La mayoría de las organizaciones están de acuerdo en que sus actividades comerciales principales (logística, producción, contabilidad, etc.) deben emplear una metodología estructurada. Sin embargo, cuando se trata de procesos de responsabilidad social empresarial, como las relaciones con la comunidad, el acceso a la tierra y los asuntos gubernamentales, muchos equipos siguen improvisando sobre la marcha- lo que puede hacer que pierdan todo tipo de oportunidades.
Exploremos en profundidad la metodología recomendada por las mejores prácticas en la gestión de grupos de interés, y veamos qué herramientas facilitan su implementación.
En este artículo (tiempo de lectura <7 minutos):
¿Por qué utilizar una metodología de gestión de grupos de interés?
No es raro que los equipos administren la información sobre sus grupos de interés usando los medios disponibles, acumulando correos electrónicos por doquier, hojas de cálculo de Excel, pizarras digitales y notas Post-it. ¿Cuántos datos valiosos – incluso confidenciales – hay en sus bandejas de entrada, en sus cerebros o en archivos en la nube? La mayoría de las veces, estos equipos no tienen ni idea.
Administrar grandes cantidades de datos de esta manera no solo es ineficiente: es un riesgo para los datos porque pueden ser extraviados, perdidos o robados. Además de eso, pueden producirse todo tipo de descuidos y decisiones mal informadas. Tales escenarios son aún más peligrosos dado que las leyes de privacidad de datos ahora están en vigor, y estas leyes se volverán aún más estrictas.
Las organizaciones que ejecutan proyectos únicos con una pequeña cantidad de grupos de interés a veces pueden tener éxito en mantener la confidencialidad de los datos y mantener la información fácilmente accesible mediante un enfoque no estructurado.
Pero para las organizaciones que tienen varios proyectos en varios sitios y cuyos grandes equipos gestionan miles de grupos de interés, este enfoque promete el caos. Para estas organizaciones, se vuelve extremadamente difícil producir reportes puntuales y precisos, y casi imposible medir adecuadamente los resultados. En este nivel de complejidad operativa, en casi todos los casos, se requieren herramientas especializadas de gestión de grupos de interés
¿Cuál es la mejor metodología de gestión de grupo de interés?
La gestión de los grupos de interés es un proceso circular, ya que las empresas deben ganar y mantener continuamente la confianza y la aceptación de sus grupos de interés. Este ciclo tiene varias etapas, que se pueden agrupar en tres fases principales:
Planificar
No se puede subestimar la importancia de desarrollar un plan de gestión riguroso para los grupos de interés. Es la diferencia entre abordar esta tarea de manera informada y proactiva, y estar a merced de los eventos, sin saber realmente a quién contactar, cuándo, cómo o incluso por qué.
Vea cómo crear un plan de gestión de grupos de interés eficaz, paso a paso.
Relacionar
Solo después de tener un plan bien estructurado usted estará listo para entablar un diálogo con los grupos de interés. Entonces sabrá qué miembros de su equipo deben hablar con qué grupos de interés, sobre qué, de qué manera y con qué frecuencia. Probablemente también tendrá una buena idea de los resultados de sus actividades de relacionamiento.
Equipados con este plan, ustedes sabrán:
- ¿Qué método favorecer para interactuar con cada uno de los actores: puerta a puerta, correo electrónico, consulta pública, mensaje de texto, portal de quejas, etc.?
- Cuándo es el momento adecuado para acercarse a estos grupos de interés.
- Qué mensaje enviar a cada grupo de interés o conjunto de grupos de interés.
- Qué herramienta utilizar para monitorear de cerca todos sus procedimientos, sin olvidar comentarios o quejas de los grupos de interés, su manejo y resolución, etc.
Medir
Solo hay una forma de asegurarse de que una estrategia de relacionamiento esté bien encaminada, según el cronograma y el presupuesto: medir los resultados. Sin embargo, la mayoría de los equipos lo hacen mal – generalmente porque no tienen las herramientas adecuadas para cuantificar la gestión de los grupos de interés.
Si bien la mayoría hace un gran trabajo en la gestión de los grupos de interés, pocos son capaces de demostrarlo. Esto es especialmente cierto para los equipos responsables de relaciones públicas y asuntos gubernamentales: para estos equipos, un «buen año» significa que básicamente no ha pasado nada.
No poder cuantificar la efectividad de sus esfuerzos puede generar todo tipo de dificultades. A continuación, le presentamos tres importantes:
- Sin recibir regularmente reportes confiables y esclarecedores, la oficina central de la compañía no puede apreciar completamente la contribución de sus equipos. Como resultado, los equipos tienen problemas para obtener el presupuesto y los recursos que necesitan.
- Los reportes de mala calidad no permiten tomar decisiones informadas y estratégicas.
- Además, los informes de mala calidad no demuestran el cumplimiento de los requisitos de los grupos de interés externos, lo que amenaza la aprobación del proyecto.
No medir adecuadamente la gestión de los grupos de interés puede generar, como mínimo, trabajo adicional y estrés innecesario. Y tenemos prácticamente la garantía de cerrar varias puertas. Lo que es más preocupante, la falta de reportes sólidos puede posicionar a las organizaciones en un círculo vicioso de resultados cada vez menos satisfactorios.
Mejoras concretas habilitadas por la metodología de gestión de grupos de interés
Dentro de una organización, el término «mejora» no significa lo mismo para todos los equipos. He aquí, en términos concretos, el tipo de mejora que buscan algunos de estos equipos.
Agentes de campo
Los agentes de campo adoptarán fácilmente cualquier metodología que les permita:
- Registrar fácilmente la información de los grupos de interés y minimizar la entrada manual de datos (y el riesgo de errores).
- Encontrar fácilmente la información sobre los grupos de interés para poder responder sus preguntas de inmediato y de manera inteligente, lo que genera un clima de confianza (y evita que los agentes sean tomados por sorpresa).
- No tener que interrumpir sus actividades cuando sus superiores necesiten estar informados de la evolución.
- Estar siempre al tanto de las actividades de sus compañeros y evitar así duplicidades y descuidos.
- Compartir fácilmente las buenas ideas y comentarios con otros miembros del equipo, estén donde estén (y sin tener que molestarlos).
- Consultar el historial de proyectos anteriores para evitar repetir los mismos errores.
- Acceder fácilmente a la información recopilada sobre los grupos de interés por otros miembros del equipo.
- No preocuparse de extraviar o perder datos de los grupos de interés.
- Proteger los datos confidenciales de los grupos de interés.
Directores de relaciones comunitarias, acceso a la tierra, asuntos públicos, etc.
La mayoría de los responsables de estos departamentos harían cualquier cosa para tener a su disposición una metodología o una herramienta que les diera una visión panorámica de:
- Proyectos actuales (en tiempo real), así como proyectos pasados y futuros.
- Los grupos de interés prioritarios de un determinado proyecto, así como su opinión, interés y grado de influencia.
- Los lazos que unen a los diferentes grupos de interés.
- Los problemas, quejas, comunicaciones y actividades de campo relacionadas con instalaciones, varias ubicaciones de la empresa o cualquier otro dato geográfico.
- Las tareas en la agenda de cada miembro del equipo.
- Los recursos a desplegar, en qué momento y en qué lugar.
- El avance de proyectos anteriores, con el fin de aprender lecciones y pronosticar mejor los costos, cronograma y resultados de nuevos proyectos.
- Además, estos responsables verían como una grande ventaja el poder producir rápidamente reportes a medida para responder a las necesidades precisas de los solicitantes.
Equipo directivo
Un equipo directivo solo es eficaz en la medida en que dispone de la información necesaria para la toma de decisiones. Casi todos los equipos directivos sueñan con poder:
- Obtener reportes que faciliten sus decisiones a su debido tiempo.
- Obtener información completa, confiable y actualizada de estos reportes.
- Confiar en que toda la información de los grupos de interés sea registrada diligentemente en un sistema centralizado, creando así una memoria institucional duradera que no depende de un solo miembro del equipo, archivo o dispositivo.
- Confiar en que la gestión de los grupos de interés se realiza de manera transparente y sistemática, lo que demuestra una buena gobernanza.
- Confiar en que la confidencialidad de los datos de los grupos de interés esté debidamente protegida, de acuerdo con las leyes de protección de datos.
- Romper los silos y hacer circular la información entre sus departamentos, para aumentar la eficiencia y lograr los objetivos comerciales generales.
Equipo de TI
Cuando una empresa quiere mejorar sus procesos utilizando una nueva metodología, a menudo acude en primer lugar a su equipo de informática, pidiéndole una herramienta de software capaz de implementar esa metodología.
La mayoría de los equipos de TI ya están abrumados y nada les gustaría más que poder:
- Responder completamente a las solicitudes de los clientes internos con un mínimo de esfuerzo y demora.
- Evitar los proyectos complejos de desarrollo o de personalización de softwares internos – sobre todo cuando no hay alguna garantía que estos softwares puedan implementarse eficazmente, y sin tener una hoja de ruta clara para rentabilizar la inversión a largo plazo.
- Subcontratar actividades que no sean de la especialidad de la empresa, para enfocarse mejor en aquellas que mejoren su valor.
- Recomendar un software especializado y comprobado capaz de satisfacer desde el inicio las principales necesidades de la empresa, permitiendo al mismo tiempo una fácil configuración para las necesidades más específicas.
- Recomendar un software cuyo soporte y actualizaciones estén en sintonía con las necesidades organizacionales cambiantes y las mejores prácticas de la industria.
- Recomendar un software desarrollado, respaldado y mantenido por un equipo de especialistas que se dedican exclusivamente a este software y ofrecen:
- Implementación del software, capacitación de usuarios y soporte continuo.
- Seguimiento y mantenimiento de infraestructuras, redes y aplicaciones, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Cumplimiento de políticas y procesos operativos.
- Cumplimiento de los requisitos de disponibilidad, seguridad y confidencialidad de los datos.
¡Y estos son los deseos de solo algunos de los equipos importantes de una empresa! Habría que imaginarse cuán larga sería la lista de deseos cuando se considera cualquier iniciativa de gestión de cambio.
Sin embargo, una herramienta especializada como el software de gestión de grupos de interés Boréalis es capaz de cumplir con todos estos deseos, desde su instalación.
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Un software basado en la metodología más eficaz de gestión de grupos de interés
El software de gestión de grupos de interés Boréalis ha sido concebido para permitir a los equipos el implementar fácilmente la metodología comprobada PLANIFICACIÓN – RELACIONAMIENTO – MEDICIÓN y hacerlo de forma armoniosa. En lugar de interrumpir los métodos de trabajo existentes, el software los mejora y permite a los equipos dedicar más tiempo para:
- Planificar sus estrategias de relacionamiento teniendo una mejor comprensión del panorama de los grupos de interés.
- Interactuar con los grupos de interés de manera informada y relevante para ganar su confianza y aprobación.
- Supervisar de cerca los esfuerzos desplegados y los resultados obtenidos para adaptarse mejor a los cambios y obtener rápidamente el permiso social para operar.
- Demostrar una cultura de cumplimiento y gobernanza para construir una reputación como empresa socialmente responsable.
Una plataforma especializada como Boréalis hace que sea mucho más fácil para los equipos adoptar estas mejores prácticas en la gestión de los grupos de interés.
La mejor manera de ver cómo el software Boréalis puede mejorar la gestión de sus grupos de interés es verlo en funcionamiento. Permítanos brindarle una demostración personalizada de forma gratuita – al mismo tiempo, podremos discutir acerca de sus desafíos y objetivos específicos.
