Uno de los elementos fundamentales de los proyectos de energía eólica es contar con acuerdos de tierras seguros y una gestión eficaz del acceso al terreno. Sin tierra, no hay proyecto.
A medida que Australia acelera el despliegue de proyectos eólicos a gran escala para apoyar la transición energética, el número y la complejidad de los acuerdos con propietarios de tierras continúan aumentando. Detrás de cada aerogenerador existe una red de acuerdos que define derechos de acceso, pagos, obligaciones y plazos. Cuando estos acuerdos se gestionan de forma deficiente o están dispersos entre hojas de cálculo, correos electrónicos y ordenadores individuales, el riesgo operativo puede aumentar rápidamente.
Fechas de vencimiento o pagos omitidos, condiciones de acceso poco claras o registros incompletos de las conversaciones con propietarios son algunos de los riesgos que pueden retrasar las actividades en terreno, generar exposición legal y dañar las relaciones con las partes interesadas que hacen posibles los proyectos.
Para los desarrolladores de energías renovables que gestionan decenas o incluso cientos de acuerdos de tierras en múltiples proyectos, la gestión estructurada de acuerdos no es solo una tarea administrativa. Es una función clave de gestión de riesgos.
Este artículo fue desarrollado en colaboración con Cheryl Archer, Manager of Stakeholder Support en Windlab, pionero de la energía renovable en Australia. A partir de su experiencia trabajando con propietarios de tierras en proyectos eólicos, Cheryl comparte recomendaciones sobre cómo los desarrolladores pueden gestionar los acuerdos de forma más eficaz mientras reducen el riesgo operativo.
El desafío operativo: gestionar acuerdos de tierras a gran escala
A medida que los proyectos crecen, también lo hace la complejidad de las relaciones con los propietarios de tierras.
En Australia, los parques eólicos suelen desarrollarse en grandes regiones agrícolas, donde un solo proyecto puede involucrar a decenas de propietarios y múltiples tipos de acuerdos en propiedades vecinas.
Los equipos deben realizar el seguimiento de:
- diferentes tipos de acuerdos de tierras
- calendarios de pago y condiciones comerciales
- fechas de vencimiento y requisitos de renovación
- condiciones de acceso a las propiedades
- historial de comunicaciones con los propietarios
- documentos y acuerdos firmados
Cuando la información está dispersa entre hojas de cálculo, bandejas de entrada y unidades compartidas, los equipos pueden dedicar mucho tiempo a buscar información o verificar si los datos son correctos.
Como explica Cheryl:
«Cumplir nuestros compromisos dentro de los plazos establecidos en los acuerdos es fundamental para la confianza y la ejecución de los proyectos. Cuando no se cumplen los plazos, los cronogramas pueden retrasarse y, en algunos casos, las partes pueden reconsiderar sus acuerdos. Nuestro enfoque es evitarlo manteniéndonos organizados, transparentes y puntuales».
Para Windlab, mejorar la visibilidad de los acuerdos y compromisos financieros es una prioridad. Al centralizar los datos de los acuerdos con propietarios, los equipos pueden comprender rápidamente el estado de los acuerdos activos, los pagos, los requisitos de cumplimiento y el progreso de las negociaciones.
Cheryl destaca el impacto operativo:
«El uso de un sistema centralizado nos permite generar informes sobre todos los acuerdos activos y hacer seguimiento de los acuerdos en negociación. También nos proporciona confianza en la exactitud de nuestros datos, asegurando que todos los pagos se realicen conforme a los términos de cada acuerdo.
Como resultado, hemos reducido a la mitad el tiempo de procesamiento de pagos a propietarios y ahora podemos proporcionar a nuestro equipo de contabilidad un informe quincenal claro y fácil de leer, con la capacidad de visualizar y reportar todos los pagos realizados».
Por qué las hojas de cálculo y los correos electrónicos generan riesgos
Muchas organizaciones comienzan gestionando los acuerdos de tierras en hojas de cálculo.
Este enfoque funciona con un número reducido de acuerdos. Sin embargo, a medida que los proyectos crecen, resulta difícil mantener un control fiable.
Los problemas comunes incluyen:
- archivos duplicados u obsoletos que circulan entre equipos
- información crítica almacenada en bandejas de entrada individuales
- incertidumbre sobre cuál es la versión vigente de un acuerdo
- procesos manuales de generación de informes que consumen horas o días
- la transferencia de información aumenta el riesgo de error
Sin una fuente única de información fiable, los equipos pueden tener dificultades para responder a preguntas operativas básicas:
- ¿Qué acuerdos están próximos a vencer?
- ¿Qué compromisos se han asumido con una parte interesada?
- ¿Cuándo vencen los próximos pagos y si se aplican ajustes por Índice de Precios al Consumidor o Impuesto sobre Bienes y Servicios?
- ¿Qué pagos se han realizado y cuáles siguen pendientes?
Para proyectos de infraestructura a gran escala, centralizar los datos de tierras y partes interesadas es fundamental para gestionar el cumplimiento, coordinar el trabajo en terreno y mantener registros precisos. Este es el enfoque que está adoptando Windlab al integrar los módulos de Accesso a la tierra y Relacion con grupos de interés de Borealis.
Como explica Cheryl:
«Integrar los módulos de Gestión de Tierras y Relacion con grupos de interés permite vincular directamente las comunicaciones clave con los acuerdos, facilitando la comprensión de decisiones pasadas y el historial de negociaciones. También proporciona visibilidad clara de los propietarios y acuerdos existentes al consultar los registros de partes interesadas».
Un enfoque estructurado para la gestión de acuerdos de tierras
Para reducir estos riesgos, muchos desarrolladores de energías renovables, incluido Windlab, están centralizando la información, los acuerdos y las comunicaciones para crear una única fuente de verdad.
Al estructurar los datos de tierras en un único sistema, los equipos pueden:
- mantener una visión clara de todos los acuerdos de tierras y otros acuerdos, incluidos acuerdos con vecinos, acuerdos de uso de tierras indígenas y acuerdos de gestión del patrimonio cultural
- hacer seguimiento de fechas de vencimiento, condiciones de pago y obligaciones
- vincular los acuerdos con las partes interesadas y las propiedades correspondientes
- mantener un registro de conversaciones y compromisos
- generar informes rápidamente para la gestión interna o requisitos regulatorios
El beneficio más importante es que todos trabajan con la misma información fiable. En lugar de depender de archivos individuales o hojas de cálculo no verificadas, los equipos pueden acceder a los datos necesarios para gestionar las relaciones con los grupos de interés de manera responsable y eficiente. Este enfoque se alinea con la metodología científica y práctica de Windlab, basada en la colaboración con propietarios, comunidades anfitrionas y titulares de derechos tradicionales para generar beneficios compartidos y duraderos.
Gestión del riesgo de propietarios de tierras con el módulo de acuerdos de tierras de Borealis
Antes de implementar Borealis, el objetivo de Windlab era reducir los riesgos asociados a la gestión de acuerdos con propietarios y garantizar que los compromisos asumidos se registraran y cumplieran. En ese momento, la información estaba dispersa entre hojas de cálculo de Excel y bandejas de entrada individuales. El paso a un sistema centralizado ha proporcionado mayor visibilidad y control.
Hoy en día, Borealis actúa como la única fuente de verdad para los acuerdos con propietarios de tierras en Windlab. Proporciona visibilidad sobre fechas de vencimiento, calendarios de pago y condiciones clave que deben gestionarse. La plataforma también permite gestionar acuerdos con titulares de derechos tradicionales, garantizando que los compromisos se supervisen y cumplan de manera coherente y transparente.
Según Cheryl Archer:
«Aunque el equipo de tierras gestiona los acuerdos, todos tienen la visibilidad necesaria. Los responsables de desarrollo pueden ver fácilmente los acuerdos actuales y futuros, junto con la información necesaria para la planificación presupuestaria y la elaboración de informes. Los informes programados ayudan a mantener informadas a estas partes interesadas internas».
Mantener información precisa y compartida entre equipos de proyecto grandes y geográficamente dispersos sigue siendo un desafío. Los sistemas centralizados ayudan a reducir esta carga y a apoyar una ejecución responsable de los proyectos.
Los acuerdos de tierras son más que contratos
Los acuerdos de tierras no son simplemente documentos legales. Representan relaciones a largo plazo con propietarios que desempeñan un papel fundamental en el éxito de los proyectos.
Una gestión cuidadosa de estos acuerdos permite:
- cumplir los compromisos
- mantener una comunicación coherente con los propietarios
- preservar la confianza y relaciones a largo plazo
- identificar y abordar los riesgos de forma temprana
Cuando los datos de los acuerdos están estructurados y accesibles, las organizaciones pueden gestionar estas relaciones de manera más eficaz, manteniendo el control operativo de proyectos complejos. Los desarrolladores, como Windlab, que consideran la gestión de acuerdos de tierras como una capacidad estratégica y no solo administrativa, estarán mejor posicionados para reducir riesgos, mantener la confianza de propietarios y otras partes interesadas, y avanzar en sus proyectos con su licencia social intacta.
Sobre Cheryl Archer
Cheryl Archer es Manager of Stakeholder Support en Windlab, con sede en Brisbane, Queensland, Australia. Se centra en compromisos de tierras, participación de partes interesadas, elaboración de informes y mejora de procesos para proyectos de energía renovable en todo el país. Con un enfoque práctico y orientado a las relaciones, Cheryl ayuda a los equipos de proyecto a utilizar herramientas como Borealis para fortalecer la participación de las partes interesadas y apoyar una ejecución responsable de los proyectos.
