Qu'est-ce que l'analyse des parties prenantes?
C’est un processus qui permet d’identifier, d’analyser et de hiérarchiser les personnes qui seront touchées par votre entreprise ou votre projet. L’exercice est fort utile et vous permettra de:
- savoir qui sont les individus et les groupes susceptibles d’affecter votre projet ou d’être affectés par lui;
- veiller à ce que toutes les parties concernées soient reconnues et prises en compte;
- mieux comprendre les personnes concernées, les enjeux qui les préoccupent, leurs attentes et leurs besoins;
- classer les personnes en fonction de leurs niveaux d’intérêt et d’influence afin que vos démarches soient bien ciblées;
- comprendre les interactions entre les différents groupes, et comment elles peuvent jouer en votre faveur ou vous nuire;
- connaître les parties prenantes les plus importantes (celles qui ont le plus d’intérêt envers votre projet et exercent la plus grande influence);
- révéler les risques potentiels, les problèmes ou les malentendus qui pourraient perturber le projet, et;
- dissiper les inquiétudes de la population de manière proactive afin d’obtenir l’acceptation sociale.
Pourquoi cette analyse est-elle si importante?
Toutes les parties prenantes ne demandent pas la même attention. Une analyse rigoureuse vous permet de savoir quelles parties prenantes appuient votre projet, lesquelles s’y opposent, à quel degré, et à quel point elles peuvent en affecter l’issue. Ce sont là des informations précieuses qui vous diront à quels intervenants vous adresser tout au long de votre projet, et quelle énergie leur consacrer. Vous éviterez ainsi, par exemple, de perdre du temps à expliquer les vertus de votre projet à quelqu’un qui l’approuve déjà.
Une analyse complète de vos parties prenantes vous indiquera quels modes de communication privilégier pour chacune d’elles. Vous minimiserez ainsi les perceptions négatives, décuplerez les effets positifs de vos démarches, et réglerez les conflits avant même qu’ils ne prennent de l’ampleur. Enfin, vos démarches quotidiennes, mieux ciblées, seront plus aptes à vous mener à bon port.
À quel moment devrais-je l'effectuer?
L’analyse des parties prenantes est un exercice qu’on gagne à effectuer régulièrement, et autant que possible dès les premières phases d’un projet, de façon proactive, pour savoir quelle sera la meilleure approche pour nouer le dialogue.
Entre le lancement d’un projet et sa conclusion, les parties prenantes se succèdent et leur opinion peut changer. Chaque analyse effectuée est en quelque sorte un instantané de ce paysage en transformation. Ce n’est donc qu’en répétant l’exercice que vous pourrez savoir – de façon continue – quelles parties prenantes demandent votre attention, quels sont leurs besoins et leurs attentes, et comment votre relation a évolué.
Que vous choisissiez d’effectuer l’analyse de vos parties prenantes à tous les six mois ou avant chaque nouvelle phase de votre projet, voyez à y consacrer les ressources nécessaires. Et assurez-vous d’ajuster votre approche en fonction de chaque nouvelle analyse; cela vous évitera de gaspiller temps et énergie à vous adresser aux mauvaises personnes ou à communiquer des informations devenues inutiles.
Il n’y a rien comme une méthodologie claire et éprouvée pour aider votre équipe à mener des démarches stratégiques et proactives. Voyez ce que les meilleures pratiques disent à ce sujet.
Comment réaliser cette analyse?
Il est essentiel de bien connaître vos parties prenantes et d’en connaître les motivations. Votre analyse vous permettra de repérer les bonnes personnes, de savoir à quel point elles sont investies, et de les approcher de la bonne façon.
Il existe différentes grilles d’analyse. Pour comprendre le mieux possible les parties prenantes les plus importantes, il peut être opportun d’utiliser plus d’une seule grille. Dans tous les cas, le processus est sensiblement le même:
- Établir qui sont les parties prenantes de votre projet
- Évaluer les diverses parties prenantes par rapport à des critères précis (intérêt, influence, connaissances du projet, degré d’appui au projet, etc.)
- Classer les parties prenantes par groupes ayant les mêmes intérêts et les mêmes besoins
- Trouver la meilleure façon d’approcher chacun des groupes
Établissez qui sont les parties prenantes de votre projet
La première étape de l’analyse consiste à dresser la liste de toutes les parties prenantes pouvant influencer votre projet – ou être affectées par celui-ci. Il peut s’agir d’individus isolés ou de groupes au sein d’entreprises ou d’institutions: propriétaires, investisseurs, employés, clients, fournisseurs, agences gouvernementales, autorités réglementaires, médias, propriétaires fonciers ou communautés locales.
À cette fin, votre expérience peut grandement vous éclairer. En consultant les informations amassées dans le cadre d’anciens projets, vous n’aurez pas à partir de zéro – même si votre nouveau projet ne se déroule pas dans la même région ou qu’il n’est pas de même nature. Trouvez donc des projets antérieurs semblables à votre nouveau projet et isolez-en les parties prenantes les plus influentes: il y a de bonnes chances qu’elles soient à nouveau d’une grande importance (elles ou les nouvelles personnes qui occupent maintenant ces postes).
Une autre bonne façon de cerner toutes les parties prenantes pertinentes est d’organiser une séance de remue-méninges réunissant différentes personnes de votre organisation. Leur expérience et leur perspective peuvent s’avérer précieuses. Assurez-vous d’inviter des personnes des autres départements de votre organisation – cette approche transversale vous évitera de négliger des parties prenantes importantes. Dressez tous ensemble la liste de parties prenantes la plus longue possible, quitte à en rayer les noms qui ne sont pas pertinents une fois la séance terminée. Mieux vaut avoir trop de noms que d’en oublier d’importants!
Vous aimeriez savoir en quoi consiste un système de gestion de données des parties prenantes? Voici un scénario très près de la réalité: celui d’une chef d’équipe responsable d’améliorer la gestion des parties prenantes de son organisation
Connaissez-en les motivations
Tout le monde a ses raisons d’entretenir telle opinion ou de poser tel geste. En comprenant mieux ces raisons, vous saurez mieux quelles approches privilégier, quelles modes de communication adopter, et même quels arguments présenter. Car si on analyse les parties prenantes, c’est afin de pouvoir tenir pleinement compte de leurs motivations. Voyons les différents facteurs en jeu:
- Intérêts financiers: votre projet pourrait-il engendrer des gains ou des pertes pour cette partie prenante?
- Valeurs morales et éthiques: cette partie prenante juge-t-elle que le projet est socialement acceptable?
- Droits: quels droits judiciaires, comme ceux relatifs à santé et sécurité au travail, influent sur l’opinion de cette partie prenante?
- Croyances religieuses: jouent-elles un rôle?
- Opinions politiques: le soutien ou l’opposition à votre projet pourraient-ils tenir à des allégeances politiques?
- Intérêts commerciaux: cette partie prenante envisage-t-elle une hausse ou une baisse de son chiffre d’affaires en conséquence de vos activités?
- Connaissances: cette partie prenante est-elle suffisamment informée au sujet de votre projet? (Souvent, mieux on connaît un projet, plus on est enclin à le soutenir)
- Caractéristiques sociodémographiques: les facteurs tels que l’âge, le revenu et l’accès à l’emploi peuvent tous avoir une grande incidence sur les perceptions d’une population donnée envers votre projet
- Protection de l’environnement: l’empreinte environnementale du projet gagne-t-elle l’adhésion des parties prenantes ou les fait-elle fuir?
- Propriété: les parties prenantes sont-elles susceptibles de gagner ou de perdre quelque chose de valeur, comme leur ferme ou la tranquillité de leur quartier?
- Mode de communication: communiquez-vous avec les parties prenantes via un canal auquel elles sont réceptives? Certaines préfèrent les communications en ligne; d’autres, les interactions en personne.
Analysez et classez vos multiples parties prenantes
Au début de votre analyse, votre liste de parties prenantes pourrait contenir des milliers de noms. Mais ils pourront le plus souvent être regroupés en fonction de leurs préférences et leurs intérêts.
Il existe différents modèles pour classer les parties prenantes. Par exemple:
- La grille influence/intérêt compare les parties prenantes en fonction de l’autorité qu’elles détiennent et de relation au projet. C’est une matrice simple qui présente, sur l’axe vertical, le niveau d’influence que possède une partie prenante, et sur l’axe horizontal, son niveau d’ « intérêt » – c’est-à-dire l’impact que votre projet aura sur elle, ou qu’elle aura sur lui. Cette analyse vous permet de concentrer vos énergies sur les acteurs les plus susceptibles de contribuer au succès ou à l’échec de votre projet.
- Le Salience model (ou « modèle de prédominance ») utilise un diagramme de Venn (ci-contre) qui permet d’analyser les parties prenantes en fonction de leur niveau de pouvoir, de légitimité et d’urgence. On établit l’importance relative de chacune des parties prenantes en déterminant auquel ou auxquels des trois cercles elle appartient; lorsqu’elle appartient à plus d’un seul cercle (là où les cercles se chevauchent), elle mérite une plus grande attention de votre part.
- Le tableau des connaissances des parties prenantes permet d’évaluer à quel point les parties connaissent et appuient votre projet. Il permet à vos équipes de cibler et de renseigner les acteurs inadéquatement informés, et de mieux gérer le risque en tenant compte des parties qui comprennent le projet, mais s’y opposent.
La cartographie des parties prenantes est un outil très utile permettant de visualiser les liens qui les unissent. Pour en savoir plus, consultez notre article qui en présente les bases en accéléré.
Quelle est la différence entre parties prenantes principales, secondaires et prioritaires?
Les parties prenantes principales sont les personnes sur lesquelles votre projet aura une incidence directe. Il peut s’agir par exemple des individus qui devront être relogés, de ceux qui seront employés par le projet, ou de ceux à qui les nouvelles infrastructures profiteront.
Les parties prenantes secondaires peuvent être plus difficiles à identifier: ce sont celles qui sont touchées indirectement par votre projet. Il peut s’agir de clients de votre organisation, d’actionnaires minoritaires, ou de membres de groupes de revendication.
Les parties prenantes prioritaires sont celles qui détiennent le plus de pouvoir ou d’influence; elles jouent un rôle vital dans la réussite de votre projet. Non seulement elles sont personnellement touchées par l’issue du projet, mais elles ont aussi le pouvoir de l’entraver. C’est pourquoi il est crucial d’assurer un suivi serré auprès d’elles.
Attention: il est recommandé de rester attentif aux parties prenantes dont l’intérêt est élevé (sur qui le projet aura un grand impact), même lorsqu’elles ont peu de pouvoir. En effet, ces parties prenantes peuvent devenir des parties prenantes prioritaires en s’alliant à des groupes qui, à l’inverse, ont beaucoup de pouvoir et peu d’intérêt.
Comment hiérarchiser les parties prenantes
Maintenant que vous avez établi qui sont vos parties prenantes et que vous avez évalué leur niveau d’engagement, l’étape suivante consiste à créer un plan de participation pour chaque groupe.
Chaque groupe requiert une stratégie ciblée: des interactions sur mesure, et à la bonne fréquence. En élaborant cette stratégie, tenez compte de la qualité de votre relation existante avec les parties prenantes, de leur état d’esprit envers votre projet, et des enjeux qui leur importent le plus. Demandez-vous qui doit être informé de quoi, à quel moment, et concevez vos stratégies en conséquence pour chaque groupe.
L’importance relative que vous accordez à chacune de vos diverses parties prenantes dépendra de la nature de votre projet, de son calendrier, et des ressources dont vous disposez. Vous pourriez par exemple décider de concentrer vos activités de mobilisation sur les parties prenantes qui ne connaissent pas votre projet, mais qui pourraient en bénéficier, ce qui en fera des alliées de poids.
Un système de classement par niveau de priorité peut aussi s’avérer très utile pour guider vos interventions. En voici un exemple.
Supposons que vous travaillez au sein d’une équipe affectée aux relations avec le gouvernement, et qu’un enjeu relatif à la réglementation en place donne lieu à de multiples échanges avec les fonctionnaires. Lors de votre analyse des parties prenantes, vous attribuerez à chacune d’elles un niveau de priorité en fonction de son degré d’influence sur l’enjeu en question:
Les parties prenantes de niveau 1 incluent les fonctionnaires de haut rang: ministres, députés, gouverneurs, sénateurs ou membres du Congrès. Vous communiquerez avec ces parties prenantes sur une base mensuelle.
Les parties prenantes de niveau 2 incluent les élus locaux et d’autres acteurs auprès desquels il vous faudra aussi intervenir (et dans le même but), mais pas aussi souvent; votre équipe communiquera avec ces personnes sur une base trimestrielle.
Les parties prenantes de niveau 3 incluent toutes les personnes qui ne sont pas directement concernées, mais qui doivent être tenues informées de vos efforts, comme celles à la tête d’organismes communautaires et de comités. Vous les tiendrez au courant sur une base annuelle.
Souvenez-vous que les intérêts, les attentes et les perceptions des parties prenantes peuvent changer rapidement et de façon imprévisible. Suivez-en l’évolution de près et ajustez au besoin votre approche pour qu’elle demeure au diapason de la réalité.
En utilisant les bons outils, vous retirerez des informations précieuses de votre analyse des parties prenantes.
Des outils de cartographie évolués comme ceux du logiciel Boréalis vous fourniront un portrait encore plus révélateur des individus et des organisations qui influent sur votre projet.
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