¿En qué consiste el análisis de grupos de interés?
El análisis de los grupos de interés es una técnica extremadamente útil para identificar, comprender y priorizar a todos los grupos de interés que pueden ejercer influencia o poder sobre un negocio o proyecto.
Entre otras cosas, el análisis de estos grupos revelará quiénes son, cuáles pueden ser sus necesidades y expectativas, y qué problemas les importan (y hasta qué grado). Igual de importante, este ejercicio le dirá su verdadero nivel de interés y / o influencia sobre su proyecto.
Un análisis exhaustivo garantizará que todas las partes afectadas sean debidamente consideradas. Tener acceso a este conocimiento puede mejorar en gran medida los resultados de la resolución de conflictos. También puede hacer que sus esfuerzos de relacionamiento diarios con los grupos de interés sean mejor definidos.
Por qué analizar a los grupos de interés
No todos los grupos de interés son iguales como tampoco todos merecen la misma cantidad de atención. Esta es la razón por la cual realizar un análisis de los grupos de interés resulta tan beneficioso. Le permite identificar adecuadamente a todos los grupos de interés y categorizarlos en orden de importancia, ya que se refiere a sus esfuerzos para asegurar la aceptación social y asegurar la entrega exitosa del proyecto.
Más específicamente, este análisis le dirá los intereses de todos los grupos de interés que pueden impactar o verse afectados por el proyecto, los atributos de los defensores del proyecto y los oponentes, así como las interrelaciones y procesos que existen entre ellos.
En otras palabras, le dirá cómo interactúan estos diferentes grupos y cómo esta interacción puede estar sirviendo o poniendo en peligro sus intereses.
Durante el análisis de los grupos de interés, también descubrirá los posibles riesgos, problemas o malentendidos que podrían interrumpir el proyecto. Esta información es vital para saber qué tipo de comunicación y mensaje ayudará mejor a minimizar los impactos negativos percibidos y amplificar los impactos positivos.
El análisis de los grupos de interés identificará exactamente a quién debe contactar, informar y/o incitar a participar durante la fase de ejecución del proyecto, y en qué medida.
Esta valiosa información debe servir como base para su estrategia de gestión de grupos de interés y comunicación.
Cuando se realiza de forma continua, el análisis de los grupos de interés también le indicará cómo cambian en el tiempo sus grupos de interés clave, en términos de quiénes son, cuáles son sus necesidades o expectativas si estas están evolucionando, y cómo su relación con ellos ha mejorado o deteriorado.
Este artículo explora los diferentes tipos de análisis de los grupos de interés, qué elementos tienen en común y cuáles son los beneficios de realizar un análisis continuo de los grupos de interés.
(Tip: Tiene que ver con la clasificación de los grupos de interés en función de su influencia y poder y luego entender sus motivaciones para que pueda priorizar sus esfuerzos y recursos en consecuencia para lograr los resultados deseados).
¿Cómo identificar a los grupos de interés?
Los grupos de interés se pueden identificar de varias maneras:
- Lluvia de ideas del equipo: La idea aquí es llegar a la lista más larga posible del potencial, no todas las sugerencias se conservarán, pero el juicio de reserva para el final. Es mejor eliminar que pasar por alto.
- Experiencia de los miembros del equipo: Lo más probable es que su equipo haya acumulado un conocimiento valioso con el tiempo, así que asegúrese de aprovecharlo.
- Datos históricos: Es posible que su organización haya acumulado montones de datos de proyectos anteriores. El uso de estos datos para nutrir sus análisis de grupos de interés tiene mucho sentido, ya que promueve la eficiencia y la base de la experiencia.
- Comparable: A veces estarán operando en una nueva ubicación o en un tipo de proyecto diferente. Siempre que sea posible, busque proyectos similares e identifique a los grupos de interés que puedan haber desempeñado un papel clave. Lo más probable es que los mismos tipos de grupos de interés impacten (o se verán afectados por) su proyecto actual.
Cuantos más enfoques utilice, menos probabilidades tendrá de pasar por alto un grupo de interés clave.
¿Cuándo y cómo analizar a los grupos de interés?
Saber quiénes son sus grupos de interés es vital. Entender sus motivaciones e inquietudes es igualmente importante. Aquí es donde juega un papel importante el análisis de los grupos de interés.
Es importante analizar a los grupos de interés en las etapas iniciales del proyecto. Esto le permitirá desarrollar proactivamente una estrategia de relacionamiento con los grupos de interés, la cual generalmente dará mejores resultados.
Estrategia de relacionamiento con los grupos de interés
Existen una serie de modelos que se pueden utilizar para analizar a los grupos de interés, cada uno con sus propias fortalezas y debilidades. El modelo más adecuado dependerá probablemente de la naturaleza de su proyecto y de los recursos disponibles.
Un equipo de gestión de grupos de interés también puede considerar el uso de una combinación de modelos para obtener una comprensión más completa de sus grupos de interés clave y su impacto potencial en el proyecto.
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¿Por qué es importante entender las motivaciones de los grupos de interés?
Todos los grupos de interés tienen sus propias razones para sus opiniones y acciones individuales. El análisis de los grupos de interés trata de identificar e interpretar estas motivaciones para que puedan ser abordadas adecuadamente.
Comprender las motivaciones de sus grupos de interés ayudará a informar el tipo de compromiso, las comunicaciones e incluso los argumentos que pueden poner a los grupos de interés a su lado.
¿Qué podría estar motivando la postura de un grupo de interés?
- Intereses financieros: ¿La parte interesada hará o perderá dinero debido al proyecto?
- Valores morales y éticos: ¿Cree la parte interesada que el proyecto merece aceptación social?
- Derechos: ¿Qué derechos legales, como la salud y la seguridad en el trabajo, pueden estar afectando la opinión de los grupos de interés?
- Creencias religiosas: ¿Las creencias religiosas están dando forma a la opinión de los grupos de interés?
- Opiniones políticas: ¿Podrían las opiniones políticas estar desencadenando apoyo u oposición al proyecto?
- Intereses empresariales: ¿Espera el grupo de interés que el proyecto aumente o reduzca los ingresos empresariales?
- Conocimiento: ¿Qué tan bien informado están los grupos de interés sobre el proyecto? El apoyo en la mayoría de los casos es directamente proporcional al conocimiento.
- Datos demográficos: Datos como la edad, los ingresos medios y el acceso a oportunidades de empleo pueden afectar en gran medida las opiniones.
- Gestión ambiental: ¿La huella ambiental del proyecto está incorporando a determinados grupos de interés o llevándolos a oponerse a ella?
- Valor de la propiedad: ¿Está de pie el interesado para ganar o perder algo de valor, como su granja o vecindario tranquilo?
- Preferencias de comunicación: ¿Se está comunicando con los grupos de interés de una manera que sea significativa para ellos? Algunas partes interesadas pueden apreciar las comunicaciones en línea, mientras que otras pueden valorar las reuniones cara a cara.
¿Cómo debe priorizar a los grupos de interés?
La forma en que priorice a los grupos de interés dependerá de los resultados del método de análisis de los grupos de interés utilizado.
Por ejemplo:
- Una matriz de interés de poder: prioriza a las partes interesadas con alto poder e interés alto: sus partes interesadas naturales.
- El modelo de saliencia prioriza a las partes interesadas con alto poder, legitimidad y urgencia.
Por ejemplo, es posible que desee centrar la mayor parte de sus actividades de participación en los grupos de interés que no son conscientes del proyecto, pero que pueden beneficiarse de él para que puedan convertirse en poderosos defensores.
A continuación, se muestran los 4 modelos más utilizados para clasificar a las partes interesadas.
Cuatro métodos para categorizar a los grupos de interés
Hay una serie de modelos diferentes que se pueden utilizar para clasificar a los grupos de interés de acuerdo con su influencia o interés en los resultados de un proyecto. Algunos modelos tienen en cuenta otros criterios, como la urgencia y la legitimidad de los grupos de interés.
La naturaleza de su proyecto, los recursos disponibles y el marco temporal pueden dictar qué modelo es el más adecuado.
Los 4 modelos descritos a continuación son los que creemos que son más pertinentes para la mayoría de las industrias.
1. Matriz de Poder-Interés
El enfoque más común para la clasificación de los grupos de interés es utilizar una matriz de interés de poder.
Esta matriz muestra cuán influyentes están los grupos de interés en un eje y cuánto afecta o afecta su organización a estas partes interesadas en el otro.
¿Cuál es la diferencia entre los grupos de interés clave, los grupos de interés principales y los grupos de interés secundarias?
Los grupos de interés clave son aquellos que tienen la mayor influencia, el mayor poder o que generalmente se consideran los más vitales para el éxito de su proyecto.
Estas partes interesadas necesitan ser manejadas de cerca porque no sólo tienen un interés en el resultado del proyecto, sino que también tienen el poder de comprometer o mejorar seriamente su entrega.
Las partes interesadas clave se identifican fácilmente en la matriz de poder-interés anterior. Por lo general residen en el cuadrante de alta potencia y alto interés.
También vale la pena mantener cerca a las partes que se consencó con poca potencia porque las partes se pueden apegarse con grupos de alto poder y bajo interés, se encuentra en así partes clave.
Las partes interesadas principales suelen ser las más fáciles de identificar porque son las más afectadas por su proyecto. Los ejemplos pueden incluir personas que necesitarán ser reubicadas, que serán contratadas por el proyecto o que se beneficiarán directamente del desarrollo de nuevas infraestructuras.
Las partes interesadas secundarias suelen ser más difíciles de identificar porque se ven más indirectamente afectadas. Sus motivaciones también pueden ser más oscuras. Los ejemplos pueden incluir clientes de su organización, accionistas minoritarios o miembros de un grupo de presión.
2. Modelo de salience
1. Poder– Esto es esencialmente el mismo que en la matriz de poder-interés descrita anteriormente (alta potencia, bajo interés; alta potencia, alto interés; baja potencia, alto interés; alta potencia; alto interés; y baja potencia, bajo interés).
2. Legitimidad– ¿Cuán apropiada es la participación del interesado en el proyecto?
3. Urgencia – ¿Con qué rapidez deben abordarse las necesidades de las partes interesadas?
Este modelo le permite categorizar a las partes interesadas según ocho categorías, generalmente presentadas visualmente como un diagrama de Venn.
Según el modelo de saliens, todas las partes interesadas se encontrarán dentro de uno de los tres círculos superpuestos, como se muestra en el diagrama de Venn anterior. Son las que se encuentran dentro de las secciones superpuestas (4, 5, 6 y 7 en el diagrama anterior) las que merecen más atención. La sección 8, que queda fuera de los tres círculos, representa a los grupos de interés.
3. Actitud de los grupos de interés y mapa del conocimiento
Cuadrante 1: Las partes interesadas que conocen su proyecto y lo apoyan. Estas son sus partes interesadas «campeonas». Por lo general, no requieren mucha atención, pero no deben darse por sentados.
Cuadrante 2: Las partes interesadas que conocen el proyecto pero se oponen a él. Estas partes interesadas pueden nunca ser de apoyo y pueden ser necesarias medidas de contingencia para manejar los riesgos que estas partes interesadas negativas pueden plantear para su proyecto.
Cuadrante 3: Las partes interesadas que se oponen a su proyecto a pesar de que son en gran parte ignorantes de lo que implica. Estas partes interesadas deben ser un enfoque clave porque su actitud a menudo se puede cambiar con la información pertinente.
Cuadrante 4: Las partes interesadas que apoyan su proyecto, pero son en gran parte ignorantes de lo que implica. Estas partes interesadas necesitan ser nutridas para que no se pierdan.
Las partes interesadas generalmente están en un nivel de 5 niveles de apoyo:
- Sin darse cuenta: Estas partes interesadas no son conscientes del proyecto y sus posibles impactos en ellos.
- Resistente: Estas partes interesadas son conscientes del proyecto, pero se oponen a él.
- Neutral: Estas partes interesadas no están ni a la vez ni en contra del proyecto.
- Apoyo: Estas partes interesadas están a favor del proyecto y quieren que tenga éxito.
- Liderazgo: Estas partes interesadas participan activamente en garantizar el éxito del proyecto.
Fuente: Matriz de partes interesadas – matrices clave para el análisis de las partes interesadas https://www.stakeholdermap.com/stakeholder-matrix.html
4. Matriz influencia e interés de los grupos de interés
La matriz de influencia/interés sugerida por el método Managing Successful Programmes de la UK’s Office of Government Commerce utiliza nueve cuadrantes para medir el interés y la influencia de los grupos de interés en una escala de alto, medio o bajo.
La matriz se divide en cuatro bandas diagonales de la siguiente manera:
- Alto interés y alta influencia – Estas son las partes interesadas clave cuya fuerte entrada es necesaria.
- Bajo interés y media/alta influencia – Estas partes interesadas requieren una consulta activa.
- Interés alto/medio y baja influencia – Es importante mantener el interés de estas partes interesadas.
- Bajo interés y baja influencia – Estas partes interesadas deben mantenerse informadas.
¿Con qué frecuencia debe analizar a las partes interesadas?
El análisis de los grupos de interés es un ejercicio continuo. A lo largo de la vida de un proyecto, los grupos de interés van y vienen, las opiniones probablemente cambiarán y también podrían incluso su proyecto.
Ya sea que elija realizar un nuevo análisis de los grupos de interés cada seis meses o antes de cada nueva etapa del proyecto, asegúrese de asignar los recursos necesarios para llevar a cabo adecuadamente análisis recurrentes.
Es igualmente importante que actualice su estrategia con los grupos de interés y de mensajería en consecuencia. De lo contrario, podría terminar desperdiciando valiosos recursos en grupos de interés y mensajes que ya no son relevantes.
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