- Défis liés à la gestion des parties prenantes des gouvernements
- Obstacles à l’amélioration de la gestion des parties prenantes des gouvernements
- Outils pour améliorer les pratiques d’engagement des parties prenantes des gouvernements
- Cas d’utilisation de logiciels de gestion des parties prenantes
- Exemples d’utilisation d’un logiciel de gestion des parties prenantes par les gouvernements
- Éléments à considérer lors de l’évaluation d’un logiciel
- Comment la solution Boréalis peut-elle aider?
- Foire aux questions
Les principaux défis des gouvernements en matière de gestion des parties prenantes et de mobilisation du public
Garantir une mobilisation efficace des parties prenantes (réf. en angl. seul.) est un défi commun à de nombreuses entités gouvernementales qui doivent :
- Couvrir un vaste territoire
- Gérer un grand nombre de parties prenantes et de grandes quantités de données les concernant
- Comprendre l’évolution des relations entre les parties prenantes
- Créer et tenir à jour des listes de parties prenantes
- Suivre toutes les activités de mobilisation des parties prenantes
- Rendre compte des résultats de la mobilisation des parties prenantes
- Gérer les employés chargés de la mobilisation des parties prenantes qui :
- Sont probablement répartis dans plusieurs régions et bureaux
- Travaillent tous pour atteindre le même objectif, mais pas nécessairement avec les mêmes outils ou processus
- Doivent faire face à des contextes locaux différents
Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux défis qui peuvent rendre extrêmement difficile, pour toute entité gouvernementale, la gestion efficace des vastes quantités de communications générées dans le cadre de la mobilisation du public.
La pandémie de COVID-19 a encore intensifié ces défis, et de nouveaux obstacles sont apparus depuis : les services de santé sont mis à rude épreuve, les pressions inflationnistes se poursuivent, la guerre en Ukraine accélère la transition énergétique, etc.
Les gouvernements disposent peut-être aujourd’hui de moins de ressources à consacrer à l’engagement des parties prenantes, alors que ce dialogue est essentiel pour orienter les actions des pouvoirs publics et maintenir la cohésion sociale.
Examinons quelques-unes des raisons derrière ces défis et la façon dont les entités gouvernementales peuvent surmonter ceux-ci grâce à un logiciel de gestion des parties prenantes.
Les principaux obstacles à l'amélioration de la gestion des parties prenantes des gouvernements
Les entreprises privées qui travaillent sur des projets d’infrastructure à grande échelle dans les secteurs de l’exploitation minière, de l’énergie, des transports et autres ont depuis longtemps adopté des logiciels de gestion des parties prenantes afin de mieux gérer les relations avec celles-ci.
Les entités gouvernementales, cependant, ont été lentes à opter pour cette meilleure pratique en matière de gestion des parties prenantes. Cela est souvent dû à plusieurs raisons :
- Un manque de compréhension de ce qu’est réellement un logiciel de gestion pour l’engagement des parties prenantes et de ce qu’il peut faire.
- La résistance au changement et le coût initial de la mise en œuvre d’un nouveau système.
- Une lutte pour établir et maintenir des processus ouverts, inclusifs et transparents qui encouragent la participation et permettent une prise de décision plus représentative.
- Une lutte pour mettre en œuvre la méthodologie éprouvée en trois étapes « planifier-mobiliser-mesurer » préconisée dans les meilleures pratiques en matière de gestions des parties prenantes.
Par conséquent, de nombreux gouvernements continuent de gérer leurs données sur les parties prenantes à l’ancienne, à l’aide de courriels, de feuilles de calcul, voire de papier et de crayons. Les équipes de gestion des parties prenantes de ces gouvernements ne disposent donc pas d’une source unique de données centralisées sur leurs parties prenantes. Au lieu de cela, elles travaillent avec des connaissances incomplètes et en vase clos, ce qui se traduit par des résultats imparfaits et conduit invariablement à des oublis, à des efforts répétés inutilement et à la création de rapports inefficaces.
Une mauvaise qualité des rapports est particulièrement problématique, car elle brouille le portrait des résultats réels et empêche les organismes de tirer pleinement parti des leçons apprises. Ces lacunes ne sont pas dues à un manque de volonté d’améliorer les pratiques, mais plutôt à l’absence d’outils adéquats permettant une approche systématique et normalisée.
Comment les gouvernements peuvent-ils améliorer leurs pratiques de gestion des parties prenantes?
Les processus inefficaces peuvent être améliorés grâce à des outils et des méthodologies appropriés. Si certains gouvernements ont essayé de configurer leur système CRM existant pour la mobilisation des parties prenantes, la référence en la matière demeure le logiciel spécialisé, parfaitement adapté à la gestion des parties prenantes.
Les logiciels de gestion des parties prenantes pour les gouvernements permettent aux équipes dédiées à la sensibilisation et à la participation de la communauté de gérer toutes les données relatives aux parties prenantes, les plans de participation et les activités connexes selon la méthodologie éprouvée en trois étapes et à partir d’une base de données unique et centralisée.
Un logiciel de gestion des parties prenantes :
- Remplace les feuilles de calcul, les courriels et les documents personnels interminables – susceptibles d’être perdus ou mal classés – par une source de données unique, toujours accessible, actualisée, soumise à un contrôle de qualité et sécurisée.
- Élimine les vases clos et améliore la productivité en conservant toutes les informations à portée de main.
- Fournit un cadre simple pour mettre en œuvre une approche structurée et standardisée de l’engagement des parties prenantes.
- Est extrêmement riche en fonctionnalités tout en restant intuitif et convivial, même pour les personnes ayant des compétences limitées en informatique.
- S’adapte à la façon dont les équipes préfèrent travailler en permettant aux utilisateurs, par exemple, de saisir des données directement à partir d’Outlook, de sessions ouvertes, d’événements, de médias ou de médias sociaux, ou encore, de saisir et d’accéder à des données, lorsqu’ils sont en déplacement, grâce à l’application mobile.
Le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis est utilisé par des gouvernements du monde entier pour mieux gérer les relations avec leurs parties prenantes.
Tâches facilitées par l’utilisation d’un logiciel de gestion des parties prenantes
| Mobilisation des parties prenantes |
|
|---|---|
| Relations avec les médias |
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EXEMPLE DE CAS : Justification de la création d'une stratégie de mobilisation du public pour un système énergétique de quartier
Les idées fausses sont monnaie courante lorsqu’il est question de systèmes énergétiques de quartier. Les parties prenantes telles que les utilisateurs finaux, le personnel municipal et les élus peuvent ne pas comprendre pleinement le fonctionnement de ces systèmes, ni leurs avantages et leur contribution à la durabilité des communautés.
Le manque de sensibilisation et les malentendus peuvent constituer un obstacle à la croissance des systèmes énergétiques urbains et peuvent même entraver les efforts des dirigeants politiques pour créer des politiques et des mesures incitatives efficaces. Une communication de qualité et une mobilisation réussie des parties prenantes sont essentielles pour lutter contre les idées fausses qui entourent cette technologie et pour éliminer ces obstacles.
En raison de la complexité des systèmes énergétiques de quartier et de la diversité des parties prenantes, il est important qu’une stratégie de mobilisation suive un processus structuré et éclairé.
Élaborer un plan solide d’engagement des parties prenantes
Exemples concrets d'utilisation de logiciels de gestion des parties prenantes par des gouvernements
- Obtenez facilement des listes de parties prenantes pertinentes par projet, par emplacement, par sujet d’intérêt, etc.
- Centralisez l’information et éliminez les vases clos en donnant à tous les employés l’accès à un même ensemble complet de données. (Lorsque chacun travaille avec sa propre liste ou sa propre feuille de calcul, personne ne peut bénéficier d’une vue d’ensemble.)
- Créez des calendriers individuels et collectifs pour améliorer la planification et la coordination. Utilisez des rappels automatiques pour garder tout le monde sur la bonne voie et vous assurer que les bonnes parties prenantes sont informées au bon moment.
- Utilisez l’outil de cartographie des parties prenantes pour évaluer celles-ci en fonction de leurs niveaux d’intérêt, d’influence et de priorité, ainsi que de leurs rôles multiples, de leurs relations avec d’autres parties prenantes, de leurs affiliations, etc.
- Utilisez l’outil de plan de participation pour créer des plans détaillés pour des infrastructures, des projets, des quartiers, des groupes de parties prenantes spécifiques, etc. Attribuez des tâches, des ressources et des délais pour gérer et surveiller les activités.
- Utilisez des outils tels que les tâches par lots, les modèles de courriel, les listes de distribution personnalisables, etc. pour simplifier l’envoi, l’enregistrement et la gestion des communications destinées à un grand nombre de parties prenantes.
- Communiquez avec les parties prenantes en utilisant leur méthode de communication préférée (comme les SMS), sans perdre le fil des échanges.
- Utilisez l’outil de cartographie SIG pour cartographier l’infrastructure et créer des zones tampons autour des actifs afin d’identifier visuellement les parties prenantes concernées et les enjeux potentiels.
Vous devez évaluer une solution logicielle pour la gestion des parties prenantes dans l'administration publique? Assurez-vous de poser des questions sur ces points essentiels.
Lors de l’évaluation des différentes solutions logicielles de gestion des parties prenantes, les entités gouvernementales devront prendre en considération des critères de sécurité et de conformité tels que les suivants.
- Certification ISO 27001 – Norme mondiale pour la gestion de l’information et la protection des données contre les failles de sécurité.
- WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) – Directives visant à rendre le contenu web plus accessible aux personnes en situation de handicap.
- Hébergement des données – Où et comment les données sont stockées.
- Normes de confidentialité des données – telles que le RGPD et d’autres lois sur la confidentialité qui peuvent être en vigueur.
Un nombre croissant de gouvernements à travers le monde comptent sur le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis pour améliorer leurs pratiques d’engagement des parties prenantes.
Nos experts assurent l’intégration complète du logiciel, la formation des employés ainsi qu’un soutien continu. Quels que soient vos méthodes de travail et vos processus actuels, nous travaillons avec votre équipe pour assurer une transition en douceur. Pour en savoir plus, parlez à un expert.
Foire aux questions
Quelles sont les parties prenantes des gouvernements?
Les parties prenantes des gouvernements sont des individus, des groupes ou des organisations qui ont des intérêts dans les activités, les décisions ou les politiques des gouvernements ou qui s’en préoccupent.
Voici quelques exemples de parties prenantes gouvernementales :
- Les organismes publics et les ministères :
- Ces parties prenantes gouvernementales font partie du gouvernement lui-même, mais leurs mandats spécifiques peuvent parfois se traduire par des intérêts et des enjeux différents ou conflictuels.
- Entreprises et industries :
- Ces parties prenantes peuvent être réglementées par le gouvernement ou dépendre de ses contrats ou de ses politiques.
- Organismes sans but lucratif et groupes de pression :
- Ces parties prenantes font souvent pression sur le gouvernement pour qu’il modifie ses politiques ou ses lois.
- Les citoyens et les groupes communautaires :
- Ces parties prenantes du gouvernement sont directement affectées par ses politiques et ses décisions, et constituent également une force motrice dans l’élaboration de ces politiques et la prise de ces décisions.
- Autres gouvernements et organisations internationales :
- Ces parties prenantes peuvent inclure des gouvernements étrangers et des organismes internationaux tels que les Nations unies ou la Banque mondiale.
Toutes ces parties prenantes des gouvernements ont des besoins et des points de vue spécifiques qui se chevauchent et parfois, s’opposent. L’équilibre entre ces divers intérêts est un élément clé d’une gouvernance efficace.
Qui sont les parties prenantes des administrations locales?
Les parties prenantes d’une administration locale comprennent des individus, des groupes ou des organisations qui sont les mêmes que les parties prenantes des gouvernements, à l’exception du fait qu’elles ont un intérêt dans les décisions et les actions d’une administration locale ou qu’elles peuvent être affectées par ces décisions et ces actions. Elles peuvent influencer ou être influencées par les politiques, les objectifs et les décisions des administrations locales. Les parties prenantes des administrations locales sont généralement les suivantes :
- Résidents locaux : groupe vaste et diversifié de personnes de tous âges, de toutes professions et de toutes origines qui vivent dans la communauté.
- Ces parties prenantes sont directement touchées par les décisions et les actions de l’administration locale, mais elles influencent aussi directement ces décisions et ces actions.
- Les entreprises : des petites entreprises aux grandes sociétés.
- Ces parties prenantes sont affectées par les politiques de l’administration locale, qui concernent notamment les taux d’imposition, les réglementations et le développement des infrastructures.
- Les organismes sans but lucratif et les groupes communautaires : des prestataires de services sociaux aux groupes de défense de l’environnement.
- Ces parties prenantes travaillent souvent en étroite collaboration avec l’administration locale et peuvent à la fois influencer ses décisions et être influencées par elles.
- Autres entités publiques : districts scolaires, services publics, organismes de transport, etc.
- Ces parties prenantes sont supervisées par l’administration locale ou travaillent en étroite collaboration avec elle.
- Employés et syndicats : les employés du secteur public et les syndicats qui les représentent.
- Ces parties prenantes font partie intégrante de l’écosystème du travail et ont un impact significatif sur les lois, les réglementations et les politiques liées au travail.
- Les médias : les organes de presse locaux, les blogueurs et les autres médias.
- Ces parties prenantes jouent un rôle dans la formation de l’opinion publique à propos des actions de l’administration locale.
- Autres niveaux de gouvernement : les gouvernements des États ou des provinces, les gouvernements nationaux et même les organismes internationaux.
- Ces parties prenantes entrent souvent en jeu lorsque les décisions ont un impact plus important ou lorsqu’il est question de financement.
Pour que les administrations locales puissent servir efficacement leurs communautés, prendre des décisions éclairées, maintenir la transparence et assumer leurs responsabilités, il est essentiel de comprendre et d’impliquer ces différentes parties prenantes.
Pourquoi la mobilisation des parties prenantes est-elle importante pour les ministères et les organismes publics?
Que ce soit dans le secteur privé ou public, l’engagement des parties prenantes consiste à humaniser les relations entre une organisation et ceux qui sont concernés par ses activités, qui s’y intéressent ou qui exercent une influence sur elles. L’objectif de la mobilisation des parties prenantes est de poursuivre les activités d’une manière productive et acceptable pour tous. Un engagement efficace permet d’établir des relations saines et de confiance qui profitent à tous.
Contrairement aux entreprises à but lucratif, qui utilisent généralement l’engagement des parties prenantes comme un moyen de démontrer leur conformité et d’obtenir l’acceptabilité sociale, l’objectif de la plupart des organismes publics est de mieux servir le public tout en faisant un usage plus efficace de leurs ressources limitées.
L’engagement des parties prenantes est crucial pour les ministères et les organismes publics, pour plusieurs raisons :
- Des prises de décision éclairées : Les parties prenantes ont souvent des connaissances, des points de vue et des idées uniques qui peuvent guider l’élaboration des politiques et améliorer la prise de décision.
- Responsabilité et transparence : L’implication des parties prenantes permet une plus grande transparence, garantissant que le processus de prise de décision est ouvert et responsable. Cela peut renforcer la confiance dans le gouvernement et ses institutions.
- Mise en œuvre efficace : L’engagement des parties prenantes est essentiel à la réussite de la mise en œuvre des politiques et des programmes. Les parties prenantes peuvent apporter une contribution précieuse en matière de faisabilité, d’obstacles potentiels et de stratégies pour une implantation efficace.
- Créer un consensus et réduire les conflits : En impliquant les parties prenantes dans le processus de prise de décision, les gouvernements contribuent à établir un consensus et à réduire les conflits potentiels. Cela peut conduire à une meilleure acceptation et à un plus grand soutien des politiques et des initiatives.
- Légitimité : Les politiques et les décisions ont plus de chances d’être considérées comme légitimes et équitables si elles impliquent la participation d’un large éventail de parties prenantes.
- Des services améliorés : L’implication des parties prenantes peut permettre d’améliorer les services et de mieux répondre aux besoins et aux préoccupations de la communauté.
- Favoriser l’innovation : Les parties prenantes apportent de nouvelles idées et des approches innovantes, ce qui peut aider les ministères et les organismes publics à améliorer leurs opérations et leurs services.
En bref, la mobilisation des parties prenantes permet aux ministères et aux organismes publics de mieux servir l’intérêt public, d’améliorer la qualité de leur travail et d’instaurer un climat de confiance avec les communautés qu’ils servent.
Un logiciel de gestion des parties prenantes est conçu pour relever ces défis et permettre une mobilisation efficace du public.
Il n'est jamais trop tard pour améliorer votre approche de la gestion des parties prenantes des gouvernements.
Notre équipe est là pour vous aider si vous souhaitez en savoir plus sur les outils éprouvés et les meilleures pratiques pour gérer plus efficacement les parties prenantes des gouvernements. Nous nous ferons un plaisir de répondre à toutes vos questions et de vous proposer une démonstration. Parlez à un expert.
