La COVID-19 met à l’épreuve la résilience des entreprises comme jamais auparavant. Devant les mesures de distanciation sociale imposées par le gouvernement, les organisations ont dû mettre en place de nouvelles pratiques de travail à domicile et se tourner vers la technologie pour répondre aux besoins de leurs parties prenantes et combler la distance.
Puisque nos réunions improvisées autour de la machine à café sont impossibles pour l’instant, nous avons dû nous adapter nous aussi afin que personne ne passe entre les mailles du filet.
Voici donc comment notre équipe utilise les tableaux de bord du logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis pour maintenir le contact avec nos parties prenantes et mieux les mobiliser. Tant mieux si certains de ces trucs peuvent être utiles à votre organisation!
Répondre aux besoins des parties prenantes : un élément clé de la résilience organisationnelle
Boréalis n’en est pas à sa première crise. Outre la COVID-19, nous avons aussi survécu, ces quinze dernières années, à la crise financière de 2008; puis à l’effondrement, en 2014, de l’industrie minière – notre bassin de clients le plus important à l’époque.
Nous en avons tiré leçon et sommes devenus encore plus créatifs dans notre façon d’utiliser notre propre logiciel pour sauvegarder l’ensemble des communications avec nos parties prenantes, qu’il s’agisse des utilisateurs, des fournisseurs ou des clients potentiels. C’est ce qui nous a permis de demeurer bien au fait de leurs besoins durant la pandémie en cours et de fixer nos priorités en conséquence.
Avec toutes ces informations à notre disposition, nous pouvons planifier nos actions, communiquer avec nos parties prenantes, puis mesurer les résultats. Cela nous permet non seulement de rester à flot en période tumultueuse, mais d’en sortir encore plus forts. L’effondrement du secteur minier, par exemple, a été l’occasion pour nous d’étendre les fonctionnalités de notre plateforme de gestion des parties prenantes pour l’adapter aux besoins de secteurs d’activités tels que l’énergie et les transports. Nous y avons également ajouté des fonctionnalités permettant de prendre en charge les relations avec les gouvernements et les affaires publiques. Résultat? Le logiciel Boréalis est maintenant utilisé dans le monde entier, dans des secteurs allant des biens de consommation au pétrole et au gaz.
Utiliser Boréalis de façon créative durant la COVID-19 – ou n'importe quelle autre crise
Boréalis est une entreprise de logiciels en tant que service (SaaS), et comme telle, nos parties prenantes sont nos clients, nos clients potentiels et nos partenaires. Notre logiciel a toujours joué un rôle important dans la gestion de nos relations avec nos propres parties prenantes; et dans le contexte actuel, nous avons redoublé de créativité pour les aider – et nous aider nous-mêmes – à traverser cette crise mondiale.
Voici comment :
Une transition en douceur vers le travail à domicile
Puisque le logiciel Boréalis est une application sécurisée dans le nuage avec des droits d’accès configurables, notre équipe a toujours pu accéder aux informations dont elle avait besoin, qu’elle travaille au bureau, sur le terrain avec des parties prenantes ou, plus récemment, à distance. La transition vers les nouvelles pratiques de travail à domicile a donc été relativement facile pour notre équipe. Nous avons simplement assoupli les horaires de travail pour qu’ils s’adaptent aux obligations familiales durant la fermeture temporaire des écoles au Canada.
Un accès facile et sécurisé aux informations
L’ensemble des informations et des systèmes de nos différents départements (succès client, marketing, soutien technique et ventes) est en cours d’intégration dans la plateforme Boréalis. Ainsi, toutes les personnes disposant de droits d’accès ont les informations dont elles ont besoin à portée de main et peuvent continuer à travailler efficacement.
4 tableaux de bord Analytics qu'utilise notre PDG en temps de crise
Une crise peut facilement nous faire réagir impulsivement plutôt que planifier stratégiquement. Or durant une crise, il est plus important que jamais de maintenir des échanges réguliers et pertinents avec nos parties prenantes.
Pour s’en assurer, voici les quatre tableaux de bord qu’utilise notre directeur.
1. Tableau de bord affichant les échanges importants
Suivre de près les activités de notre équipe a toujours fait partie de notre méthode de travail. Afin que tous aient accès en tout temps aux informations pertinentes, nous avons conçu un tableau de bord permettant de voir en un coup d’œil tous les échanges importants – conversations et courriels – avec nos clients au cours d’une période donnée. Non seulement nous pouvons cliquer sur chaque échange pour voir ce qui a été dit, mais le directeur de compte responsable de ce client en est immédiatement notifié. C’est une façon habile pour nous de remplacer les discussions informelles ou impromptues qui ont normalement lieu au bureau. Cela nous permet également de nous assurer que notre entreprise n’aura pas de trous de mémoire à notre retour.
2. Tableau de bord affichant les clients contactés
Nous avons mis en place différents tableaux de bord permettant à notre équipe de direction de suivre en temps réel l’évolution de nos dossiers les plus importants. Elle peut ainsi s’assurer que les ressources de l’entreprise sont allouées au bon endroit et au moment opportun pour satisfaire aux attentes de nos parties prenantes durant cette période difficile. Grâce au tableau de bord « Organisations contactées par le personnel », on peut aisément visualiser la charge de travail de chaque membre du personnel et accéder aux conversations qu’il ou elle a eues avec chaque organisation. Au besoin, un directeur de compte peut intervenir sur des questions spécifiques pour faire avancer les choses.
3. Tableau de bord affichant les plans de participation par région
Plusieurs de nos clients gèrent également leur propre crise. Les difficultés qu’ils traversent se reflètent non seulement dans la manière dont ils utilisent le logiciel, mais aussi dans la manière dont leur pays gère la crise. Par exemple, certaines régions ont bloqué l’accès aux petits villages isolés pour éviter d’y introduire la COVID-19. Nous veillons à inclure ces informations régionales dans notre système afin de pouvoir ajuster nos plans de participation pour chaque client en conséquence.
Ces plans de participation sont visibles dans toute l’entreprise et sont mis à la disposition du personnel éloigné pour discussion quotidienne. De plus, nous pouvons accéder à des informations détaillées directement à partir de la carte. Ainsi, en cliquant sur un cercle violet donné, nous accédons directement aux détails du plan de participation.
4. Tableaux de bord affichant les plans de participation prioritaires
Nos plans de participation comportent des actions spécifiques à chaque client et ses parties prenantes. Grâce au tableau de bord affichant les plans de participation prioritaires, notre directeur peut en suivre l’évolution.
Maintenir le service des ventes durant la COVID-19
La plupart de nos ventes proviennent de clients existants, de recommandations ou de contacts au sein de notre réseau professionnel. Naturellement, en tant que spécialistes de la gestion des parties prenantes, nous considérons notre entonnoir de vente comme une excellente occasion de dialoguer avec ces parties prenantes pour mieux connaître leurs besoins et adapter nos logiciels en conséquence.
Vu la crise en cours, on sait que les projets seront retardés, que les priorités changeront et que les budgets seront bousculés eux aussi. L’impact à court terme sur nos activités sera significatif, mais cette période nous apparaît cruciale pour rallier nos propres parties prenantes. Nous voyons toute l’importance d’entretenir nos relations et de soutenir nos clients sur le long terme, incluant tous nos clients potentiels; nous planifions déjà d’intégrer à Boréalis certaines fonctionnalités conçues expressément pour répondre aux besoins précis de leur secteur d’activité ou de leur entreprise. La communication est essentielle et notre équipe de vente est plus active que jamais, bien qu’elle doive travailler à distance plutôt que se déplacer.
Tout ce temps gagné sur les voyages nous permet d’ordonner nos priorités afin de préparer l’après-crise. Nous sommes également en contact avec des entreprises dans des secteurs que nous n’avions pas desservis jusqu’à présent; plusieurs d’entre elles réfléchissent aux façons dont elles peuvent être mieux préparées aux crises futures et cherchent à mettre en place des processus qui leur permettront de gérer à distance les affaires publiques et les relations gouvernementales, la gestion des griefs, la gestion de la réglementation et de la conformité et d’autres volets essentiels de la gestion de leurs parties prenantes.
Nous sommes également en discussion avec certains clients potentiels qui, après des coupures temporaires à leur budget, désirent investir dans un système de gestion des informations de leurs parties prenantes. Ces échanges nous permettent d’évaluer à fond leurs besoins et de raffiner –comme nous l’avons fait lors des crises précédentes – la feuille de route de notre logiciel.
Parlez à un expert
Si vous avez besoin d’aide pour gérer les relations avec vos parties prenantes durant – mais aussi après – la crise mondiale de la COVID-19, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe est là pour vous aider.
Boréalis est le logiciel de gestion des parties prenantes le plus utilisé au monde. Cela fait 20 ans que notre équipe aide des entreprises de divers secteurs, partout sur le globe, à atteindre leurs objectifs de responsabilité sociale.
