No todas las partes interesadas merecen la misma atención. Una evaluación detallada de las partes interesadas le dirá con quién debe relacionarse y en qué medida. Conozca los aspectos del análisis de las partes interesadas, junto con las mejores herramientas y técnicas que puedes utilizar para garantizar un análisis preciso de las partes interesadas y el mejor resultado posible para tu proyecto.
- ¿Qué es el análisis de los grupos de interés?
- ¿Por qué es importante el análisis de los grupos de interés?
- ¿Cuándo se debe realizar un análisis de los grupos de interés?
- Técnicas de identificación de los grupos de interés
- Estrategias y herramientas comunes para identificar a los grupos de interés
- Ejemplo de análisis de los grupos de interés
- Herramientas y plantillas de análisis de los grupos de interés
- Entender las motivaciones de los grupos de interés
- Utilice herramientas adecuadas para extraer información valiosa del análisis de los grupos de interés.
¿Qué es un grupo de interés?
Un grupo de interés es cualquier persona, grupo u organización que tiene un interés en las actividades y decisiones de una empresa, se ve afectada por ellas o puede influir en ellas. Los grupos de interés pueden ser internos, como empleados y accionistas, o externos, como comunidades locales, reguladores y grupos ecologistas. Las preocupaciones e intereses de los grupos de interés pueden variar, desde la retornos financieros y las oportunidades de empleo hasta el cumplimiento normativo y la protección del medio ambiente. Las empresas deben atender las necesidades de sus grupos de interés y comprometerse con ellos para operar con eficacia y mantener su licencia social para operar.
¿Qué es el análisis de los grupos de interés?
El análisis de los grupos de interés es el proceso utilizado para identificar y evaluar la importancia, la influencia, los intereses o el impacto de las distintas partes interesadas en relación con un proyecto o una decisión empresarial. El objetivo principal del análisis de los grupos de interés es garantizar que se tienen en cuenta sus necesidades y opiniones, lo que permite tomar mejores decisiones y gestionar eficazmente los posibles conflictos o problemas.
Pasos en el análisis de los grupos de interés
Paso 1: Identifica a sus grupos de interés
- Elabore una lista exhaustiva de todas las personas y grupos que puedan afectar a su proyecto o verse afectados por él.
- Asegúrese de que todas las partes afectadas son reconocidas y debidamente consideradas.
Step 2: Entiende a sus grupos de interés
- Identifique los temas que les importan, junto con sus expectativas y necesidades.
Step 3: Agrupe a sus grupos de interés
- Clasifique a los grupos de interés según sus niveles de interés e influencia para orientar estratégicamente sus compromisos.
- Identifique cómo interactúan los diferentes grupos y cómo esas interacciones pueden ayudar o perjudicar a sus intereses.
Step 4: Evalúe a sus grupos de interés principales
- Identifique a los grupos de interés con mayor interés e influencia en su proyecto.
- Identifique los posibles riesgos, problemas o malentendidos que podrían perturbar el proyecto y aborde proactivamente las preocupaciones para garantizar la aceptación social y mejorar los resultados.
¿Por qué es importante el análisis de los grupos de interés?
Un análisis cuidadoso de los grupos de interés le dirá quiénes apoyan su proyecto y quiénes se oponen a él, qué opinión tienen al respecto y en qué medida pueden afectar en su resultado. Esta información le ayudará a determinar a quién debe involucrar, cuándo y en qué medida, para no gastar tiempo y recursos innecesariamente.
Entre otras cosas, una evaluación exhaustiva de las partes interesadas le ayudará a decidir:
- Con qué frecuencia debe relacionarse con cada parte interesada o grupo de interés
- ¿Semanal, mensual o trimestralmente?
- ¿Al inicio de las fases clave del proyecto?
- ¿En función de las necesidades?
- Qué tipos de comunicación y mensajes tendrán más éxito para cada grupo de interés o grupo de partes interesadas
- ¿Reuniones personales o foros comunitarios?
- ¿Mensajes de texto o redes sociales?
- ¿Por correo electrónico o teléfono?
- ¿Con informes detallados?
Es importante revisar periódicamente el análisis de las partes interesadas para mantenerse actualizado sobre el panorama en constante cambio de las partes interesadas.
Principales ventajas del análisis de los grupos de interés
Con la información obtenida del análisis de las grupos de interés, puede orientar y optimizar mejor sus esfuerzos de relación. Esto debería facilitar el camino hacia la aceptación de los grupos de interés y la licencia social para operar.
1. Entender los intereses y expectativas de los grupos de interés
El análisis de los grupos de interés ofrece información sobre sus intereses, preocupaciones y expectativas. Este conocimiento puede ayudar a las organizaciones a afrontar, de forma proactiva, los posibles problemas y alinear los objetivos del proyecto con las expectativas de los grupos de interés.
2. Gestionar el riesgo de los grupos de interés
Al identificar posibles objeciones, conflictos o riesgos relacionados con los grupos de interés, las organizaciones pueden desarrollar estrategias para mitigar o gestionar esos riesgos.
3. Obtener el apoyo de los grupos de interés
Conocer y atender las preocupaciones e intereses de los principales grupos de interés puede fomentar el apoyo, que es crucial para la buena implementación de un proyecto o estrategia.
4. Tomar mejores decisiones
El análisis de los grupos de interés asegura que las decisiones no se tomen en el vacío. Al considerar diversas perspectivas y preocupaciones, se pueden tomar decisiones más informadas, holísticas y sostenibles.
5. Optimizar la asignación de recursos
Saber qué grupos de interés tienen más influencia o interés en un proyecto puede ayudar a priorizar los recursos, incluidos el tiempo, el dinero y los esfuerzos de comunicación.
6. Establecer relaciones más productivas
El compromiso regular con los grupos de interés genera confianza y relaciones a largo plazo, que pueden ser beneficiosas para los proyectos actuales y futuros. Estas relaciones pueden facilitar la colaboración, el apoyo y el entendimiento mutuo.
7. Promover la transparencia
La relación de los grupos interesados en el proceso de toma de decisiones fomenta la transparencia. Esta apertura puede aumentar la legitimidad y aceptación de las decisiones o proyectos.
8. Demostrar prácticas morales y éticas
Éticamente, lo correcto es tener en cuenta los intereses de los afectados por una decisión o proyecto y su impacto sobre ellos. Ignorar a los grupos de interés puede tener consecuencias sociales, medioambientales o económicas negativas.
9. Cumplir los requisitos legales y de otro tipo
En algunos sectores o regiones, la relación de los grupos de interés puede ser un requisito legal o reglamentario. No hacerlo puede acarrear complicaciones legales, sanciones o retrasos en el proyecto.
10. Mejorar los resultados del proyecto
Los proyectos que consideran los intereses de los grupos de interés son los más probables de tener éxito. Esto se debe a que se perfilan con una perspectiva más amplia y afrontan los posibles retos con anticipación.
11. Mejorar la reputación
Demostrar que una organización valora y responde a las aportaciones de los grupos de interés puede mejorar su reputación, generando un aumento en la confianza y la credibilidad.
¿Cuándo se debe realizar un análisis de los grupos de interés?
El análisis de los grupos de interés es un ejercicio continuo. Si es posible, querrá realizar su primer análisis durante las primeras fases de su proyecto, ya que le proporcionará información que le ayudará a desarrollar proactivamente sus estrategias de relación.
A lo largo de la vida de un proyecto, los grupos de interés irán y vendrán, y las opiniones de la gente pueden cambiar. Cada análisis es una toma instantánea de un momento preciso a lo largo del proyecto. Repitiendo el análisis con regularidad se verá cómo evolucionan los grupos de interés a lo largo del tiempo: Quiénes son sus principales interesados, cómo cambian las necesidades y expectativas de los distintos grupos y cómo cambia su relación con ellos.
Ya sea que opte por realizar un nuevo análisis de las partes interesadas cada seis meses o justo antes de cada nueva etapa del proyecto, asegúrese de asignar los recursos necesarios para llevar a cabo análisis recurrentes.
Con cada nuevo análisis, debe actualizar sus estrategias y mensajes con los grupos de interés para evitar malgastar valiosos recursos en grupos de interés y mensajes que ya no son relevantes.
Seguir una metodología clara y probada puede ayudar a su equipo a participar de forma estratégica y proactiva.
Técnicas de identificación de los grupos de interés
El primer paso en el análisis de los grupos de interés es identificar a todas las personas involucradas. Hay que tener en cuenta que algunos grupos serán internos y otros externos.
Cómo identificar a los grupos de interés
Cuando identifique a los grupos de interés, debe pensar en términos generales. El objetivo es reconocer a todas las entidades que pueden influenciar o ser influenciadas por las decisiones y acciones de la organización.
Las siguientes técnicas y herramientas son algunas de las formas en que una organización puede asegurarse de no pasar por alto a los grupos de interés importantes.
Mapeo de los grupos de interés y sesiones de intercambio de ideas
Organice sesiones en las que los miembros del equipo de varios departamentos realicen una lluvia de ideas sobre los posibles grupos de interés. Esto puede visualizarse usando el mapeo de grupos de interés.
Mecanismos de retroalimentación
Cree vías de retroalimentación, como cajas de sugerencias o portales en línea, donde tanto entidades internas como externas puedan compartir sus puntos de vista.
Asesores y consultores
Los consultores externos, especialmente los especializados en el relacionamiento de los grupos de interés, pueden brindar una perspectiva externa e identificar a grupos que la organización pueda pasar por alto.
Monitoreo continuo
A medida que los proyectos evolucionan y el entorno empresarial cambia, nuevos grupos de interés pueden surgir. Revise y actualice regularmente la lista de grupos de interés.
Identificación de los grupos de interés internos
- Una forma fácil de empezar es por revisar el organigrama. La jerarquía de la organización puede ayudar a identificar departamentos, equipos y personas clave.
- Recabar la retroalimentación de los empleados a través de encuestas puede ayudar a entender las perspectivas de los empleados y a identificar a los que tienen un interés en proyectos o decisiones específicas.
- Examinar las descripciones de los puestos de trabajo para comprender las obligaciones y responsabilidades de cada función puede ser una buena manera de identificar a las personas que podrían verse afectadas o afectar a determinados proyectos o decisiones.
- Cuestionar a gerentes y supervisores a menudo puede proporcionar información sobre quién dentro de la organización se verá más afectado o influirá más en una decisión o proyecto particular.
Identificación de grupos de interés externos
- Investigar un sector empresarial particular para llevar a cabo un análisis industrial puede proporcionar información sobre los operadores clave, como competidores, proveedores y reguladores de la industria.
- Revisar las listas de clientes y consumidores ayuda a identificar a quienes puedan tener un interés particular en las actividades de la organización.
- Pedir a entidades externas que realicen encuestas puede servir para calibrar las perspectivas de clientes, proveedores, socios y otros grupos de interés externos.
- En el caso de proyectos con posibles impactos en la comunidad, hablar con los líderes o representantes de la comunidad puede aportar información sobre los grupos de interés locales.
- Las personas influyentes, los activistas y los medios de comunicación pueden ser importantes grupos de interés. El equipo de relaciones públicas y con los medios de comunicación puede ayudar a supervisar la cobertura de los medios y las discusiones públicas relacionadas con su organización e identificar grupos de interés no explotados.
- Revisar las leyes y reglamentos relacionados con las operaciones de su organización puede ayudarle a identificar organismos reguladores y otras entidades oficiales como grupos de interés.
- Realizar un análisis financiero le ayudará a identificar a grupos de interés cruciales, como inversores, accionistas e instituciones financieras vinculadas a la organización.
- Examinar la cadena de suministro para identificar a vendedores, proveedores, distribuidores y otros socios clave. Estos grupos de interés deben ser supervisados.
- Observar organizaciones similares o competidores y sus prácticas de relación de los grupos de interés para obtener información.
- Si su organización es parte de una asociación industrial o si hay sindicatos involucrados, hacer una lista de asociaciones profesionales y sindicatos puede ser un buen comienzo para identificar a los grupos de interés externos.
¿Cuáles son los diferentes tipos de grupos de interés?
Los grupos de interés pueden clasificarse a gran escala en función de varios criterios, como su relación con la organización, su nivel de influencia o su interés en las acciones de la organización.
Grupos de interés internos vs. externos
Los grupos de interés internos se refieren a individuos o grupos dentro de una organización (empleados, propietarios y consejo de administración son buenos ejemplos).
Los grupos de interés externos son personas o grupos fuera de la organización pero que se ven afectados por sus decisiones y acciones. Dependiendo de sus actividades y proyectos, una organización suele tener más grupos de interés externos que internos. Puede tratarse de clientes, proveedores y vendedores, inversores y accionistas, acreedores, comunidad, propietarios de tierras, reguladores, socios o colaboradores, ONG, asociaciones y grupos comunitarios.
Grupos de interés primarios vs. secundarios
Los grupos de interés primarios son aquellos individuos o empresas directamente afectados por las acciones, objetivos y políticas de una organización, como los empleados, los propietarios de tierras, la comunidad en torno al proyecto y los clientes.
Los grupos de interés secundarios son las personas y organizaciones afectadas indirectamente por un proyecto o actividad empresarial. Como, por ejemplo, los medios de comunicación, asociaciones industriales, competidores y el público en general.
Grupos de interés influyentes frente a no influyentes
Los grupos de interés influyentes son aquellos que ejercen una influencia significativa sobre las decisiones y acciones de una organización. Buenos ejemplos de grupos de interés influyentes serían: Accionistas importantes, reguladores o clientes significativos. También podrían ser grupos que la ley o los requisitos del proyecto han definido como importantes: grupos tribales y comunidades de justicia medioambiental, por ejemplo.
Los grupos de interés no influyentes, por su parte, son individuos o grupos cuyos intereses son importantes, pero que pueden no tener un poder significativo para influir directamente en el cambio (también llamados grupos de interés latentes o terciarios). Estas partes interesadas pueden ser muy variadas: miembros individuales de la comunidad, clientes ocasionales, accionistas no activos, proveedores indirectos y grupos minoritarios.
Grupos de interés favorables vs. desfavorables (o adversarios)
Los Grupos de Interés favorables son aquellos que están de acuerdo y apoyan las metas y objetivos de la organización. Este grupo suele estar compuesto por personas u organizaciones cuyos intereses se alinean con los de la organización.
Por otro lado, los grupos de interés que no apoyan a la organización pueden oponerse a sus acciones o políticas porque sus intereses entran en conflicto con los objetivos de la organización.
Un buen análisis de los grupos de interés es clave para lidiar con ellos.
Estrategias y herramientas comunes para identificar a los grupos de interés
Identificación de los grupos de interés con una plantilla de identificación de grupos de interés
Una plantilla de identificación de los grupos de interés es una herramienta estructurada que se utiliza para listar, categorizar y analizar a los grupos de interés involucrados en un proyecto u organización. Estas plantillas ofrecen un enfoque sistemático para identificar y entender las funciones, los intereses y la influencia de los distintos grupos de interés.
Cómo utilizar una plantilla de identificación de los grupos de interés
Elija una plantilla
Hay muchas plantillas de identificación de los grupos de interés disponibles en línea. Algunos se adaptan a industrias o tipos de proyectos específicos. Sin embargo, la mayoría contienen elementos comunes, como el nombre, la organización, la función, los intereses, la influencia y la estrategia de comunicación de los grupos de interés.
Haga una lista de todos los posibles grupos de interés
Haz una lluvia de ideas y enumera a todos los posibles grupos de interés sin filtrarlos. Incluye a cualquiera que pueda verse afectado por el proyecto o que pueda influir en su resultado.
Clasifique a los grupos de interés
Dependiendo de su plantilla, ésto puede ser tan simple como marcarlos como «internos» o «externos» o tan detallado como colocarlos en categorías como «primarios», «secundarios», «influyentes», «no influyentes», «de apoyo», «neutrales» o «adversarios».
Describa su interés e influencia
Interés: Determine el interés de los grupos de interés en el proyecto. ¿Están muy implicados en el resultado o sólo ligeramente preocupados?
Influencia: Determina el poder o la influencia de los grupos de interés sobre el proyecto. ¿Pueden impulsar cambios, detener el progreso o influir en las decisiones?
Tome nota de los métodos de comunicación preferidos
Los grupos de interés pueden tener diferentes métodos preferidos (correo electrónico, SMS, carta, redes sociales, etc.) o frecuencias de comunicación. Por ejemplo, un patrocinador importante del proyecto puede preferir informes mensuales, mientras que un grupo comunitario local puede preferir reuniones públicas trimestrales.
Detalle las posibles estrategias
Piense en estrategias para implicar a cada uno de los grupos de interés. Éstas pueden variar desde correos electrónicos periódicos de actualización hasta reuniones individuales, dependiendo de la importancia y preferencias de los grupos de interés.
Monitoree y actualice con regularidad
La dinámica de los grupos de interés puede cambiar a medida que avanza el proyecto. Actualiza regularmente la plantilla para reflejar cualquier cambio de influencia, interés o categoría.
Utilice elementos visuales
Algunas plantillas de identificación de los grupos de interés utilizan herramientas visuales, como las matrices. Colocar a los grupos de interés en una matriz en función de su influencia e interés puede ayudar a priorizar visualmente los esfuerzos de gestión de los grupos de interés.
Comparta y revise
Una vez completada la plantilla, es útil compartirla con los miembros clave del equipo y obtener su opinión. Puede que tengan ideas o perspectivas que se hayan pasado por alto en la identificación inicial.
Elabore un plan de acción
Basándose en las conclusiones de la plantilla, elabore un plan de relación de los grupos de interés. Este plan detallará cómo y cuándo se comunicará con cada uno de los grupos de interés, atenderá sus preocupaciones y aprovechará su apoyo.
Ejemplo de análisis de los grupos de interés
Para entender el proceso de análisis de los grupos de interés nada funciona mejor que un ejemplo. Aquí presentamos un escenario hipotético de un análisis de los grupos de interés realizado por una empresa que planea establecer un parque eólico como proyecto energético nuevo en una zona costera.
Ejemplo del análisis de los grupos de interés en un proyecto de energía eólica
Paso1 - Identificación de los grupos de interés
El primer paso del análisis de los grupos de interés consiste en elaborar una lista de todos los grupos de interés conocidos del proyecto. El parque eólico creó una lista de aquellos individuos y organizaciones de esos grupos.
- Residentes locales
- Grupos ecologistas y de conservación
- Autoridades reguladoras y gubernamentales locales y nacionales
- Consumidores potenciales de energía (empresas y residencias)
- Inversores y accionistas de empresas
- Industrias pesqueras y marítimas locales
- Empresas turísticas cercanas
- Grupos de defensa de las energías renovables
Paso 2 - Entender a los grupos de interés
El parque eólico utilizó varios métodos de relación para determinar las cuestiones que les importan y las necesidades y expectativas del proyecto. Estos son los resultados de la evaluación.
| GRUPO | PRINCIPALES CUESTIONES Y NECESIDADES |
|---|---|
| Residentes locales | Preocupados por la contaminación visual y sonora, los posibles impactos en el valor de la propiedad y los beneficios para la comunidad local, como las oportunidades de empleo. |
| Grupos ecologistas y de conservación | Interesados en el impacto ecológico del proyecto, en particular la migración de las aves y la vida marina, pero también dispuestos a apoyar las iniciativas de energías renovables. |
| Gobiernos locales y nacionales | Interesados en objetivos de energía sustentable, desarrollo económico, creación de empleo y cumplimiento de la regulación. |
| Consumidores potenciales de energía | Interesado en energía confiable, rentable y sustentable. |
| Inversores y accionistas de empresas: | Buscan rentabilidad, inversiones sustentables y gestión del riesgo. |
| Industrias pesqueras y marítimas locales | Preocupados por las posibles perturbaciones de las rutas de pesca y los ecosistemas marinos. |
| Empresas turísticas cercanas | Preocupados por el posible impacto en la estética del paisaje y las atracciones turísticas. |
| Grupos de defensa de las energías renovables | Apoyan la energía limpia, pero quieren asegurarse que se haga correctamente sin impactos ambientales innecesarios. |
Paso 3 and 4 - Agrupación y evaluación de los principales grupos de interés
Se utiliza una matriz de 2×2 para representar los grupos de interés basados en su influencia sobre el proyecto y su interés en él.
Resultado: Relacionamiento significativo con los grupos de interés
Los resultados de este análisis proporcionaron información para crear diferentes planes de relación para los distintos grupos.
Gobiernos locales y nacionales : Reuniones regulares para asegurar el cumplimento, discutir los beneficios mutuos y proporcionar actualizaciones de los proyectos.
Grupos ecologistas y de conservación : Comparta evaluaciones de impacto ambiental, participe en debates transparentes sobre estrategias de mitigación y colabore potencialmente en iniciativas de conservación.
Residentes cercanos : Organice sesiones de relación de la comunidad, establezca mecanismos de retroalimentación y asegure una comunicación transparente sobre los beneficios del proyecto y las potenciales perturbaciones.
Consumidores potenciales de energía: Proporcione información sobre el precio de la energía, la fiabilidad y las ventajas de la sustentabilidad.
Empresas turísticas cercanas: Iniciativas de colaboración para garantizar la mínima perturbación visual y promover potencialmente oportunidades de ecoturismo.
Grupos de defensa de las energías renovables : Manténgalos informados y colabore potencialmente en campañas positivas de relaciones públicas.
Industrias pesqueras y marítimas locales: Relación para discutir posibles interrupciones y formas de mitigar los impactos.
Inversores y accionistas de la empresa: Reportes financieros periódicos, evaluaciones de riesgos y actualizaciones del progreso del proyecto.
Monitoreo continuo
Recopilación regular de retroalimentación, ajuste de las estrategias de relación, gestión de riesgos y seguimiento de la dinámica cambiante de los intereses e influencias de los grupos de interés.
Herramientas y plantillas de análisis de los grupos de interés
Saber quiénes son sus grupos de interés y qué les motiva es vital. El análisis de las partes interesadas identifica a las personas involucradas, así como su nivel de involucración, lo que puede ayudarle a determinar cómo debe colaborar con ellas.
¿Cómo analizo a mis grupos de interés?
Existen varias matrices que pueden utilizarse para analizar a los grupos de interés. Quizá le interese utilizar una combinación de modelos para entender mejor los grupos de interés clave y su potencial impacto en el proyecto. Independientemente del modelo que utilice, el proceso es similar:
- Identificar a los grupos de interés del proyecto
- Valore los grupos de interés (por interés, influencia, conocimiento del proyecto, nivel de apoyo, etc.).
- Categorice los grupos de interés en grupos que compartan intereses y necesidades similares.
- Identifique estrategias de relación efectivas para cada grupo
Matriz de grupos de interés y diagramas que puede utilizar para evaluar y clasificar a los grupos de interés
Existen diversas herramientas y plantillas que pueden utilizarse para clasificar y analizar a los grupos de interés. Por ejemplo:
- La matriz de poder/interés compara los grupos de interés basada en su autoridad e involucración en el proyecto. Esta sencilla matriz muestra en un eje el nivel de influencia de los grupos de interés y en qué medida influyen (o son influidos) en la organización. Esto le ayuda a concentrar su tiempo y energía en las personas que pueden contribuir más al éxito o fracaso del proyecto.
- El modelo de relevancia asigna los grupos de interés a una de las siete clases, que se priorizan basándose en sus niveles de poder, legitimidad y urgencia. Todos los grupos de interés encajan en tres círculos traslapados, como se muestra en el diagrama de Venn. Los que encajan en más de una categoría (indicados por las secciones traslapadas) requieren la mayor atención.
- El gráfico de la base de conocimientos de los grupos de interés evalúa sus niveles de conocimiento y apoyo. Esto ayuda a los equipos a identificar y educar a quienes están desinformados (o mal informados), y buscar formas de gestionar los riesgos con quienes entienden el proyecto pero aún se oponen a él.
El mapeo de los grupos de interés es una herramienta extremadamente útil que puede ayudarle a visualizar estas relaciones.
Entender la matriz de análisis de los grupos de interés
Una vez identificados los grupos de interés y evaluado su grado de implicación, el siguiente paso es priorizarlos para poder crear un plan de relación adaptado a cada grupo.
Los distintos grupos de interés requieren diferentes estrategias de relación, tanto en términos de frecuencia como de tipo de interacción. Asegúrese de tener en cuenta la calidad de su relación actual con los grupos de interés, cómo se sienten respecto a su proyecto y qué cuestiones son las más importantes para ellos. Pregúntese quién necesita saber qué y cuándo, e identifique las estrategias que serán eficaces para cada grupo.
Cómo priorizar a los grupos de interés
La manera de priorizar a los grupos de interés dependerá de la naturaleza del proyecto, los recursos disponibles y el plazo. Por ejemplo, quizá desee centrar la mayor parte de sus actividades de relación en los grupos de interés que no están familiarizados con su proyecto pero que pueden beneficiarse de él, para que se conviertan en poderosos defensores.
También puede ser útil establecer un sistema de niveles para orientar sus compromisos. He aquí un ejemplo.
Supongamos que formas parte de un equipo de Relaciones Gubernamentales que se relaciona regularmente con funcionarios sobre una determinada cuestión política. Al realizar el análisis de los grupos de interés, decides asignarles un nivel de prioridad basado en su influencia e importancia para tu causa:
- Nivel 1 Los grupos de interés incluirán funcionarios de alto rango como ministros, parlamentarios, gobernadores, senadores y congresistas. Usted decide relacionarse con estos funcionarios una vez al mes.
- Nivel 2 Los grupos de interés incluirán a personas como los cargos electos locales, con los que debe colaborar con el mismo fin, pero no tan a menudo. Su equipo se reunirá con estas personas trimestralmente.
- Nivel 3 Los grupos de interés incluirán a personas que no están directamente involucradas pero que necesitan estar informadas sobre sus esfuerzos, como directores de organizaciones comunitarias y líderes de comités. Decide actualizarlos anualmente.
No olvide que los intereses, expectativas y percepciones de los grupos de interés son dinámicos; pueden cambiar rápida e imprevisiblemente. Asegúrese de supervisar los cambios en las posiciones de los grupos de interés a lo largo del tiempo y ajuste sus estrategias para tener en cuenta las novedades. Esto le ayudará a actualizar su análisis de los grupos de interés y las estrategias que se derivan de él.
Ahora que ha identificado y analizado a los grupos de interés, está listo para determinar sus estrategias de comunicación y poner en práctica su análisis de los grupos de interés. Descarga nuestra guía paso a paso para crear un sólido plan de relación con los grupos de interés.
Entender las motivaciones de los grupos de interés
Todos tenemos nuestras propias razones para opinar y actuar. Entender estas motivaciones le ayudará a determinar los tipos de compromisos, comunicaciones e incluso argumentos que resultarán más persuasivos.
El objetivo del análisis de los grupos de interés es identificar e interpretar estas motivaciones para poder tratarlas adecuadamente.
Estos son algunos de los factores que pueden estar detrás de las motivaciones de los grupos de interés.
- Intereses financieros: ¿Ganarán o perderán dinero los grupos de interés a causa del proyecto?
- Valores morales y éticos – ¿Cree la parte interesada que el proyecto merece la aceptación social?
- Derechos – ¿Qué derechos legales, como la salud y la seguridad en el trabajo, afectan a la opinión de los grupos de interés?
- Creencias religiosas – ¿Están implicadas las creencias religiosas?
- Opinión política – ¿Podrían las opiniones políticas desencadenar el apoyo o la oposición al proyecto?
- Intereses empresariales: ¿Los grupos de interés esperan que el proyecto aumente o disminuya los ingresos empresariales?
- Conocimientos: ¿Cuánto saben los grupos de interés sobre el proyecto? (El apoyo suele ser directamente proporcional al conocimiento).
- Demografía – Factores como la edad, los ingresos y el acceso a oportunidades de empleo pueden influir mucho en la actitud hacia el proyecto.
- Gestión medioambiental – ¿La huella medioambiental del proyecto atrae a los grupos de interés o los aleja?
- Valor de la propiedad: ¿Ganan o pierden los grupos de interés algo valioso, como su granja o su vecindario tranquilo?
- Preferencias de comunicación – ¿Se comunica con los grupos de interés de un modo que les resulte significativo? Algunos grupos de interés prefieren las comunicaciones en línea, mientras que otros valoran las reuniones cara a cara.
Utilice herramientas adecuadas para extraer información valiosa del análisis de los grupos de interés.
El uso de herramientas de mapeo avanzadas, como las que se encuentran en el software de Borealis, le dará una visión aún mayor de los individuos y organizaciones que influyen en su proyecto.
Aprende más sobre el mapeo de los grupos de interés en Borealis:
Consulta la función o hable con un experto hoy mismo!
Preguntas frecuentes sobre el análisis de los grupos de interés
Primero identifique a todos los grupos de interés potenciales. Evalúe su interés, influencia e impacto potencial en el proyecto. Categorícelos en grupos en función de estas evaluaciones, como «gran interés-alta influencia» o «poco interés-baja influencia». Detallar sus principales preocupaciones, expectativas y preferencias de comunicación. Por último, desarrolle estrategias de participación a medida para cada grupo, asegurando la alineación con los objetivos del proyecto. Revise y actualice periódicamente el análisis a medida que evolucione el proyecto.
Algunas de las preguntas que puede incluir son:
- ¿Quiénes son los principales grupos de interés?
- ¿Cuáles son sus intereses, preocupaciones y expectativas en relación con el proyecto?
- ¿Qué influencia y poder tienen?
- ¿Apoyan el proyecto, son neutrales o se oponen a él?
- ¿Cómo les afectará?
- ¿Cuáles son sus canales de comunicación preferidos?
- ¿Qué estrategias de relación serán más eficaces para cada grupo?
- ¿Cómo podrían cambiar sus posiciones con el tiempo?
Un diagrama de análisis de las partes interesadas es una herramienta visual utilizada para clasificar y priorizar a los grupos de interés en base a factores como la influencia y el interés. A menudo representado como una matriz, el diagrama sitúa a los grupos de interés en cuadrantes que los clasifican como de alto/bajo interés y de alta/baja influencia. Esta visualización ayuda a los equipos a decidir estrategias de participación adaptadas a cada grupo y a entender sus funciones e impactos en relación con un proyecto o iniciativa.
Medir el éxito de los grupos de interés es importante para entender lo bien que se gestionan las relaciones con los grupos de interés y se satisfacen sus expectativas.
El éxito de los grupos de interés se mide evaluando:
- La adecuación de las expectativas de los grupos de interés a los resultados del proyecto
- Su relación y apoyo continuo
- La resolución de sus preocupaciones
- La satisfacción de los objetivos mutuos
Las sesiones regulares de feedback, las encuestas y el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento acordados proporcionan información sobre la eficacia de la relación con los grupos de interés.
Para crear una matriz de análisis de las partes interesadas, sitúe a los grupos de interés en una cuadrícula de dos ejes: un eje para el interés y el otro para la influencia. Evalúe el nivel de interés e influencia de cada uno de los grupos de interés en relación con el proyecto. Colóquelos en el cuadrante adecuado: alto interés/alta influencia, alto interés/baja influencia, bajo interés/alta influencia o bajo interés/baja influencia.
- Esta matriz ayuda a priorizar a los grupos de interés y a determinar estrategias de relación adaptadas a cada grupo.
Los grupos de interés pueden abarcar desde los equipos internos y los clientes hasta los reguladores, los competidores y la comunidad en general. Aunque no existe una única «técnica principal» para identificar a todos los grupos de interés del proyecto, pueden combinarse varios métodos de uso común:
- Lluvia de ideas de todas las posibles partes afectadas o interesadas en un proyecto.
- Revisión de la documentación del proyecto
- Realización de entrevistas con personal clave y líderes comunitarios
- Análisis de las estructuras organizativas
- Consideración de las implicaciones jurídicas o normativas
Recuerde que la identificación de los grupos de interés es un proceso iterativo. A medida que el proyecto avanza, pueden surgir nuevos grupos de interés, o puede cambiar la relevancia de los grupos de interés identificados. Revise periódicamente su lista de grupos de interés y realice los ajustes necesarios.
