Les 3 meilleures raisons de ne plus utiliser des feuilles de calcul pour gérer les parties prenantes

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Vous utilisez toujours des feuilles de calcul pour gérer les données qui résultent de vos activités de gestion de parties prenantes? Vous mettez vos projets et votre entreprise en danger. Il n’y a pas de manière plus douce de le dire. Ironiquement, les feuilles de calcul restent l’outil le plus utilisé pour gérer les données relatives aux parties prenantes. Mais ce n’est pas pour autant une bonne chose. Les feuilles de calcul prennent beaucoup de temps et sont sujettes aux erreurs. Elles ne respectent pas non plus les meilleures pratiques en matière de sécurité des données. Et elles ne sont certainement pas conçus pour effectuer un suivi stratégique des activités de mobilisation des parties prenantes. Découvrez les trois principales raisons pour lesquelles vous devriez abandonner les feuilles de calcul inefficaces et sujettes aux erreurs au profit d’un logiciel de gestion des parties prenantes spécialement conçu à cet effet.

Les 3 principales raisons d'arrêter d'utiliser des feuilles de calcul pour gérer les données de vos parties prenantes

1. Elles sont mauvaises pour la sécurité des données
De mauvais contrôles de l’utilisateur dans les feuilles de calcul peuvent entraîner de graves risques pour la sécurité des données et des problèmes de conformité.

2. Elles sont terribles pour la qualité des données
L’absence de contrôle de la qualité des données dans les feuilles de calcul peut compromettre la crédibilité de vos données et vous exposer à des erreurs qui peuvent mettre en péril votre licence sociale.

3. Elles sont encore pires pour la traçabilité des données
L’utilisation de feuilles de calcul est synonyme de collaboration inefficace et de données de plus en plus inaccessibles. Cela signifie également l’absence d’une mémoire d’entreprise fiable et d’un point de vérité unique pour vos données.

Si ce n'est pas des feuilles de calcul, alors quoi ?

Ne vous culpabilisez pas si vous gérez encore les données des parties prenantes à l’aide d’une feuille de calcul. Vous n’êtes certainement pas les seul. Mais cela ne signifie pas que vous devez vous en tenir à un processus qui ne fonctionne pas. De manière générale, les équipes qui migrent vers un logiciel dédié à la gestion des parties prenantes comme Boréalis rapportent une efficacité accrue dans leur travail quotidien. Et ce n’est qu’un début. Elles sont aussi unanimes sur le fait que :
  • la saisie de données est plus facile;
  • l’accès aux données est simplifiée;
  • il est possible de définir les droits d’accès des utilisateurs pour la visualisation, la saisie et la récupération des données;
  • les données sont plus fiables;
  • les données sont beaucoup plus faciles à suivre, à interpréter et à analyser;
  • la production des rapports est plus simple et plus souple.

Quand passer à un logiciel de gestion des parties prenantes ?

Si vous devez :

  • Gérer un grand nombre de parties prenantes
  • Gérer des projets multiples et/ou à long terme
  • Donner à plusieurs membres de l’équipe ou à plusieurs équipes l’accès à ces informations
  • Gérer des données sensibles que vous ne voulez pas que tout le monde voie
  • Relier les parties prenantes aux actifs ou les visualiser sur une carte
  • Créer une mémoire d’entreprise complète

… alors les feuilles de calcul seront d’une aide limitée. Ils pourraient même constituer une faille majeur.

Réalité Si vous gérez vos données relatives à la gestion des parties prenantes dans des feuilles de calcul et que vous devez envoyer une communication à 20 parties prenantes, vous aurez besoin d’Outlook pour envoyer votre e-mail, puis de votre feuille de calcul pour enregistrer ce qui a été envoyé à qui et quand. Cela fait beaucoup de copier-coller.

Découvrez comment le logiciel de gestion des parties prenantes de Boréalis facilite la gestion de vos données de communication avec les parties prenantes directement dans Outlook.

3 raisons pour lesquelles les feuilles de calcul sont terribles pour gérer les données des parties prenantes

Raison n°1 Les feuilles de calcul sont terribles pour la sécurité des données

De sérieux risques pour la sécurité

Ne vous méprenez pas : La protection des feuilles de calcul n’est pas une fonction de sécurité. Elle ne peut pas protéger les données sensibles et confidentielles contre ceux qui ont le mot de passe. Elle n’est pas non plus très efficace pour protéger les données de ceux qui ne les ont pas.

N’importe qui peut simplement copier des informations dans une autre feuille de calcul pour contourner cette protection. Une fois que cela est fait, les données peuvent être modifiées, manipulées et dupliquées avec un minimum de surveillance.

Même lorsque ces modifications sont effectuées avec de bonnes intentions, cela crée des problèmes d’intégrité des données et de responsabilité.

Réalité

  • 3,92 millions USD :
    Coût total moyen d’une violation de données
  • États-Unis :
    Pays le plus cher pour les violations de données : 8,19 millions USD
  • Santé :
    Secteur le plus cher pour les violations de données : 6,45 millions USD
  • 25 575 enregistrements :
    Taille moyenne d’une violation de données.

Source : Rapport 2019 sur le coût d’une violation de données

Mauvais contrôles de l’utilisateur

L’absence de contrôle de l’utilisateur dans les tableurs permet de modifier très facilement les données, voire de les supprimer définitivement, sans que cela soit détecté.

L’impossibilité de savoir qui a apporté des modifications et à quel moment peut causer de sérieux maux de tête aux entreprises qui tentent de tenir des registres de qualité. Les entreprises n’ont souvent aucun moyen de savoir combien de copies de feuilles de calcul ont été faites, ni même où ces copies sont stockées.

Réalité

Une étude réalisée par FSN, un organisme d’information et de recherche britannique, a révélé que « 43 % des personnes interrogées ne savent pas combien de feuilles de calcul sont utilisées dans leur entreprise ».

Essayer de trouver qui a pu saisir des données corrompues ou incorrectes peut être encore plus problématique. Cette tâche se complique encore davantage si les entreprises ne parviennent pas à savoir qui a accès au mot de passe.

Étonnamment, moins de la moitié des entreprises prennent en compte les feuilles de calcul dans leur évaluation périodique des risques.

La faiblesse des contrôles des utilisateurs peut être moins préoccupante si vous êtes une équipe d’une seule personne chargée de gérer toutes les données relatives à l’engagement des parties prenantes et que toute personne souhaitant accéder à ces données doit passer directement par vous.

Cependant, si votre équipe s’agrandit au fil du temps, le fait de ne pas protéger vos données par des contrôles d’utilisateurs appropriés peut ouvrir la porte à des comportements frauduleux.

Une conformité problématique

S’appuyer sur un mélange de feuilles de calcul, de documents Word, d’e-mails et de divers autres outils de communication peut rendre extrêmement difficile la mise en conformité avec la réglementation sur la confidentialité des données. Entre autres choses, toutes les instances de vos fichiers de tableur devront être mises à jour chaque fois qu’une modification est apportée.

"Les entreprises qui ne se conforment pas au RGPD et qui font un usage abusif des données personnelles risquent de se voir éclaboussées dans les pages des journaux. La négativité qui en résulterait pourrait créer des dommages importants à la réputation. Le RGPD peut également donner lieu à des plaintes contre des entreprises et des individus pour négligence et/ou actes illicites."

Source: www.telegraph.co.uk

Raison #2 Les feuilles de calcul sont mauvaises pour la qualité des données.

L’erreur est humaine, qu’il s’agisse de taper un nom par erreur ou d’oublier d’enregistrer une modification.

L’avantage des feuilles de calcul est qu’elles permettent aux utilisateurs de saisir facilement des données. Malheureusement, ils permettent tout aussi facilement aux utilisateurs de saisir des données incorrectes. Si les tableurs sont parfaits pour stocker des données, ils ne disposent pas des contrôles nécessaires pour vérifier la qualité des informations introduites dans le système.

Les erreurs dans les feuilles de calcul sont non seulement faciles à commettre, mais elles sont aussi plus fréquentes qu’on ne le pense.

Réalité

Selon une étude publiée dans le Journal of End User’s Computing, 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs qui affectent les résultats de l’entreprise.

Parfois, ces erreurs peuvent être carrément catastrophiques :

  • En 2008, Barclays Capital a acheté 179 mauvais contrats à Lehman Brothers à la suite d’une erreur de feuille de calcul. La feuille de calcul contenant la liste des contrats à inclure dans la transaction comprenait également des rangées cachées de contrats qui étaient censés être exclus de la transaction, mais qui ont été accidentellement inclus. L’erreur n’a été repérée qu’après la conclusion de l’opération.
  • En 2012, une erreur de calcul dans un tableur a coûté 6,2 millions de dollars à JPMorgan Chase après que des cellules ont été ajoutées au lieu d’être moyennées.
  • En 2014, le producteur d’électricité Trans Alta, basé au Canada, a perdu 24 millions de dollars dans un achat contractuel en raison d’une erreur de copier/coller dans une feuille de calcul – effaçant instantanément 10 % du bénéfice de l’entreprise cette année-là.

L’utilisation d’un système qui ne dispose pas des contrôles nécessaires pour éviter des erreurs majeures comme celles-ci – ou même des erreurs beaucoup moins dommageables d’ailleurs – n’est guère exemplaire des meilleures pratiques commerciales.

Réalité

La mauvaise qualité des données coûte en moyenne 14,2 millions de dollars par an aux organisations, chaque perte ou perturbation coûtant environ 914 000 dollars. Source : L’indice mondial de protection des données 2016

Raison #3 Les tableurs sont encore pires pour la traçabilité des données.

Une collaboration inefficace

Malgré tous leurs atouts, les feuilles de calcul constituent un outil de collaboration terrible. Les membres de l’équipe qui travaillent dans des services où plusieurs personnes accèdent à la même feuille de calcul ne comprennent que trop bien ce problème.

Entre tous les fichiers écrasés et dupliqués avec des ensembles de données incomplets et les délais nécessaires pour attendre qu’un autre membre de l’équipe ait fini de saisir des données avant que le fichier ne soit accessible, il peut être difficile, même pour les employés les plus productifs, d’utiliser leur temps efficacement.

Et oubliez la possibilité de suivre en temps réel les modifications apportées aux données.

Réalité

Selon une récente enquête du FSN sur l’utilisation des feuilles de calcul sur le lieu de travail :
  • Plus de 50 % des employés interrogés ont déclaré qu’ils passaient trop de temps à vérifier manuellement les chiffres chaque fois qu’une modification était apportée.
  • 60 % disent passer trop de temps à nettoyer et à manipuler les données.
  • 97 % disent qu’ils perdent le sommeil à cause des délais non respectés, des erreurs commises et de l’absence de contrôles adéquats.
Source : accountingtoday.com

Des données de plus en plus inaccessibles

Le nombre de projets et de parties prenantes augmente, tout comme le nombre et la taille de vos feuilles de calcul. Il arrivera un moment où elles seront trop lourdes pour être gérées efficacement. Maintenir une vision globale de la situation deviendra encore plus difficile.

Les responsables des parties prenantes doivent toujours avoir une vision claire du paysage des parties prenantes et être en mesure de rendre compte des progrès de l’équipe en matière d’acceptation sociale au pied levé. Les tableurs sont rarement en mesure de fournir des rapports aussi rapides et fiables.

Réalité

On estime que 50 % du temps consacré à la gestion de l’engagement des parties prenantes est gaspillé en tâches répétitives telles que l’exploration des données et la collecte de rapports.

C’est beaucoup de temps qui pourrait être consacré à la planification et à la mobilisation des parties prenantes.

Les équipes qui utilisent un logiciel spécialisé dans la gestion des parties prenantes peuvent obtenir des informations et des rapports en quelques secondes, et les envoyer par e-mail à un grand nombre de parties prenantes internes ou externes en quelques clics seulement. Comparez cela à vos feuilles de calcul.

Pas de mémoire d’entreprise fiable

Parfois, vous pouvez ouvrir la feuille de calcul d’une autre personne et comprendre facilement les informations qu’elle contient.

Mais la plupart des responsables de l’engagement des parties prenantes ne travaillent pas avec une seule feuille de calcul, mais avec 10 ou 20. Et c’est sans compter tous leurs dossiers de courrier électronique, leurs fichiers de bureau, leurs lecteurs, leurs notes de réunion et leurs rapports imprimés.

Si votre équipe s’agrandissait soudainement ou si vous deviez être remplacé pendant un certain temps, comment un nouvel employé pourrait-il facilement trouver, comprendre et utiliser réellement toutes vos données ?

La planification de la croissance future est une question de bon sens commercial. Cela implique de disposer des bons outils pour gérer les données relatives à l’engagement des parties prenantes.

L’acceptation sociale devenant de plus en plus vitale pour la réussite d’un projet, travailler avec les bons outils ne peut qu’aider. Il ne s’agit pas d’un coût supplémentaire, mais d’un investissement intelligent.

Pas de point de vérité unique

Le partage des données via des feuilles de calcul signifie qu’il y aura souvent plusieurs versions du même fichier, résidant parfois sur plusieurs machines différentes.

Il suffit d’une petite modification pour désynchroniser ces différentes versions et dégrader l’exactitude des données. Une fois que cela se produit, vous ne pouvez plus garantir la fiabilité de vos rapports.

Or, on ne peut sous-estimer l’importance d’un reporting précis.

Les organisations qui sont tenues de communiquer des données à des parties prenantes externes telles que des prêteurs financiers ou des organismes de réglementation gouvernementaux peuvent certainement en témoigner.

Comment abandonner les feuilles de calcul

Tout d’abord, la bonne nouvelle : Même si vous êtes complètement dépendant dans des feuilles de calcul pour gérer vos montagnes croissantes de données sur vos parties prenantes, la transition vers un logiciel de gestion des parties prenantes n’est pas si difficile.

L’importation des données des feuilles de calcul vers ces systèmes spécialisés est en fait assez simple. Certaines équipes, comme Boréalis, s’occuperont même de la migration des données pour vous.

Maintenant, la mauvaise nouvelle :

Il n’y a pas de mauvaise nouvelle. Même si les feuilles de calcul sont la seule chose que vous ayez jamais connue.

Réalité

Au départ, certains employés sont réticents à l’idée de passer à un logiciel d’implication des parties prenantes, car ils craignent qu’il soit trop difficile à utiliser ou, pire encore, que leur rôle devienne superflu. C’est là que l’adhésion de la direction et la formation complète des utilisateurs sur site entrent en jeu. Ces deux éléments peuvent à eux seuls transformer les opposants au logiciel en super utilisateurs.

Les employés qui ont l’occasion de travailler avec un logiciel puissant de gestion des parties prenantes acquièrent de nouvelles compétences impressionnantes.

Plus important encore, ils sont en mesure de travailler de manière plus productive. Le fait de ne pas avoir à consacrer autant de temps à des tâches manuelles signifie également qu’ils pourront se concentrer davantage sur des activités qui apportent une valeur ajoutée à l’organisation.

Savoir que leurs efforts font une réelle différence – et avoir moins de frustrations liées à des données inaccessibles, incomplètes ou peu fiables – peut également faire des merveilles pour le moral des employés.

Pourquoi choisir Boréalis

Depuis 1995, nous aidons les équipes à abandonner les feuilles de calcul. Nous savons comment rendre cette transition facile et sans perturbation. Notre logiciel de gestion des parties prenantes est incroyablement convivial et s’accompagne d’une formation complète des utilisateurs sur site. Il offrira à votre équipe:
  1. Des fonctionnalités qui vont à des années-lumière de ce que les feuilles de calcul peuvent offrir.
  2. Une amélioration considérable de la saisie des données, de l’accès, de l’analyse, de la création de rapports et plus encore.
  3. Un fichier unique et complet qui maintient les données sécurisées et conformes au GDPR.
  4. Des droits d’accès pour déterminer qui peut voir et faire quoi sur le système.
  5. Des modules spécialisés pour tous les aspects de l’engagement des parties prenantes, notamment.
    • les affaires publiques et les relations gouvernementales
    • l’investissement social
    • accès aux terres
    • Gestion de la réglementation et de la conformité
    • surveillance environnementale

Comment le logiciel Boréalis aide les organisations à s'améliorer en permanence

  • Le logiciel Boréalis est constamment amélioré, ce qui signifie que votre équipe travaillera toujours avec la version la plus avancée.
  • Votre équipe peut puiser dans la communauté de pratique mondiale croissante de notre logiciel et rester à la pointe des meilleures pratiques pour votre industrie.
  • Les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés peuvent saisir, accéder et partager des données à partir de n’importe quel endroit ou appareil disposant d’un accès à Internet – plus besoin de saisir à nouveau les informations lorsqu’ils rentrent au bureau.
  • Les informations supplémentaires glanées à partir de ces données complètes et fiables peuvent être utilisées pour informer et améliorer les plans de participation avec les parties prenantes.
  • Il sera plus facile de détecter et de corriger des éléments tels que les pertes de ressources et les lacunes.
  • Les équipes ont accès à l’expertise et à l’assistance de notre équipe dévouée.
  • iMac-Pro copie

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À propos de Boréalis

Boréalis aide les organisations du monde entier à obtenir une licence sociale pour leurs projets grâce à un logiciel innovant qui aide les équipes à mieux planifier, engager et mesurer leurs efforts d’engagement des parties prenantes. Vous vous demandez ce que notre logiciel de gestion des parties prenantes peut apporter à votre organisation ?

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