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Por el 8 de abril de 2014 - RSE blog

El seguimiento del Estudio de Impacto Social y Ambiental (EISA) es esencial para determinar el resultado de los impactos de un proyecto. Los datos de línea de base social recogidos durante la preparación EISA no siempre son utilizados durante o después de la ejecución de los proyectos. En la mayoría de los casos, los datos se manejan como un ejercicio estadístico y no se utilizan después de la aprobación del EISA. Esto pasa sobre todo en lo referente a las áreas sociales. Sin embargo, las empresas pueden aprovechar la información colectada para desarrollar la línea de base social como soporte de sus actividades de participación con las partes interesadas.

El seguimiento del EISA comprende el monitoreo, evaluación, gestión y comunicación del proyecto propuesto y los posibles impactos que pueda éste pueda generar en los ámbitos social y medioambiental:

  • El monitoreo comprende los datos de línea de base y la recopilación de datos durante y después de la implementación del proyecto.
  • La evaluación es la valoración de los resultados iniciales vs. el desarrollo real.
  • La gestión se refiere a la toma de decisiones y coordinar esfuerzos en base a la información que provienen tanto del monitoreo como de la evaluación.
  • La comunicación es la actividad de difusión de la información a través del intercambio de ideas, mensajes o información sobre el EISA y sus resultados de desarrollo a los grupos de interés, así como retroalimentación sobre los procesos del EISA.

La participación de los interesados siendo uno de los temas más sensibles para muchos proyectos, puede generar resultados positivos y beneficios para las comunidades cuando se realiza correctamente. Los datos de provenientes de la participación con las partes interesadas no deben verse valiosos o útiles solamente para las fases de diseño y construcción de un proyecto, sino que deben utilizarse a lo largo de las otras fases, incluyendo la operación, desmantelamiento y cierre.

Por ejemplo, los datos sociales provenientes de los censos o encuestas de línea de base son útiles para ayudar a comprender el impacto sobre las diferentes partes interesadas en un proyecto a través de todo su ciclo de vida. Los datos sociales de EISA deberían ser utilizados como una base para apoyar:

  1. Identificar las partes interesadas en el proyecto para tener un mejor entendimiento de sus preocupaciones
  2. Dar seguimiento a todas las interacciones con las partes interesadas: consultas, reuniones formales, informales, etc.
  3. Identificar las molestias, antes que escalen a ser quejas
  4. Ser la base para la implementación de un mecanismo de quejas conforme a los principios de buenas prácticas
  5. Registrar y consolidar todos los compromisos adquiridos durante las actividades de participación hasta el cierre del proyecto

La implantación de un Sistema de Gestión de Información (IMS) proporciona a las empresas la posibilidad de gestionar, monitorear e informar lo largo de todas las fases del proyecto. Esto puede ayudar significativamente a lidiar con grandes cantidades de datos y monitorear las diversas actividades de manera eficiente. El IMS debería apoyar a los esfuerzos que realizan las empresas en gestionar las actividades de participación con las partes interesadas, mediante la compilación de toda la información en una base de datos centralizada, la generación de informes y el envío de alertas para notificar a los usuarios cuando las actividades o compromisos están a punto de cumplir las fechas límite o cuando alguna actividad está siendo realizada.

Comprender que la información social de los EISA puede ser utilizada para el seguimiento así como base de otras actividades de participación de las partes interesadas tendrá un impacto en el diseño de encuestas del EISA, con la finalidad de reducir esfuerzos y costos en el futuro. El uso y la actualización de los datos recogidos ayudarán a los gestores de proyectos a dar seguimiento sistemático de los compromisos y a hacer un mejor uso de los recursos.

Tanto los datos como el IMS necesitan reflejar las mejores prácticas y deberían basarse en metodologías bien definidas para monitorear, evaluar, gestionar y comunicar. Actividades básicas de los procesos de participación: como la identificación de las partes interesadas, análisis, consultas (reuniones formales informales), negociaciones, identificación de molestias de la comunidad, la implementación de mecanismos de quejas y reclamos y la generación de informes deben ser cubiertos por un sistema de gestión de datos eficiente. Los datos sociales pueden ser utilizados para rastrear las relaciones con las partes interesadas, sus intereses y su nivel de apoyo, mientras que otros datos pueden servir para mejorar los procesos de negocio, apoyar la toma de decisiones, la rendición de cuentas y para asegurar la transparencia.

El sistema debe de adaptarse a las cambiantes necesidades y actividades, al control y requerimientos de informes, e integrar otra información pertinente. Debería ser utilizado como una herramienta de toma de decisiones y de gestión. Ser la base para transformar las actividades de reactivas a proactivas y también como herramienta para demostrar transparencia a las partes interesadas.

Criterios y KPIs claros son clave para poder desarrollar sistemas eficientes y herramientas de informes. Estos deben ser definidos y acordados desde el principio.

Los sistemas implementados como un instrumento de gestión se utilizan como:

  1. Una herramienta de toma de decisiones y de gestión para una serie de actividades e interacciones
  2. Procesos estandarizados dentro de un proyecto y / u organización
  3. Una base para transformar a las actividades de reactivas a proactivas
  4. Un medio para demostrar la transparencia a las partes interesadas y como prueba en las evaluaciones/auditorías.

Conclusión

El diseño de la línea de base social y los esfuerzos de recopilación de datos realizados durante la preparación del EISA deben prepararse durante las primeras etapas con el fin de utilizarse como la base para el monitoreo, la evaluación, la gestión y la comunicación con las partes interesadas a través de todo el ciclo de vida de un proyecto. Deben asignarse los recursos adecuados; tiempo, personal y capacidad instalada deben ser adecuadamente planificadas. Los seguimientos deben ser rentables, eficientes y realistas.

La implementación de un IMS es una solución eficiente para gestionar grandes cantidades de datos y controlar diversas actividades de manera eficaz. El IMS debe compilar la información colectada durante la preparación del EISA. Dicho esto, los datos no son estáticos y deben completarse, mejorarse y actualizarse durante todas las fases del proyecto.

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