L’un des éléments fondamentaux des projets d’énergie éolienne est de disposer d’accords fonciers sécurisés et d’un accès aux terrains bien géré. Sans terrain, il n’y a pas de projet.
Alors que l’Australie accélère le déploiement de projets éoliens à grande échelle pour soutenir la transition énergétique, le nombre et la complexité des accords avec les propriétaires fonciers continuent d’augmenter. Derrière chaque turbine se trouve un réseau d’accords qui définissent les droits d’accès, les paiements, les obligations et les échéances. Lorsque ces accords sont mal suivis ou dispersés entre feuilles de calcul, courriels et ordinateurs individuels, les risques opérationnels peuvent rapidement s’intensifier.
Des dates d’expiration ou de paiement manquées, des conditions d’accès imprécises ou des historiques incomplets des échanges avec les propriétaires font partie des risques susceptibles de retarder les activités sur le terrain, d’engendrer des risques juridiques et de détériorer les relations avec les parties prenantes qui rendent les projets possibles.
Pour les développeurs d’énergie renouvelable qui gèrent des dizaines, voire des centaines d’accords fonciers sur plusieurs projets, la gestion structurée des accords n’est pas simplement une tâche administrative. Il s’agit d’une fonction essentielle de gestion des risques.
Cet article a été élaboré en collaboration avec Cheryl Archer, responsable du soutien aux parties prenantes chez Windlab, pionnier australien de l’énergie propre. S’appuyant sur son expérience auprès des propriétaires fonciers dans le cadre de projets éoliens, Cheryl partage des pistes pour aider les développeurs à mieux gérer les accords fonciers tout en réduisant les risques opérationnels.
Le défi opérationnel : gérer les accords fonciers à grande échelle
À mesure que les projets se développent, la complexité des relations avec les propriétaires fonciers augmente.
En Australie, les parcs éoliens sont souvent développés dans de vastes régions agricoles, où un seul projet peut impliquer des dizaines de propriétaires et plusieurs types d’accords sur des propriétés voisines.
Les équipes doivent suivre :
- différents types d’accords fonciers;
- les calendriers de paiement et les conditions commerciales;
- les dates d’expiration et les exigences de renouvellement;
- les conditions d’accès aux propriétés;
- l’historique des communications avec les propriétaires;
- les documents et accords signés.
Lorsque les informations sont dispersées entre feuilles de calcul, boîtes de réception et espaces de stockage partagés, les équipes passent un temps considérable à rechercher des informations ou à vérifier leur exactitude.
Comme l’explique Cheryl :
« Respecter nos engagements dans les délais définis par les accords est fondamental pour la confiance et la réalisation des projets. Lorsque ces délais ne sont pas respectés, les calendriers peuvent être retardés et, dans certains cas, les parties peuvent remettre en question leurs accords. Notre priorité est d’éviter cela en restant organisés, transparents et ponctuels. »
Pour Windlab, améliorer la visibilité sur les accords et les engagements financiers est une priorité. En centralisant les données relatives aux accords fonciers, les équipes peuvent rapidement comprendre le statut des accords actifs, des paiements, des exigences de conformité et de l’avancement des négociations.
Cheryl souligne l’impact opérationnel :
« L’utilisation d’un système centralisé nous permet de générer des rapports sur l’ensemble des accords actifs et de suivre les accords en cours de négociation. Elle renforce également la confiance dans l’exactitude de nos données, garantissant que tous les paiements sont effectués conformément aux conditions de chaque accord.
Grâce à cela, nous avons réduit de moitié le temps de traitement des paiements aux propriétaires et pouvons désormais fournir à notre équipe comptable un rapport clair et facile à lire toutes les deux semaines, avec une visibilité complète sur tous les paiements effectués. »
Pourquoi les feuilles de calcul et les suivis par courriel créent des risques
De nombreuses organisations commencent par suivre les accords fonciers dans des feuilles de calcul.
Cette approche fonctionne pour un nombre limité d’accords. Toutefois, à mesure que les projets prennent de l’ampleur, il devient difficile de conserver une vision fiable.
Les problèmes courants incluent :
- la circulation de fichiers dupliqués ou obsolètes entre les équipes
- des informations critiques stockées dans des boîtes de réception individuelles
- l’incertitude quant à la version la plus récente d’un accord
- des processus de reporting manuels qui prennent des heures, voire des jours
- des transferts d’informations qui augmentent le risque d’erreur
Sans source unique de vérité, les équipes peuvent avoir du mal à répondre à des questions opérationnelles essentielles :
- Quels accords arrivent bientôt à expiration?
- Quels engagements ont été pris envers une partie prenante?
- Quand les prochains paiements sont-ils dus, et faut-il appliquer des ajustements liés à l’indice des prix à la consommation ou à la taxe sur les produits et services?
- Quels paiements ont été effectués et lesquels restent en attente?
Pour les grands projets d’infrastructure, la centralisation des données foncières et des parties prenantes est essentielle pour gérer la conformité, coordonner les activités sur le terrain et maintenir des registres fiables. C’est l’approche adoptée par Windlab en intégrant les modules accès aux terres et de gestion des parties prenantes de Boréalis.
Comme l’explique Cheryl :
« L’intégration des modules d’Accès aux terres et de gestion des parties prenantes permet de lier directement les communications clés aux accords, facilitant ainsi la compréhension des décisions passées et de l’historique des négociations. Elle offre également une visibilité claire sur les propriétaires et les accords existants lors de la consultation des fiches parties prenantes. »
Une approche structurée de la gestion des accords fonciers
Pour réduire ces risques, de nombreux développeurs d’énergie renouvelable, dont Windlab, centralisent les informations, les accords et les communications afin de créer une source unique de vérité.
En structurant les données foncières dans un système unique, les équipes peuvent :
- maintenir une vue d’ensemble claire de tous les accords fonciers et autres accords, y compris les accords avec les voisins, les accords d’utilisation des terres autochtones et les accords de gestion du patrimoine culturel
- suivre les dates d’expiration, les conditions de paiement et les obligations
- relier les accords aux parties prenantes et aux propriétés concernées
- conserver un historique des échanges et des engagements
- générer rapidement des rapports pour la direction interne ou les exigences réglementaires
Le principal avantage est que tous travaillent à partir d’informations fiables et partagées. Au lieu de s’appuyer sur des fichiers individuels ou des feuilles de calcul non vérifiées, les équipes projet accèdent directement aux données nécessaires pour gérer les relations avec les parties prenantes de manière responsable et efficace. Cette approche s’inscrit dans la démarche scientifique et pragmatique de Windlab, fondée sur la collaboration avec les propriétaires fonciers, les détenteurs de droits traditionnels et les communautés d’accueil afin de créer une valeur durable et partagée.
Gérer les risques liés aux propriétaires fonciers avec le module de gestion des accords fonciers de Boréalis
Avant le déploiement de Boréalis, Windlab cherchait à réduire les risques liés à la gestion des accords fonciers et à garantir que les engagements pris envers les propriétaires soient bien enregistrés et respectés. À l’époque, les informations étaient dispersées entre feuilles de calcul Excel et boîtes de réception individuelles. Le passage à un système centralisé unique a permis d’améliorer la visibilité et le contrôle.
Aujourd’hui, Boréalis constitue la source unique de vérité de Windlab pour les accords fonciers. La plateforme offre une visibilité sur les échéances à venir, les calendriers de paiement et les conditions clés à respecter. Elle permet également de gérer les accords avec les détenteurs de droits traditionnels, garantissant un suivi cohérent et transparent des engagements.
Selon Cheryl Archer :
« Bien que l’équipe de gestion des terres administre les accords, chaque partie prenante dispose de la visibilité nécessaire. Les responsables du développement peuvent facilement consulter les accords en cours et à venir, ainsi que les informations utiles à l’établissement des budgets et au reporting. Les rapports planifiés permettent de tenir ces parties prenantes internes informées. »
Maintenir des informations précises et partagées au sein d’équipes projets larges et géographiquement dispersées reste un défi. Les systèmes centralisés permettent de réduire cette charge et de soutenir une mise en œuvre responsable des projets.
Les accords fonciers sont bien plus que des contrats
Les accords fonciers ne sont pas de simples documents juridiques. Ils représentent des relations à long terme avec des propriétaires qui jouent un rôle clé dans la réussite des projets.
Une gestion rigoureuse de ces accords permet de :
- respecter les engagements
- maintenir une communication cohérente avec les propriétaires
- préserver la confiance et des relations durables
- identifier et traiter les risques en amont
Lorsque les données relatives aux accords sont structurées et accessibles, les organisations peuvent gérer ces relations plus efficacement tout en gardant le contrôle opérationnel de projets complexes. Les développeurs, comme Windlab, qui considèrent la gestion des accords fonciers comme une capacité stratégique plutôt qu’une simple tâche administrative sont mieux positionnés pour réduire les risques, maintenir la confiance des propriétaires et des parties prenantes, et faire progresser leurs projets tout en préservant leur acceptabilité sociale.
À propos de Cheryl Archer
Cheryl Archer est responsable du soutien aux parties prenantes chez Windlab, basée à Brisbane, dans le Queensland, en Australie. Elle se concentre sur la gestion des accords fonciers et des parties prenantes, le reporting et l’amélioration des processus pour les projets d’énergie renouvelable à travers le pays. Grâce à une approche pragmatique et axée sur les relations, Cheryl aide les équipes projet à utiliser des outils comme Boréalis pour renforcer l’engagement des parties prenantes et soutenir une mise en œuvre responsable des projets.
