¿Necesita el apoyo de los grupos de interés para su proyecto? Descubre por qué es tan importante mapear a los grupos de interés. Hemos preparado este curso intensivo sobre cuándo, por qué y cómo mapear a los grupos de interés. También examinamos las herramientas de mapeo de los grupos de interés que los equipos pueden utilizar para navegar mejor por el cambiante panorama de grupos de interés.
Mapeo de los grupos de interés - ¿Qué es?
El mapeo de los grupos de interés es un ejercicio muy valioso para cualquier equipo de gestión de grupos de interés. Esta práctica recomendada permite visualizar la evolución de las relaciones con las partes interesadas para saber quién tiene poder o influencia en el proyecto. Este análisis permite identificar a las partes interesadas y relacionarse con ellas de forma más eficaz.
¿Qué es un mapa de grupos de interés?
Un mapa de grupos de interés es una instantánea de su panorama de grupos de interés en un momento dado. Suele representarse como un gráfico con 2 ejes divididos en 4 cuadrantes:
- El eje x representa el nivel de poder o influencia de un grupo de interés sobre el proyecto.
- El eje Y indica su nivel de interés en el proyecto.
Cada cuadrante del mapa requiere una estrategia de compromiso diferente. La posición de un grupo de interés en el mapa determinará la forma de relacionarse con él, incluida la intensidad y la frecuencia de la interacción.
Si reubica periódicamente a sus grupos de interés, podrá ver cómo cambian sus posiciones a lo largo del proyecto. Esto le permitirá modificar en consecuencia sus estrategias de relación con los grupos de interés.
¿Qué es un modelo de mapa de grupos de interés?
Un modelo de mapa de grupos de interés es una herramienta práctica que puede utilizar para trazar rápidamente un mapa de los grupos de interés y hacerse una idea aproximada de su nivel de influencia e interés. Puedes buscar en Google plantillas gratuitas para descargar.
¿Por qué es importante el mapeo de grupos de interés?
El mapeo de grupos de interés proporciona conocimientos esenciales para crear estrategias efectivas de participación de grupos de interés. A su vez, una participación efectiva te ayuda a construir confianza con los grupos de interés y a liderar tu proyecto con éxito hasta el final.
El mapeo de grupos de interés respalda el éxito del proyecto de varias maneras:
- Al identificar a todas las personas, grupos u organizaciones relevantes que podrían verse afectados o impactar tu proyecto, puedes asegurarte de que no se pase por alto ningún grupo importante.
- Destacar las relaciones, la influencia y los intereses entre diferentes grupos de interés te permite comprender mejor sus dinámicas e interacciones.
- Al clasificar a los grupos de interés según su influencia e interés, puedes priorizar tus esfuerzos de participación para centrarte en aquellos que tienen el mayor impacto o los más afectados por el proyecto.
- Entender las posiciones e intereses de los grupos de interés facilita la creación de estrategias de comunicación personalizadas para asegurar que el mensaje adecuado llegue al grupo de interés correcto.
- Al identificar áreas potenciales de preocupación, resistencia u oposición desde el principio, puedes anticipar y abordar los desafíos potenciales de manera proactiva, antes de que se conviertan en riesgos para el proyecto.
- Al comprender qué grupos de interés son más críticos, puedes asignar tus recursos, ya sea tiempo, dinero o esfuerzo, de manera más efectiva.
- Al involucrar a los grupos de interés adecuados en el momento adecuado, puedes aumentar el apoyo para tu proyecto y allanar el camino para una implementación más fluida.
- Un mapa claro de grupos de interés establece canales para recibir comentarios regulares, lo que te permite abordar preocupaciones emergentes o condiciones cambiantes de manera oportuna.
Obtén una imagen clara de tus relaciones con los grupos de interés para informar tus estrategias de participación.
¿Cuál es el propósito del mapeo de grupos de interés?
El mapeo de los grupos de interés es un proceso estratégico utilizado para identificar y analizar a las personas, grupos o entidades que tienen un interés en un proyecto o iniciativa empresarial. Su objetivo es comprender las perspectivas, la influencia y el impacto potencial de los grupos de interés en el éxito del proyecto.
Al clasificar y priorizar a los grupos de interés, las organizaciones pueden adaptar sus estrategias de comunicación y participación para garantizar que se atienden adecuadamente sus necesidades y preocupaciones.
En corto, el mapeo de los grupos de interés es la piedra angular que le ayudará a optimizar el compromiso a través de perspectivas estratégicas.
¿Cuáles son los riesgos de no identificar a los grupos de interés?
Si no identificas y mapeas a las personas u organizaciones que pueden influir en tu proyecto, puedes asignar recursos valiosos en lugares equivocados. En el mejor de los casos, esto puede aumentar los costes del proyecto y crear retrasos innecesarios. En casos más extremos, puede provocar paralizaciones de las obras e incluso dañar su imagen corporativa. Esto puede dificultar la obtención de permisos para futuros proyectos.
11 técnicas de mapeo de los grupos de interés y cuándo utilizarlas
Existe una gran variedad de técnicas que pueden utilizarse para identificar y analizar a los grupos de interés. La elección de qué técnica de mapeo de los grupos de interés utilizar suele depender del contexto, las necesidades y los objetivos específicos del proyecto o iniciativa.
A continuación se describe brevemente lo que implica cada una de las técnicas de cartografía de los grupos de interés, junto con una orientación general sobre cuándo puede ser más apropiada cada técnica:
1. Matriz de poder e interés
Es una herramienta de uso común en la que los grupos de interés se representan en una matriz en función de su poder (influencia) e interés (nivel de preocupación) en relación con un proyecto o decisión.
Cuándo utilizar una matriz de poder e interés
En proyectos sencillos en los que hay que priorizar rápidamente a los grupos de interés en función de su poder e interés. Por ejemplo, una ONG que trabaje en la preservación de la biodiversidad podría utilizar un mapa de grupos de interés por poder para identificar y priorizar a las partes interesadas, como los organismos gubernamentales, los activistas medioambientales influyentes, los principales donantes, los científicos y las comunidades locales, con el fin de implicarse y colaborar eficazmente en las iniciativas de conservación.
2. Matriz influencia-interés
Similar a la matriz de poder-interés, pero se centra específicamente en la influencia directa de los grupos de interés sobre el proyecto y su interés o preocupación por su resultado.
Cuándo utilizar una matriz de influencia-interés
Cuando desee centrarse específicamente en los grupos de interés de influencia directa. Un buen ejemplo lo encontramos en un acontecimiento que tuvo lugar no hace mucho. Un organismo gubernamental responsable de poner en marcha una campaña de vacunación, por ejemplo, podría utilizar un mapa de grupos de interés de influencia-poder. En este contexto, identificarían y evaluarían a los grupos de interés, como los profesionales sanitarios, los líderes comunitarios, las empresas farmacéuticas y los responsables políticos. Este mapa les ayudaría a evaluar el nivel de influencia y poder que ejerce cada uno de los grupos de interés a la hora de promover u obstaculizar el éxito de la campaña de vacunación, lo que permitiría un compromiso específico y una toma de decisiones estratégica.
3. Matriz poder-dinamismo
Los grupos de interés se asignan en función de su poder y del dinamismo (o actividad) que muestran. Esto ayuda a dar prioridad a los grupos de interés que no sólo son influyentes, sino también muy activos o expresivos.
Cuándo utilizar la matriz de poder-dinamismo
Es útil para proyectos en entornos dinámicos, en los que la actividad y la capacidad de respuesta de los grupos de interés pueden cambiar rápidamente y afectar significativamente a los resultados. Una situación de fusión, por ejemplo. Piensa en una multinacional que se somete a una fusión importante. Podrían beneficiarse del uso de una matriz poder-dinamismo de los grupos de interés. En este escenario, la organización identificaría y analizaría los grupos de interés, como los accionistas, la dirección ejecutiva, los sindicatos de empleados, los organismos reguladores y los competidores del mercado. Este tipo de mapeo podría ayudar a descubrir la dinámica de poder y el nivel de cambio con cada grupo de interés. Sin duda, permitiría a la empresa adaptar eficazmente sus estrategias y comunicaciones en tiempos de cambios organizativos significativos e incertidumbre.
4. Modelo de relevancia
Esta técnica tiene en cuenta tres atributos: el poder (la capacidad de influir en el proyecto), la legitimidad (la idoneidad de su participación) y la urgencia (lo apremiantes que son sus reivindicaciones). Estos tres atributos se combinan en un diagrama de Venn para clasificar a los grupos de interés.
Cuándo utilizar el modelo de relevancia
En proyectos complejos en los que es necesario un conocimiento más profundo de los grupos de interés. Especialmente cuando es necesario considerar simultáneamente la urgencia, la legitimidad y el poder. Un buen ejemplo sería una universidad que lanza un nuevo programa académico. Los directores de este nuevo programa podrían utilizar una matriz de modelo de saliencia para identificar y priorizar a los miembros del profesorado, los futuros estudiantes, las agencias de acreditación, los antiguos alumnos y los socios de la industria local. Dado que el lanzamiento de un nuevo programa suele estar vinculado a un plazo determinado, la matriz del modelo de saliencia es la herramienta de mapeo adecuada para ayudar a la universidad a determinar qué grupos de interés tienen los mayores niveles de saliencia en función de atributos como el poder, la legitimidad y la urgencia. Esta información guiará a la universidad en la adaptación de sus estrategias de comunicación y participación para satisfacer eficazmente las necesidades y expectativas de estos influyentes grupos de interés durante el lanzamiento del programa y su desarrollo continuo.
5. Diagrama de influencia de los grupos de interés
Esta técnica es especialmente útil cuando se trata de entornos complejos con los grupos de interés. Representa visualmente a los grupos de interés y las relaciones entre ellos, mostrando quién influye en quién.
Cuándo utilizar un diagrama de influencia de los grupos de interés
En proyectos en los que es crucial comprender las relaciones y el flujo de influencias entre los grupos de interés. Por ejemplo, cuando se trabaja en entornos políticamente delicados.
6. Análisis de redes centrado en los grupos de interés
Se trata de un método avanzado de mapeo de las partes interesadas que emplea conceptos de la teoría de redes para comprender las relaciones y el flujo de información o influencia entre un grupo de partes interesadas.
Cuándo utilizar un análisis de redes centrado en los grupos de interés
En proyectos a gran escala o en organizaciones con estructuras internas complejas, donde la comprensión de los entresijos de la red de grupos de interés puede conducir a una mejor comunicación y estrategias de proyecto.
Piense en una empresa tecnológica que lanza un nuevo producto en un mercado altamente competitivo. En este caso, la empresa utilizaría el análisis de la red centrado en las partes interesadas para identificar y evaluar una amplia gama de grupos de interés, como clientes, proveedores, distribuidores, personas influyentes del sector, organismos reguladores y competidores.
- El uso de este tipo de matriz de mapeo de los grupos de interés podría ayudar a la empresa a comprender la intrincada red de relaciones dentro de su sector y permitirle:
- Identificar a los agentes clave que más influyen en las tendencias y decisiones del mercado.
- Determinar posibles socios para colaboraciones.
- Identificar las lagunas de su red que deben cubrirse para reforzar su posición en el mercado.
- Anticiparse a los cambios del mercado y las tendencias emergentes supervisando el flujo de información e influencia dentro de la red.
Al llevar a cabo un análisis de la red centrado en los grupos de interés, la empresa tecnológica puede desarrollar un enfoque más exhaustivo y estratégico para el lanzamiento de productos y la penetración en el mercado, garantizando que se comprometen eficazmente con su red de grupos de interés y la aprovechan para alcanzar el éxito.
7. Red de valor de los grupos de interés
Esta técnica consiste en trazar un mapa de los intercambios de valor entre los grupos de interés. Ayuda a identificar las dependencias entre ellos y cómo fluye el valor (que puede ser tangible o intangible) entre los distintos grupos.
Cuándo utilizar una red de valor de los grupos de interés
Para proyectos o iniciativas en los que es fundamental comprender el flujo de valor tangible e intangible (como información, recursos o influencia) entre los grupos de interés. Por ejemplo, en el contexto de un proyecto de parque eólico a gran escala en una zona rural. En ese caso, la empresa de energías renovables podría aprovechar el análisis de la red de valor de los grupos de interés para comprender el intercambio de valor y las interdependencias entre estos grupos en el contexto del proyecto de parque eólico.
Podrían descubrir que:
- Los residentes locales valoran las oportunidades de empleo y la inversión social en la comunidad resultantes del proyecto, pero les preocupa el impacto medioambiental y el valor de la propiedad.
- Los grupos ecologistas critican su impacto en los ecosistemas locales, pero valoran el potencial del proyecto para reducir las emisiones de carbono.
- Las empresas de servicios públicos están satisfechas con el anuncio de una nueva fuente de energía renovable, pero también tienen requisitos específicos en cuanto a la producción energética del proyecto.
- Los organismos reguladores son sólo positivos. Valoran el cumplimiento de la normativa medioambiental y los beneficios económicos para la región.
El análisis de la red de valor de las partes interesadas consistiría en trazar un mapa de estos grupos de interés, sus valores, intereses y dependencias. Ayudaría a la empresa de energías renovables a identificar las áreas de alineación y los posibles conflictos entre los grupos de interés.
8. Análisis de la cultura de los grupos de interés
Esta técnica resulta útil para comprender la dinámica cultural de los grupos de interés, especialmente cuando se trata de proyectos que abarcan diferentes regiones o países.
Cuándo utilizar un análisis de la cultura de los grupos de interés
Para proyectos multinacionales o transculturales en los que la dinámica cultural puede influir significativamente en las percepciones y acciones de los grupos de interés. Tomemos como ejemplo la expansión mundial de una cadena de tiendas de ropa.
Imaginemos que una marca minorista de ropa con presencia en Estados Unidos quiere abrir nuevas tiendas en varios países de Europa, como Francia, Alemania e Italia. Esta expansión implicará tratar con varios grupos de interés. La organización utilizó el esquema de análisis de la cultura de los grupos de interés y pudo descubrir información que ayudará al equipo a tomar decisiones más estratégicas.
Cada país tiene sus propias preferencias de moda, tendencias de estilo e influencias culturales en la elección de la ropa. El análisis cultural del comprador local debería ayudar al minorista a adaptar su oferta de productos a las sensibilidades de la moda local, manteniendo al mismo tiempo su identidad de marca.
Colaborar con socios minoristas o franquiciados locales puede requerir una comprensión de sus valores culturales, prácticas empresariales y estilos de negociación. El análisis cultural puede fomentar asociaciones productivas y garantizar la coherencia en la presentación de la marca.
Las normativas sobre etiquetado de prendas de vestir, tallaje y políticas de importación y exportación varían de un país a otro. El análisis cultural puede ayudar a hacerse una idea general de cómo y por qué se aplican algunas normativas, garantizando así que la ropa cumpla las normas y preferencias locales.
Identificar a las personas influyentes en el mundo de la moda o a los blogueros locales que coincidan con los valores de la marca y resuenen con la cultura local, y relacionarse con ellos, puede ser una poderosa estrategia de marketing.
Y por último, pero no por ello menos importante, observar y cartografiar las estrategias y tácticas culturales de los competidores locales y mundiales es esencial para posicionarse en el mercado y mantenerse a la cabeza del sector minorista de la moda.
Al realizar un análisis de la cultura de los grupos de interés, la marca de ropa al por menor obtendrá información sobre los factores culturales que influyen en los comportamientos y preferencias de los grupos de interés en cada mercado objetivo. Este tipo de ejercicio de mapeo será clave para informar la selección de productos, las negociaciones de asociación, las campañas de marketing y los esfuerzos de cumplimiento, facilitando una expansión exitosa en nuevas regiones, respetando y abrazando las culturas locales y las tendencias de la moda.
9. Mapeo de los grupos de interés por temas
Esta técnica agrupa a los grupos de interés en función de cuestiones o preocupaciones concretas. Es un método útil cuando un proyecto tiene múltiples áreas conflictivas y los diferentes grupos de interés están alineados con diferentes cuestiones.
Cuándo utilizar un análisis de la cultura de los grupos de interés basado en problemas
| Grupos de interés | Preocupaciones principales | |
|---|---|---|
| Organizaciones no gubernamentales ambientales | Organizaciones dedicadas a promover la sostenibilidad ambiental y abogar por regulaciones más estrictas. |
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| Asociaciones industriales | Representan sectores que podrían verse afectados por las regulaciones, como energía, manufactura y transporte. |
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| Agencias gubernamentales | Responsables de redactar y hacer cumplir las regulaciones. |
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| Comunidades locales | Residentes y líderes comunitarios en áreas directamente afectadas por operaciones industriales. |
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| Expertos científicos | Investigadores y científicos con experiencia en cambio climático e impactos ambientales. |
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| Analistas económicos | Expertos que pueden evaluar las implicaciones económicas del cambio de política. |
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Determinar los temas que más preocupan a cada grupo es imposible sin algunos compromisos previos. En este caso, el uso de un sistema centralizado, como un SRM, en el que cada compromiso, debate o reunión puede clasificarse en una categoría temática o un asunto, puede marcar una gran diferencia a la hora de identificar qué asunto tiene más prevalencia que otro para un grupo. Incluso cuando las actividades de compromiso tienen lugar en diferentes equipos.
10. Perfil de los grupos de interés
Aunque no es una técnica de «mapeo» en el sentido visual, la creación de perfiles, también conocidos como personas, para cada parte interesada o grupo de partes interesadas puede ser muy valiosa. Cada perfil contendrá detalles como sus intereses, necesidades, nivel de influencia, preferencias de comunicación e interacciones históricas con el proyecto o la organización.
Cuándo utilizar los perfiles de los grupos de interés
Cuando se requiere un conocimiento detallado de cada parte interesada o grupo, a menudo en proyectos a largo plazo o en escenarios de gestión continua de las partes interesadas. Resulta útil a la hora de personalizar las estrategias de comunicación y compromiso para cada parte interesada o grupo.
11. Cartografía de los grupos de interés por distribución geográfica
Esta técnica cartografía la ubicación geográfica de los grupos de interés para comprender cómo se distribuyen y concentran geográficamente los individuos en relación con un proyecto terrestre.
Cuándo utilizar la cartografía de distribución geográfica de los grupos de interés
En proyectos que impliquen el emplazamiento, la construcción, el mantenimiento o el desmantelamiento de activos que puedan estar situados directamente en los terrenos de los grupos de interés o en sus proximidades. Un buen ejemplo podría encontrarse en las actividades de mantenimiento de oleoductos.
Antes de las actividades de mantenimiento, los equipos deben ponerse en contacto con los distintos grupos de interés por motivos como la negociación de acuerdos de derecho de paso, la documentación de las condiciones de acceso a los terrenos, la notificación de los trabajos a los ocupantes, la garantía del cumplimiento de la legislación, la obtención de permisos, la coordinación con los proveedores, el registro de las preocupaciones, etc.
Descubra cómo una herramienta de gestión de los grupos de interés con capacidades de cartografía SIG puede impulsar las estrategias de gestión de los grupos de interés.
Descubra cómo una herramienta de gestión de los grupos de interés con capacidades cartográficas SIG puede impulsar las estrategias de gestión de los grupos de interés.
Puntos fuertes y débiles de cada técnica de cartografía de los grupos de interés
Cada técnica de identificación de los grupos de interés tiene sus pros y sus contras. Por eso, los proyectos de mayor envergadura y en los que hay mucho en juego tienden a utilizar una combinación de técnicas.
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|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Cuadrícula de poder-interés |
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| 2. | Matriz de influencia-interés |
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| 3. | Matriz de poder-dinamismo |
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| 4. | Modelo de relevancia |
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| 5. | Diagrama de influencia de las partes interesadas |
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| 6. | Análisis de redes centrado en las partes interesadas |
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| 7. | Red de valor de las partes interesadas |
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| 8. | Análisis de la cultura de las partes interesadas |
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| 9. | Mapeo de partes interesadas basado en problemas |
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| 10. | Perfil de las partes interesadas |
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Cómo elegir la técnica adecuada para determinar los grupos de interés
La mejor técnica de mapeo de los grupos de interés suele depender de tres cosas:
- La naturaleza y complejidad del proyecto
- La familiaridad de la organización con los grupos de interés.
- Los objetivos específicos del ejercicio de cartografía
Por ejemplo, un proyecto local de pequeña envergadura puede que sólo necesite una simple cartografía de intereses, mientras que una iniciativa internacional de gran envergadura puede beneficiarse de una combinación de varias técnicas de cartografía. Muchos proyectos plurianuales de infraestructuras a gran escala, como los que se llevan a cabo en los sectores de la minería, la energía y el transporte, suelen utilizar programas informáticos de gestión de los grupos de interés que incluyen amplias funciones de cartografía de las partes interesadas.
Independientemente de la técnica utilizada, el objetivo final es comprender y gestionar mejor a los grupos de interés para garantizar el éxito del proyecto o iniciativa.
Cómo crear un mapa de los grupos de interés
A continuación se presenta un enfoque sencillo que el equipo de Borealis ha establecido a través de nuestro trabajo con los clientes en los últimos 15 años, basado en la metodología probada de compromiso de los grupos de interés en 3 etapas de planificar-involucrarse-medir. Siguiendo este planteamiento, puede asegurarse de que todos los grupos de interés clave estén debidamente identificados y tenidos en cuenta.
¿Cuáles son los pasos para elaborar un mapa de los grupos de interés?
Paso 1: Identificar y clasificar a los grupos de interés
En primer lugar, identifique a todos los grupos de interés. ¿Quiénes son? Los grupos de interés son todas las personas, empresas o instituciones que pueden influir -o verse influidas- por su proyecto, positiva o negativamente.
Pueden ser organismos públicos, comunidades o asociaciones locales, consumidores, empleados, proveedores, cargos electos, etc. Al confeccionar la lista, pregúntese: ¿quién se verá afectado? ¿Quién apoyará el proyecto? ¿Quién se opondrá?
Utilice diferentes estrategias para identificar a los grupos de interés, como lluvia de ideas, grupos de discusión, consultas, investigación, datos históricos y registros de quejas.
A la hora de elaborar la lista, pregúntese ¿quiénes se verán afectados? ¿Quién apoyará el proyecto? ¿Quién se opondrá? Utilice diferentes estrategias para identificar a los grupos de interés, como la lluvia de ideas, los grupos de discusión, las consultas, la investigación, los datos históricos y los registros de quejas.
Paso 2: Clasificar a los grupos de interés
Enseguida, clasifique su lista de grupos de interés en categorías . ¿Cómo exactamente?
Empiece por definir categorías amplias con intereses y necesidades similares. Luego, intente dividir estas categorías en subcategorías más pequeñas en función de la industria, el contexto, la historia, la ubicación y otros criterios. Pregúntese qué personas tienen intereses similares. ¿Cuáles tienen necesidades similares? ¿Qué tienen en común estas personas? Esto le ayudará a racionalizar sus mensajes para comunicarse eficazmente con cada categoría. Por ejemplo:
Gobierno y autoridades reguladoras
- Gobiernos
- Organismos reguladores locales y nacionales
- Representantes electos
- Comités consultivos públicos
- Policía y servicios de emergencia
Comunidades afectadas por el proyecto
- Poblaciones cercanas al proyecto
- Demandantes de empleo
- Grupos vulnerables: mujeres, ancianos, etc.
- Grupos religiosos
- Universidades y otras instituciones educativas
Empresas y organizaciones comerciales
- Proveedores
- Proveedores de servicios
- Socios
Grupos de interés internos
- Consejo(s) de administración
- Directores
- Empleados
- Inversores
Estas son sólo algunas ideas para guiarle; asegúrese de definir grupos que sean relevantes para su proyecto dado su contexto, historia, ubicación, alcance, etc.
Paso 3 : Analizar los grupos de interés
Para poder trazar un mapa de los grupos de interés, primero hay que evaluarlos. Esto le ayudará a focalizar sus esfuerzos en los que tienen más poder e influencia sobre su proyecto.
Antes de comenzar el análisis, decida qué criterios utilizará para identificar a los «grupos de interés clave» de su organización. Elimine de su lista a cualquiera que no cumpla esos criterios.
Un análisis exhaustivo de los grupos de interés le ayudará a evaluar los riesgos y oportunidades que estos diferentes grupos presentan para su proyecto. Esto le ayudará a determinar por qué, cómo y con qué frecuencia debe relacionarse con ellos. Asegúrase de clasificar los niveles de interés e influencia de cada uno de los grupos de interés, ya que necesitará esta información para el mapeo de las mismos. Puedes evaluar estos elementos de diferentes maneras, en función de sus necesidades. Una opción sencilla es dividir cada categoría en dos niveles: bajo y alto.
Veamos dos ejemplos.
- Uno de los grupos de interés es una empresa local llamada Complete Tech. Tiene poca influencia en el proyecto, pero su nivel de interés es alto. (Espera que usted la confirme como subcontratista)
- Otro grupo de interés para su Proyecto es la EPA. Tiene un gran interés e influencia en el proyecto, ya que su mandato es la protección del medio ambiente.
Ejemplo: Clasificación de los principales grupos de interés según su influencia e interés.
Nota: Tenga en cuenta que la calidad de este análisis depende de la información de la cual usted disponga. En una situación ideal, cualquiera que participe en el análisis debería tener un conocimiento profundo de cada uno de los grupos de interés clave. Si este conocimiento es incompleto – o peor aún, inexacto – el análisis no será tan eficaz
Paso 4: Mapear los grupos de interés
Ahora que ha evaluado los niveles de interés e influencia de sus grupos de interés clave, trace un mapa de ellos en la cuadrícula. En nuestro ejemplo, Complete Tech se sitúa en el cuadrante inferior derecho y la EPA en el superior derecho.
Ejemplo: Trazado de los grupos de interés en la matriz de Influencia/Interés
Su posición en el mapa determina el modo en que usted se relacionará con estas organizaciones. Complete Tech es un grupo de interés de alto interés/baja influencia, por lo que querrá mantenerlo informado a medida que se desarrolle el proyecto. Por el contrario, la EPA ocupa un lugar destacado tanto en interés como en influencia, ¡por lo que habrá que gestionarlo de cerca!
Cómo el software para la participación de los grupos de interés puede simplificar el mapeo de los grupos de interés
Modernizar los procesos empresariales con herramientas adecuadas puede mejorar drásticamente las relaciones, la productividad y los resultados. Esto también se aplica a la gestión de los grupos de interés. El software de gestión de grupos de interés de Borealis ayuda a los equipos a extraer información valiosa de los datos de los grupos de interés para crear estrategias de participación más dinámicas y prácticas.
- Las herramientas de mapeo de los grupos de interés de Borealis forman parte de una única plataforma totalmente integrada que le ayuda a gestionar todas las actividades de implicación de los grupos de interés en un único lugar.
- Cree fácilmente tantos mapas de los grupos de interés como necesite: por proyecto, por comunidad o por tema.
- Archive evaluaciones anteriores para controlar los cambios en el interés y la influencia de los grupos de interés a lo largo del tiempo.
- Utilice paneles de control personalizados para supervisar las tendencias en tiempo real y responder de forma rápida y proactiva.
- Evalúe a los grupos de interés en hasta 8 ejes: posición, impacto, importancia, influencia, alcance, legitimidad, prioridad e interés.
- Haga clic en cualquier mapa, gráfico o lista para profundizar en los datos y obtener información adicional.
- Prepare una campaña de mensajería dirigida a los grupos de interés más influyentes con sólo unos clics.
- Utilice los informes de control de calidad integrados para gestionar la calidad de los datos y detectar posibles problemas, como lagunas en los datos que puedan dar lugar a informes defectuosos o incompletos, antes de que causen problemas.
- Coordine sus esfuerzos en todos los equipos para generar confianza con los grupos de interés y aumentar su disposición a participar.
¿Desea obtener más información sobre el mapeo de los grupos de interés con el software Borealis?
¿Con qué frecuencia debe cartografiar a los grupos de interés?
La identificación de los grupos de interés es un ejercicio continuo. Conviene realizar el primer análisis al principio del proyecto, ya que proporcionará información que le ayudará a desarrollar de forma proactiva sus estrategias de participación. Pero igual de importante es reevaluar periódicamente los grupos de interés a lo largo del proyecto.
A medida que se desarrolla el proyecto, los grupos de interés aparecen y desaparecen, y su interés en el proyecto puede cambiar. Volver a trazar los grupos de interés con regularidad te mostrará cómo cambian sus posiciones -y tus relaciones con ellos- a medida que avanzan las cosas.
Tanto si decide revisar los grupos de interés cada seis meses como si lo hace justo antes de cada nueva fase del proyecto, asegúrese de asignar los recursos necesarios para estas importantes evaluaciones. Con cada nuevo análisis, es importante actualizar las estrategias de participación y los mensajes en consecuencia.
También querrá disponer de potentes análisis para saber si sus estrategias de implicación están dando sus frutos.
Los equipos que priorizan el mapeo de los grupos de interés desde el principio a menudo encuentran que sus esfuerzos de compromiso con los grupos de interés son más productivos y eficientes. Esta mayor eficiencia deja más tiempo para reevaluaciones periódicas. Esto, por supuesto, aumenta la eficacia y mejora los resultados. Se trata de un ciclo ascendente de mejora constante de los conocimientos y los resultados.
Ahora que ha identificado los principales grupos de interés y sus objetivos para cada uno de ellos, es el momento de crear sus estrategias de compromiso.
Ejemplo de cartografía de los grupos de interés
A continuación se presenta un ejercicio simplificado de cartografía de los grupos de interés de un proyecto de parque eólico marino.
Cómo ayuda el mapeo de los grupos de interés a establecer mejores relaciones con ellos
Cuando los grupos de interés se sienten respetados y escuchados, es más probable que colaboren con su organización de forma productiva y beneficiosa para ambas partes. El mapeo de los grupos de interés le ayuda a comprender sus preocupaciones, necesidades y motivaciones, para que pueda colaborar de forma más eficaz.
El establecimiento de relaciones de confianza con los grupos de interés coloca a la organización en una posición mucho mejor para minimizar los posibles conflictos y mitigar cualquier impacto ambiental, social y económico negativo.
Como mínimo, la integración del mapeo de los grupos de interés en su proceso hará que su equipo pase de un enfoque reactivo a una gestión más proactiva de los grupos de interés.
¿Qué herramientas se pueden utilizar para crear un mapa de los grupos de interés?
La creación de un mapa de los grupos de interés puede realizarse utilizando diversas herramientas. La selección de la herramienta adecuada suele depender de la complejidad del proyecto, el número de grupos de interés y el nivel de colaboración necesario entre los miembros del equipo.
Herramientas tradicionales
Son excelentes para aprender los conceptos básicos de los mapas de grupos de interés y suelen utilizarse en ejercicios de clase.
Las herramientas tradicionales suelen incluir:
- Papel y lápiz: Para la lluvia de ideas y los bocetos iniciales.
- Pizarras blancas: Ideales para sesiones de colaboración con los miembros del equipo.
- Notas adhesivas: Útiles para categorizar y mover a los grupos de interés durante una sesión.
Software general
Suele tratarse de software empresarial de uso común utilizado por equipos pequeños con presupuestos limitados. Este software no está diseñado específicamente para mapear a los grupos de interés, pero es lo suficientemente flexible como para crear mapas básicos de los grupos de interés.
El software general suele incluir:
- Microsoft Excel o Google Sheets: Puede utilizarse para crear cuadrículas y categorizar a los grupos de interés.
- Microsoft PowerPoint o Google Slides: Útil para crear diagramas visuales, especialmente si se presenta a un equipo.
- Herramientas de mapas mentales: Programas como MindMeister o XMind pueden ser útiles para crear representaciones visuales de las relaciones entre los grupos de interés.
SIG (Sistemas de Información Geográfica)
Estos sistemas son extremadamente útiles en proyectos terrestres o de otro tipo en los que la ubicación geográfica de los grupos de interés es importante.
Los sistemas SIG suelen incluir:
- Software como ArcGIS o QGIS puede utilizarse para crear mapas geográficos de los grupos de interés.
- Algunos programas de gestión de grupos de interés, como Borealis, también incluyen herramientas de cartografía SIG que permiten ver de un vistazo cuáles son los grupos de interés afectados y con los que hay que ponerse en contacto en una zona de amortiguación determinada.
Software gráfico
Se pueden utilizar programas como Adobe Illustrator o Canva para diseñar mapas de los grupos de interés más pulidos y listos para su presentación.
¿Cuáles son las desventajas de mapear los grupos de interés en una hoja de cálculo?
Algunos equipos siguen trazando los grupos de interés manualmente, ya sea cubriendo una pared con notas adhesivas o con hojas de cálculo. Ninguna de las dos técnicas se considera una buena práctica en la cartografía de los grupos de interés por varias razones.
Mal control de versiones y calidad
Lo más probable es que quieras trazar un mapa de los grupos de interés periódicamente a lo largo del proyecto. También existe la posibilidad de que varias personas acaben contribuyendo a estos mapas. Si las hojas de cálculo se almacenan en ordenadores individuales, es posible que haya varias versiones en circulación, con poco control sobre cómo se comparten y modifican. Esto significa que no hay un único punto de verdad en el que basar las estrategias de participación de los grupos de interés.
Escaso control de la privacidad de los datos
Algunas técnicas de mapeo de los grupos de interés pueden implicar trabajar con una buena cantidad de información personal de los grupos de interés. Tanto si las hojas de cálculo se almacenan en ordenadores individuales como en la nube, cuentan con mecanismos limitados para mantener la seguridad y confidencialidad de esta información personal. Incluso las hojas de cálculo cifradas con contraseña pueden no ser suficientes para cumplir los requisitos de leyes de privacidad como el GDPR.
Escasa accesibilidad a los datos
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de los grupos de interés ajustado a su propósito?
Software especializado en la gestión de los grupos de interés:
- Centraliza y estructura todos los datos en una ubicación única y segura. La información está completa, actualizada y accesible al instante, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
- Crea una memoria institucional duradera de datos históricos para que pueda aprovechar las lecciones aprendidas.
- Facilita la generación de informes profesionales bajo demanda, o su envío programado por correo electrónico a las personas adecuadas con la frecuencia que usted elija.
- Dispone de una base de datos centralizada que sirve como único punto de verdad. Los equipos tienen una visión completa de los datos del proyecto y de los grupos de interés en todo momento, lo que les permite trabajar de forma más eficiente, tomar decisiones más informadas y gestionar las relaciones con los grupos de interés de forma más proactiva para lograr mejores resultados.
La función de mapeo de los grupos de interés del software Borealis le ayuda a evaluar a los grupos de interés y a seguir la evolución de sus relaciones a lo largo del tiempo. Obtenga más información sobre nuestro software para la participación de los grupos de interés.
