Las plantillas de mapeo de los grupos de interés son muy solicitadas en la actualidad. ¡Es estupendo ver el creciente número de organizaciones que reconocen el valor de la gestión estratégica y proactiva de las grupos de interés!
A medida que el campo del relacionamiento con los grupos de interés evoluciona, también lo hacen las herramientas y la tecnología que apoyan este trabajo. Los equipos que priorizan el mapeo y el análisis de los grupos de interés suelen ser los que tienen prácticas de gestión de datos más maduras. Sin embargo, incluso aquellos con poca experiencia y recursos limitados pueden beneficiarse de este ejercicio.
Tal vez se pregunte ¿por qué es tan importante mapear a los grupos de interés? El objetivo del mapeo de los grupos de interés es crear una representación visual de la posición de los grupos de interés clave en el proyecto. El «mapa» resultante le servirá de base para sus estrategias de relacionamiento.
Incluso una simple matriz de mapeo de los grupos de interés le ayudará a asegurarse de que está involucrando a las personas que debe involucrar, en lugar de sólo a aquellas que quieren involucrarse con usted. Esto comienza con la comprensión de la importancia relativa y la influencia de sus principales grupos de interés. Este conocimiento le ayudará a centrar sus esfuerzos y a asignar los recursos allí donde puedan tener el mayor impacto.
Si nunca ha realizado un ejercicio de mapeo de los grupos de interés, es posible que no sepa por dónde empezar. Veamos cuándo, por qué y cómo mapear los grupos de interés, y cómo las herramientas adecuadas pueden ofrecerle una mejor visión.
Las herramientas avanzadas de mapeo de los grupos de interés presentan una imagen clara de sus relaciones con los grupos de interés para apoyar sus estrategias de relacionamiento.
Vea cómo Borealis puede ayudarle a identificar a las personas y organizaciones que pueden influir en el éxito de su proyecto.
Curso intensivo de mapeo de los grupos de interés
No importa si usted es nuevo en el mapeo de los grupos de interés o si solo desea mejorar sus técnicas, este artículo le ayudará a comprender:
- ¿Qué es el mapeo de los grupos de interés?
- ¿Por qué es importante el mapeo de los grupos de interés?
- Cómo crear un mapa de grupos de interés
- La frecuencia con la que debe realizar el mapeo de los grupos de interés
- Cómo el mapeo de los grupos de interés puede ayudarle a garantizar relaciones productivas con ellos
- Cómo el software de relacionamiento con los grupos de interés puede simplificar el mapeo de los mismos
¿Qué es el mapeo de los grupos de interés?
El mapeo de los grupos de interés es un ejercicio que le permite visualizar sus relaciones con ellos. Le ayuda a identificar a quienes tienen poder o influencia en su proyecto para que pueda relacionarse con ellos de forma eficaz. Un mapa de grupos de interés es una instantánea de la evaluación de los grupos de interés en un momento determinado. Al volver a mapear periódicamente sus grupos de interés, usted puede ver cómo cambian sus posiciones a lo largo del proyecto.
Un mapa de grupos de interés suele representarse como un gráfico con dos ejes, divididos en cuatro cuadrantes. El eje de abscisas (x) representa el nivel de poder o influencia de un grupo de interés, mientras que el eje de ordenadas (y) indica el nivel de interés en el proyecto. Cada cuadrante del mapa requiere una estrategia de relacionamiento diferente. La posición de un grupo de interés determinará la forma de relacionarse con él, incluyendo la intensidad y la frecuencia de la relación.
Puede utilizar esta matriz como una plantilla básica de mapeo de los grupos de interés.
¿ Por qué es importante el mapeo de los grupos de interés?
Identificar y evaluar a los grupos de interés de su proyecto es el primer paso para crear un plan de relacionamiento eficaz. Por supuesto, el mapeo de los grupos de interés va más allá de la simple ilustración de las relaciones entre éstos y su proyecto u organización. El ejercicio también facilita la identificación de los principales interesados y su clasificación por orden de prioridad.
Si no identifica a las personas u organizaciones que pueden influir en su proyecto, usted podría asignar recursos valiosos en lugares equivocados. En el mejor de los casos, esto puede aumentar los costes del proyecto y crear retrasos innecesarios. En casos más extremos, puede provocar paradas de trabajo e incluso dañar su imagen corporativa.
Afortunadamente, el mapeo de los grupos de interés proporciona información que le ayudará a crear estrategias de relacionamiento más sofisticadas. A su vez, un relacionamiento eficaz le ayuda a crear confianza con los grupos de interés y a llevar su proyecto con éxito a la línea de meta.
¿Quiere saber más? Descargue nuestro libro de jugadas completo sobre el mapeo de los grupos de interés.
¿Cómo crear un mapa de grupos de interés?
Hay muchos modelos diferentes que se pueden utilizar para el mapeo de los grupos de interés. El método que utilice puede variar en función de la naturaleza de su proyecto, su calendario y los recursos disponibles. A continuación le presentamos un enfoque sencillo, establecido a través de nuestro trabajo con clientes durante los últimos 15 años. Le ayudará a asegurarse de que todos los grupos de interés clave estén correctamente identificados y contabilizados.
Paso 1 : Identificar los grupos de interés
Primero, usted necesita identificar todos sus grupos de interés. ¿Quiénes son? Los grupos de interés son todas las personas, empresas o instituciones que pueden influir en su proyecto, o verse afectadas por él, de forma positiva o negativa. Pueden ser organismos gubernamentales, comunidades o asociaciones locales, consumidores, empleados, proveedores, funcionarios electos, etc.
A la hora de elaborar la lista, pregúntese ¿quiénes se verán afectados? ¿Quién apoyará el proyecto? ¿Quién se opondrá? Utilice diferentes estrategias para identificar a los grupos de interés, como la lluvia de ideas, los grupos de discusión, las consultas, la investigación, los datos históricos y los registros de quejas.
Paso 2: Clasificar los grupos de interés
Enseguida, clasifique su lista de grupos de interés en categorías . ¿Cómo exactamente?
Empiece por definir categorías amplias con intereses y necesidades similares. Luego, intente dividir estas categorías en subcategorías más pequeñas en función de la industria, el contexto, la historia, la ubicación y otros criterios. Pregúntese qué personas tienen intereses similares. ¿Cuáles tienen necesidades similares? ¿Qué tienen en común estas personas? Esto le ayudará a racionalizar sus mensajes para comunicarse eficazmente con cada categoría. Por ejemplo:
Gobierno y autoridades reguladoras
- Gobiernos
- Organismos reguladores locales y nacionales
- Representantes electos
- Comités consultivos públicos
- Policía y servicios de emergencia
Comunidades afectadas por el proyecto
- Poblaciones cercanas al proyecto
- Demandantes de empleo
- Grupos vulnerables: mujeres, ancianos, etc.
- Grupos religiosos
- Universidades y otras instituciones educativas
Empresas y organizaciones comerciales
- Proveedores
- Proveedores de servicios
- Socios
Grupos de interés internos
- Consejo(s) de administración
- Directores
- Empleados
- Inversores
Estas ideas pueden ayudarle a empezar, pero tenga en cuenta que no es una lista completa. Asegúrese de definir las categorías que son relevantes para su proyecto, teniendo en cuenta su contexto, historia y ubicación.
Paso 3 : Analizar los grupos de interés
Para poder trazar un mapa de los grupos de interés, primero hay que evaluarlos. Esto le ayudará a focalizar sus esfuerzos en los que tienen más poder e influencia sobre su proyecto. Antes de comenzar el análisis, decida qué criterios utilizará para identificar a los «grupos de interés clave» de su organización. Elimine de su lista a cualquiera que no cumpla esos criterios.
Un análisis exhaustivo de los grupos de interés le ayudará a evaluar los riesgos y oportunidades que estos diferentes grupos presentan para su proyecto. Esto le ayudará a determinar por qué, cómo y con qué frecuencia debe relacionarse con ellos. Asegúrase de clasificar los niveles de interés e influencia de cada uno de los grupos de interés, ya que necesitará esta información para el mapeo de las mismos. Puedes evaluar estos elementos de diferentes maneras, en función de sus necesidades. Una opción sencilla es dividir cada categoría en dos niveles: bajo y alto.
Veamos dos ejemplos.
- Uno de los grupos de interés es una empresa local llamada Complete Tech. Tiene poca influencia en el proyecto, pero su nivel de interés es alto. (Espera que usted la confirme como subcontratista)
- Otro grupo de interés para su Proyecto es la EPA. Tiene un gran interés e influencia en el proyecto, ya que su mandato es la protección del medio ambiente.
Ejemplo: Clasificación de los principales grupos de interés según su influencia e interés.
Nota: Tenga en cuenta que la calidad de este análisis depende de la información de la cual usted disponga. En una situación ideal, cualquiera que participe en el análisis debería tener un conocimiento profundo de cada uno de los grupos de interés clave. Si este conocimiento es incompleto – o peor aún, inexacto – el análisis no será tan eficaz
Paso 4: Mapear los grupos de interés
Ahora que ha evaluado los niveles de interés e influencia de sus grupos de interés clave, trace un mapa de ellos en la cuadrícula. En nuestro ejemplo, Complete Tech se sitúa en el cuadrante inferior derecho y la EPA en el superior derecho.
Ejemplo: Trazado de los grupos de interés en la matriz de Influencia/Interés
Su posición en el mapa determina el modo en que usted se relacionará con estas organizaciones. Complete Tech es un grupo de interés de alto interés/baja influencia, por lo que querrá mantenerlo informado a medida que se desarrolle el proyecto. Por el contrario, la EPA ocupa un lugar destacado tanto en interés como en influencia, ¡por lo que habrá que gestionarlo de cerca!
Their position in the map determines how you’ll engage with these organizations. Complete Tech is a high interest/low influence stakeholder, so you’ll want to keep them informed as the project unfolds. In contrast, the EPA ranks high for both interest and influence, so you’ll need to manage them closely!
¿Con qué frecuencia hay que hacer un inventario de los grupos de interés?
El mapeo de los grupos de interés es un ejercicio continuo. Usted querrá realizar su primer análisis al principio del proyecto, ya que le proporcionará información que le ayudará a desarrollar de forma proactiva sus estrategias de relacionamiento. Pero es igual de importante reevaluar el mapeo de los grupos de interés con regularidad a lo largo del proyecto.
A medida que el proyecto se desarrolla, los grupos de interés van y vienen, y su interés en el proyecto puede cambiar. Volver a mapear los grupos de interés con regularidad le mostrará cómo sus posiciones -y sus relaciones con ellos- cambian a medida que las cosas avanzan.
Tanto si decide revisar su mapa de grupos de interés cada seis meses como si lo hace justo antes de cada nueva etapa del proyecto, asegúrese de asignar los recursos necesarios para estas importantes evaluaciones. Con cada nuevo análisis, es importante actualizar las estrategias de relacionamiento y los mensajes consecuentes.
Los equipos que dan prioridad a la identificación de los grupos de interés desde el principio suelen encontrar que sus esfuerzos de relacionamiento con los grupos de interés son más productivos y eficientes. Esta mayor eficiencia deja más tiempo para las reevaluaciones periódicas. Esto, por supuesto, conduce a una mayor eficiencia y a mejores resultados. Se trata de un ciclo ascendente de mejora constante de los conocimientos y los resultados.
Ahora que ha identificado a los principales grupos de interés y sus objetivos para cada uno, es el momento de crear sus estrategias de relacionamiento. Descargue nuestra guía paso a paso para crear un sólido plan de relacionamiento con los grupos de interés.
De qué manera el mapeo de los grupos de interés ayuda a las empresas a construir mejores relaciones
Cuando los grupos de interés se sienten respetados y escuchados, es más probable que colaboren con su organización de forma productiva y mutuamente beneficiosa. El mapeo de los grupos de interés le ayuda a entender sus preocupaciones, necesidades y motivaciones, para que pueda relacionarse de manera más eficaz. El establecimiento de relaciones de confianza con los grupos de interés coloca a su organización en una posición mucho más fuerte para minimizar los posibles conflictos y mitigar cualquier impacto negativo de tipo medioambiental, social y económico.
Como mínimo, la integración del mapeo de los grupos de interés en su proceso hará que su equipo pase de un enfoque reactivo a una gestión más proactiva de los grupos de interés.
La funcionalidad de mapeo de grupos de interés de Borealis le ayuda a evaluar a los grupos de interés y a seguir la evolución de las relaciones con ellos a lo largo del tiempo. Obtenga más información sobre nuestro software de relacionamiento con los grupos de interés.
Cómo las herramientas de mapeo de los grupos de interés mejoran la gestión de los mismos
A medida que el relacionamiento con los grupos de interés evoluciona, la profesionalización de la función ha conllevado el desarrollo de herramientas adecuadas para este propósito. Estos sistemas están diseñados específicamente para gestionar el relacionamiento con los grupos de interés de forma eficaz, basándose en la experiencia previa y en las mejores prácticas de la industria. Para comprender el valor de estas herramientas, veamos cómo funciona el mapeo de los grupos de interés sin ellas.
Mapeo de los grupos de interés con herramientas tradicionales
Imagine una pared cubierta de notas adhesivas. Este método es simple, sencillo y fácil de usar. Es una forma visualmente atractiva y flexible de trabajar en el ejercicio de mapeo de los grupos de interés. Desgraciadamente, este método tiene inconvenientes.
1. La calidad del análisis depende de la información disponible en ese momento.
El simple hecho de reunir a todos los miembros del equipo en una sala para realizar este ejercicio puede ser un reto. Si alguien con conocimientos específicos sobre una comunidad local está ausente, podría pasar por alto fácilmente a un grupo de interés influyente durante este análisis. No tener en cuenta a un solo grupo de interés influyente expone su proyecto a riesgos sociales innecesarios. ¡Imagínese lo que se le puede escapar si tiene docenas de agentes de campo que se comunican con los grupos de interés todos los días!
2. Los mapas manuales de los grupos de interés son estáticos.
El método de las notas adhesivas se queda corto porque no puede hacer un seguimiento eficaz de los cambios en las posiciones de los grupos de interés a lo largo del tiempo. Es bastante fácil mover una nota adhesiva a una nueva ubicación, pero ¿podrá usted recordar todas las posiciones de los interesados durante todas las evaluaciones anteriores a medida que el proyecto avanza? Los mapas estáticos son innecesariamente engorrosos y no proporcionan la información oportuna que necesita.
3. Los mapas tradicionales de los grupos de interés no son de fácil acceso.
Incluso si toma diligentemente una foto de su mapa cada vez que este cambia, el control de la versión puede ser un problema. ¿Cómo va a compartir estos importantes datos con los miembros del equipo remoto o con la dirección de la empresa? Cuando cada persona tiene su propia copia de un archivo, es difícil asegurar que todos estén trabajando con la información más reciente.
4. Los mapas físicos de los grupos de interés ofrecen una precisión limitada.
En este artículo, hemos examinado los mapas simples de los grupos de interés. En la práctica, los proyectos complejos, a gran escala y a largo plazo suelen requerir un análisis más profundo de los grupos de interés y un mapeo más exhaustivo de las mismos. El conocimiento es poder, por lo que usted siempre debe intentar que sus mapas de grupos de interés sean lo más precisos posible, teniendo en cuenta el tiempo y los recursos disponibles.
De qué manera la funcionalidad de mapeo de grupos de interés de Borealis ayuda a los equipos a crear mapas de grupos de interés más inteligentes – y mejores relaciones con los grupos de interés
La modernización de sus procesos con la ayuda de herramientas adecuadas para este propósito puede mejorar drásticamente las relaciones, la productividad y los resultados. Borealis ayuda a los equipos a extraer información valiosa de los datos de los grupos de interés para crear estrategias de relacionamiento más dinámicas y accionables.
- Las herramientas de mapeo de los grupos de interés disponibles en Borealis son parte de una plataforma única y totalmente integrada que le ayuda a gestionar todas las actividades de relacionamiento con los grupos de interés en un solo lugar.
- Construya fácilmente tantos mapas de grupos de interés como necesite – por proyecto, por comunidad o por tema.
- Archive las evaluaciones anteriores para supervisar los cambios en el interés y la influencia de los grupos de interés a lo largo del tiempo.
- Utilizar paneles de control personalizados para supervisar las tendencias en tiempo real con el fin de responder de forma rápida y proactiva.
- Evalúe los grupos de interés usando hasta 8 ejes: posición, impacto, importancia, influencia, alcance, legitimidad, prioridad e interés.
- Haga clic en cualquier mapa, gráfico o lista para profundizar en sus datos y obtener información adicional.
- Prepare una campaña de mensajería dirigida a los grupos de interés más influyentes haciendo unos pocos clics.
- Utilice los informes de control de calidad incorporados para gestionar la calidad de los datos y detectar posibles problemas -como agujeros en sus datos que pueden dar lugar a informes defectuosos o incompletos- antes de que puedan causar problemas.
- Coordine los esfuerzos entre los equipos para crear confianza con los grupos de interés y aumentar en ellos la disposición a establecer relaciones.
Gestión de los grupos de interés mediante métodos manuales
- La localización de información específica suele implicar la búsqueda en hojas de cálculo, unidades compartidas y correos electrónicos.
- Se pierden datos valiosos si los miembros del equipo están fuera de la oficina o abandonan el proyecto
- La búsqueda de los datos necesarios para elaborar informes fiables puede llevar horas o incluso días.
- Los silos de información complican el intercambio de datos, por lo que nadie tiene una visión global de las interacciones con los grupos de interés.
Cómo pueden ayudar las herramientas adecuadas
- Todos los datos están centralizados y estructurados en una ubicación única y segura. La información es completa, está actualizada y es accesible al instante, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
- Los datos históricos crean una memoria institucional duradera que permite aprovechar las lecciones aprendidas.
- Genere informes profesionales bajo demanda o programe su envío a las personas adecuadas por correo electrónico con la frecuencia que desee.
- Una base de datos centralizada sirve como punto único de verdad. Los equipos tienen una imagen completa de los datos del proyecto y de los grupos de interés en todo momento, lo que les permite trabajar de forma más eficiente, tomar decisiones informadas y gestionar las relaciones con los grupos de interés de forma proactiva para lograr mejores resultados
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Acerca de Borealis
Borealis ayuda a las organizaciones de todo el mundo a conseguir la licencia social para sus proyectos. Nuestro innovador software ayuda a los equipos de relacionamiento con los grupos de interés a planificar, relacionarse y medir mejor sus esfuerzos de relacionamiento. ¿Se pregunta qué puede hacer nuestro software de relacionamiento con los grupos de interés por su organización?
