El COVID-19 pone a prueba la resiliencia de las empresas como nunca antes visto. Ante las medidas de distanciamiento social impuestas por el gobierno, las organizaciones han tenido que implementar nuevas prácticas de trabajo a domicilio y recurrir a la tecnología para satisfacer las necesidades de sus grupos de interés y paliar la distancia.
Dado que nuestras reuniones espontáneas alrededor de la máquina de café son imposibles en este momento, nosotros también tuvimos que adaptarnos para que nadie se quedara atrás.
He aquí cómo nuestro equipo utiliza los cuadros de mando del software de gestión de partes interesadas Boréalis para mantener el contacto con nuestros grupos de interés y movilizarlos mejor. ¡Enhorabuena si algunos de estos consejos pueden ser útiles para su organización!
Responder a las necesidades de las partes interesadas: un elemento clave de la resiliencia organizacional
No es la primera crisis que debe afrontar Boréalis. Aparte del COVID-19, también hemos sobrevivido, durante los últimos quince años, a la crisis financiera del 2008; luego al colapso de la industria minera en 2014 – nuestra fuente más importante de clientes en ese momento.
Hemos aprendido de todo ello y nos hemos vuelto aún más creativos en la forma en que usamos nuestro propio software para salvaguardar todas las comunicaciones con nuestros grupos de interés, ya sean usuarios, proveedores o clientes potenciales. Esto es lo que nos permitió estar al tanto de sus necesidades durante la pandemia actual y establecer nuestras prioridades en consecuencia.
Con toda esta información a nuestra disposición, podemos planificar nuestras acciones, comunicarnos con nuestros grupos de interés y luego medir los resultados. Esto no solo nos permite mantenernos a flote durante tiempos tumultuosos, sino también de ser más fuertes. El colapso del sector minero, por ejemplo, fue una oportunidad para ampliar las funcionalidades de nuestra plataforma de gestión de partes interesadas para adaptarla a las necesidades de sectores de actividad como la energía y el transporte. También hemos agregado funcionalidades para hacerse cargo de las relaciones gubernamentales y los asuntos públicos. ¿El resultado? El software Boréalis ahora es utilizado en todo el mundo, en sectores que van desde bienes de consumo hasta petróleo y gas.
Utilizar Boréalis creativamente durante el COVID-19, o cualquier otra crisis
Boréalis es una empresa de software como servicio (SaaS) y, como tal, nuestros grupos de interés son nuestros clientes, nuestros clientes potenciales y nuestros socios. Nuestro software siempre ha jugado un papel importante en la gestión de nuestras relaciones con nuestros propios grupos de interés; y en el contexto actual, hemos redoblado nuestra creatividad para ayudarlos – y ayudarnos a nosotros mismos – a superar esta crisis global.
Veamos cómo:
Una transición suave para trabajar desde casa
Puesto que el software Boréalis es una aplicación segura en la nube con derechos de acceso configurables, nuestro equipo siempre ha podido acceder a la información que necesitaba, ya sea que trabaje en la oficina, en el campo con las partes interesadas o, más recientemente, a distancia. La transición hacia nuevas prácticas de trabajo a domicilio fue, por lo tanto, relativamente fácil para nuestro equipo. Simplemente, hemos flexibilizado los horarios de trabajo para adaptarlos a las responsabilidades familiares durante el cierre temporal de las escuelas en Canadá.
Acceso fácil y seguro a la información.
Toda la información y los sistemas de nuestros diferentes departamentos (éxito del cliente, marketing, soporte técnico y ventas) están siendo integrados en la plataforma Boréalis. Esto significa que todas las personas con derechos de acceso tienen la información que necesitan a su alcance y pueden continuar trabajando de manera eficiente.
4 cuadros de mando Analytics que nuestro CEO utiliza en tiempos de crisis
Una crisis puede fácilmente hacernos reaccionar impulsivamente en lugar de planificar estratégicamente. Sin embargo, durante una crisis, es más importante que nunca mantener intercambios regulares y útiles con nuestros grupos de interés.
Para estar seguros, aquí están los cuatro cuadros de mando que utiliza nuestro director.
1. Cuadro de mando que muestra intercambios importantes
Monitorear de cerca las actividades de nuestro equipo siempre ha sido parte de nuestro método de trabajo. Para que todos tengan acceso a información relevante en todo momento, hemos diseñado un cuadro de mando que le permite dar un vistazo a todos los intercambios importantes – conversaciones y correos electrónicos – con nuestros clientes durante un período dado. No solo podemos hacer clic en cada intercambio para ver lo que se ha dicho, sino que se notifica de inmediato al gerente de cuentas responsable de ese cliente. Es una forma inteligente de reemplazar las discusiones informales o improvisadas que normalmente tienen lugar en la oficina. Esto también nos permite asegurarnos de que nuestra
2. Cuadro de mando que muestra a los clientes contactados
Hemos configurado diferentes cuadros de mando que permiten a nuestro equipo de dirección de seguir en tiempo real la evolución de nuestros expedientes más importantes. Así, el equipo puede garantizar que los recursos de la empresa sean asignados en el lugar correcto y en el momento adecuado para satisfacer las expectativas de nuestros grupos de interés durante este difícil período. Gracias al cuadro de mando «Organizaciones contactadas por el personal», se puede ver fácilmente la carga de trabajo de cada miembro del personal y acceder a las conversaciones que ha tenido con cada organización. Si es necesario, un gerente de cuentas puede intervenir en asuntos específicos para hacer avanzar las cosas.
3. Cuadro de mando que muestra los planes de participación por región
Muchos de nuestros clientes también están manejando su propia crisis. Las dificultades por las que atraviesan se reflejan no solo en la forma en que usan el software, sino también en la forma en que su país hace frente a la crisis. Por ejemplo, algunas regiones han bloqueado el acceso a pequeños poblados aislados para evitar la introducción del COVID-19. Nosotros nos aseguramos de incluir esta información regional en nuestro sistema para poder ajustar en consecuencia nuestros planes de participación para cada cliente.
Estos planes de participación son visibles en toda la empresa y se ponen a disposición del personal remoto para su discusión diaria. Además, podemos acceder a información detallada directamente desde el mapa. Por lo tanto, al hacer clic en un círculo morado determinado, accedemos directamente a los detalles del plan de participación.
4. Cuadros de mando que muestran planes de participación prioritarios
Nuestros planes de participación incluyen acciones específicas para cada cliente y sus grupos de interés. Gracias al cuadro de mando que permite visualizar los planes de participación prioritarios, nuestro director puede seguir la evolución.
Mantener el servicio de ventas durante el COVID-19
La mayoría de nuestras ventas provienen de clientes existentes, recomendaciones o contactos dentro de nuestra red profesional. Naturalmente, como especialistas en gestión de partes interesadas, nosotros consideramos nuestro embudo de ventas como una excelente oportunidad para dialogar con estas partes interesadas para comprender mejor sus necesidades y adaptar nuestro software en consecuencia.
Dada la crisis actual, sabemos que los proyectos se retrasarán, que las prioridades cambiarán y que los presupuestos también serán afectados. El impacto a corto plazo en nuestras actividades será significativo, pero este período nos parece crucial para acercarnos a nuestros propios grupos de interés. Nosotros vemos claramente la importancia de mantener nuestras relaciones y de apoyar a nuestros clientes a largo plazo. La comunicación es esencial y nuestro equipo de ventas está más activo que nunca, aunque deba trabajar de forma remota en lugar de desplazarse.
Todo este tiempo ahorrado en viajes nos permite organizar nuestras prioridades y prepararnos para el período posterior a la crisis. También estamos en contacto con empresas en sectores que no habíamos atendido hasta ahora; muchas de ellas están reflexionando sobre cómo estar mejor preparadas para futuras crisis y buscan establecer procesos que les permitan gestionar a distancia los asuntos públicos y las relaciones gubernamentales, la gestión de quejas, la gestión reglamentaria y el cumplimiento y otros aspectos esenciales de la gestión de las partes interesadas.
También estamos en conversaciones con ciertos clientes potenciales que, después de recortes temporales en su presupuesto, desean invertir en un sistema para administrar la información de sus partes interesadas. Estos intercambios nos permiten evaluar a fondo sus necesidades y refinar, como lo hicimos en crisis anteriores, la hoja de ruta y el calendario de entregables de nuestro software.
Hable con un experto
Si necesita ayuda para gestionar las relaciones con sus partes interesadas durante – pero también después de – la crisis global del COVID-19, no dude en contactarnos. Nuestro equipo está listo para ayudarlo.
Boréalis es el software de gestión de partes interesadas más utilizado en el mundo. Durante 20 años, nuestro equipo ha ayudado a empresas de diversos sectores, en todo el mundo, a alcanzar sus objetivos de responsabilidad social.
