Compromiso de las partes interesadas: planificación, ejecución y seguimiento del progreso

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El compromiso de las partes interesadas es una de las piedras angulares en el desarrollo de grandes proyectos de infraestructura como los que vemos en las industrias de minería, petróleo y gas. La Corporación Financiera Internacional (IFC) define a las partes interesadas como “personas o grupos que están directa o indirectamente afectadas por un proyecto, y las personas o grupos que pueden tener intereses en un proyecto o la capacidad de influir en sus resultados, de manera positiva o negativa”. El compromiso de las partes interesadas se define como un “proceso amplio, inclusivo y continuo entre una empresa y aquellos potencialmente un proceso continuo más amplio y más inclusivo entre una empresa y quienes podrían verse afectados por sus actividades, que abarca una variedad de actividades y enfoques y que se desarrolla a lo largo de toda la vida de un proyecto”.

En 2007, la IFC publicó un manual cuyo objetivo es el de ayudar a las empresas a preparar e implementar planes de compromiso de las partes interesadas cuando hacen negocios en mercados emergentes. En él se define también los conceptos acerca del compromiso de las partes interesadas.

Las compañías aspiran a desarrollar relaciones duraderas y respetuosas con las comunidades circundantes y los gobiernos locales/nacionales, ya que son socios clave en el éxito del proyecto. Este tipo de relación no se puede alcanzar sin un plan proactivo de compromiso de las partes interesadas bien ejecutado. La planificación es esencial, pero si no se ejecuta, no resulta muy útil y, sin registrarse adecuadamente esta ejecución, se perderán muchos compromisos, actualizaciones y antecedentes del proyecto. Todo esto constituye información corporativa valiosa.

La mayoría de los proyectos se relacionan con las comunidades locales en varios niveles:

  • El compromiso formal y las reuniones
  • La consulta pública
  • El compromiso informal
  • Las negociaciones

Las reuniones formales de compromiso se organizan con funcionarios del gobierno a nivel local, regional y nacional, y se deben llevar a cabo a intervalos regulares para intercambiar sobre las actualizaciones de proyectos y discutir de temas relacionados con permisos y cumplimiento normativo. Asimismo, las reuniones formales deben celebrarse con grupos de interés específicos tales como líderes comunitarios, agricultores o grupos comerciales locales, y con grupos focales como mujeres, ancianos y grupos de jóvenes.

Las reuniones informales también ocurren regularmente durante las actividades del proyecto. Los representantes de relaciones comunitarias se reúnen cada día con miembros de la comunidad por varias razones. Los saludan en la calle, visitan sus fincas y contestan sus solicitudes en las oficinas de proyectos. Los asuntos discutidos a menudo se informan verbalmente a los supervisores inmediatos, por correo electrónico o en informes diarios o semanales. Al usar estos medios, muchas veces la información está disponible para una audiencia limitada y se pierde eventualmente la historia.

Los resultados de todas estas actividades toman la forma de actas de reuniones, registros de asuntos, elementos de acción, informes diarios que no solamente incluye información valiosa sobre el proyecto—acuerdos, actualizaciones y compromisos, sino también toda la trayectoria e historia del proyecto. Frecuentemente, estos documentos se distribuyen después de ocurrir los eventos, y luego se pierden en la oleada de actividades y la sobrecarga administrativa. Entonces, los documentos residen en computadoras personales, computadoras portátiles, unidades compartidas y luego, llega a ser difícil encontrarlos u organizarlos.

La tecnología de la información resuelve este problema y ahora muchos responsables de proyectos consideran utilizar sistemas de gestión de la información, sistemas de gestión documental, aplicaciones de bases de datos o simplemente unidades de red compartidas para administrar dichos documentos y mantener esta información en un lugar central para que se convierta en conocimiento corporativo.

Este enfoque centralizado proporciona muchos beneficios, los cuales incluyen la capacidad de demostrar las actividades de compromiso durante las auditorías del proyecto (IFC u otras), mayor intercambio de información, menos dependencia en los miembros específicos del equipo, pero lo que es lo más importante es una mejor comprensión de los asuntos del proyecto que permite pasar de un enfoque reactivo a uno proactivo.

En publicaciones futuras, se verán muchos temas relacionados con el compromiso de las partes interesadas, como la comprensión de los motivos del compromiso adecuado, la planificación del compromiso, los tipos de actividades de compromiso, el monitoreo y la evaluación de la ejecución del plan de compromiso.

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