Extraer datos valiosos
durante la exploración del proyecto
Descripción del Proyecto
El proyecto de mineral de hierro Nimba de SMFG tiene como objetivo desarrollar responsablemente un depósito alejado en la cordillera de Nimba. El proyecto está ubicado en el sureste de Guinea, en un área que fue declarada Patrimonio Natural de la Humanidad en 1981 debido a su excepcional biodiversidad de importancia mundial. El objetivo de SMFG es crear un proyecto minero sostenible que se integre en el tejido social y económico de la región y minimice su impacto en el medio ambiente.
SMFG se compromete a garantizar la protección a largo plazo de las montañas y sus especies y ecosistemas únicos. Esto requerirá una transformación de la economía local para apoyar los esfuerzos de conservación y preservar la integridad de la región. SMFG está trabajando con la comunidad local, los interlocutores medioambientales y el gobierno de Guinea para garantizar que el proyecto sea un éxito y que establezca un alto estándar reconocido internacionalmente.
Los principales desafíos para el desarrollo de esta región son los siguientes:
Zona alejada
Accesible por avión (cada 3 semanas)
Topografía
Pendientes extremas (más de 1200 m)
Biodiversidad
Extraordinaria diversidad de especies y ecosistemas.
Clima
Fluctuaciones climáticas drásticas: lluvias y niebla intensas, calor y sequía, tormentas de viento.
Contexto social
Epidemias locales de ébola, pobreza extrema en la región, inestabilidad política, corrupción.
Hasta la fecha, la fase de exploración del proyecto representa más de una década de investigación, estudios y negociaciones en toda la región.
Implemente las mejores maneras de proceder
Pepe Kolie trabajaba en SMFG desde 2012 como traductor y administrador, cuando fue ascendido a Superintendente del Departamento de Relaciones Comunitarias y Externas en 2017. Cuando asumió este nuevo cargo, aprovechó la oportunidad para examinar las herramientas y métodos utilizados por su equipo para ver cómo mejorar los procesos y administrar los datos de manera más eficaz. Su gerente le recomendó un sistema que ya había utilizado para proyectos similares: el software Borealis. Pepe estuvo de acuerdo en que parecía perfecto para sus necesidades.
Desafíos de la gestión de datos
- Toda la información del proyecto (incluidos los datos de contacto de los grupos de interés, quejas, notas de reuniones, informes de cumplimiento, estudios de impacto, etc.) fue almacenada en archivos específicos del proyecto en un servidor compartido. Antes, los datos no estaban estructurados ni integrados, lo que dificultaba la localización de la información de manera oportuna.
- Los miembros del equipo a veces se olvidaban de copiar la información de sus dispositivos en la ubicación compartida.
- No siempre estaba claro dónde debían ser guardados ciertos documentos, por lo que la información estaba a veces mal ubicada o mal clasificada.
- Sin un buen sistema de gestión de datos, era fácil perder el rastro de archivos, documentos y otra información.
Objetivos
- Implantar un sistema de gestión de la información para estructurar y centralizar los datos de los grupos de interés.
- Facilitar la creación de reportes.
- Crear una memoria institucional accesible durante todas las etapas del proyecto.
«Cuando descubrimos Borealis, fue como si estuviésemos durmiendo y nos despertáramos.»
Solución
Software de gestión de grupos de interés de Borealis con módulos adicionales: Gestión de quejas, Inversión social, Gestión de cumplimiento y Seguimiento y evaluación.
SMFG utiliza la plataforma Borealis para:
gestionar las relaciones con los grupos de interés, el cumplimiento normativo, el monitoreo ambiental, la gestión de quejas, las inversiones sociales, la elaboración de informes, el resguardo de la memoria institucional.
Extraer información importante durante la fase de exploración del proyecto
Aunque la mayoría de los proyectos mineros no establecen un sistema de gestión de grupos de interés como Borealis antes de llegar a la fase de factibilidad, el compromiso de SMFG con el desarrollo transparente y responsable ha llevado a la empresa a implementar el sistema durante la fase de exploración del proyecto.
Apoyar a una empresa responsable
Estructurar la memoria institucional
Una memoria institucional bien documentada es una importante inversión estratégica. Esta historia de relaciones que la empresa ha establecido con los grupos de interés es increíblemente valiosa para SMFG. Borealis permite a los usuarios ver el hilo de comunicación completo con cada uno de sus grupos de interés, incluyendo cómo se llevaron a cabo las comunicaciones (carta, presencial, telefónico, etc.). Se puede acceder rápidamente a toda la información relevante sobre sus interacciones con un interesado específico, ayudándoles a intervenir de manera más eficaz.
Dominar la gestión de datos
Al introducir el sistema en este momento, el equipo tiene tiempo para dominar la nueva plataforma de gestión de grupos de interés antes de que tengan muchos datos que gestionar. Además, con Borealis, es mucho más fácil que los nuevos empleados se actualicen. Cuando alguien está fuera de la oficina, sus datos permanecen accesibles para el resto del equipo. También descubrieron que pueden movilizarse de manera más cohesiva, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso a un historial completo de interacciones con los grupos de interés.
A medida que aprendió a utilizar el nuevo sistema, el equipo también tomó medidas para perfeccionar sus métodos. Los usuarios todavía olvidan algunas veces de ingresar sus comunicaciones en el sistema, creando brechas en los datos de los grupos de interés.
Para remediar este problema, Pepe ha creado una notificación recordando a los usuarios que guarden sus comunicaciones en Borealis todas las tardes. Este simple paso ayuda a garantizar que la información importante nunca sea olvidada en el dispositivo personal de cada uno.
Los widgets y las tablas de control permiten al equipo monitorear las tendencias y realizar un seguimiento de su progreso de un vistazo – de hecho, sus reportes han sido automatizados en gran medida. Pueden ver la evolución de las cosas a lo largo del tiempo, como la cantidad de comunicaciones y quejas recibidas esta semana en comparación con la semana anterior. Los usuarios pueden ver instantáneamente la cantidad de quejas recibidas en cualquier momento y su procedencia. Todos los viernes se genera automáticamente un informe semanal.
Borealis ha cambiado positivamente la forma en que trabajamos y administramos nuestra información y las interacciones con nuestros grupos de interés. Incluso nos ayuda a evaluar la gestión de nuestras relaciones con las comunidades que gestionamos.
Obtener un panorama general
Borealis le brinda al equipo una imagen mucho más precisa de sus actores. Si una persona tiene dos roles diferentes, el equipo puede vincular estos roles al mismo individuo en Borealis, lo que facilita ver todos los roles que desempeña la misma persona. De este modo, el equipo puede evaluar con mayor precisión la posición de cada grupo de interés y adaptar su enfoque en consecuencia. Borealis les permite ver cómo todo está vinculado, lo cual les ayuda a gestionar sus relaciones de forma más eficaz.
Un actor puede desempeñar 2 o 3 roles y, además, estar vinculado a uno o más actores, pero [sin Borealis] esta información no siempre es obvia a primera vista.
Comprender la influencia
Algunos grupos de interés pueden influir en otras personas de la comunidad porque tienen una posición de autoridad. Borealis ayuda al equipo a comprender las relaciones entre sus grupos de interés, determinar qué personas están en condiciones de influir sobre otras e identificar la posición de estas personas clave con respecto al proyecto. Esto ayuda a SMFG a actuar de manera más proactiva para mejorar los resultados y construir mejores relaciones.
Cuando comprendimos que teníamos acceso a todas estas informaciones y vínculos que nos permitían ser todavía mucho más minuciosos en nuestro trabajo, y que estaban accesibles en unos cuantos clics, Borealis se convirtió naturalmente en un pasaje obligatorio para todo el mundo
Preparar la siguiente fase
A medida que se acerca la fase de viabilidad, el equipo de Pepe ha comenzado a prepararse para los siguientes pasos. El flujo de datos ciertamente aumentará, pero como el equipo ya se ha familiarizado con Borealis, no será un obstáculo ni complicará su trabajo al pedirles que aprendan a usar el sistema al mismo tiempo.
El nivel de control que tenemos actualmente con Borealis nos permitirá, incluso si el volumen de trabajo se multiplica a medida que entramos en la fase de construcción, mantener fácilmente nuestras actividades porque ya estamos cómodos con el sistema.
Ahora que todos los datos del proyecto están centralizados de manera lógica y ordenada, es mucho más fácil incorporar nuevos miembros al equipo de relaciones con la comunidad o transferir el proyecto a otro equipo.
Principales resultados desde la implementación de Borealis
Los datos ahora están centralizados, estructurados, accesibles y actualizados. Ya no hay confusión en cuanto al lugar dónde almacenar la información.
La organización está lista para responder rápidamente a cualquier consulta o problema que surja.
Los equipos comprenden mejor la influencia de los grupos de interés y su rol.
Ahora es mucho más fácil informar a las nuevas personas.
La memoria institucional está bien documentada y es fácil de consultar. Incluso si un grupo de interés ha sido desactivado, sus datos siguen siendo visibles y fáciles de consultar.
El cumplimiento está bien documentado y es fácil de demostrar, lo que disminuye el estrés.
Un servicio al cliente que va más allá
La implementación de un nuevo software requiere un compromiso considerable, pero Pepe enfatiza que Borealis los ha apoyado en cada etapa del proceso. Su asesor de Éxito del cliente ha sido de gran ayuda para ellos y el equipo está muy satisfecho con el sistema.
Además de trabajar todos los días con el software Borealis, nosotros mismos descubrimos tips y buenas formas de hacer las cosas, tenemos un entrenador ... Cada vez que nos encontramos con Innocent para realizar las actualizaciones descubrimos nuevas formas de utilizar el software.
Pepe reconoce que es fácil comprar un sistema, pero es posible que un equipo nunca pueda utilizar todo su potencial si no cuenta con el soporte adecuado. Tener la herramienta adecuada junto con un gran apoyo puede conducir a pequeños milagros.»
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