Para las empresas que buscan establecer relaciones de confianza, el relacionamiento y compromiso con los grupos de interés es un ciclo sin fin. Para mejorar los resultados, las estrategias y los procesos deben perfeccionarse continuamente a lo largo del tiempo. Afortunadamente, las organizaciones pueden recurrir a una serie de marcos y mejores prácticas para orientar sus esfuerzos. Uno de estos marcos es la Norma AA1000 para el Aseguramiento de la sostenibilidad (SES, por sus siglas en inglés) 2015 que aborda el compromiso con los grupos de interés
¿Qué es la norma AA1000 SES?
La AA1000 fue desarrollada por AccountAbility, una empresa global de consultoría y normalización que ayuda a las organizaciones a abordar los retos ambientales, sociales y de gobernanza (ASG) para promover prácticas empresariales responsables y mejorar el rendimiento.
La AA1000 SES es una norma de libre acceso y reconocida mundialmente que define una serie de requisitos y mejores prácticas para un relacionamiento y compromiso de alta calidad con los grupos de interés. Es la norma más ampliamente adoptada en todo el mundo.
De acuerdo a AccountAbility, AA1000 SES:
- Proporciona un marco sencillo, relevante y práctico para implantar un compromiso de alta calidad con los grupos de interés.
- Describe cómo replantear el enfoque del compromiso de una organización potenciando a los grupos de interés como contribuyentes activos a la creación de valor.
- Describe cómo integrar el compromiso con los grupos de interés en el gobierno, la estrategia y las operaciones de una organización.
Fuente: AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Para conocer todos los detalles, puede descargar la AA1000 SES aquí.
¿A quién va dirigida la norma AA1000?
La AA1000 SES está dirigida a los profesionales del compromiso con los grupos de interés (por ejemplo, los que trabajan en el relacionamiento con las comunidades, los asuntos públicos, las relaciones gubernamentales, la gestión de terrenos y activos, el medio ambiente y el desempeño social, etc.), pero beneficia a todos los que participan en el proceso del compromiso.
La AA1000 está pensada para ser utilizada por organizaciones de cualquier tamaño, en cualquier país y en cualquier sector – ¡no es sólo para grandes organizaciones o empresas!
La AA1000 SES puede ser aplicada a todo tipo de relaciones con los grupos de interés: públicas o privadas, internas o externas, basadas en proyectos o continuas.
¿Por qué las organizaciones deben adherirse a la AA1000 SES?
El compromiso con los grupos de interés es esencial para el éxito de una organización. Escuchar y responder a las partes interesadas fomenta la responsabilidad y mejora el rendimiento. Pero para que la implicación de los grupos de interés sea eficaz, debe realizarse de forma estratégica, con un objetivo claro y para lograr resultados específicos.
La norma AA1000 elimina las conjeturas del proceso. Ayuda a las organizaciones a evitar la fase inicial de «prueba y error» mientras descubren qué funciona y qué no. La norma AA1000 SES proporciona directivas sencillas para ayudar a las organizaciones a diseñar e implantar un proceso de relacionamiento con los grupos de interés de alta calidad basado en las mejores prácticas establecidas.
Beneficios del compromiso de calidad con los grupos de interés
El relacionamiento y compromiso con los grupos de interés puede ayudar a una organización a:
- Construir relaciones transparentes y basadas en la confianza con los grupos de interés.
- Gestionar el riesgo de forma más eficaz para salvaguardar la reputación.
- Aprender de los grupos de interés para promover la innovación y lograr mejores resultados.
- Tener una visión de conjunto para comprender mejor las situaciones complejas y las dinámicas culturales.
- Crear un desarrollo social más equitativo y sostenible dando voz a las partes afectadas.
- Reunir recursos para resolver problemas o alcanzar objetivos que de otro modo no podrían ser logrados.
- Educar e informar a los grupos de interés para influir en sus decisiones y acciones.
- Identificar más fácilmente los problemas relevantes (e informar sobre ellos).
- Asegurar la licencia social para operar.
Implantación de la norma AA1000 de Aseguramiento de la sostenibilidad
La norma AA1000 SES proporciona orientación para ayudar a las organizaciones a integrar la norma en sus procesos principales, definir los criterios para el compromiso con los grupos de interés y establecer un proceso de relacionamiento eficaz.
Fuente: AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Los resultados del proceso de compromiso con los grupos de interés deben ser significativos para las personas implicadas y deben comunicarse de forma transparente. La organización debe revisar estos resultados y utilizar la información para revisar sus procesos con el fin de mejorar su rendimiento.
Primeros pasos con AA1000
Los primeros pasos para adoptar la AA1000 SES son el compromiso y la integración. Las organizaciones deben comprometerse con los principios de la AA1000 SES e integrar el compromiso con los grupos de interés en sus funciones principales (gobernanza, estrategia y operaciones de la organización).
Los 3 principios de responsabilidad
La norma AA1000 sobre el compromiso con los grupos de interés reconoce 3 principios clave de la rendición de cuentas: inclusividad, relevancia y capacidad de respuesta. Juntos, estos principios constituyen la base de la AA1000 SES y de la serie de Normas AA1000.
Principios de responsabilidad
- Inclusividad – las personas deben tener voz en las decisiones que les afectan.
- Relevancia – los responsables de la toma de decisiones deben identificar y tener claros los temas que importan.
- Capacidad de respuesta – las organizaciones deben actuar con transparencia en los temas importantes
Fuente: AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Inclusividad
Las organizaciones inclusivas se responsabilizan ante sus grupos de interés y buscan activamente su relacionamiento a todos los niveles para lograr mejores resultados.
El compromiso inclusivo con los grupos de interés tiene en cuenta las necesidades de todos los implicados. En algunos casos, esto puede requerir intervenciones para eliminar las barreras culturales, sociales, políticas o de comunicación que impiden a las personas relacionarse de forma significativa.
La inclusión ayuda a la organización a comprender las diversas perspectivas para establecer una visión global de los problemas, lo que ayuda a determinar la relevancia.
Relevancia
Los asuntos relevantes son las más importantes y significativos. La evaluación de la relevancia ayuda a identificar los temas que tendrán un mayor impacto en las decisiones, acciones y desempeño de la organización o de sus grupos de interés. Aunque diferentes temas serán relevantes para diferentes grupos de interés, la organización debe sopesar estos intereses contrapuestos y priorizarlos en consecuencia.
La norma AA1000 aconseja a las organizaciones que identifiquen claramente los temas que más importan y que informen abiertamente a los grupos de interés sobre su actuación al respecto.
La relevancia ayuda a determinar la capacidad de respuesta, ya que los asuntos relevantes competirán por unos recursos limitados.
Capacidad de respuesta
La capacidad de respuesta es el modo en que una organización responde a los temas. Puede evaluarse a través de sus decisiones, acciones, rendimiento y comunicación con los grupos de interés. Las organizaciones deben actuar con transparencia en asuntos relevantes y desarrollar respuestas innovadoras y sostenibles para abordar los retos que importan – no sólo ahora, sino en el futuro.
Cualquier organización que decida aplicar la AA1000 debe comprometerse formalmente con estos principios. Esto puede hacerse emitiendo una declaración de principios o incluyendo el compromiso en la misión de la organización o en sus declaraciones de valores.
Integrar la AA1000 en las operaciones principales
El compromiso con los grupos de interés no es un proceso aislado. Para ser eficaz, la AA1000 sostiene que el relacionamiento con los grupos de interés debe estar plenamente integrado en los procesos fundamentales y en la cultura de una organización. De este modo, los resultados del compromiso pueden utilizarse para informar el proceso de toma de decisiones y mejorar los resultados estratégicos y operativos.
La norma AA1000 SES incluye una serie de recomendaciones para ayudar a las organizaciones a integrar el compromiso de los grupos de interés en su gobernanza, estrategia y operaciones.
La norma AA1000 también puede ser utilizada para respaldar los requisitos de compromiso con los grupos de interés de muchas otras normas, como la Global Reporting Initiative G4 y la guía ISO 26000 sobre responsabilidad social.
Definir el proceso de compromiso con los grupos de interés
Para garantizar el éxito del compromiso, la AA1000 SES ayuda a las organizaciones a definir claramente el propósito, el alcance y los grupos de interés que participarán. Este conocimiento se utiliza para sustentar las estrategias, las decisiones y las actividades cotidianas.
Fuente: AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Propósito - ¿Por qué la organización se compromete con los grupos de interés?
Antes de iniciar el compromiso, es importante pensar por qué es necesario relacionarse y qué se espera conseguir.
El propósito del compromiso puede estar relacionado con actividades en curso o centrarse en un proyecto específico. Una organización puede necesitar abordar asuntos operativos o determinar qué línea de actuación será más aceptable para las personas que se verán afectadas. En cualquier caso, es esencial establecer relaciones de confianza con los grupos de interés.
La norma AA1000 afirma que el propósito del compromiso debe estar relacionado con la estrategia general de la organización. Este propósito debe revisarse según sea necesario, basándose en las opiniones de los grupos de interés.
Alcance - ¿Qué temas debe abordar la organización?
Para determinar el alcance del compromiso, usted deberá definir qué asuntos son relevantes para su propósito. ¿Qué partes de la organización deben participar? ¿El objetivo del compromiso afecta a la organización en su conjunto o se limita a una única región, actividad, producto o equipo? ¿Necesita implicar a los grupos de interés en un tema actual, en preocupaciones a largo plazo, o en ambos?
Al igual que con el propósito del compromiso, AA1000 recomienda que revise el alcance del relacionamiento periódicamente y ajuste su estrategia si es necesario, basándose en las aportaciones de sus grupos de interés.
Grupos de interés – ¿Quién debe estar envuelto en este compromiso?
La organización debe identificar cuidadosamente a los grupos de interés (individuos, grupos y organizaciones) que son relevantes para su propósito y alcance. Un análisis exhaustivo de los grupos de interés es un excelente punto de partida. Una vez identificados y analizados los grupos de interés, el mapeo de grupos de interés puede ayudar a los equipos a identificar a aquellos que son clave en función de sus niveles de interés e influencia, con el fin de lograr un relacionamiento más eficaz.
Crear un proceso exitoso de compromiso con los grupos de interés
Una vez identificados el propósito, el alcance y los grupos de interés, las organizaciones deben poner en marcha un proceso sólido de compromiso con los grupos de interés.
Requisitos para un compromiso de calidad con los grupos de interés
Según la norma AA1000, un relacionamiento de calidad con los grupos de interés debe:
- Basarse en un compromiso con los Principios de AccountAbility (AA1000APS).
- Definir claramente los temas que se van a tratar
- Establecer un proceso de toma de decisiones
- Centrarse en asuntos importantes para la organización y/o sus grupos de interés.
- Crear oportunidades de diálogo
- Formar parte de la gobernanza de la organización
- Ser transparente, oportuno, flexible y tener capacidad de respuesta
- Tener un proceso apropiado para el relacionamiento con los grupos de interés
- Aportar valor tanto a la organización como a los grupos de interés.
El proceso de compromiso en 4 etapas recomendado por la AA1000
La AA1000 SES recomienda un proceso en 4 etapas, que puede adaptarse a las necesidades específicas de su organización o proyecto.
Fuente: AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
1. PLANIFIQUE
- Elabore un perfil y un mapa de los grupos de interés
- Determine los niveles y los métodos de compromiso
- Establezca y comunique los límites de la divulgación
- Elabore un plan de compromiso y de relacionamiento
2. PREPÁRESE
- Mobilice los recursos
- Desarrolle capacidades
- Identifique los riesgos y prepárese para afrontarlos
3. IMPLANTE EL PLAN DE COMPROMISO
- Invite a los grupos de interés a participar
- Informe a los grupos de interés
- Relacione
- Documente el relacionameinto, los compromisos y los resultados
- Desarrolle un plan de acción
- Comunique los resultados y el plan de acción del compromiso
4. REVISE Y MEJORE
- Supervise y evalúe el compromiso
- Aprenda y mejore
- Desarrolle y siga el plan de acción
- Informe sobre el compromiso
Fuente: AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Cada etapa de este proceso puede simplificarse en gran medida con un software de gestión de los grupos de interés, que permite a los equipos planificar, relacionar y medir todas las actividades de compromiso con los grupos de interés desde una única plataforma.
Descubra cómo el mapeo de los grupos de interés puede ayudarle a dirigirse a las personas adecuadas, con el mensaje adecuado, en el momento oportuno.
El compromiso con los grupos de interés es un ciclo continuo, pero las empresas pueden tomar medidas sencillas para mejorar sus procesos a lo largo del camino. Adoptar las mejores prácticas, adherirse a normas reconocidas mundialmente como AA1000 SES e implementar herramientas de gestión de las relaciones con los grupos de interés adecuadas a su propósito ayudará a los equipos a establecer relaciones más sólidas y productivas – y a lograr mejores resultados.
Acerca de Borealis
El software de gestion de los grupos de interés es utilizado por organizaciones de todo el mundo para asegurar la aceptación social, demostrar la responsabilidad social corporativa y considerar los impactos de los grupos de interés en sus actividades empresariales principales.
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