Fonctionnalités

Pour une gestion des parties prenantes plus proactive et plus efficace

Les nombreuses fonctionnalités du logiciel Boréalis sont expressément conçues pour faciliter l’application de la méthodologie reconnue PLANIFIER-MOBILISER-MESURER, suivant les meilleures pratiques en matière de gestion des parties prenantes.

Démarrez rapidement

Pas besoin de créer votre base de données des parties prenantes à partir de zéro. Ces outils mettent à profit vos données existantes et décuplent l'efficacité de votre gestion des parties prenantes.

Importation de données Excel

Importez vos données existantes sur les parties prenantes dans Boréalis en utilisant nos gabarits Excel. Dites adieu aux multiples feuilles de calcul. À la place, vous travaillerez toujours avec une seule source de données qui ne cessera de grandir au fil du temps.

Création de parties prenantes à partir des adresses courriel de vos contacts

Téléchargez facilement vos contacts électroniques dans Boréalis. Le logiciel créera automatiquement un dossier pour chaque personne et préremplira les informations à leur sujet dans les champs correspondants.

L'API Boréalis

Reliez vos différentes applications de gestion à Boréalis pour travailler de manière plus productive, en continuité avec vos processus de travail existants. Connectez facilement des applications permettant de transférer des données vers des outils de production de rapports d’entreprise comme Power Bi, ou d’importer des données de veille sociale dans Boréalis.

Planifiez

Nos fonctionnalités de planification facilitent une approche plus informée et proactive de la gestion des relations avec les parties prenantes. Cartographiez, analysez et hiérarchisez les parties prenantes, élaborez des plans de participation efficaces à partir de ces informations, et maintenez le cap vers l'acceptation sociale de votre projet.

Plan de participation

Un outil de gestion de projet spécialement conçu pour les équipes de relations avec les parties prenantes. Identifiez les infrastructures et déterminez les objectifs de votre projet. Affectez des membres de votre équipe à la gestion des parties prenantes, des interactions et des suivis. Surveillez les tendances en temps réel pour maintenir vos progrès sur la bonne voie.

Vue d'entreprise

Standardisez la gestion des données dans les différents endroits pour simplifier la production de rapports tout en permettant à chaque emplacement de configurer le système de façon indépendante en fonction de ses propres besoins. Les données personnelles des parties prenantes peuvent être masquées dans les rapports qui seront consultés à l’extérieur, afin de préserver la confidentialité des informations sensibles sans compromettre les rapports de l’entreprise. (Fonctionnalité complémentaire)

Cartographie des parties prenantes

Analysez et hiérarchisez les parties prenantes en fonction de leur influence, de leur intérêt et d’autres critères éclairants, de manière à pouvoir répartir judicieusement vos ressources. Utilisez les cartes pour visualiser d’un coup d’œil le degré d’influence de chaque partie prenante sur le résultat de votre projet, selon son opinion actuelle et d’autres critères pertinents.

Système d'information géographique (SIG) et cartographie intégrés

Importez les données d’infrastructure de votre projet pour analyser facilement les activités de gestion des parties prenantes qui y sont liées. Faites des recoupements entre les diverses parties prenantes et vos infrastructures. Géoréférencez toutes les données, puis visualisez-les sur une carte ou sur une page, depuis n’importe quel module dans Boréalis. Intégrez Boréalis à d’autres services web SIG pour superposer les données sociales et environnementales.

Gestion des tâches

Synchronisez le travail de votre équipe et évitez de dédoubler les tâches, en assignant celles-ci à des collègues avec des échéances précises. Faites-leur parvenir des rappels et des mises à jour par courrier électronique pour éviter les oublis. Liez les tâches à des activités spécifiques, comme les communications.

Tableaux de bord intégrés/personnalisables

Créez des tableaux de bord de surveillance à l’aide des modèles intégrés, ou créez-les à partir de zéro. Ajoutez-y des indicateurs de rendement clés, des cartes, des tâches, des listes et des graphiques pour voir clairement les données importantes à surveiller. Ajoutez facilement des tableaux de bord, ou modifiez-les au fil de l’évolution de votre projet.

Calendriers personnalisables

Ajustez les paramètres d’affichage de votre calendrier selon vos besoins. Les fonctions du calendrier vous permettent d’activer et de désactiver différents types d’événements pour obtenir une vue globale, vous concentrer sur des projets ou des activités spécifiques, et mieux planifier l’ensemble du travail. Affichez les événements de la semaine sous la forme d’une liste pratique et créez de nouveaux enregistrements directement à partir du calendrier.

Listes de distribution

Créez et gérez des listes préétablies de parties prenantes afin de communiquer de façon plus efficace. Les listes de distribution permettent de s’assurer que personne n’est oublié par inadvertance, et que toutes les personnes concernées reçoivent les informations nécessaires.

Attribuez des délégués

Ajoutez des délégués temporaires ou permanents pour vous assurer que rien ne se perd lorsque quelqu’un est absent du bureau. Ainsi, les deux personnes ont accès aux renseignements dont elles ont besoin pour reprendre le travail là où leur collègue s’est arrêté(e). Les utilisateurs qui travaillent en alternance peuvent être liés dans le système, de manière à ce qu’ils voient les mêmes notifications, affectations et tâches.

Profils d'utilisateurs personnalisés

Déterminez un ensemble d’autorisations une seule fois, puis attribuez-les aux utilisateurs en une seule étape. Cela permet de garantir que les droits d’accès sont attribués de manière cohérente lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de la mise à jour des autorisations lorsqu’une personne change de rôle. Les profils d’utilisateurs personnalisés vous donnent un meilleur contrôle sur vos données et, par conséquent, sur la sécurité de votre plateforme.

Limitez l'accès aux données sensibles

Déterminez les informations que les utilisateurs peuvent consulter en fonction de leur rôle, du projet, de l’équipe ou de l’emplacement grâce à la fonction de Ségrégation de données d’équipe. Établissez une hiérarchie et limitez l’accès à certains champs (comme les coordonnées des parties prenantes) en fonction de la « nécessité de savoir » afin d’éviter tout accès inutile aux données sensibles. (Fonctionnalité complémentaire)

Base de données d'élus américains

Sachez toujours avec quels élus fédéraux, de l’État et locaux vous devez communiquer – et comment les joindre. La base de données d’élus américains fournit des informations à jour sur les parties prenantes du gouvernement, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de mettre à jour manuellement vos dossiers après chaque élection. La base de données s’intègre parfaitement à Boréalis, ce qui permet aux utilisateurs d’ajouter facilement des élus aux listes de diffusion, aux communications intelligentes, aux plans d’engagement et plus encore.

Mobilisez

Les fonctions de gestion des données de Boréalis vous permettent de gagner du temps; elles facilitent la saisie, l'accès, la modification et le partage des dossiers des parties prenantes et des informations au sujet de vos démarches. Vous pouvez désormais travailler de façon plus productive avec des données complètes, à jour et toujours disponibles en un seul clic.

Application mobile

Transportez vos données sur les parties prenantes partout où vous allez. Accédez aux renseignements, créez et modifiez des enregistrements sur place, pour répondre rapidement aux questions, saisir des communications ou des plaintes, et plus encore. Vous pouvez même inclure des données de géolocalisation pour indiquer où ces interactions ont eu lieu. De plus, le mode hors ligne vous permet de créer des communications dans le système lorsque vous n’avez pas accès à une connexion internet fiable. Elles sont automatiquement synchronisées avec Boréalis lorsque vous vous connectez à un réseau.

Numérisation des cartes de visite

Créez un nouveau dossier de parties prenantes simplement en prenant une photo d’une carte de visite avec l’application mobile Boréalis. Les coordonnées de la personne seront automatiquement saisies dans les champs pertinents.

Intégration des courriels

À partir d’Outlook ou de Gmail, enregistrez et classez en toute sécurité les courriels et les éléments de calendrier dans Boréalis, en quelques clics. Incluez des enregistrements de réunions, de documents, de commentaires, de notes, d’atmosphère générale, et plus encore.

Portail de gestion des plaintes et des rétroactions

Offrez aux parties prenantes une plateforme en ligne libre-service facile à utiliser pour déposer des plaintes, formuler des questions ou laisser des commentaires, de façon anonyme si elles le souhaitent. Le portail enregistre automatiquement ces différents types d’informations dans Boréalis, facilitant un suivi et une résolution en temps utile. Ainsi, vos dossiers sur les parties prenantes sont toujours complets et vos processus, standardisés.

SMS

Communiquez avec les parties prenantes de la façon qu’elles préfèrent. La fonctionnalité SMS enregistre automatiquement les messages texte dans Boréalis pour un suivi et une résolution en temps utile; ainsi, vos dossiers sur les parties prenantes sont toujours complets et vos processus sont standardisés. (Fonctionnalité optionnelle)

Carnet d'adresses partagé

Boréalis crée un répertoire central de toutes les coordonnées des parties prenantes. Désormais, tous les membres de vos équipes alimenteront ce registre unique et constamment mis à jour, et en profiteront au quotidien. Vous pouvez même ajouter plusieurs adresses à chaque personne ou organisation.

Historique de toutes les communications

Accédez à l’historique des communications avec n’importe quelle partie prenante en quelques clics seulement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque plusieurs équipes doivent interagir avec les parties prenantes au cours de différentes phases d’un projet; lorsqu’un membre de l’équipe de remplacement doit intervenir; ou lorsqu’une nouvelle équipe de gestion des parties prenantes entre en fonction.

Communications intelligentes

Contactez plusieurs parties prenantes simultanément, avec un minimum d’efforts et d’erreurs. Utilisez des listes dynamiques pour envoyer des courriels suivant les critères prédéfinis de votre choix. Assurez l’uniformité des messages grâce à des avertissements d’erreurs, et voyez quelles personnes ont ouvert votre courriel. (Fonctionnalité optionnelle)

Intégration API de Google Maps

Visualisez la localisation géographique des parties prenantes en fonction de leur adresse, sur des cartes standard ou à l’aide de vues aériennes. L’intégration à l’API permet la même saisie semi-automatique des adresses que celle offerte dans Google Maps.

Données précises accessibles à même les graphiques, cartes et listes

Obtenez des informations détaillées directement à partir des graphiques et des cartes. Par exemple, cliquez sur un graphique de plaintes pour connaître les détails de chacune d’elles ou pour en visualiser l’origine sur une carte.

Joignez des preuves aux dossiers

Ajoutez à tout dossier de parties prenantes des documents tels que des photos relatives à une plainte ou des photos de visages importants (bien pratique pour identifier les personnes lors de consultations communautaires). Vous pouvez également ajouter des commentaires pour éclairer encore davantage les autres membres de votre équipe.

Version PDF des dossiers

Il vous faut partager ou imprimer un dossier? C’est facile. Tous les formulaires, rapports et tableaux de bord de Boréalis peuvent être sauvegardés au format PDF en un seul clic.

Gestion des doublons

Plus besoin de s’inquiéter des doublons de personnes ou d’organisations: Boréalis détecte et signale tous les doublons potentiels. À vous de décider si vous voulez fusionner les dossiers ou les garder séparés.

Actions par lots

Devez-vous effectuer la même action dans plusieurs dossiers – par exemple, relier une liste de parties prenantes à un plan de participation? Vous n’avez qu’à sélectionner les parties prenantes voulues, puis à effectuer l’action par lots, en un seul clic.

Remplissage automatique des formulaires

Laissez Boréalis vous alléger la tâche. Le logiciel se rappelle vos dernières entrées et vous facilite la saisie des données, par exemple en complétant automatiquement les sections comportant des listes.

IA

Maintenez vos données en ordre et à jour avec un minimum d’efforts. Grâce à ses capacités d’apprentissage automatique, Boréalis sait détecter automatiquement les noms des organisations et des personnes dans un courriel, et vous demandera si vous souhaitez créer un nouveau dossier de parties prenantes.

Interface multilingue

Les utilisateurs peuvent travailler dans Boréalis dans l’une des 5 langues offertes: anglais, espagnol, français, portugais ou arabe. De plus, les composantes principales du logiciel peuvent être traduites dans d’autres langues (y compris celles dont l’alphabet n’est pas latin) sur demande, afin de garantir que les utilisateurs puissent travailler confortablement dans le système.

Accessibilité (normes WCAG, AA)

Mettez l’accent sur l’inclusion et la diversité en choisissant une plateforme accessible. Boréalis a mis en place des fonctionnalités pour se conformer aux directives d’accessibilité aux contenus Web (WCAG), niveau AA, notamment : des raccourcis-clavier, un thème à fort contraste, un mode sombre et la compatibilité avec les lecteurs d’écran.

Mesurez

Les fonctionnalités Analytics et de production de rapport offertes dans Boréalis vous permettent de facilement suivre, mesurer et comprendre les résultats de vos démarches auprès des parties prenantes, afin de savoir en tout temps où en est l'acceptation sociale de votre projet.

Piste d'audit (et d'activité)

Toutes les actions effectuées par les utilisateurs dans le logiciel Boréalis sont traçables. Vous pouvez même voir quel membre de l’équipe a modifié un dossier la dernière fois. Cette traçabilité garantit la responsabilité et la transparence lors des audits internes ou externes.

Analytics

Analysez les données et suivez les indicateurs clés de performance afin de savoir exactement où en sont vos relations. Extrayez vos données en un seul clic pour une analyse en profondeur et adaptez vos stratégies au besoin. Démontrez votre conformité aux parties prenantes externes et prouvez la valeur de vos efforts au siège social de votre entreprise. Créez des rapports professionnels personnalisés comprenant des indicateurs, des cartes, des graphiques, des calendriers, des tableaux et des résumés textuels détaillés.

Graphiques multiples

Analysez les données comme bon vous semble. L’outil d’analyse propose 10 types de graphiques différents : barres empilées en colonne, barres empilées, tarte, demi-tarte, pyramide, nuage de points, etc.

Rapports programmés

Configurez Boréalis pour recevoir automatiquement dans votre boîte de réception des rapports sur vos performances sociales ou vos indicateurs clés de performance. Des rapports personnalisés peuvent aussi être automatiquement envoyés aux autres membres de l’équipe ou à la direction.

Partagez facilement vos dossiers et rapports

Partagez facilement vos dossiers et rapports à partir de Boréalis. Vous pouvez également souligner les points saillants et ajouter des notes pour bonifier le document. Si vous souhaitez partager des dossiers ou des rapports avec des personnes qui n’utilisent pas Boréalis (comme des parties prenantes externes), vous pouvez facilement les exporter en fichiers Excel ou PDF.

Résumé des informations clés

Mettez rapidement en évidence les informations pertinentes qui ont été saisies dans le système, comme les communications importantes avec vos parties prenantes ou une évaluation des problèmes actuels. Extrayez des résumés détaillés pour prendre des décisions éclairées, informer la direction et démontrer la valeur de votre travail à d’autres personnes que votre équipe. Créez des rapports professionnels et visuellement attrayants qui peuvent être sauvegardés au format PDF ou inclus dans vos courriels programmés.

Succès client

Partenaires de votre réussite à long terme

Vous voulez améliorer vos processus de gestion des parties prenantes, mais vous êtes préoccupés par la gestion du changement que cela implique? Le logiciel Boréalis bénéficie du soutien d’experts en gestion des parties prenantes, qui ont plus de 15 ans d’expérience dans l’implémentation du logiciel au sein d’équipes partout dans le monde. Nous assurons votre équipe d’une transition tout en douceur.

Intégrité, sécurité et confidentialité des données des parties prenantes

Nous sommes conscients que certaines des données que vous traitez sont de nature sensible. Boréalis facilite votre conformité au RGPD et à d'autres réglementations en matière de sécurité des données, et préserve la sécurité et la confidentialité des données de vos parties prenantes.

Niveaux d'accès par profil

Divers profils (administrateur, lecture-écriture, lecture seule, etc.) peuvent être assignés aux utilisateurs de Boréalis de manière à ce que seules les informations dont ils ont besoin leur soient accessibles.

Ségrégation des données

Seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données sensibles.

Sources d’authentification multiples

Boréalis prend en charge plusieurs protocoles d’authentification, y compris SAML et LDAP. Des protocoles supplémentaires sont offerts sur demande.

Validation des données

Finies les données incomplètes qui entravent votre productivité. Boréalis assure l’uniformité et la qualité de vos données de toutes sortes de façons. Par exemple, lorsque vous saisissez une adresse courriel dans un formulaire, le système exige un @ et une extension (comme .com) avant de l’enregistrer comme valable.

Certifié ISO27001

ISO 27001 est une norme internationalement reconnue pour la gestion sécurisée des informations. Pour obtenir la certification, une organisation doit développer et mettre en œuvre un programme de sécurité strict, évaluer régulièrement les risques, les menaces et les vulnérabilités en matière de sécurité des données, et démontrer qu’elle respecte les meilleures pratiques en matière de gestion des informations protégées. Les clients et les partenaires de Boréalis peuvent être assurés que les données sensibles de leurs parties prenantes sont protégées.

Microsoft Intune et MSAL

Empêchez les appareils mobiles non sécurisés d’accéder aux données sensibles et authentifiez les connexions des utilisateurs pour protéger les renseignements confidentiels et ajouter une couche supplémentaire de sécurité des données.

Configuration

Menus configurables/champs personnalisés

Chaque organisation a son jargon préféré. Les menus configurables et les champs personnalisés de Boréalis vous permettent de choisir votre propre terminologie, par exemple « entreprise » au lieu de « organisation ».

Vous pouvez configurer les éléments suivants dans le logiciel Boréalis, y compris l’ajout d’une autre langue:

Menus déroulants
Champs/étiquettes
Rapports
Tableaux de bord (Analytics)

Image de marque
Sondages
Flux de tâches
Cartes

Niveau d’accès – Attribuez des droits d’accès variables selon l’utilisateur
Ségrégation des données – Décidez de qui peut voir ou modifier quelles données
Régles d’indemnisation (Matrices d’admissibilité)

Mises à jour du logiciel

Restez à la fine pointe grâce aux technologies les plus récentes

Boréalis est régulièrement mis à jour en fonction des réactions et commentaires des utilisateurs mondiaux et des innovations de notre équipe de développement interne.

Grâce à cela, vous travaillez toujours avec un logiciel à la pointe des meilleures pratiques en matière de gestion des parties prenantes. Vous n’avez jamais à vous soucier de technologies désuètes ou des failles de sécurité, fréquentes avec les logiciels pour lesquels l’assistance n’est plus offerte. Et nos mises à jour régulières n’ont jamais