Améliorer et faciliter la création de rapports
avec un logiciel adapté
Présentation de l’entreprise
Hydro One est le plus grand fournisseur de services de transmission et de distribution d’électricité de l’Ontario, au Canada. Elle distribue de l’électricité dans toute la province à près de 1,5 million de clients (environ 26 % du nombre total de clients en Ontario). Hydro One possède et exploite des actifs de transmission dans 23 réserves des Premières nations et fournit des services de distribution directement à 88 communautés autochtones.
Utilise Boréalis depuis : 2018 (5 ans +)
Équipes utilisant Boréalis : Relations avec les Premières Nations, Programmes et approbations environnementales, Service clientèle, Relations avec la communauté
Utilisateurs du système : 120+
Requis
Afin de fournir des services à ses clients, Hydro One doit installer et entretenir une série de lignes de transmission.
Dans le cadre de la procédure d’octroi de permis, le gouvernement de l’Ontario exige que les organisations préparent des évaluations environnementales (EE) pour s’assurer qu’elles ont pris en compte les impacts environnementaux potentiels avant le début de la construction.
En outre, étant donné que ces projets concernent les terres des Premières Nations, l’organisation a la responsabilité de consulter les peuples autochtones qui seraient touchés.
L’équipe chargée des relations avec les Autochtones doit préparer un dossier de consultation pour prouver que les détenteurs de droits ont été correctement informés d’un projet, que leurs préoccupations ont été entendues et que toutes les parties sont parvenues à un accord satisfaisant. Ce dossier doit être accompagné de documents justificatifs.
Au-delà de ces obligations légales, les valeurs et les principes directeurs d’Hydro One soulignent son engagement à travailler en partenariat avec les communautés autochtones dans la transparence et le respect, et à promouvoir une réconciliation économique significative. Ce dossier doit être accompagné de documents justificatifs.
Hydro One is committed to working with Indigenous peoples in a spirit of cooperation and shared responsibility. We acknowledge that Indigenous peoples have unique historic and cultural relationships with their land and a unique knowledge of the natural environment. Forging meaningful relationships with Indigenous peoples based upon trust, confidence, and accountability is vital to achieving our corporate objectives.
Principaux défis
- Rapports : En l’absence d’une source unique de vérité, la recherche d’informations complètes et précises nécessitait un temps et des efforts considérables ; l’établissement de rapports prenait énormément de temps, sans parler du lot de stress qu’il apportait.
- Respect des engagements : Il n’y avait pas de moyen efficace de suivre les engagements et de s’assurer que les promesses étaient tenues.
- Collaboration : Puisque différentes versions des feuilles de calcul du projet circulaient, il était très difficile de travailler en collaboration avec d’autres équipes ou d’avoir une vue d’ensemble du projet.
- Approche cohérente : Les équipes étaient réparties dans trois régions différentes de la province, et les processus et la terminologie différaient d’une région à l’autre.
À l’approche de trois évaluations environnementales majeures, l’organisation a reconnu la nécessité de gérer les données de manière plus efficace et a donné la priorité à la recherche de l’outil adéquat pour soutenir son travail.
Solution
Hydro One a décidé de mettre en place un système unique et partagé pour centraliser et structurer les données du projet et s’assurer que toutes les équipes ont accès à des informations complètes et à jour. La société a évalué plusieurs options et a finalement choisi le logiciel Boréalis.
Boréalis offrait les fonctionnalités que nous recherchions. Nous avons l’obligation d’enregistrer nos consultations ; le logiciel nous aide à saisir nos efforts de consultation et nous permet ensuite de les découper. De plus, lorsque nous travaillons avec la même communauté sur un nouveau projet, nous sommes en mesure d’exploiter les informations qui se trouvent déjà dans notre base de données et de les faire progrésser. Nous avons choisi Boréalis pour des raisons de coût et de fonctionnalité, mais aussi de sécurité. Le respect de nos exigences en matière de sécurité a été un facteur déterminant.
Principaux bénéfices
Depuis la mise en œuvre de Boréalis :
- Les données sont centralisées en un seul endroit. Tous les membres de l’équipe ont accès à des informations complètes, précises et actualisées. Cela améliore la collaboration et aide les équipes à prendre des décisions éclairées.
- Les interactions sont bien documentées, accessibles et faciles à rapporter, ce qui se traduit par une plus grande efficacité et moins de stress.
- Les engagements sont soigneusement suivis et respectés, ce qui garantit la responsabilité.
- Les équipes travaillent plus efficacement, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
- Les processus ont été rationalisés autour de l’outil, ce qui permet aux équipes de travailler de manière plus stratégique.
Pour moi, le principal avantage d’utiliser un logiciel tel que Boréalis est qu’il nous permet de disposer d’un registre centralisé où n’importe quelle personne des différents secteurs d’activité - qu’il s’agisse de l’environnement, de l’exécution des projets, des relations avec les Autochtones, des relations avec les communautés - peut se rendre et voir exactement quel travail de consultation a été effectué - qui nous avons consulté, quels sont les résultats de cette consultation, et ensuite tirer des rapports de la même source.
Boréalis en action
Créer un dossier de consultation solide
Hydro One utilise Boréalis pour enregistrer et documenter son travail de consultation, y compris les réactions et les préoccupations des communautés concernées.
Le rapport des consultations autochtone est l’un des principaux éléments requis dans le cadre de la procédure d’évaluation environnementale. Ce dossier doit être complet et bien documenté afin de pouvoir répondre à un examen minutieux. Par exemple, si la qualité de sa consultation est contestée, Hydro One peut utiliser les interactions documentées dans Boréalis pour montrer comment elle a communiqué ses plans au public, aux agences appropriées et aux communautés autochtones Boréalis les aide également à planifier ces engagements et à gérer les documents justificatifs dont ils ont besoin pour obtenir l’approbation du projet.
C’est ce que nous avons initialement introduit dans le système. Mais d’autres programmes, même des projets qui ne nécessitent pas d’évaluation environnementale, commencent à voir les avantages d’un système comme Boréalis.
Établir de meilleures relations avec les communautés
En plus d’aider Hydro One à répondre aux exigences en matière de rapports, le fait de documenter soigneusement son travail de consultation permet à l’équipe de relations avec les communautés d’établir un lien de confiance avec les titulaires de droits des terres autochtones. Il est clair que tous les membres de l’équipe sont informés des questions importantes pour la communauté et qu’ils écoutent, documentent et traitent les commentaires qu’ils reçoivent. Cela témoigne du respect que l’on porte à la communauté et montre que Hydro One prend ses préoccupations au sérieux.
La plateforme Boréalis nous a été d’une aide précieuse pour améliorer nos relations avec les parties prenantes et les détenteurs de droits. Elle a été intégrée à notre stratégie de relations avec les populations autochtones. L’un des quatre piliers de cette stratégie est la responsabilité, et Boréalis est l’outil que nous utilisons pour nous être pour assurer l’imputabilité de notre travail.
Une vision plus complète entre les équipes
La centralisation des données du projet permet à chacun de comprendre comment les autres équipes interagissent avec les membres des communautés et de planifier leurs actions de mobilisation en conséquence. Par exemple, lorsqu’Erika doit consulter un groupe spécifique de détenteurs de droits, elle peut voir tous les échanges de ses collègues avec ces personnes, qu’il s’agisse de la consultation des Autochtones, des communications environnementales ou du service à la clientèle.
Boréalis m’aide à planifier mes interventions plus efficacement, car je peux voir comment les autres secteurs d’activité communiquent avec les communautés. Cela m’aide à rester au courant de ce sur quoi l’équipe de projet travaille, et vice versa. Notre équipe de service à la clientèle travaille également avec Boréalis, ce qui signifie que je peux voir si l’une ou l’autre des communautés avec lesquelles je collabore a soulevé un problème en tant que client. Le fait d’être au courant de toutes ces différentes interactions a simplifié notre approche du travail avec les communautés. Il est très utile d’avoir un aperçu de toutes ces communications et de suivre les données.
Veiller à ce que les équipes suivent les engagements pris
Parce que la responsabilité est essentielle au maintien de bonnes relations, Hydro One veut s’assurer qu’elle respecte toujours ses engagements. Boréalis facilite le suivi des engagements et la planification des tâches et des notifications afin d’assurer un suivi en temps vou
Nos relations sont basées sur la confiance, ce qui signifie que nous devons respecter nos promesses. Avant d’utiliser Boréalis, nous n’étions pas en mesure de suivre ces accords de manière efficace, et nous ne les respections donc pas toujours. Boréalis est un outil formidable qui nous permet de nous assurer que nous respectons toujours nos engagements et qu’ils sont suivis dans le temps.
Suivi et mesure des progrès
Le suivi de ces événements dans le cadre d’un plan de mobilisation aide les équipes à évaluer les résultats de ces efforts — par exemple, ils peuvent surveiller la participation pour évaluer l’intérêt. Y a-t-il eu plus de monde à la première journée portes ouvertes qu’à la troisième ? Le nombre de participants est-il relativement constant, ou bien augmente-t-il ou diminue-t-il ? Les mêmes personnes assistent-elles à chaque événement ou le public est-il différent à chaque fois ? Quelles sont les questions soulevées et à quelle fréquence reviennent-elles ? Grâce à ces informations, les équipes peuvent adapter leur approche en fonction des besoins.
Communiquer efficacement avec des groupes de parties prenantes
La mobilisation du public est l’une des principales exigences du processus d’évaluation environnementale. Parfois, l’équipe des relations communautaires d’Hydro One doit envoyer un message à un grand nombre de destinataires à la fois, comme les personnes situées dans une zone d’étude désignée ou le long d’un corridor spécifique. Pour simplifier le processus, elle utilise le complément de Communications intelligentes de Boréalis pour envoyer des lettres et des courriels personnalisés aux personnes concernées.
Ces messages sont automatiquement enregistrés dans les dossiers des parties prenantes correspondantes. La fonctionnalité de Communications intelligentes aide l’équipe à atteindre les bonnes personnes rapidement et efficacement, plutôt que de s’adresser à chaque individu séparément. Lorsque ces messages sont envoyés par courriel, l’équipe peut facilement contrôler quels courriels ont été ouverts et combien de fois. Ce retour d’information aide l’équipe des relations communautaires à évaluer le succès de ses efforts de sensibilisation.
Boréalis automatise certaines tâches qui prenaient beaucoup de temps aux responsables de projet, comme les fusions de courriers et l’envoi de communications. Lorsque j’ai rejoint l’entreprise, nous avions un consultant supplémentaire pour nous aider dans ces tâches, et nous savions que Boréalis pouvait nous aider dans ce domaine.
Limiter l’accès aux données sensibles
La centralisation des données d’un projet en un seul endroit est utile pour de nombreuses raisons. La fonction permet aux organisations de restreindre l’accès aux informations sensibles seulement si la consultation est justifiée. Hydro One utilise le complément de Ségrégation de données d’équipe de Boréalis pour contrôler les informations que les utilisateurs peuvent voir, consulter ou modifier, ce qui est particulièrement utile lorsqu’ils doivent confier des travaux à des équipes de consultants externes.
Au-delà du logiciel
Hydro One a reconnu l’importance de trouver le bon outil pour soutenir son travail, mais elle ne s’est pas arrêtée là. L’utilisation d’une base de données partagée a permis à l’organisation de revoir et de rationaliser ses procédures autour de l’outil afin de tirer le meilleur parti possible de son investissement.
Nous voulions nous assurer que notre personnel comprenait qu’il ne s’agissait pas d’un changement de paradigme dans leur travail quotidien. Nous continuons à faire le même travail avec les mêmes exigences qu’auparavant. Boréalis n’est qu’un outil qui nous aide à faire ces choses plus efficacement et à tout suivre en un seul endroit.
Adoption de la plateforme
Boréalis étant une plateforme flexible, Erika, Paul et d’autres chefs d’équipe ont travaillé pour décider de la meilleure façon d’intégrer l’outil au travail quotidien de leurs équipes, tant à l’intérieur du logiciel qu’à l’extérieur.
Au sein du logiciel, ils ont aidé à déterminer comment configurer Boréalis pour soutenir les pratiques commerciales et la terminologie de Hydro One ; par exemple, en identifiant les catégories de sujets pour classer les interactions, en créant des rapports pour suivre les indicateurs performance clés importants, en définissant les permissions appropriées pour les utilisateurs, et plus encore.
En dehors de Boréalis, l’entreprise a pris le temps d’établir des normes et des directives solides pour aider ses équipes à utiliser l’application de manière cohérente. Ils se sont assurés que tout le monde comprenait que la qualité et l’intégrité de leurs données dépendent de tous les utilisateurs, que chacun doit être un bon gardien des informations qu’il ou elle saisit et doit utiliser le système avec diligence . Cet effort a été déterminant pour assurer une large adoption du système dans l’ensemble de l’organisation et faciliter l’intégration des nouveaux membres de l’équipe. (L’équipe chargée des relations avec les Autochtones est passée de 8 à 22 employé.es depuis qu’elle utilise Boréalis).
Uniformiser les pratiques dans l’ensemble de l’organisation
En révisant ses procédures, Hydro One a remarqué certaines différences régionales dans les pratiques de consultation et a profité de l’occasion pour normaliser son approche.
L’équipe a également élaboré un certain nombre de guides pour s’assurer que tout le monde utilisait le même langage lors de la rédaction des résumés, en particulier ceux qui seraient inclus dans le dossier de consultation — un document accessible au public qui est examiné par les organismes de réglementation.
Travailler de manière plus proactive
Maintenant que tout le monde a accès à des données complètes et actualisées, les équipes se rencontrent régulièrement pour examiner le dossier. Cela a considérablement simplifié le travail nécessaire à la réalisation des évaluations environnementales.
Lorsque nous travaillions avec des feuilles de calcul, je me souviens des longues journées passées à examiner notre documentation avant de pouvoir rédiger nos rapports environnementaux. Aujourd’hui, nous nous rencontrons régulièrement pour examiner le dossier de consultation. Ce n’est plus une crise de panique de dernière minute, lorsque nous essayons d’examiner toutes les différentes versions.
Un soutien à la clientèle hors pair
La mise en œuvre d’un nouveau logiciel peut être une entreprise de grande envergure, mais Boréalis a accompagné Hydro One à chaque étape du processus. Leur conseiller au service à la clientèle a été incroyablement utile, fournissant du soutien et des conseils pour aider l’équipe à réussir.
Je suis très satisfait de la rapidité du service que nous recevons de Boréalis. Je n’ai jamais vu un tel service de la part d’un fournisseur, et nous leur en sommes reconnaissants. Il est clair qu’ils se soucient vraiment de nous.
Sommaire
Hydro One a reconnu la nécessité d’améliorer ses pratiques de gestion des données afin de mieux prendre en charge le volume et la complexité de son travail. Elle a choisi Boréalis, un système de gestion des relations avec les parties prenantes moderne et adapté, et pour assurer son succès, les équipes ont travaillé à affiner et à rationaliser leurs procédures autour de cet outil central. Leur travail acharné a porté ses fruits ! Les équipes peuvent désormais travailler plus efficacement, gérer les données plus efficacement et établir de meilleures relations avec les parties prenantes et les communautés autochtones.
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