grief et de la manière dont il est géré, y compris un délai de résolution estimé. Si vous souhaitez apprendre comment mettre en œuvre un mécanisme de règlement des griefs efficace, ce livre blanc explore le sujet en profondeur.
10. Suivi et rapports
Félicitations! Votre plan est presque terminé. Lorsque vous commencerez à interagir avec les parties prenantes, vous devrez surveiller vos activités d’engagement et en rendre compte.
Il existe de nombreuses façons de le faire. Les approches de base consistent généralement à utiliser une combinaison de feuilles de calcul Excel, de courriels et de documents partagés, etc. Mais comme ce patchwork d’outils a tendance à compromettre la sécurité et la traçabilité des données, il est inefficace pour le suivi et le reporting. C’est pourquoi les équipes expérimentées en matière d’implication des parties prenantes opteront pour la productivité et la transparence accrues qu’apporte l’utilisation d’un système de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM).
L’utilisation d’un SRM pour gérer l’engagement des parties prenantes présente de nombreux avantages. Tout d’abord, toutes les données sont centralisées au même endroit – un gain de temps considérable lorsque vous recherchez des informations spécifiques sur une interaction qui a eu lieu il y a deux ans.
Certains systèmes offrent également des outils analytiques avancés pour vous aider à compiler rapidement des rapports et à extraire des informations significatives de vos données. En plus de savoir combien de griefs vous avez eu au cours des 18 derniers mois, vous pouvez accéder à plus de détails comme les domaines, le sujet et le temps de résolution en quelques clics. Ou encore générer un rapport mensuel des engagements de votre équipe avec les tendances en quelques clics seulement. Le bon système vous permettra de faire tout cela et bien plus encore.
Et c’est ce qu’offre le logiciel d’engagement des parties prenantes de Boréalis. Nous allons au-delà de la planification en fournissant le logiciel qui vous permet de décomposer votre plan d’engagement en une série d’activités réalisables et d’assigner des tâches à votre équipe. La fonction Plan de participation des parties prenantes vous donne une vue en temps réel de votre progression au fur et à mesure du déroulement du projet, ce qui vous permet d’ajuster rapidement le cap si nécessaire. Une bonne planification vous aidera à minimiser les oublis, à éliminer les efforts redondants et à simplifier le processus d’établissement de rapports.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre système et sur la manière dont il facilite le suivi et le compte rendu de vos activités d’implication des parties prenantes, contactez-nous. Nous serons heureux de discuter de la façon dont le logiciel Borealis peut soutenir votre projet.
11. Budget
Vous devrez également suivre les aspects financiers de vos activités d’implication des parties prenantes. Assurez-vous d’entrer autant de détails que possible dans votre budget. N’oubliez pas non plus de le revoir souvent.
12. Annexe
L’annexe est l’endroit où vous inclurez tous les documents tels que votre liste de PAP, les modèles de formulaire de doléances, le modèle de feuille de présence à la consultation publique, etc. Vous pouvez également trouver utile de créer un lien vers tout autre document qui pourrait être pertinent pour votre plan d’implication des parties prenantes.
Nous espérons que ces conseils faciliteront votre travail et vous fourniront un cadre précieux pour élaborer un plan d’implication des parties prenantes solide !
Importance du plan de participation des parties prenantes
Les parties prenantes ont une influence considérable sur la réussite du projet. Un plan d’engagement des parties prenantes est le fondement d’une stratégie de communication proactive. Il s’agit d’une entreprise importante. Chaque partie prenante a des besoins et des souhaits différents. Votre plan doit décrire les exigences de communication et de consultation de chaque personne (ou groupe de personnes) concernée par votre projet.
Nous sommes là pour vous aider en vous fournissant le logiciel dont vous avez besoin pour créer un plan efficace. Mais nous sommes plus qu’un logiciel. Nous sommes là pour devenir un partenaire de confiance, en vous fournissant la formation et les conseils dont vous avez besoin pour soutenir vos projets.
