RELACIÓN CON GRUPOS DE INTERÉS

Un relacionamiento significativo se basa en el deseo de escuchar a las personas que se verán afectadas por el proyecto y comprender sus puntos de vista y preocupaciones. Para establecer relaciones de confianza y mutuo beneficio, es importante ponerse en contacto con los grupos de interés desde el principio y con frecuencia, y demostrarles que se respetan sus deseos incorporando sus opiniones a los planes. El relacionamiento con grupos de interés es un proceso continuo, y los múltiples canales de comunicación pueden ayudarle a crear y mantener un diálogo activo. Por ejemplo, reuniones públicas, boletines informativos, redes sociales, portales en línea y líneas de ayuda específicas. Sin embargo, es fundamental hacer un seguimiento de todas estas interacciones. En los proyectos medianos y grandes, el software de relacionamiento con los grupos de interés desempeña un papel esencial, ya que ayuda a los equipos a resumir eficazmente las reacciones y coordinar las actividades de divulgación. Más allá de eso, el software de relacionamiento con grupos de interés permite a los equipos rastrear, centralizar y analizar los datos del proyecto, lo que puede mejorar en gran medida la eficiencia y la colaboración en torno a la gestión del relacionamiento con grupos de interés.

La participación de los grupos de interés garantiza que sus necesidades y preocupaciones se tengan en cuenta desde el principio. Esto puede ayudar a identificar posibles problemas y retos en una fase temprana del proceso y permite trabajar juntos para encontrar soluciones innovadoras. El software de relacionamiento con grupos de interés facilita el proceso manteniendo a todo el mundo informado sobre la información recibida y sobre cómo se están abordando los problemas. El relacionamiento con los grupos de interés mejora su imagen pública al hacer más transparentes sus operaciones. Puede utilizar los datos de su software de relacionamiento con los grupos de interés para informar a los reguladores e inversores sobre sus esfuerzos para incluir a todas los grupos de interés en su proceso de toma de decisiones.  

El relacionamiento con los grupos de interés es fundamental para el desempeño social. Permite a las organizaciones identificar y mitigar los impactos y riesgos sociales, ayudando a construir relaciones de confianza y una reputación positiva. A través del compromiso, las organizaciones obtienen acceso a diversas perspectivas que mejoran la toma de decisiones, fomentan la innovación y descubren nuevas oportunidades. Además, el relacionamiento con los grupos de interés es a menudo un requisito normativo. En los proyectos a gran escala, la implantación de un software adecuado de relación con los grupos de interés puede convertirse en una necesidad empresarial para el cumplimiento de la normativa y la gestión de riesgos. Las plataformas de relacionamiento con grupos de interés también pueden ayudar a una organización a alinear sus operaciones con las expectativas y necesidades de las partes afectadas, por lo que es vital para las organizaciones que quieren seguir siendo competitivas en un panorama social y ambientalmente consciente.

Un plan de relacionamiento con grupos de interés es una guía que traza un enfoque estratégico para comunicarse con los distintos grupos de personas que se verán afectados por un proyecto. Ayuda a una organización a gestionar las expectativas, decisiones, riesgos y problemas asegurándose de que se atienden las necesidades y preocupaciones de sus grupos de interés. El plan debe basarse en un análisis exhaustivo de los grupos de interés; un proceso que implica identificar a los principales interesados en un proyecto, junto con sus niveles de interés e influencia. A partir de ahí, los equipos determinan la mejor forma de relacionarse con esas personas, la frecuencia de la comunicación y el contenido de esas comunicaciones o actividades. Un software de relacionamiento con grupos de interés eficaz ayuda a una organización a poner en práctica el plan de relacionamiento, permitiendo a los usuarios programar comunicaciones y actividades, crear tareas y realizar un seguimiento sencillo de las retroalimentaciones e interacciones. El software de relacionamiento con grupos de interés más avanzado incluye paneles de control integrados para ayudar a los equipos a supervisar el progreso en tiempo real.

En primer lugar, identifique a los grupos de interés y su nivel de interés o compromiso con el proyecto (desconocimiento, resistencia, neutralidad, apoyo, liderazgo), así como su nivel de influencia (muy bajo, bajo, neutral, alto, muy alto). Utilice su software de relacionamiento con grupos de interés para crear una matriz o plantilla que le ayude a planificar su estrategia de compromiso, que debe incluir la frecuencia y los tipos de actividades de compromiso. No se debe ignorar a ningún grupo de interés, pero algunos serán más receptivos a un compromiso activo, mientras que otros se sentirán más cómodos buscando información por su cuenta.   

Para relacionarse eficazmente con los grupos de interés hay que centrarse en sus preocupaciones e intereses y utilizar un lenguaje y un tono adecuados. El software de relacionamiento con grupos de interés puede ayudar a garantizar que no se cometan errores en este sentido, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso al perfil de cada uno de ellos. El software también puede ayudar a garantizar que los mensajes sean coherentes y específicos.

La escucha activa también es un componente esencial de la relación con los grupos de interés. Esto incluye reconocer sus preocupaciones, comprobar que las ha entendido, agradecerles sus comentarios, incorporarlos a la toma de decisiones cuando sea posible y ofrecer su justificación cuando no sea posible. El software de relacionamiento con grupos de interés es una herramienta estratégica para las organizaciones que desean involucrar a sus grupos de interés de manera eficaz, ya que les permite minimizar la fatiga de los mismos y saber siempre cuál es su posición. Aproveche al máximo el software de relacionamiento con grupos de interés para programar las comunicaciones y otras actividades de relacionamiento y para registrar los resultados del mismo. 

Revise periódicamente su lista de grupos de interés, sus niveles de compromiso e interés, y el grado de influencia que tienen para asegurarse de que se relaciona con las personas, grupos y organizaciones adecuados de la forma óptima. Actualice estos registros en su software de relacionamiento con grupos de interés para reflejar cualquier cambio, de modo que nadie en su organización se quede fuera. Asegúrese también de que dispone de portales de retroalimentación accesibles y aprovéchelos para mejorar sus interacciones con los grupos de interés.   

 Existen muchas formas de medir el relacionamiento con los grupos de interés. El método que elija debe basarse en los objetivos de la actividad. Para medir la eficacia de las comunicaciones y la divulgación, puede utilizar el tráfico del sitio web, la participación en las redes sociales y las tasas de apertura del correo electrónico. Para conocer la percepción del proyecto por parte de los grupos de interés, lo mejor son las encuestas y las entrevistas. Si el objetivo es resolver problemas o preocupaciones concretos planteados por los grupos de interés, puede medir el tiempo que se tarda en abordar y resolver estos problemas y hacer un seguimiento de la tasa de resolución satisfactoria de problemas. El software de relacionamiento con grupos de interés desempeña un papel fundamental a la hora de recopilar, resumir y analizar estos datos, al tiempo que mantiene al día a todo su equipo.   

 Incluso en proyectos pequeños pueden generarse rápidamente muchos datos sobre el relacionamiento con grupos de interés. Para utilizar estos datos de forma eficaz, los usuarios necesitan acceder a información precisa, completa y actualizada. Muchos equipos intentan inicialmente gestionar los datos de los grupos de interés con herramientas tradicionales, como hojas de cálculo, pero aunque las hojas de cálculo son excelentes para almacenar datos, carecen de los controles y equilibrios necesarios para garantizar la calidad, privacidad y seguridad de los datos. Por eso, los equipos experimentados utilizan software de gestión de partes interesadas, que les ayuda a cumplir la normativa sobre privacidad de datos, salvaguardar la reputación de la empresa y mejorar sus procesos de relacionamiento con grupos de interés para lograr mejores resultados.

Las herramientas adecuadas ahorran tiempo y simplifican la carga de trabajo. El software de relacionamiento con grupos de interés sirve como un archivo central de documentos, comunicaciones y compromisos para garantizar que una organización esté preparada para responder rápidamente a cualquier consulta o problema que surja. Ayuda a los usuarios a identificar y localizar a los grupos de interés, realizar un seguimiento y analizar las comunicaciones (y otras actividades de participación), y recopilar opiniones y otras contribuciones en un solo lugar. Algunas plataformas incluyen integración GIS, para que los equipos puedan visualizar las preocupaciones y problemas de los grupos de interés en relación con las operaciones de la empresa y activos específicos. El software de relacionamiento con grupos de interés también simplifica el proceso de generación de informes para los grupos de interés y los organismos reguladores. Una buena solución de software mejora la visibilidad y la colaboración dentro de una organización, minimiza los descuidos y garantiza que nada se escape.