Creuser plus loin
Soutenir le développement minier responsable grâce à l’engagement avec les parties prenantes portée par les données
Description du projet
Yamana Gold est un producteur canadien de métaux précieux dont les propriétés sont situées dans des territoires favorables à l’exploitation minière à travers les Amériques, au Canada, au Brésil, au Chili et en Argentine. L’entreprise s’est engagée à exercer ses activités de manière transparente et responsable, conformément aux principes environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG), ainsi qu’à ses valeurs d’entreprise, à savoir : livrer de hauts rendements, agir avec intégrité, assurer la sécurité des gens, respecter l’environnement., favoriser l’esprit entrepreneurial et travailler avec ténacité.
Le projet minier souterrain Wasamac de Yamana se déroule actuellement dans la prolifique région de l’Abitibi, au Québec.
Les défis
Au Québec, les projets miniers de grande envergure sont soumis à une réglementation environnementale supervisée au niveau provincial par le ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MELCC). Ces projets exigent de consulter les populations locales sur les questions environnementales. Yamana devait donc trouver une solution qui l’aiderait à :
- structurer et développer ses initiatives de mobilisation des parties prenantes et ses études d’impact,
- établir l’acceptabilité sociale et développer des relations de confiance avec la communauté, et
- centraliser les renseignements sur les parties prenantes tout en les rendant accessibles aux membres de l’équipe travaillant en différents endroits.
La solution
Avantages clés
L’automatisation des rapports libère du temps pour des analyses plus approfondies.
Avant d’adopter Boréalis, le consultant devait prendre le temps de compiler les indicateurs pour obtenir un rapport mensuel. Avec Boréalis, il suffit de cliquer sur un bouton. Boréalis utilise un outil pour extraire les données nécessaires et cibler les préoccupations par catégorie de parties prenantes. Cette plus grande efficacité permet au consultant de se concentrer sur l’analyse des données, et de pousser ainsi beaucoup plus loin sa compréhension des enjeux pertinents afin de fournir plus de valeur au client dans le même laps de temps
Yamana peut assurer aux parties prenantes que leurs préoccupations seront traitées rapidement.
Dans Boréalis, les tâches restent ouvertes jusqu’à ce qu’elles soient officiellement réglées, avec pour résultat que rien ne peut passer à travers les mailles du filet. Boréalis permet de repérer facilement l’ensemble des engagements et des suivis, ce qui aide l’équipe à instaurer une confiance et de bonnes relations avec la communauté.
« L'objectif est de permettre aux parties prenantes de trouver une oreille attentive chaque fois qu'elles contactent Yamana, sur n'importe quel sujet. Boréalis veille à ce que chacun puisse surveiller les temps de réponse afin de s'assurer que les suivis appropriés sont effectués. »
Un historique de mobilisation bien consigné permet de démontrer facilement aux autorités gouvernementales que Yamana s’engage à agir au-delà de ses obligations.
Les données relatives à l’historique sont accessibles en quelques clics seulement. Yamana peut facilement démontrer qu’elle connaît les préoccupations de ses parties prenantes : elle les consigne soigneusement, avec les mesures prises pour y répondre. Les données sont ouvertes et accessibles : tous les membres de l’équipe peuvent donc prendre connaissance des activités, savoir qui a fait quoi et quand, et voir les résultats de ces actions.
Une vision globale du projet permet d’éviter les mauvaises surprises.
Dialoguer avec les parties prenantes aide l’équipe à définir les préoccupations et les problèmes potentiels, et à les traiter en conséquence. La centralisation et la structuration des données dans Boréalis confèrent à l’utilisateur une vue d’ensemble afin de s’assurer que les risques sont connus, gérés et réévalués au besoin.
Un registre de suivi montre comment l’entreprise a traité les risques pour la communauté.
Les efforts de Yamana pour gérer les impacts potentiels sur la communauté comprennent des mesures d’atténuation du bruit pour les foreuses et des directives pour s’assurer que les fournisseurs respectent les quartiers où ils travaillent. Les tâches sont créées directement dans le calendrier Boréalis, ce qui permet de retrouver facilement un élément, et de démontrer que des actions ont été entreprises en temps opportun.
Une mémoire organisationnelle bien détaillée évite de devoir recommencer à zéro pour des projets similaires.
Si Yamana s’engage dans le développement de nouveaux projets, elle bénéficiera du travail déjà effectué par l’équipe. La mémoire institutionnelle est un investissement stratégique important, et les progrès et les données des parties prenantes soigneusement consignés dans Boréalis offriront à l’entreprise une base solide pour d’éventuels nouveaux projets
Instaurer le processus
L’implémentation de Boréalis aide Yamana à centraliser et à structurer les données du projet afin que chacun puisse collaborer à partir de son propre emplacement : une solution pratique pour une équipe dispersée. Les outils nécessaires étant en place, il était temps de déterminer le processus.
Créer un groupe de travail
Dès le départ, Yamana a adopté une approche proactive de la mobilisation de la communauté. Pour s’assurer que l’entreprise reçoive des renseignements sur les enjeux communautaires à partir d’une variété de points de vue différents, elle a créé un groupe de travail composé de parties prenantes de la communauté et de membres de l’équipe de Yamana. Le groupe se réunit environ une fois par mois pour discuter des préoccupations ainsi que des impacts et des avantages liés au projet, établir des recommandations, et trouver des solutions. Cela aide l’équipe à atténuer les impacts négatifs potentiels du projet et à maximiser les impacts positifs. Bien que le groupe de travail ne soit pas une composante obligatoire du processus, la mise en œuvre de ce type d’initiative communautaire avant les audiences publiques et la construction de la mine est manifestement une bonne pratique qui comporte de grands avantages.
Consigner les rétroactions de la communauté
Les sujets abordés lors de ces réunions sont transformés en éléments de discussion, qui sont soigneusement consignés dans Boréalis. Ainsi, si une partie prenante affirme qu’une certaine préoccupation a été soulevée dans le passé, il est facile de savoir combien de fois elle l’a été et quand. Ces éléments de discussion dans Boréalis sont ensuite reliés à des catégories de sujets pour en assurer le suivi. Après chaque réunion, des actions de suivi sont planifiées dans Boréalis, où elles peuvent être assignées aux membres de l’équipe et complétées.
- Anik Pouliot, consultante en participation du public, note les questions et les problèmes soulevés par le groupe de travail et crée des tâches dans Boréalis pour assurer un suivi si nécessaire.
- Dominic Vézina, conseiller principal, s’occupe des questions, des discussions et des suivis appropriés avec les groupes des Premières Nations.
- Alexandra Cordisco-Moreau, conseillère principale, assure le suivi des entrevues menées auprès des différents groupes de parties prenantes (résidents locaux, utilisateurs du territoire et organismes communautaires) dans le cadre de l’étude d’impact environnemental et social. Elle consigne les points de discussion, les catégories de sujets et les engagements qui en résultent.
Qualité des données, analyse et rapports
Philippe Angers est chargé de projet chez TES et superutilisateur de Boréalis pour Yamana Gold. Il décide de la manière de structurer et de catégoriser les données saisies dans le système. Il gère la qualité des données pour éviter les doublons et s’assurer que les enregistrements sont complets. Il analyse ensuite les données, évalue les risques, crée des rapports et propose des conseils et des lignes directrices.
« Chaque mois, je produis un rapport pour le groupe de travail. J'ai créé un outil qui me montre l'historique complet par partie prenante, sujet ou événement, en appuyant simplement sur un bouton. Les outils rendent la création des rapports mensuels beaucoup plus simple. »
En ce qui concerne les rapports, Philippe utilise les listes de diffusion de Boréalis pour s’assurer que les bonnes personnes reçoivent les informations nécessaires. Cela est beaucoup plus facile maintenant que toutes les données des parties prenantes sont regroupées dans le système. Il n’est plus nécessaire de parcourir des courriels précédents, de nombreuses listes ou des centaines de contacts un par un pour voir qui doit être inclus.
« Les listes de diffusion sont magiques. »
L’équipe de TES a fait un travail minutieux de consignation et de gestion des données liées à la mobilisation communautaire dans Boréalis. Elle a construit une base solide pour l’équipe de Yamana, qui prendra le relais au fur et à mesure que le projet avancera.
Faire travailler leurs données
Marcel St-Pierre est surintendant de projet pour Yamana sur le site de Wasamac. Il utilise Boréalis pour préparer, envoyer et recevoir les communications avec les parties prenantes et pour saisir les communications et les plaintes.
« Les fonctionnalités les plus utiles sont de pouvoir gérer les coordonnées des parties prenantes avec l'application sur mon téléphone portable et de pouvoir saisir des renseignements sur les situations qui se produisent sur le terrain directement dans l'application."
Marcel peut accéder à toutes les données des parties prenantes, y compris un historique complet des interactions avec elles dans l’application mobile.
« Avant de contacter une personne, je regarde les communications précédentes pour voir si elle a déjà été mise au courant des éléments que je dois partager, ou si d'autres problèmes sont survenus avec elle récemment. »
Marc-André Lavergne, directeur communautés et affaires externes chez Yamana, utilise les données recueillies dans Boréalis pour présenter chaque mois les activités de son équipe au siège social de l’entreprise.
« Boréalis nous aide à recueillir les commentaires des parties prenantes lors de nos activités de consultation et à planifier les mesures et engagements nécessaires pour y répondre. Lors des futures audiences publiques, nos équipes ont la certitude de pouvoir retrouver rapidement et facilement les renseignements associés au processus de consultation. »
Les avantages d'utiliser un système de gestion des parties prenantes avec un consultant
L’inclusion d’un consultant dans le processus de travail de Boréalis permet à toutes les personnes impliquées de se concentrer sur leur propre spécialité.
Certaines organisations minières ont peu de temps pour consigner leurs engagements, et certaines personnes voient cela comme une tâche administrative qui peut être mise de côté en faveur d’un engagement actif avec les parties prenantes.
Malheureusement, si les données ne sont pas enregistrées rapidement, elles peuvent facilement être perdues ou oubliées à mesure que le projet avance.
Puisque c’est le rôle de TES de gérer ces données, l’utilisation de la plateforme est au centre de ses activités quotidiennes. L’équipe de TES s’assure que les interactions importantes sont bien consignées et correctement classées dans le dossier de l’entreprise.
Philippe Angers a la liberté de structurer les données et de développer les meilleures pratiques pour les gérer. Boréalis l’aide à déterminer les risques en fonction des données afin de prendre de meilleures décisions. Par exemple, le suivi des sujets de discussion permet à l’équipe de repérer rapidement les préoccupations récurrentes afin de prendre des mesures pour y remédier. Yamana peut alors non seulement atténuer les risques, mais également renforcer la confiance des parties prenantes. Ces connaissances les aident à s’engager plus efficacement pour trouver une solution adéquate.
En fournissant des outils adaptés, Yamana aide Philippe Angers à obtenir des renseignements encore plus précieux. La mise en œuvre d’un système de gestion des parties prenantes automatise une grande partie des rapports nécessaires. Au lieu de passer du temps à compiler des rapports et à trier des piles de feuilles de calcul, Philippe peut se concentrer sur l’analyse des données, en utilisant son expertise unique pour offrir les meilleurs conseils possibles.
Et, bien sûr, Yamana garde le contrôle de la plateforme. Si les membres de l’équipe de projet changent ou si de nouveaux employés sont recrutés, l’entreprise peut facilement accorder aux nouvelles personnes l’accès aux données afin de poursuivre les activités là où elles se sont arrêtées.
Reconnaître les tendances dans les préoccupations de la communauté
Yamana a mis en place un processus de consultation pour engager le dialogue avec la communauté pendant le développement du projet.
À plusieurs reprises, les résidents ont demandé si le projet minier affecterait le niveau d’eau d’un lac de la région. Comme l’équipe suit les points de discussion dans Boréalis, il est rapidement apparu qu’il s’agissait d’une préoccupation récurrente.
Yamana a décidé d’examiner les données existantes et de mener une campagne d’échantillonnage afin de mieux couvrir cet aspect de l’environnement.
Les parties prenantes ont été satisfaites que leurs préoccupations aient été entendues et prises en compte. Ce type de pratique contribue à renforcer leur confiance dans le fait que l’équipe de Yamana agit dans leur intérêt.
Pas seulement un logiciel
Boréalis est personnalisé pour chaque client individuel, mais apprendre à utiliser la plateforme n’était pas simplement une question d’apprentissage d’un nouveau logiciel. Même avec les meilleurs outils, l’adoption par les utilisateurs est cruciale pour obtenir les résultats souhaités.
Lorsque le logiciel a été introduit, aucun processus n’avait été établi et aucune donnée n’avait été collectée. Il était difficile de savoir par où commencer.
Mais en tant que professionnelle de la mobilisation des parties prenantes, l’équipe de TES a pris le temps de réfléchir au processus et de déterminer ce que le logiciel devait faire.
« Cela a vraiment valu la peine de prendre le temps de le mettre en place pendant la phase de démarrage pour être certain que tout serait prêt lorsque le développement du projet commencerait. L'apprentissage du logiciel prend du temps, mais permet de gagner beaucoup de temps plus tard. »
Une collaboration étroite entre les équipes de Yamana et de Transfert a permis à celles-ci de déterminer la façon de structurer l’outil pour répondre au mieux aux besoins de Yamana et de l’adapter à la réalité du développement du projet Wasamac.
« Boréalis est essentiel ; de nombreuses personnes comptent sur moi pour obtenir ces informations. »
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