4 factores clave para elegir un software de gestión de partes interesadas

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Gestión de datos. Se tratan de 2 palabras simples, pero que representan un mundo de complejidad. Desde mis primeros años en las industrias de la responsabilidad social empresarial (RSE) y desempeño social, he visto a demasiados clientes romperse la cabeza al tratar de interpretar sus datos, y con razón: las cosas pueden complicarse rápidamente. Existen varios riesgos y costos importantes al no tener datos estructurados. En el pasado, vimos a clientes que utilizaban hasta 10 bases de datos independientes para administrar la información de un solo proyecto. Suerte al momento de preparar informes sobre sus actividades o contestar rápidamente a una pregunta sobre ese proyecto…

Y viene el momento en que se le encarga de hacer una lista de todos los proveedores que brindan un sistema que pueda administrar los datos de sus partes interesadas, pero ¿no sabe por dónde empezar? No se preocupe, no es muy complicado. Bueno, no debería serlo. He desarrollado un enfoque sólido que permite determinar qué soluciones pueden ayudarlo a administrar todos sus datos de desempeño social y responsabilidad social corporativa. ¿La mejor parte? Solamente hay 4 factores principales a tener en cuenta al momento de tomar una decisión. Asegúrese de tener una «marca de verificación» al lado de cada uno de ellos y de esta manera, podrá elegir el sistema que le es más adecuado.

1. El sistema se alinea con las necesidades actuales y futuras de su proyecto (o empresa)

Parece sencillo, ¿verdad? Aún así, la gente pasa este punto por alto a menudo. El error más común es pensar solamente en las necesidades actuales: seamos realistas, muchos de ustedes que están buscando una solución trabajan también de acuerdo con un plazo ajustado y desearían ya haber encontrado el software adecuado para la gestión de las relaciones con las partes interesadas ​​(SRM). Además, sus necesidades actuales son realmente importantes, pero si tiene que repetir este ejercicio en un año o dos, se odiará tanto como a la solución que ha seleccionado.

Una tendencia popular es la de elegir un proveedor que desarrolle un sistema personalizable, que se construye desde cero y se basa en sus necesidades. Sin embargo, este método conlleva una trampa: además de que el sistema TARDE MUCHO antes de llegar en sus manos (estamos hablando de meses e incluso años), a menudo se construye según las necesidades actuales o las planificadas. Así que no importa cómo se prepara para la gestión de proyectos, pueden surgir eventos o situaciones que no había planeado. Entonces, ¿cómo su sistema personalizado, que sólo satisface las necesidades precias (en lugar de basarse en una experiencia sólida), ayudará en la gestión de lo no planificado? Otro asunto importante que se debe considerar con los sistemas personalizados es la manera en que se adaptarán con el paso del tiempo. Si sus necesidades cambian, tendrá que volver a empezar con su proveedor y reinvertir sumas importantes para personalizar de nuevo el sistema para que se ajuste a sus nuevas necesidades. A esta ecuación se agrega el plazo extenuante.

Y hay algo que debe recordar: si busca un software de gestión de información para el desempeño social y ambiental, usted no es primero en la fila. Aunque todavía se trata de un nicho, este mercado ha crecido muchísimo en la última década. Ahora no solamente hay compañías de minería o de petróleo y gas, sino también organizaciones de una amplia variedad de industrias, como oleoductos, transporte, agrosilvicultura, energías renovables y hasta servicios públicos, que están interesadas en informar sobre sus actividades. ¿Qué es lo que fomenta esta repentina necesidad de informar? Responsabilidad y ciudadanía corporativa. La gente quiere saber lo qué están haciendo las empresas (privadas y públicas), quiere saber quién está haciendo negocios donde viven, y cómo lo están haciendo. Por lo tanto, ya que hay numerosas empresas que buscan una herramienta que les ayuda a producir informes sobre sus actividades, debe existir un software que esté disponible en el mercado y satisfaga sus necesidades.

En lugar de reinventar la rueda con un sistema personalizado, busque una aplicación estándar de gestión de las partes interesadas. Las ventajas incluyen:

  • Implementación rápida
  • Tecnologías de vanguardia/en evolución
  • Opciones de configuración que se adaptan a su proyecto
  • Facilidad de integración de sus procesos de negocio
  • Base en la nube (No se necesita inversión en hardware)
  • Años de experiencia integradas en el producto
  • Pautas que integran las mejores prácticas de RSE
  • Tableros de informes y análisis predefinidos

2. La aplicación de compromiso de las partes interesadas se instala y funciona en menos de un mes

De todos los recursos que tenemos en esta Tierra, el tiempo tiene que ser uno de los más escasos. Y en los negocios, el tiempo equivale literalmente a dinero. Mientras busca un sistema para seguir los compromisos con sus partes interesadas del proyecto, hay algo que debe recordar: la gente no esperará hasta que tenga un sistema y procesos establecidos para hablarle, sobre todo si ya está impactando sus vidas cotidianas. Es por esta razón que poder tener un sistema operativo en menos de un mes ocupa el segundo lugar en mi lista de verificación. Cada contacto con las comunidades donde opera es importante, y también lo es su seguimiento, aún si su proyecto está todavía en la etapa de planificación.

 

Ése constituye otro argumento a favor de los sistemas estándar y en contra de los sistemas personalizados. ¿Por qué? Bueno, ya que el tiempo es tan importante, lo último que quisiera es que los equipos de expertos de campo desperdicien su tiempo al implementar sistemas, cuyo funcionamiento no está garantizado. Un cambio de mentalidad es entonces necesario: en lugar de que el personal trabaje para un sistema de gestión de la información, consigue un sistema que funciona para su personal.

3. El software de desempeño social se alinea con las mejores prácticas

Bien, tiene una aplicación de gestión de partes interesadas para administrar la información. Pero ¿por qué pararse a eso? ¿No sería mejor matar 2 pájaros de un tiro? Cuando consigue un software estándar de gestión de relaciones con las partes interesadas (SRM), no solamente adquiere una herramienta de gestión, sino también accede a procesos que ayudarán a su equipo a trabajar según las mejores prácticas de RSE, como el estándar IFC, Principios del Ecuador, GRI (Iniciativa de Reporte Global), EITI (Iniciativa sobre la Transparencia en las Industrias de Extracción), norma ISO26000, etc. La experiencia que se ha incorporado en un producto durante 10 años no puede reflejarse en una aplicación personalizada que se construye en algunos meses. También hemos visto a clientes tratar de adaptar el software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para administrar las relaciones complejas con sus partes interesadas. Aunque parezca atractivo ajustar estas aplicaciones, sobre todo para los equipos informáticos que generalmente prefieren estar en control de todas las aplicaciones de la empresa de la cual se encargan, este ejercicio fallará cada vez.

Lo bueno de un sistema SRM estándar, cuya flexibilidad permite su configuración, es que combina lo mejor de ambos mundos. Primero, usted puede aprovecharse de la experiencia, mejores prácticas y procesos que desea implementar o que tal vez no conocía; y, en segundo lugar, puede elegir cuáles priorizar para responder a las exigencias de su organización.

4. Nivel de dependencia en el proveedor de software

Los mejores sistemas y aplicaciones son siempre los que son fáciles de usar, con que se puede disfrutar de la navegación y que no nos hacen sentir dependientes de un tercero. Un buen ejemplo es el caso de todas las aplicaciones que tiene en su teléfono inteligente, ¿cuáles de ellas usa más? ¿Las que le facilitan la vida o las que le hacen sentir que pierde su tiempo? Me explico. Digamos que tiene que elegir entre 2 aplicaciones para comprar vuelos. Ambas le permiten buscar destinos internacionales, clasificar los vuelos por precio y número de paradas, escoger fechas de viaje alternativas y guardar el historial de búsqueda. Sin embargo, ¿qué sucedería si sólo una de ellas le enviara una notificación automática cuando su vuelo alcanza el mejor precio? ¿No elegiría esta aplicación? No tendría nada que hacer sino esperar que se le envíe una alerta de vuelos baratos para reservar su vuelo, en lugar de abrir la aplicación, volver a iniciar su búsqueda y tener nuevos resultados todos los días.

Está claro que el software de desempeño social es más complejo que una aplicación de búsqueda de precios de vuelo baratos, pero aún así, será mucho más susceptible a usarlo si incluye un alto nivel de libertad. Ése es el golpe de gracia para los sistemas personalizados: para cada modificación que desee implementar, aunque sea pequeña, deberá comunicarse con su proveedor para ver si puede lograrlo. Por otro lado, los sistemas estándar incluyen una larga lista de parámetros editables que podrá cambiar desde la configuración de su aplicación.

Al fin y al cabo, usted es la clave del éxito de la aplicación de compromiso de sus partes interesadas

En mi experiencia en Boréalis, nuestros clientes los más exitosos siempre son los que se han dedicado a alcanzar el éxito de su proyecto. Al fin y al cabo, aún si tiene la mejor herramienta del mercado, usted es responsable de explotarla al máximo. ¡Y no me refiero a alimentar al sistema con la mayor cantidad de información posible! ¿Conoce el fenómeno de basura entra, basura sale? La calidad de los datos también es muy importante. Para lograr los resultados gratificantes que ofrecen los sistemas de gestión de información, debe utilizarlos, integrarlos a su rutina, enrollarse las mangas y trabajar fuerte. Si lo hace, los resultados le sorprenderán tanto a usted como a su equipo y ¡hasta a la gestión corporativa!

Acerca de Boréalis

Diferentes organizaciones en el mundo entero utilizan el software de compromiso de las partes interesadas en línea de Boréalis para implicar a las partes interesadas con éxito y asegurar una licencia social para operar en una variedad de sectores de la industria. Para solicitar una demostración personalizada gratuita de nuestro software, contáctenos.

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