¿Qué es el relacionamiento con la comunidad y por qué es importante?
El relacionamiento con la comunidad consiste en establecer relaciones con los grupos de interés de la comunidad para fomentar un diálogo y un discurso sostenibles, de modo que todas las partes se sientan respetadas, capacitadas e informadas. Usted no sólo es responsable de la gestión de su organización, sino que también debe establecer relaciones con personas ajenas a ella. Llegar a estos grupos comunitarios puede ser difícil, pero también es esencial. Ignorarlos no es una opción.
Las necesidades cambiantes de la comunidad, unidas a la necesidad de su organización de ser aceptada por ella, hacen que las actividades de relacionamiento con la comunidad sean importantes. Sea cual sea su sector de actividad, cuando trabaja en una comunidad nueva, usted se enfrenta a una serie de retos en constante cambio. Algunos de estos problemas están bajo su control. Sin embargo, la mayoría están fuera de su control. De hecho, los grupos de interés tienen un impacto significativo en el resultado de sus proyectos.
Llevamos 20 años ayudando a las organizaciones a desarrollar estrategias sostenibles y fiables de relacionamiento con la comunidad. En ese tiempo, hemos visto cómo el mundo está cada vez más conectado y las relaciones son cada vez más complejas. Existen formas de identificar y relacionarse con grupos comunitarios que conducirán al éxito de todas las partes implicadas.
A continuación le presentamos un análisis profundo del relacionamiento con la comunidad: qué es, por qué es esencial y cómo crear estrategias sostenibles y repetibles que ayuden a su organización a establecer vínculos más significativos con los grupos de interés externos a sus proyectos.
Los temas de este artículo :
- ¿Qué es el relacionamiento con la comunidad?
- ¿Cuáles son los principios del relacionamiento con la comunidad?
- ¿Por qué es importante el relacionamiento con la comunidad?
- ¿Cómo mejorar el relacionamiento con la comunidad?
- ¿Cuáles son las mejores prácticas de relacionamiento con la comunidad?
- ¿Cuáles son los ejemplos de relacionamiento con la comunidad?
- ¿Cuáles son las ventajas de un software de relacionamiento con la comunidad para mi organización?
- Herramientas diseñadas para simplificar sus actividades de relacionamiento con la comunidad
¿Qué es el relacionamiento con la comunidad?
Al revisar la bibliografía sobre el tema, resulta difícil encontrar una definición del relacionamiento con la comunidad. Sin embargo, hay algunos elementos comunes que constituyen la base de esta definición.
El relacionamiento con la comunidad consiste en garantizar que las comunidades tengan voz. Se trata de sus interacciones estratégicas con los grupos de interesados afectados por su proyecto – la toma de decisiones mutua para resolver problemas complejos.
El término comunidad tiene implicaciones de gran alcance. Hay comunidades basadas en la geografía, los intereses o las afiliaciones compartidas. Por ejemplo, las comunidades con las que usted trata pueden ser todos los habitantes de una ciudad, un grupo ecologista o un sindicato local.
Al igual que las comunidades son diversas, el relacionamiento puede adoptar muchas formas, desde la educación, la consulta, la participación y la comunicación. Lo que conecta todas estas actividades de relacionamiento con la comunidad es interactuar con los grupos de interés de la forma en que lo necesitan: conociéndolos allí donde están.
Al desarrollar una definición del relacionamiento con la comunidad, creamos una filosofía organizativa. Un modelo de relacionamiento con la comunidad hace pasar la reflexión de la empresa del individuo a grupos definidos. La inclusión y la diversidad (referencia en inglés) son consideraciones vitales que guían su marco de relacionamiento con la comunidad.
¿Cuáles son los principios del relacionamiento con la comunidad?
Varios principios guían el relacionamiento con la comunidad. El objetivo es construir relaciones sostenibles y mutuamente beneficiosas. Usted crea un espíritu de colaboración que sirve a los intereses de todos los implicados, tanto interna como externamente. Por eso el principio fundamental del relacionamiento con la comunidad es la colaboración.
Las relaciones comunitarias son más eficaces cuando implican un esfuerzo de colaboración que reúne a miembros de la comunidad, organizaciones y grupos que trabajan por un objetivo común. La colaboración fomenta un sentido de propiedad y responsabilidad entre los miembros de la comunidad y un compromiso compartido con resultados positivos.
La colaboración conduce a otro principio clave del relacionamiento con la comunidad: el empoderamiento. El empoderamiento comunitario consiste en proporcionar a los miembros de la comunidad las herramientas, los conocimientos y los recursos necesarios para participar en la toma de decisiones y la resolución de problemas. Esto puede incluir proporcionar formación o recursos educativos y crear oportunidades para que los miembros de la comunidad asuman funciones de liderazgo y se impliquen más.
La inclusión es otro principio clave del relacionamiento con la comunidad. La inclusión consiste en garantizar que todos los miembros de la comunidad tengan voz y oportunidad de participar en el proceso, incluidos los tradicionalmente marginados o menos representados. La inclusión puede implicar llegar a los miembros de la comunidad en diferentes idiomas o a través de diferentes canales, y proporcionar facilidades o apoyo a las personas con discapacidad u otras necesidades especiales.
El respeto es otro principio clave de una estrategia de relacionamiento con la comunidad. Para ello, es necesaria una estrategia inclusiva y que genere responsabilidad. El respeto implica reconocer y honrar los valores, creencias y cultura de la comunidad y sus miembros. Puede implicar recabar la opinión de los miembros de la comunidad sobre sus prácticas o costumbres culturales y estar alerta ante posibles barreras culturales o prejuicios que puedan influir en el proceso de relacionamiento.
Para generar confianza con la comunidad, ésta debe sentir que usted es abierto y honesto en el desarrollo de las actividades de su empresa. La transparencia debe ser otro principio de una relación eficaz con la comunidad. Transparencia significa proporcionar información clara y concisa sobre el proyecto o iniciativa, incluyendo sus objetivos, calendario y posibles impactos. Esto puede incluir proporcionar actualizaciones periódicas o informes de progreso y ser abierto y honesto sobre las posibles dificultades o limitaciones del proceso.
Por último, la flexibilidad es otro aspecto importante del relacionamiento con la comunidad. La flexibilidad consiste en adaptarse y responder a las necesidades y prioridades cambiantes de la comunidad. Esto puede significar cambiar el relacionamiento con la comunidad o el calendario para adaptarse a las circunstancias cambiantes y estar abierto a los comentarios y sugerencias de los miembros de la comunidad sobre cómo mejorar el relacionamiento con la misma.
¿Por qué es importante el relacionamiento con la comunidad?
Cuando usted no se compromete con la comunidad, todos pierden. Los miembros de la comunidad, sintiéndose impotentes, se unen contra usted. Su organización se enfrenta a muchas más quejas que si hubiera adoptado un enfoque proactivo.
Un modelo de relacionamiento con la comunidad con visión de futuro genera confianza con las comunidades desde el principio. Los procesos y la estrategia de relacionamiento con la comunidad deben tener en cuenta lo que es beneficioso para todas las partes implicadas.
Cuando usted sigue los principios de relacionamiento con la comunidad descritos anteriormente, naturalmente usted involucra a los grupos de interés en un proceso cuyo objetivo es informarles, consultarles, implicarlos y responsabilizarlos. Se les informa de lo que está ocurriendo y se recaban sus opiniones desde el principio, lo que genera confianza desde un inicio.
El establecimiento de una relación de confianza le beneficia a usted y a las comunidades en las que se desarrollan sus proyectos. Su organización se beneficia de una relación con la comunidad comprometida y empoderada porque es más probable que apoye su proyecto y aumente la probabilidad de alcanzar sus objetivos. Los grupos de interés de la comunidad se sienten escuchados, lo que ayuda a satisfacer las necesidades de los mismos.
Por último, un relacionamiento eficaz con la comunidad es importante para las organizaciones que necesitan cumplir los requisitos de permisos y financiación de proyectos. De hecho, en los últimos años hemos asistido a un aumento de la obligación de informar sobre las relaciones con las comunidades afectadas, los pueblos indígenas y la justicia medioambiental (referencia en inglés), así como de establecer directrices claras para los acuerdos de beneficio comunitario.
¿Cómo mejorar el relacionamiento con la comunidad?
Los responsables de las relaciones con la comunidad y los grupos de interés deben saber en qué situación se encuentra la organización y hacia dónde quiere ir. Se trata de equilibrar las necesidades de la comunidad con los objetivos generales de la organización.
Invertir en las capacidades adecuadas
Los especialistas de las relaciones con la comunidad necesitan habilidades específicas sobre la gestión de los grupos de interés para reforzar su estrategia de relacionamiennto con las comunidades y las interacciones posteriores. Según nuestra experiencia, hemos identificado los siguientes elementos comunes de una estrategia sostenible de relacionamiento con la comunidad.
- Compasión y empatía : En su nivel más fundamental, una estrategia de relacionamiento con la comunidad tiene en cuenta las necesidades y preocupaciones de los demás y encuentra una solución que funcione para todos. Aunque las conversaciones cara a cara van cediendo lugar a los intercambios en línea, estas capacidades siguen siendo la espina dorsal de las buenas estrategias de relacionamiento con los grupos de interés y la comunidad.
- Capacidad para establecer prioridades : No todos los grupos de interés tienen el mismo interés o influencia en el éxito de un proyecto. Es necesario establecer prioridades entre los grupos de interés para poder dirigir los esfuerzos allí donde son más importantes.
- Voluntad de mejorar : el cambio siempre es incómodo, aunque se sepa que habrá mejoría a partir de él. Las organizaciones que aceptan el cambio obtienen beneficios significativos. La tecnología no puede sustituir a la compasión y la empatía, pero es un poderoso catalizador para hacer mucho más en menos tiempo.
Medir y analizar los resultados del relacionamiento con la comunidad
Hemos insistido en la importancia de conocer a los miembros de la comunidad allí donde se encuentran y defender sus necesidades. Esto es esencial. Pero también hay que recordar cómo está vinculada su estrategia de relacionamiento con la comunidad con los objetivos de la empresa. Usted debe aplicar medidas para gestionar los impactos, maximizar las oportunidades y gestionar los riesgos con eficacia.
Es fácil decir a los profesionales de las relaciones con la comunidad que salgan y establezcan relaciones. A menudo los retos son más internos, como conseguir la aceptación, el compromiso, el apoyo, los recursos y la alineación dentro de la organización.
¡Conozca más!
Implementar una herramienta eficaz de relacionamiento con la comunidad que pueda ayudarle a planificar, seguir y medir todas las actividades de relaciones con la comunidad es también una gran ventaja. Si su organización desea mejorar sus relaciones con la comunidad, póngase en contacto con nosotros para saber cómo Borealis puede ayudarle.
¿Cuáles son las mejores prácticas de relacionamiento con la comunidad?
Hay muchos enfoques diferentes de las relaciones con la comunidad y no existe una solución única. Sin embargo, hay algunas buenas prácticas que pueden ayudar a guiar el proceso y garantizar su eficacia. Estas son algunas de las mejores prácticas que hemos observado en nuestros clientes.
Comenzar pronto
Lo primero y más importante es empezar lo más pronto posible una estrategia de relacionamiento con la comunidad. Hemos constatado una y otra vez que las empresas necesitan empezar temprano, invirtiendo y gestionando las relaciones con la comunidad. Cuando esté sobre el terreno, establezca una relación con las comunidades y gestiónela activamente.
Establecer un procedimiento de gestión de quejas
La gestión de quejas no se limita a la implicación eficaz de los grupos de interés para resolver los problemas con rapidez. La nueva generación de equipos de relaciones con los grupos de interés y las comunidades apoya la toma de decisiones en tiempo real transmitiendo la información correcta a las personas adecuadas de la organización. Esta comunicación requiere un marco sólido para normalizar los procesos de relacionamiento con los grupos de interés. Es una parte esencial de su modelo de relacionamiento con la comunidad.
Crear una estrategia de relacionamiento con la comunidad
Una estrategia de relacionamiento con la comunidad (llamado también participación) es un proceso paso a paso que describe cómo se comunicará su organización con los grupos de interés de su comunidad para aumentar la probabilidad de resultados positivos del proyecto. Se trata de un documento escrito que identifica a los principales interesados y describe el enfoque que usted adoptará para interactuar y comunicarse con ellos. Permite al director del proyecto diseñar un método de relacionamiento con la comunidad para gestionar las expectativas y proporcionar la información adecuada a las personas adecuadas en el momento oportuno. He aquí los doce elementos esenciales para desarrollar su estrategia de relacionamiento con la comunidad.
También es esencial utilizar diversos métodos de relacionamiento. Estos pueden incluir reuniones públicas, encuestas, redes sociales u otros canales que permitan a los miembros de la comunidad participar en el proceso de diferentes maneras. El uso de múltiples métodos garantiza que todos los miembros de la comunidad tengan la oportunidad de participar, independientemente de su tiempo, ubicación u otros factores.
El establecimiento de relaciones con los miembros de la comunidad, las organizaciones y los grupos es esencial para la eficacia del relacionamiento con la comunidad. La creación de relaciones requiere tiempo, esfuerzo y un compromiso continuo, e implica escuchar y valorar las perspectivas y contribuciones de los miembros de la comunidad. El establecimiento de relaciones puede generar confianza y comprensión y conducir a resultados más eficaces y sostenibles.
También es esencial proporcionar información clara y concisa sobre el proyecto o la iniciativa. Esto puede incluir información sobre objetivos, plazos, impactos potenciales y otros aspectos clave del proceso. Facilitar la información puede ayudar a garantizar que los miembros de la comunidad estén bien informados y puedan tomar decisiones fundamentadas sobre su participación en el proceso.
Otra buena práctica clave es proporcionar información a los miembros de la comunidad. La retroalimentación puede ayudar a los miembros de la comunidad a entender el impacto de su aportación en la toma de decisiones y puede ayudar a generar confianza y apoyo para futuros esfuerzos de participación. Evaluar la eficacia del proceso de relacionamiento es esencial para mejorar continuamente la relación con las comunidades con las que se interactúa.
¿Cuáles son los ejemplos de relacionamiento con la comunidad?
Hay muchas formas de colaborar con las comunidades locales. El compromiso formal y las reuniones, las consultas públicas, los compromisos informales y las negociaciones son ejemplos de actividades de relacionamiento con la comunidad.
Las autoridades nacionales, regionales y locales realizan periódicamente reuniones formales de participación para intercambiar información sobre proyectos y debatir cuestiones relacionadas con la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa. Otras actividades de relacionamiento con la comunidad son las relaciones formales con grupos de interés específicos, como líderes comunitarios, agricultores o grupos empresariales locales.
Las audiencias públicas son un ejemplo habitual de relaciones comunitarias, que se han convertido en parte de la mayoría de los procesos de aprobación de proyectos. Las audiencias públicas reúnen a los grupos de interés. Permiten a los interesados compartir sus ideas y a su organización el hecho de facilitar la información necesaria a un público amplio. Suele haber mucho público y la reunión es transparente y abierta.
Las reuniones informales también tienen lugar regularmente durante las actividades del proyecto. Puede tratarse de un encuentro en la calle, una visita a la granja o una respuesta a una solicitud por correo electrónico.
Las páginas web y los portales digitales en los que la gente puede registrar preguntas y comentarios son otra forma de relacionarse con las comunidades.
Estudio de caso en el campo del transporte (en inglés)
¿Cuáles son las ventajas de un software de relacionamiento con la comunidad para mi organización?
Las relaciones con la comunidad y el compromiso son tan complejos que las viejas formas de trabajar no resultan eficaces. Las hojas de cálculo y las notas garabateadas en papel no bastarán para satisfacer las necesidades de su organización.
Es esencial aprovechar la potencia de un software de relacionamiento con la comunidad creado para sus necesidades exactas y perfeccionado durante décadas para ofrecer las funcionalidades y los módulos que necesita para un modelo proactivo de relaciones con la comunidad. Éstas son sólo algunas de las ventajas de las que disfrutan organizaciones de todo el mundo con nuestro software de relacionamiento con la comunidad.
Utilice la tecnología para su beneficio.
Disponer de una herramienta centralizada para gestionar el relacionamiento con los grupos de interés significa que los miembros del equipo pueden acceder a los datos, analizarlos e informar sobre ellos desde un único lugar. Esto permite a los equipos internacionales estar en sintonía entre ellos en todo momento. Disponer de información sobre los grupos de interés, los requisitos del sector, los esfuerzos de relacionamiento, los compromisos con la comunidad y el cumplimiento de la normativa en un solo lugar crea una potente memoria corporativa que apoya una cultura de mejora continua.
Analizar más eficazmente a los grupos de interés y las comunidades.
El mapeo de los grupos de interés le indica a usted quiénes son, cuáles son sus puntos de vista e intereses, cómo se relacionan entre sí y con su organización, y cuánta influencia tienen.
Relaciónese de forma significativa en múltiples plataformas.
Utilizar las redes sociales para relacionarse con los grupos de interés tiene ventajas e inconvenientes. Por un lado, se puede obtener mucha información rápidamente y los grupos de interés pueden expresar fácilmente sus preocupaciones, deseos y necesidades. Por otro lado, es más difícil controlar el mensaje cuando se inunda de mensajes de personas no relacionadas entre ellas y que comparten información irrelevante o incorrecta. Puede ser difícil relacionarse en línea de forma significativa con las personas afectadas por un proyecto. Usted puede hacerlo si es plenamente consciente de las limitaciones del relacionamiento en línea.
Hacer un seguimiento de las reuniones formales e informales.
Herramientas diseñadas para simplificar sus actividades de relacionamiento con la comunidad
A medida que la aceptación social adquiere cada vez más importancia en todos los sectores y regiones, las organizaciones se dan cuenta de que una estrategia de participación de los grupos de interés y relacionamiento con la comunidad es vital y debe optimizarse. Así lo ha entendido la nueva generación de líderes en participación de los grupos de interés y relacionamiento con la comunidad. Llevamos 20 años trabajando con especialistas y responsables de relaciones con la comunidad en proyectos que van desde la industria extractiva hasta el sector de las energías renovables, y nuestro software de relacionamiento con la comunidad ha evolucionado hasta convertirse en el más avanzado del mundo en materia de relacionamiento con los grupos de interés. Basándonos en los comentarios de nuestros clientes, mejoramos continuamente nuestra plataforma desarrollando funcionalidades y módulos específicos listos para ser configurados según sus necesidades y que abordan las mejores prácticas en relacionamiento comunitario.
Mejore su estrategia de relacionamiento con la comunidad sin tardar.
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